对事业单位干部人事档案管理工作的几点思考

文/邹敏

干部人事档案是培养教育、考察干部、选拔任用优秀干部和管理干部的重要依据，也是维护干部合法权益的重要依据，是党的重要执政资源。事业单位干部人事档案管理工作，要深入贯彻落实新时代党的组织路线，严格按照《干部人事档案工作条例》等法律规范，不断优化事业单位干部人事档案管理工作。

一、不断优化干部人事档案材料的收集整理工作，确保档案材料的完整性

档案材料的收集是档案管理工作的起点和基础，要确保档案材料收集的完整、及时、准确。实践中，普遍存在干部人事档案材料收集不及时的情况，一是单位相关业务部门对档案材料及时归档重视程度不足，归档意识淡薄。比如，职称管理部门在职称评定后未能及时将审批表等资料移交档案管理部门，劳资部门工资调整资料移交不及时，造成年度缺失的情况时有发生；二是需要由干部本人提供的档案材料，由于干部本人归档意识不够，有的甚至不知道相关档案材料要存档，造成档案材料缺失。比如，干部在职提升学历，毕业后取得的学历学位证书常常自己留存，而没有向档案管理部门提供；三是可能存在企业划转、岗位调整等干部人事安排不断变动的情况，西安市市政设施管理中心事企分离，先后经过几次改革，有一些领导干部被调整至西安市城投集团、西安市水务集团等单位工作，按照老人老办法、新人新办法的原则，划转出去的干部人事档案依然由我中心负责管理，这一客观背景会造成档案材料收集不及时、收集困难，也给干部人事档案材料的收集工作提出更高要求。

干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。本文通过对事业单位人事档案管理工作的分析研究与思考，借以提升其管理水平

干部人事档案管理，要不断优化档案材料的收集工作，首先，档案管理人员要切实转变工作作风，档案材料的收集要及时，变坐等材料为主动索要，对档案材料的收集要严谨认真，收集的过程中要注意对干部个人信息的保密。其次，要不断提升业务部门和档案管理部门工作人员的档案意识，并坚持干部人事档案材料的常态化收集。对于个人年度考核登记表、工资审批表等普遍性材料，要定期收集；对干部学历变动、表彰奖励、处分材料、干部任免等材料，要进行不定期收集。其中需要干部本人提供的材料，应及时通知干部本人提供。最后，干部人事档案材料的收集，事先做好各单位之间的妥当沟通和联络是很必要的，通过部门与部门之间构建交接渠道的方式，有效防止干部人事档案材料的收集出现遗漏和滞后。

二、不断加强干部人事档案的日常管理，推进档案管理精细化、标准化、程序化，确保档案信息准确和安全

在干部人事档案的日常管理中，档案管理人员应坚持精细化、标准化、程序化管理，确保档案信息准确和安全，为档案的有效利用提供保障。今年，西安市市政设施管理中心拟提拔六名科级干部，在对这六名同志干部人事档案进行专项审核时，对“三龄两历一身份”即干部的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份等材料重点审核，发现有些干部的学历学位证书缺失，特别是干部工作之后提升学历读非全日制硕士的；还有个别干部入党时间认定错误的，所以档案管理人员审核档案要细致、认真，认定错误的应尽快予以纠正；档案资料有缺失的，应尽快按照规范要求干部本人予以补正。

开展干部人事档案转递和接收工作时，要按照规范标准化开展，该履行的手续必须履行，减少档案转移环节的随意性。每一次干部人事档案转移都是一个考验，接收档案时档案管理人员要及时、认真审核档案资料，对于缺失的或者有异议的，应及时通知转出单位或者干部本人予以说明、补正。如果档案管理人员审核不细致，可能会出现档案材料缺失的问题。比如今年4 月份，张某某因为工作调动，需要将干部人事档案从西安市市政设施管理中心转递到临潼区某个街道办事处，因为入党材料预备党员培养教育考察登记表缺失，对方单位不予以接收。后来几经辗转，跟张某某所在毕业院校以及上一家工作单位联系，最终问题得以解决。但这也给干部人事档案的管理工作敲响警钟，经过的时间越久远，档案材料被补正的难度越大，这要求档案管理人员审核档案时要细致，及时发现问题，及时反馈问题，即时补正材料。同时，在档案转移过程中，要注意对档案资料的保护，散片资料要收集整理好，防止丢失。

档案的保管，要注意档案室防潮防水防火防微生物，保存环境应符合档案存放标准。对于存放时间久远的档案资料，尽量减少纸张的磨损，保持档案信息的完整清晰。此外，干部人事档案的借阅、浏览，包括档案内容的摘录，档案信息的使用，都应遵循一定的程序，减少档案管理的随意性，确保档案管理的安全。

在干部人事档案日常管理中，只有把工作做细做实，才能充分发挥干部人事档案所具有的提供优秀人才信息资源的价值。有助于组织部门在选拔任用干部时，了解干部的成长情况、能力水平和工作经历，为干部考察提供综合分析研判依据，真正实现“观其卷知其人”。

三、不断增强干部人事档案管理人员业务素质，加强队伍建设

只有高素质的档案管理人员，才会有高质量的档案管理能力。实践中，规模较大、人数较多的事业单位会配备专门的干部人事档案管理人员。但在规模较小、人数较少的事业单位，工作人员往往身兼数职，并不是专职干人事档案管理工作的。有时，还会面临工作人员工作调动，干部人事档案管理人员补充不及时、工作衔接不畅通的情况。因此，加强干部人事档案管理人员队伍建设，不断提升干部人事档案管理人员的业务素质是十分必要的。

首先，干部人事档案的分管领导以及具体负责档案管理工作的工作人员，对该工作应予以充分重视，更新原有的干部人事档案管理工作观念，不断提高政治素养、管理意识和服务意识。

其次，要充分提升干部人事档案管理人员的业务能力和职业素养。对现有干部人事档案管理人员和人才，进行定期或不定期的档案管理专业知识和档案管理职业道德培训学习，及时补充和更新知识；邀请相关专家、学者开展讲座，及时了解最新的理论知识，加强与其他单位干部人事档案管理工作的交流与学习，相互借鉴、取长补短；鼓励工作人员在档案日常管理中，自学与干部人事档案管理相关的工作制度与规定，熟知相关的法律法规。

最后，干部人事档案记录的是干部一生的经历，时间跨度大，档案管理人员不仅要熟悉掌握最新的档案管理知识和技能，也要对过往特定历史时期的政策、制度和档案管理要求有一定的了解。比如，全国硕士统一招生制度改革前，硕士毕业后只能拿到单证，即硕士学位证书，改革后可以拿到硕士学位证书和毕业证书两个证书，作为档案管理人员这个时间节点要清楚，这样不仅可以避免工作出现差错，也是档案管理人员专业素养的体现。档案管理人员可以通过查阅资料、向经验丰富的前辈请教的方式提升档案管理知识储备。