信息技术在行政档案管理工作中的应用探究

文/蒋怡莉

行政档案系企事业单位最为关键的资源，对其良好运转和长效发展意义重大。在信息科技日益进步的当今时代，信息化已然成为人类社会的全新发展方向，各企事业单位也纷纷将信息技术引入自身档案管理中，使得原有管理模式发生革命性转变。而就目前来看，虽说信息技术已在多数企事业单位普及，但其在行政档案管理环节的应用状况尚不够理想，仍存在诸如人才匮乏、信息外泄或失真等问题，这势必会对档案资源管理最终效果造成消极影响，甚至威胁企业的长久发展。由此得知，应深入探索信息技术在档案管理中的应用机制及途径，实现信息技术和档案工作的有机融合，使企事业行政效率的全面提高成为可能。

一、信息技术在行政档案管理中的应用价值

1.优化档案资源配置，提升档案管理水平

行政档案所涉及的数据资源不计其数，管理工作极为繁杂，稍有不慎便会出现纰漏，给单位的日常运转带来负性影响。而信息技术的应用，可有效破除以往档案管理的诸多局限，促使档案工作朝着数字化方向大步前进。从职能方面来看，传统行政档案工作更偏于资源储存，而信息化档案工作则更注重管理和服务，且能够显著强化管理的规范性及合理性，使档案资源的配置得以优化，确保内部可享受到兼具高效性和便捷性的高质量服务。除此以外，有效推进行政档案工作和信息技术的融合还能将档案工作从业者从繁杂的工作中解放出来，在信息技术加持下，档案工作将更加规范化和综合化，资源管理水平也将得到大幅提升，为各项档案工作的有序推进夯实了基础[1]。

科技的迅猛发展和网络的普及促使社会向信息化方向不断前进，在如此环境下，行政档案管理转型发展迫在眉睫。传统管理模式在档案存储、资源检索等方面的短板在信息时代愈发凸显，将信息技术融入行政档案管理是大势所趋。本文就信息技术和行政档案管理的融合发展展开讨论，指出信息技术给档案管理带来的便利及其应用局限，并提出优化策略

2.提供决策支持，推动业务高效进展

企业日常运营会产生诸多档案资源，而这些档案的实际利用状况也会反过来影响企业运营。通常来说，完整且准确的信息资源可协助管理层作出科学决策，便于其及时且高效地处理工作问题，对企业的正常运作至关重要。由此看来，加大信息技术同行政档案工作的融合力度是十分必要的。同时，行政档案还能为管理层提供往期业务信息，使其能对以往经营状况有清晰且全面的认知，并据此来明确未来阶段的经营方案和发展规划，使得企业整体经营战略更具科学性。信息化建设在行政档案工作中的有效落实，为管理层及时调用档案资源创造了便利条件，能最大限度挖掘并应用价值资源，为决策的确定提供了有力支持，是推动各项业务高效进展的重要途径。

3.节省人力成本，提高处理效率及准确率

近些年，机械替代人工在各领域极为普遍，档案文件的生成及管理也由人工操作渐渐转为智能化处理，这一转变在展现信息科技强大功能的同时，也使得行政档案工作的效率及效益得以同步提升。在信息技术支持下开展档案管理，可有效减少人力投入，也降低了因人工失误所致的档案记录、分类及排序环节的误差风险，且数字化处理更为迅速便捷，资源处理速度远高于人工操作。

二、信息技术在我国行政档案管理中的应用局限

1.安全问题

涉及计算机、网络及大数据等先进手段的信息技术是行政档案实现信息化管理的必要技术，但在资源高度开放与共享的互联网时代，档案安全问题愈发突出。在对行政档案进行管理时，往往需结合档案等级来实施层级化管理，针对保密性较强的文件，应通过系统操作予以加密。与此同时，还要借助数据监测等技术来掌控整个管理系统的运作状况，做好防火墙的装置及完善工作，为档案文件的安全提供保障。若不能及时在档案管理系统中落实加密设置及权限管理，很大概率会出现资源外泄、损毁等不利于企业健康运营的危险事件，对企业带来的经济损失及负面影响是难以估量的[2]。由此可见，若想推动行政档案工作的信息化发展，解决资源安全问题势在必行。

2.人才问题

部分行政档案管理岗在职人员虽具备丰富的档案工作经验，但其专业技术和思想观念相对滞后，其所储备和积累的方法往往更适用于传统的纸质行政档案，在信息化管理中稍显不足，这是制约行政档案信息化管理高效推进的主要因素之一。想要真正做到信息化档案管理，档案工作者不光要悉知现代化的档案管理技术及技巧，同样也需拥有出色的信息化业务能力，可灵活运用各类智能档案处理软件及信息系统，从而更加轻松地胜任信息化档案建设及后续的管理工作。就目前来说，一些行政档案管理者的专业知识储备及业务能力还需进一步强化，个别企业尚未意识到自身档案工作的滞后性，也没能科学规划档案人才的选聘及培教管理方案，档案工作的信息化发展面临一定阻碍。

3.信息收集问题

虽然多数企事业单位已着手准备行政档案工作的信息化建设，但在实际管理中却未能充分发挥并利用信息技术在档案处理方面的价值。部分单位在归整档案文件时欠缺完整性和连贯性，使得档案管理的总体效率及质量难以得到改进。同时，各单位行政档案信息涉及面较广，并非局限于单一科室。档案获取渠道的多元化及信息内容的差异化显著增加了工作的繁杂度，同时也将对信息的完整度及准确性造成一定影响，阻碍了信息化建设在行政档案工作中的稳步推进。除此以外，单位内部所提供的资源文件因科室差异而不同，信息数据欠缺统一性，且部分档案数据难以在信息化管理系统中完整显示出来，并因此失去自身价值，同时还会对档案信息共享造成一定破坏，这对行政档案的信息化管理是非常不利的。

三、信息技术融入行政档案管理的策略

1.健全信息化管理体系

良好的管理体系是顺利开展信息化档案工作的必要支持，各单位若想从本质上推动信息技术和行政档案管理的融合发展，必须重视并认真落实好管理体系的开发与完善工作。一方面，各单位要对纸质档案作出科学的改革规划，实现纸质档案向电子档案的完美转变，借助先进的统计算法来完成数字档案的归整、分类及排序工作。开发管理体系时，可将时间、科室及类别等视作档案信息分类及管理的依据，且要在录入环节加强管控，确保档案信息的详细与完整[3]；另一方面，各单位应当做好信息的安全防护工作，定期对管理系统中所储备的档案信息进行维护，及时更新诸如安全卫士、防火墙等软件，同时要实时更新档案信息，以保障信息的时效性。

2.优化人才管理机制

档案工作者观念和技术的滞后是行政档案信息化发展道路上的一大阻碍，这将直接影响单位行政档案的管理及应用水平。为消除人才贫瘠这一难题，各单位要对当前人才管理机制作出相应整改与优化，在选聘阶段加大考核力度，对应聘人才进行全方位综合考评，从源头处把控人才质量。针对在职人员，要定期组织其参与系统的信息化培教，并推行混合培教模式，为在职档案工作者提供更多的专业学习资源获取渠道，以便其更加系统地掌握信息技术并将其灵活用于档案管理工作中，从而提升单位行政档案工作的信息化水平。在此同时，档案工作从业者也应当积极解放思想，认清时代形势，在业余时间主动搜集并学习同信息化档案建设及管理有关的专业知识及技术方法，不断精进自身综合实力[4]。此外，档案工作者也要主动发掘行政档案中的价值信息，协助单位管理层创建并完善基于信息技术的专业化行政档案管理体系，为档案管理信息化水平的提升及单位的持续稳定发展保驾护航。

3.完善档案管理有关制度

制度既可作为行为的矩尺，亦可作为行为的保障。各单位要充分考虑时代趋势和行政档案工作的切实需求，以数字化行政档案建设为起点，完善行政档案工作有关制度，为信息化档案管理提供方向指引和制度保障。首先，单位需维护行政档案信息的完整性及安全性，并依据国家和区域对行政档案工作提出的标准来明确管理制度，从多方面约束在职人员的工作行为，并克服信息化建设期间出现的各类问题，确保岗位人员能规范地开展信息化管理工作。其次，单位要细化档案管理岗位职责，依据内部情况制定或重构考核制度，在合理范围内适当扩充考核指标，以规范人员行为，调动其工作热情，为行政档案工作的信息化发展提供人才支撑。

通过上述分析与研究可以看出，信息技术的应用为行政档案管理带来了诸多便利，各单位应当深入剖析信息技术在档案工作中的应用机制和具体途径，大力推进信息化行政档案建设，不断优化档案管理成效，使信息技术及行政档案资源更好地服务于单位发展。