推进基建工程档案信息管理的思考

文/赵兵

信息技术的发展，给档案管理工作带来了极大的便利。传统的纸质档案的数字化、电子化正快速推进。基建工程档案因其特殊性和电子化转化的难度，信息化的推进相对较为滞后。当前，应该借助国家推动档案信息化建设的有利时机，加快将工程建设的传统纸质档案和电子档案有机结合起来，推进传统纸质档案的数字化改造，全面运用信息技术提高基建工程档案工作现代化水平。

一、基建工程档案信息化建设的困难和挑战

基建工程档案是对工程项目建设各个环节与状况的真实记录，其不仅属于建设单位改建、维护的重要依据，也是国家的重要信息资源。基建工程档案数字化、信息化正越发显示出其便捷、高效、安全等特点，但与此同时，也面临着一些新的困难和挑战。

1.基建工程档案本身的复杂性，导致信息化数字化转化难

基建工程档案是从立项、设计、决策、施工、质量检验、监理、材料检验、竣工验收等全过程管理的真实记录。包括施工文件、监理文件、施工文件和竣工文件等成套档案。这些档案资料，虽然也能够以文本、图表、数据这样大的分类来概括，但实际上却形式多样、包罗广泛。如：包含图纸审核记录、工程开工报告、技术、安全交底、施工组织设计、施工日志、设计变更、工程测量、竣工报告等多项技术资料；以及钢筋、水泥、砖等建筑材料的测试文件等。这也导致了在信息化、数字化转化的过程中，面对数量众多、格式不统一，特别是面对工程晒图、技术测试等特殊档案时，转化工作进展缓慢，而且容易出错。

信息化条件下的档案管理，要坚持从源头做起，从数字化、编目化等基础工作做起，在信息化建设中人力、物力的投入会得到事半功倍的效果。本文分析了基建工程档案信息化、数字化建设中的困难和问题，提出了推进基建工程档案信息化管理的建议

2.基建工程档案信息化人员缺乏

档案管理工作是一项专业化较强的信息管理工作。但在实际工作中，往往以其是否会抄写记录、会操作电脑、复印机等简单的标准选配档案管理工作人员，一些单位甚至还没有专职的档案管理人员，档案管理工作由其他人员同时兼顾。全面掌握信息化条件下对档案资料管理的技能专业人员极为稀少，对信息管理工作具有系统性认识的人更少。这也导致基建工程信息建设的不足。

3.基建工程档案信息化的投入不足

对基建工程档案信息化建设的认识不到位，重视程度不够，仍然以传统的档案管理工作观念看待问题，认为档案管理就是简单的抄写和记录工作。不愿意投入或者没有资金投入档案管理的信息化建设，相当一部分档案由于各种原因疏于管理，管理效率低下。

二、推动基建工程档案信息化的对策

基建工程档案信息化虽然不直接影响项目建设，但它渗透到各个方面，贯穿于项目建设的全过程，具有特殊的地位和作用。

1.提升对基建工程档案信息建设的认识

项目管理实践表明，基建工程档案信息化具有突出的增值作用。如民航西北空管二期“三大工程”档案的信息化，为后续民航西北空管各类工程建设提供了极大的便利，节约了大量人力物力，也节省扩建、重建和维护项目的成本。因此要高度重视基建工程档案信息化管理工作。从项目主管部门到建设单位、监理单位，都应把工程档案信息化管理纳入工程建设管理的范围，选配专业人员，购置信息技术设备，明确工作职责和标准。

2.将工程档案信息化管理贯穿全过程

从项目前期工作到项目验收完成，各个环节都要以收集和管理项目存档数据的信息化为主要工作内容来把握。为使工程档案管理达到电子化、规范化、科学化的要求，应将档案信息建设计划、工作程序纳入积累，纳入相关部门和工程技术人员的职责，档案工作实行“三同步”管理制度，即立项与数据采集同步、工程建设过程与数据同步、工程竣工验收与数据验收同步。档案管理人员应直接参与整个工程的建设和竣工验收自始至终的全过程。

3.健全建设工程档案管理制度

建立行之有效的基建工程档案信息化管理制度，促进工程档案的有效收集。首先，建设单位应将管网工程建设档案质量作为考核的主要指标之一，与经济效益挂钩，以保证建设档案管理工作的顺利开展。其次，建立有效的档案管理网络，配备信息技术能力强的专职档案工作人员，制定出台基建工程档案信息化管理相关规范性文件。

不言而喻，随着基础设施的工作量日益增加，新的基础设施建设，旧设施的维护、扩建和改造等都离不开相关基础设施文件的参考。而基建工程档案信息化具有易储存、难更改、好查找等突出的优势。加强基建工程档案信息化势在必行，但也是一个动态的和长期化的过程。各主管和建设单位应对此高度重视，采取行之有效的促进措施，形成基建工程档案信息化管理的长效机制，不断提升基建工程建设档案管理信息化水平。