试论档案数字化工程建设的若干问题

文/庄茜

本文试论企业档案数字化建设的相关问题，无疑会对档案数字化建设给以有益的参考与助推作用，值得同行业者给予关注

档案数字化作为一个新的时代课题，需要厘清几个基本问题：什么是档案数字化?档案怎样数字化?档案如何数字化?要弄清上述问题，需要从信息化、数字化、智能化的角度，研究、探讨和处理档案数字化的基础性课题，以促进档案数字化工程在系统性管理、规模化增长以及动态化循环等方向的全面发展。

一、档案与数字化概述

档案是机关团体、企业单位开展各类业务活动直接形成的原始信息和原始凭证，也是其核心的信息资源及重要资产。《中华人民共和国档案法》对档案的基本含义解释为：“档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”档案传输借助的媒介各式各样，一方面通过记录形式辨别差异，例如文字刻铸、图表绘制、声像摄录等；另一方面通过直读、机读等阅读方式表达，还可以利用载体形式的不同特征进行传输，例如在竹木、纸张、布帛、金属片等载体表面记录信息。

随着社会科学技术逐步发展与提高，档案的内容、类型、形态、载体也随之不断演变。国内外的档案经历类似的演变阶段，即从最开始以自然物作为记载材料，随后演变为以纸张为记载材料，后来演变为光盘电子数据等各类新型记载材料为主的档案。

数字化是通过新型数字技术将不同信息转换为数字信息，并借助数字科技打造数字管理体系，生成相应的数据资产。数字化的本质在于加速资源整合，利用互联网、大数据、人工智能等技术信息系统、传感器、机器视觉等技术将物理世界中的数据进行转换，统一处置、研判实现合理高效的利用价值。

档案的数字化，是将纸质档案文件利用技术手段转化为能够保存在光盘或档案管理系统内，并可以在计算机系统内广泛应用的数字图像、视频的加工过程。伴随着计算机技术、扫描技术、数据库技术以及存储技术等各类技术运用的更新迭代，诞生了一种全新的档案信息业态，它通过将不同载体的档案资料以互联网形式连接将其转换为数字信息，通过数字化模式进行留存，运用计算机系统加以集中处置，在有序结构的档案数据库内精确、高效地实现数据共享。

二、档案数字化建设的必要性

作为数字档案建设的基本工作，档案数字化凭借高新技术将传统载体的档案信息整合成为数字档案，在不同层次的网络领域内利用计算机开展相关工作。对于搜索、查阅电子档案等诸如此类的日常应用，无论是管理水平还是安全性能均有大幅度提升，同时强化了档案业务部门的服务水平和工作效率。档案作为原生信息资源的数字化建设是顺应潮流发展的新措施，更是顺应时代更迭的新需求，其发展前景与长远规划意义深远。

通过档案信息管理的方式，将档案内容进行分类，分析研判后设计检索与编目的方式，并进行数字化储存等以供查阅与咨询，可提供高效安全的档案信息全套服务。因此，当下的信息化档案管理呈现出它独特且创新的后天优势，同步展现了优越的核心竞争力。

1.档案数字化建设强化安全

在实际使用中，由于自然灾害等不可抗力和人为因素，导致档案出现了不可逆的损毁、丢失、篡改等现象，但通过先进技术手段把传统载体的档案变更为数字化电子档案后，档案的使用无疑将变得更为安全。特别是对于历史久远的档案资料，通过数字化的管理与复制备份，兼具安全与实用双重性能。

2.档案数字化建设降低成本

以手工作业为主的传统档案管理，凭借粗放型模式，即增加人员经费的方式进行管理，致使人力、物力管理成本明显上升。通过数字化管理档案将原本纸质媒介的文件记录对象变成机读档案，不但节省了经费和占地空间，并且检索便捷，减少复印档案导致的不必要的浪费，有利于提高经济效益与社会效益。

3.档案数字化建设提高效率

众所周知，传统的档案库用以保管文件实体，而现在的数字化档案丰富了职能属性，成为电子信息的交互中心。通过数字化档案管理，一方面完成高效率的归档流程，通过新手段、新技术的应用，使档案检索变得更加简便快捷，不受时空约束的同时为业务发展与研究决策提供了更为高效的支持。

三、全方位助推档案数字化工程建设

档案数字化工程建设是一项系统工程，涉及体制机制、保障体系、基础设施、应用系统、数字资源以及人才建设等诸多领域的要素。各种要素之间相互促进，相辅相成。要加快实现档案数字化，就必须全方位多维度地推进档案数字化工程建设。

1.调整健全体制规制

首先要从管理体制着手，逐步形成与档案、信息、技术类部门合作的方式，形成各业务部门的联合管理与共建模式。按照数字档案建设的各项要求，以转型创新为主导，调整并健全数字档案管理制度系统。要针对数字档案管理、利用、安全保障等方面建立健全各项规章制度，制定电子文件管理流程，修订完善档案工作流程和电子文件归档范围，明确具体要求，合理设置查找权限，确保档案安全有序以及科学化管理。

2.构建数字化档案室

信息数字档案室不是传统意义上的存放管场所，它要成为信息集控中心，既要有客观的基础条件又要有一定的技术支撑。根据数字档案室基本网络结构、主要技术流程以及软硬件设备配置基本要求，建立符合未来特定时期数字档案管理特点、适应数字档案室各种管理工作和业务需要的基础设施，为数字档案提供物质保障。完成数字档案室的筹划与建设，需要符合相应的规范性文件要求，根据最新版本的《电子文件管理系统通用功能要求》规定，集成管理不同类别的数字档案资源，通过登记、分类、编目、存储、统计、移交、用户管理等基础功能，实现电子文件的规范性，提供安全可靠的保障。

3.配置先进系统设施

档案信息化工程建设是集强大功能于一身的技术应用系统，确保档案管理能够在不同业务领域实现安全性能与常规功能的契合，展示性能优秀与高效便捷的成果。技术应用系统是数字档案构建的关键环节。传统档案管理例如目录数据、数字化图像管理等，主要根据辅助纸质档案以及数字化副本管理工作的需要进行设置，管理的对象功能相对简单。数字档案应用系统要与办公自动化、互联网、人工智能系统相衔接才能有效实现电子文件归档与管理工作。数字应用系统建设内容多样、搜索高效、管理严格，其成果展示不论在效率抑或是质量方面，均有目共睹。

4.开发信息资源集成

档案信息资源建设至关重要，是档案信息化工程建设的根本与信息来源。作为基础与核心，档案信息资源建设主要包括馆藏档案的数字化和电子文件的收集与应用。

档案信息的资源采集强调程序规范，在开发信息资源集成的过程中，要严格评估程序合规和技术规范，要积极发挥主观能动性，在合法合规的前提下有序开展。全方位推进电子归档与档案管理，认真做好数字档案资源集成，确保数字档案资源的完整性、真实性、安全性和实用性，以此满足不同信息的共享需求。

5.狠抓人才业务培训

人能尽其才则百事兴，档案数字化信息建设面临着人才缺失的现状。与其他行业相比，数字档案建设领域所需人才大多为专业复合型人才。高标准的度量与筛选之下，擅长档案业务又掌握信息技术的专业人才往往数量稀少，可能大量出现“引得进，留不住”或者“培养缓慢，流失严重”的局面。面对深化改革新形势、创新发展新要求、高质量建设新挑战，通过培养人才与吸引人才双管齐下，为数字档案的建设与运营壮大人才队伍规模，全面提升档案人才队伍专业技能，为数字档案建设工作提供充分可靠的人力资源保障。