高校学籍档案远程服务系统的构建及应用

［摘           要］  近年来，在高校各类档案中，学籍档案是查阅利用需求最大的档案资料。电话、QQ、现场仍是主要的查阅方式。这不仅增加了查档人的时间和经济成本，而且咨询、登记、查询、办理、缴费、邮寄等诸多环节上增加了档案馆不少工作量。在具体办理的过程中，仍存在各种资源浪费的情况。随着网络与信息技术不断发展，自助式远程服务问题的破解已经具备条件，也将必然成为未来方向。结合多年从事档案管理工作的经历，翻阅国内外档案利用服务的相关资料，充分发挥社交平台的渗透性、便利性，致力于打通社交平台与校内档案管理系统的壁垒，构建一套学籍档案远程服务系统，从而突破时间与空间的限制，對提高学籍档案利用效率和质量、提升学校整体形象、彰显学校综合实力、促进招生就业等诸多方面工作具有重要意义。

［关    键   词］  学籍档案；远程服务；接口；拓扑

［中图分类号］  G717                    ［文献标志码］  A                  ［文章编号］  2096-0603（2023）32-0161-04

高校学籍档案是记录学生学籍情况和学习经历的文件材料，是各高校档案馆馆藏的重要组成部分，目前远程查阅主要用户是毕业生。学籍档案包括录取名册、成绩单、毕结业名册、登记表等。传统的档案借阅利用是查档人到档案馆提出借阅申请，档案馆根据申请，确认查档者的身份信息、调档、登记、复印、盖章、缴费等流程办理。办理过程基本为人工操作，在咨询、核对身份信息等过程中费时费力，也会出现不同差错。对查档人来说，需要付出时间、精力和经济成本，尤其是到场查询时进出校园的审批流程也比较繁杂，实际上造成巨大的个人及社会成本浪费。

随着数字经济时代到来，让“数据多跑路，群众少跑腿”具备了实现条件。因此构建一套实用的学籍档案远程服务系统，不仅可以节约查档人的时间成本和经济成本，提高档案馆的工作效率，提升档案利用率，降低查阅出错率，还能吸引社会公众进入学校官网，对学校的宣传工作起到积极的引流作用，从而促进了学校招生、就业等工作，最终推动学校品牌建设。

一、远程服务系统架构

高校学籍档案远程服务系统（以下简称远程服务系统），基于当前档案管理系统、面向企事业单位微信服务平台、面向个人的微信客户端以及运营商提供的广域网络进行构建。主要利用现有硬件进行软件开发。

（一）硬件架构

整个系统的拓扑架构如图1，几乎所有硬件都能基于目前档案馆的硬件，不需要增加额外的投资，只需要进行相应的备案和开发相关软件功能，即可提供一套完整的远程服务系统。

（二）软件架构

软件建立在微信服务号系统架构上，部署在学校或档案馆服务器上，如图2。短信服务系统、档案管理系统、财务系统、快递系统，都将与微信服务号发布平台服务器进行对接，各环节的状态，集中到查询服务模块内，查询服务对外提供输出反馈或通过微信服务号主动推送。为实现这些功能，现有档案系统需要做相应的配套开发。

二、远程服务系统流程

整个系统操作流程分为三个子流程（子模块）：身份认证、查档申请及制作、档案返回。

（一）身份认证流程

因学籍档案涉及个人信息，与到档案馆现场查询不同，当申请人点击服务号“学籍档案查阅申请”后，需先进行实名认证，方可进入后续操作，分两个环节：

1.注册及实名认证

填写姓名、身份证号、出生日期、手机号，档案馆服务器端生成验证码，并发送验证码至申请人手机，验证码比对成功则可以进入下一步。

2.面部识别

为避免身份证盗用，在出现不当利用时可追溯，需要人脸识别，将面部特征信息存储。

在此过程中，档案馆信息系统存储此微信号用户对应的唯一UnionID，供程序后续所有功能开发使用。

身份认证流程如图3。

（二）档案制作流程

通过身份认证后，进入档案查阅阶段，如图4。

这个过程也可以分为两种情形：本人查档、代为查档两种情况。

1.查档人选择

如果本人查档，选择相应的业务类型，可以同时提交多个业务类型。选择后进入缴费环节。如果代为查档，受托人需要进行认证。需委托人的身份证、委托书、受托人手持委托书的照片需要上传。然后进入缴费环节。

2.接收方式

接收方式：选择电子文档方式和纸质文件方式。

3.缴费

缴纳费用分为查阅费和工本费。电子邮件方式只收取查阅费，选择纸质文件，可以邮寄和到馆领取，则需要支付查阅费和工本费。款项将会汇入高校档案管理部门的指定账户。

4.受理阶段

缴费完成，界面自动跳入“待受理”进度中，同时将申请信息自动推送给档案馆，档案馆受理后，根据查档人提出的申请进行初审。如因该生不是我校毕业生等情况，无法出具相关学籍档案证明材料时，则初审不通过。档案馆工作人员将说明理由填写在备注栏，点击退回。申请人将接收到被退回的信息，同时系统将自动发起退款。

如申请人在该阶段提出取消查档申请，已缴纳费用也将自动原路返回。初审通过则进入查档阶段，此时申请人进度界面为“办理中”。

档案检索到后，制作（包括隐去不相关其他人员的信息）、复制、盖章，加工成电子版、纸质版，然后转档案返回流程。

（三）档案返回流程

档案返回流程如图5。

根据申请人的返回需求方式分为电子邮件发送和邮寄到付。选择电子邮件方式的，档案馆工作人员将在点击推送后，自动以邮件形式推送至申请人邮箱。

需要纸质版的，进行盖章封装后，点击档案系统中的“标签打印”自动生成快递单号，贴好后交转快递公司。

两种方式都以短信形式、微信形式将进度推送给申请人，申请人也可在服务号上查询有关进度。

三、远程服务应用各子模块人机界面

人机界面主要分档案馆人员工作界面、查阅申请客户界面等。

在对到馆查询的每个环节进行梳理后，针对档案申请人员应用习惯、档案管理系统功能进行梳理，面向不同角色，设计出一套简洁、方便、流畅的人机界面。

（一）查阅申请客户界面

鉴于目前人们与外界交互的主要方式为智能手机，客户端界面应该先提供智能手机客户端，至于未来为了扩大应用途径，可以再设计平板电脑、桌面电脑等应用场景的人机界面。

1.远程档案服务入口

图6为高校档案馆服务号手机端入口。查档人在进入高校档案馆服务号后，可先点击服务指南中的“学籍档案种类及查阅时间”，查看档案馆可发行学籍档案证明的种类，并明确发行档案证明所需时间。

如果代为查档，还可以下载委托书模板，委托人签字后，受托人手持委托书，拍摄正面清晰照片，连同受托人身份证一并上传。

点击毕业生中的“学籍档案证明申请”开始正式的申请流程。

2.注册和实名认证界面

申请人首先需要提交个人信息及实名认证。见图7所示界面，实名认证通过后，进入人脸识别阶段，限于篇幅，不再赘述。接着进入查档信息表填写阶段。

3.填写查档申请表

通过实名认证后，进入正式查询阶段（见图8）。利用者根据自身需要选择相应的业务类型，如需查询多个业务，也可同时选择多个业务类型。填写需查找人姓名、性别、出生日期、身份证号、手机号、专业、班级、入学年份、毕业年份、生源地、学号等，带*号为必填项。

在实际查档过程中，由于高校合并或拆分等历史原因导致毕业生无法确认现高校名称的情况也时常发生，填写信息的过程也是利用者对信息校对的过程。

档案利用事由，主要为了未来档案建立、整理利用、追溯复查及统计分析目的，是为未来档案大数据分析搜集基础数据。如有其他信息可填写至补充说明。

4.填写档案接收方式

图9为返回方式操作界面。申请人可在邮件、邮寄、到馆领取三种方式中进行选择。不同领取方式对应的档案馆端的处理界面有所不同。

（二）档案馆人员工作界面

档案馆工作人员的主要工作界面，基于桌面操作系統，未来为了远程处理，再考虑增加移动终端操作界面。

查档人所提交的各类查档申请将推送到档案管理系统中，档案馆工作人员可通过档案管理系统全程办理查档申请，从查看、办理，到电子推送、邮寄到付，都可在远程服务系统中操作。这对档案服务提出更高要求的过程，也是促进档案服务部门管理更加精细的过程。

当查档人成功提交查档内容后，档案馆相关工作人员点击档案管理系统上的查档申请（见图10），可以查看到相关查档信息，包含查档内容、借阅目的、领取方式、申请时间等。同时未办理、办理中、已办理业务、件数都可以在远程服务系统中检索，馆员之间也可通过工作界面完成交接、审核等工作。

处理完成后，依据档案领取方式，进行相应的推送和返回。图11为申请人选择纸质版文件的操作界面，档案馆工作人员将带有档案证明专用章的学籍档案文件进行密封处理，加盖骑缝章。“点击打印标签”，系统将自动生成快递邮寄标签。

（三）财务端

财务对账主要用于对财务收费进行对账，为简单表格，在此不再赘述。

四、结论

在网络与信息技术广泛普及和不断更新升级的背景下，学籍档案远程服务不仅是广大毕业生和在校生的需求，更是未来档案利用的发展趋势。全程远程服务的运行将会改变档案服务工作方式和体验，也必然会影响到档案从业人员的思路和心态。档案馆的工作人员要不断学习提升，更新服务理念，变更工作方式，积极面对新形势下的档案工作特点，把握档案事业发展机遇，深入挖掘档案资源蕴藏的巨大价值，迎接未来档案事业大数据时代的到来。

参考文献：

［1］陈建平.高校学籍档案远程服务实践分析［J］.浙江档案，2015（10）：62.

［2］上官小兰.后疫情时代高校学籍档案远程利用服务探索［J］.兰台世界，2023（4）：67-69.

［3］尚红伟.高校学籍档案远程服务运行模式的一些思考［J］.档案管理，2014（2）：35-37.

作者简介：卫晨筱（1992—）女，汉族，山西晋城人，硕士研究生，助理研究员，研究方向：档案管理、高校学生管理。