基于PDCA循环模型的档案管理模式探索

文/王琳

本文从PDCA 循环模型的运行机制和档案管理的现实需求入手，分析了PDCA 循环模型应用于档案管理中的可行性，并基于PDCA 循环中计划、实施、检查、处理四个环节提出档案管理的路径和方法，以期对档案管理工作的改进和提升提供有益参考

一、PDCA循环模型运行的机制

PDCA循环是基于计划（P）、实施(D)、检查(C)和处理(A)四项流程所采取的阶梯式上升的无限循环过程，PDCA 循环模型从本质来说，是一种基于过程管理的质量控制手段。在收集资料、分析和确立目标的基础上制定实施计划，进而执行计划，以目标执行的完成情况来调整和修正目标，以此不断地解决问题，持续推动质量提升。目前，PDCA 循环模型在企业管理体系中已经运用得非常成熟并取得了良好的成效。

结合目前档案管理的现状来看，无论是在管理机制建设方面还是在专业水平和服务水平、信息化建设等方面都与新时期对档案工作的要求相比还存在差距，因此需要我们不断改良工作方法，提升档案治理水平。在档案管理中引入质量控制理念，借鉴质量管理的科学方法，是积极适应现代化管理发展趋势的必然选择。PDCA 循环模型中所体现的全员参与、过程管理、持续改进的理念对于档案管理有一定的启示和借鉴作用。

二、PDCA 循环模型引入到档案管理中的可行性

1.现代化档案管理开始由“管理”向“治理”方向过渡

《档案法》将“推动治理体系和治理能力现代化”纳入到档案治理的目标属性之中，档案管理不单纯是对“文件”管理，档案管理的对象已经由管“物”向管“人”的方向过渡，档案工作的内容已经由文件收集整理延展到档案信息资源共建共享、档案开发与利用、档案服务互联互通、档案数据治理等方方面面，传统观念下的管理理念已经不适应档案治理现代化的要求。运用科学有效的治理模式，可以有效整合优势资源。通过建立标准化的管理流程，可以实现档案信息资源集成和服务效果最大化，推动档案治理的现代化进程。

2.现代化档案管理与质量管理都强调要做好前端控制

目前，档案管理越来越强调全周期管理，要求档案管理者变被动为主动，由终端管理向前端管理转移，强调要提前干预和介入。PDCA循环模型也要求要提前进行预判，有针对性地开展行动，以减少在执行过程中产生偏差和问题。基于PDCA质量控制下的档案管理就是要加强对档案工作的前端控制，在全面计划和充足准备的基础上开展工作，并加强过程管理，对于过程中出现的偏差和问题要进行及时反馈并纠正，纠正的结果又再次纳入到计划和准备工作中，以此来实现持续改进、提高质量的效果。

3.现代化档案管理与质量管理的最终目的都是基于用户需求的满足

现代化管理的核心理念即是用户满意，强调以客户为中心。如果长期只在档案馆、资料室里谈档案，档案工作必然会与社会发展脱节。档案工作的目的是为了利用，用户的需求应当是档案工作的出发点，用户的满意度则应当是档案工作的落脚点。档案工作过程中，必须坚持以用户需求为导向，对业务环节和流程进行优化。同时，还要在推进档案服务创新方面发力，根据用户的需求类型进行资源合理整合与配置，进行指向性、个性化设计，增强与用户之间的交互体验，节约用户的时间成本，从而提升档案信息服务的效率。

三、基于PDCA 循环模型的档案管理工作模式

（一）计划（Plan）——明确管理现状和发展方向

1.对档案管理现状进行分析。对上一阶段档案管理情况进行调研，全面掌握现存档案的管理情况，评估档案质量，对当前存在的问题进行查摆，分析产生问题的主要原因和影响因素，为档案工作开展全面规划提供支撑。

2.制定档案事业发展的长期规划和年度计划。结合档案事业发展的现状、发展的现实需要、用户的需求等情况，确立档案事业发展的中长期规划，主要包括：要实现的目标、需要完成的任务、保障措施等等。对目标和任务进行分解，形成年度工作计划，确立档案管理的关键环节和重点领域，积极策划档案活动，保证档案工作与业务活动全程密切联系。同时，对档案的基础设施建设、人员队伍能力建设、信息化建设、经费保障等基础工作进行规划。

（二）实施（Do）——优化管理制度和操作流程

1.健全档案管理制度。档案管理制度是档案工作人员进行档案管理的具体行动指导和业务执行标准，是开展档案管理工作的依据和运行标准。在执行中需要结合质量控制的具体要求，针对不同的档案管理部门、档案门类、档案管理的环节都应当建立相应的管理制度，完善管理办法，明确考核体系。

2.优化档案管理流程。一是要明确基础环节流程。要从收集归档、整理保管、鉴定及借阅利用等档案管理的基础环节入手，构建逻辑合理、环节严密的工作流程，使工作更加精细化。二是要明确档案管理岗位履职流程。要明确重点岗位的职责内容和层级管理权限，保证档案管理人员能够各司其职，不越位、不缺位。三是要明确档案管理权限和审批流程。明确档案的公开与保密的范围，实现档案管理的法治化。

3.规范档案操作流程。目前针对档案的形成与收集、整理与归档、保管与保护、鉴定与销毁、利用与开发、统计与移交的重点环节操作要求都进行了规定，档案管理部门要根据已出台的相关规定和细则，制定符合本单位档案管理实际的操作流程，从档案资料的筛选、装订、编号、归档立卷、全宗管理到档案的检索登记、借阅利用、归档反馈等都应当形成规范化的操作流程。

（三）检查(Check）——构建档案管理绩效评价体系

1.明确档案管理绩效评价主体。档案管理绩效评价的主体应主要包括管理者、用户和业务考核评价机构三个部分：管理者是档案资源建设的直接参与者，可以依据档案管理制度、管理流程及操作流程执行情况，对档案工作质量进行回顾检查和自我评价，寻找工作中存在的差距和不足；用户评价是档案管理绩效评价的最重要主体，用户评价主要基于需求是否得到满足、过程是否满意等方面。同时，可以引入第三方评价机构，通过搭建绩效评价的指标体系，对指标完成情况进行赋分和测算，以此实现档案管理质量控制的目的。

2.明确绩效评价的主要内容。影响档案管理绩效的指标众多，如何科学制定绩效评价体系是衡量PDCA 循环运行质量的关键。由于档案管理的类型、层次不同，无法构建一以贯之的绩效评价指标体系。基于质量管理手段下的绩效评价，应当突出结果导向和效率导向。首先，应当突出档案资源的实用性，主要看收集的资料能否及时准确地反映业务开展情况并为业务活动提供服务。档案的实用性可以通过对查找率、借阅率、参考或采纳、引用的频次等进行评价。其次，应当突出完整性，这主要基于档案存量和系统性的要求，一份不完整的档案资料在借鉴和利用价值上就会大打折扣。档案的门类、数量等都是衡量档案是否完整的有效指标。最后，要突出高效性。要建立完善的利用体系，帮助用户能够快速、准确地完成检索、查阅和参考利用的现实需求。可以通过对资源的更新速度、资源的精准程度、查询的速度等进行评价。

（四）行动（Action）—构建监督考核与反馈体系

行动阶段是PDCA 循环的最后一个环节，也是保证质量持续改进提升的重要环节，要求对检查出来的问题和不足进行总结，对于已经完成的任务且效果理想的要及时进行归纳，形成规范。对于未完成的任务，要及时进行调整修订。要构建监督考核工作常态化机制，坚持开展经常性的业务指导，跟踪档案管理各个环节的任务完成进度和效果，定期进行审核反馈，对于已形成的有效经验措施和方法，应及时确定为标准化的制度流程，进行推广利用；对于遗留的问题，要及时进行诊断分析，查找问题并提出整改措施和方案，进入到档案管理的下一个循环中，为新一阶段的循环指明方向。

客观实践表明，PDCA 模型作为一种有效的管理手段和方法，引入到档案管理工作中，值得我们结合现实情况进行不断探究和摸索。该方法把档案管理置于一个不断纠正和无限循环提升的环境中，通过提供信息反馈并克服解决问题的方法，推动档案管理朝着科学化、系统化、规范化的方向迈进。作为档案管理部门和档案工作者，要进一步创新管理理念、思维模式，吸纳和引进新方法，以适应新形势下对档案工作提出的新任务、新要求。