基于信息化视域下的高校行政档案管理创新研究

文/西安欧亚学院 吴萍

档案工作是高校的一项重要的基础性工作，它包含着高校各个部门所有教职工以及学生的档案，关系到整个学校的正常运转。现阶段，随着我国大学规模建设的不断扩大，教职工和在校大学生数量将会越来越多，各项工作流程也越来越复杂。因此，高校工作人员的档案管理工作所牵涉各类内容以及数据信息量也逐渐增加。因此，怎样在行政档案管理中应用信息化技术来提高档案工作的效率和质量，是我国高校行政管理工作的一个重大课题。有些档案管理部门虽然运用了信息化技术，但仍有大量的资料要处理，这对高校档案工作提出了更高的要求。为此，利用信息技术创新高校档案工作，从而提升高校档案工作的水平，成为高校行政工作迫切需要解决的问题[1]。

一、高校行政档案信息化能提高档案利用效能

在信息时代，高校的档案工作要以互联网技术和信息通信技术为基础，将信息技术与档案工作进行有效的融合，将高校科研、人才培养、社会服务等大量的档案资料视为一个整体，整合起来，形成一种信息资源，通过网络，就可以形成一个庞大的信息系统。要实现档案资源共享，提高档案资源使用效率，促进档案工作协调发展，就要利用档案的信息化，将其转化为文字、数据、图形，形成具有一定规律的科学模型，并转化为二进制编码，传输到电脑中。通过统一的数据处理，既可以快速浏览，又可以提高文件的通用性和安全系数，使文件的效率最大化[2]。

二、信息化视域下高校行政档案体系建设的重点

（一）档案信息的管理与共享。档案信息管理的核心是信息的使用，一个比较完整的信息档案管理系统，主要包括目录、全文、图像、音频等内容以及对视频和其他资料进行管理。高校作为我国人才教育培养基地，它的全部档案信息都具有十分重要的作用，是社会发展的记录。另外，高校档案资源共享的强化有利于给教师和学生带来弹性、方便的档案信息服务。因此，为了更好地发挥高校档案资源的作用，必须要重视高校档案信息共享问题。档案信息共享主要是以数据为中心、使用身份的确认和档案数据的授权，师生通过档案数据之间的共享机制进行联系，借助于授权机制，将权限赋予特定的管理者，管理者可以调整其权限，以达到对档案存取的限制。

（二）档案的信息化与安全性。高校档案管理的信息化建设，对高校档案管理提出了新的要求。具体地说，高校档案信息化主要是将纸质档案、照片、音频和视频档案进行信息化的转换，这是由于档案繁多的特点，使人们在查阅过程中存在诸多不便，同时，也对档案的保存和使用产生了某种限制。运用信息技术，如多媒体技术和信息图像技术，将图像、音频、纸质文件、底片、影像等新型信息技术以信息的形式存储在媒体中，利用网络和数据库的信息化处理能力，有效地提高了文件的利用效率。在高校档案管理系统中，档案资料的安全问题也是重中之重。档案的安全问题主要在于档案的完整性、保密性、身份认证以及不可否认性，其中保密则是最基本的要求。在确保档案资料安全、防止非法盗用和使用的前提下，必须确保档案资料的完整性和准确性[3]。

三、信息化背景下高校行政档案管理存在的问题

（一）档案管理人员专业能力不足。如前所述，当前高校档案管理人员绝大多数由院（系）教学秘书和办公室行政管理人员兼任，因此档案管理人员专业素养不足。由于管理者的知识体系相对单一，受到传统管理模式的限制，在管理上采取了一套一成不变的方法，而目前的管理体制已无法满足实际需求，必须更新管理理念，创新管理手段，提高管理效能。

（二）信息化管理设备设施薄弱。行政档案信息化需要依托现代信息技术，包括计算机、互联网、大数据等信息技术。需要投入大量的硬件，如计算机、存储和服务器。然而，目前我国许多高校的档案管理设施还处于基础管理阶段，存在着设备老化、故障频繁等问题，经费不足，难以适应现代化的信息技术需求，制约了档案管理工作的推进与提升。

（三）信息化意识缺乏。人们对信息化管理的认识还比较欠缺，对于将信息化技术应用到行政档案管理工作中，学校并没有给予足够的重视，在具体的行政档案管理工作中，仍采用传统的管理方式，这就造成了高校行政档案管理工作的质量和效率低下。随着信息技术的不断发展，传统的档案管理模式已不能满足高校的需要，也不能与社会的发展趋势相适应。高校对信息化管理的认识不足，主要表现在：高校管理者对信息化档案管理的重视程度不够。高校管理者是高校工作的中心，他们对信息化档案管理的重视程度，会对高校档案管理的工作水平和工作效率产生很大的影响[4]。

（四）档案管理制度不健全。目前，我国高等院校无论是基础建设，还是硬件建设，都存在着一些不足。另外，我国目前还没有建立完善的行政文件管理体系，各行政机关的档案工作差异很大，各高校也未制订相应的规章制度，因而在实践中缺少相应的制度制约，从而给高校的档案工作带来负面的冲击。

四、信息化背景下高校行政档案管理的创新举措

（一）增强工作人员信息化意识和素养。目前，高校档案管理中的信息化要素在日益普及的情况下，档案管理人员应逐步提高自身的信息意识，提高自身的信息处理能力。紧跟信息化的发展步伐，不断提升自身的工作品质和水平。高校行政管理工作在信息化的大环境下，必须针对用户的实际需要，开发出更适合于用户需要的功能，才能使高校的档案工作取得长足的发展[5]。同时，为了适应用户的实际需要，给行政档案管理资讯使用者留下方便、快捷的印象，需要提供更高品质的服务。在信息化的大环境下，高校的行政档案管理要有更多的专业化人才，以工作人员的职业素质和工作素养为基础，逐步充实大学的行政档案管理工作，运用更为先进、科学、高效的工作方式，使档案工作的质量得到有效的提升。高等学校可以采取具体措施，切实提升行政档案工作人员的素质：第一，从其他高校引进高素质的档案管理人员，设定更高的工作目标，逐步提高工作质量；第二，适当地提高行政档案工作人员的福利待遇，使其从内到外积极地进行工作创新，能够在工作中采取更为先进的工作方法；第三，加强内部培训，增强服务意识，高校档案管理工作人员要积极参加各种形式的培训，不断提高自己的工作品质，掌握最新的工作方式，从而提高学校的行政档案管理工作的服务水平。

（二）提高档案信息化软硬件建设水平。档案信息化系统的建设是档案管理的基础性工作，是实现档案信息化的先决条件。高等学校如果要加大经费投入，要确保自身有一套相对完备的硬件设备，在教学信息档案化管理技术方面，高校一定要根据自己学校实验室的发展实际，选用适合于学校的管理软件，在此基础上，将其与学校的网络相连，以达到文件资源的共享。在强化学校档案信息化平台的工作中，应遵循总体规划、统一操作、分级组织、创建安全有效保密措施等基本原则；可根据陕西省高校档案行政服务工作事业发展形势的总体需求，充分发挥学校现有数字化校园网络优势，实现档案信息传输网络化，全面推进整个大学档案系统平台的数字化建设发展；此外，在档案软件的设计开发管理以及教学应用开发上，可以合理地选择最符合高校特点的电子档案信息化管理开发软件，将其与整个学校内部以及OA 办公系统中的电子数据进行链接，从而实现对档案资源实时的远程共享查询与远程自动化管理。

（三）加大档案信息资源建设力度。信息化时代，应将信息资源和实体资源并重，使其发展成为高校档案资源中最重要的资源之一。这就要求我们必须重视并加强对档案信息资源的建设工作，提高档案利用水平，为社会服务。就档案管理现状而言，当前，我国的档案管理工作还处在发展初期，在收集、使用和管理方面还存在着一定的盲目性，从而造成了信息资源的流失。因此，必须加强高校档案馆建设，为学生提供更为丰富全面的服务。同时从今后高校档案馆的发展趋势看，当信息资源足够时，为了满足师生的信息诉求，激发档案生命力和影响力，需要通过多种措施提高高校档案信息资源建设水平。1.打造统一的信息资源。随着信息技术的不断普及和应用，不同类型的信息系统之间已经实现了互联互通，但是由于各系统内部所存储的信息不一致，这就使得用户无法获得全面而准确的服务。一般来说这种情况属于异构数据库，容易造成“信息孤岛”现象，使资源整合的整体水平下降。因此，必须构建统一的档案数据检索平台和共享机制，使不同系统之间能够进行有效连接，实现资源共享。要实现这一目标，必须建立标准化的信息数据库建设体系。建立元数据标准，规范电子文件存储格式，规范电子文件管理标准，规范音视频文件管理，全面梳理当前档案的基本情况。同时还需制定相应的制度，加强对电子档案建设和使用的监管，建立统一的档案登记制度，并做好相关人员培训工作；2.利用互联网技术和网络传输平台，对档案进行数字化处理，建立数字档案馆。同时在多媒体技术的辅助下，对整理识别后的音频，视频档案进行处理，转换为电子资料，根据声音和动画、文字建立档案数据库。此外，还应该加强对纸质档案的数字化建设工作，通过数字技术和网络技术构建新型档案管理系统。还应加速文档一体化管理过程，保证文档中的信息文件、内容准确、齐全；3.加强纸质档案的保管和利用工作，做好对档案原件及相关材料的保护。提高档案安全保管能力，避免因人为原因导致的损失。实现档案资料的共享。加强学校内部各个方面的沟通，构建“大档案室”管理模式，将各类信息资源进行整合，使其发挥出最大价值。档案馆管理系统应全面把握住新形势下高校网络信息化技术发展的新契机，依托现代网络快速发展这一得天独厚的环境优势，制定校园信息化高校档案的管理发展规划战略和应用方案，并以现代化通信技术手段和校园网络建设为基本支撑、以计算机多媒体技术为根本方法，实现数字化高校档案信息主页网站的成功组建，保障师生网上电子档案的及时归档利用和全文检索服务的成功使用，为学校师生提供快捷又方便的网上检索阅览查询服务，提高了高校档案信息资源的共享程度。

（四）建立档案管理信息化服务体系。建立档案管理的信息化服务体系。1.需要制定高校档案使用者的需求评估指标，完善档案管理信息服务体系，保障使用者能够根据实际情况提出科学、有效的意见，同时，对教学档案、人事档案、科研档案等档案进行评估，并根据实际需要，建立档案综合评价指标，为档案管理体系建设提出科学的意见；2.要善于根据使用者的实际需要，适当地扩大服务范围，创新服务内容，实现“量”向“质”的转变。档案服务方式的创新包含着多种内容，高校档案员不能只把文件收好就完事，要发挥自己的潜力，通过对工作内容的不断改进、充实和创新，使服务工作向更高层次发展。全面处理档案资料，把多种资料通过编码程序转换为相互关联的动态档案，从用户的实际需求和高校教育改革的需要出发，加强高校档案服务体系的建设；3.建立健全档案管理和服务体系。高校档案管理服务系统包括网上信息。通过调研用户的需求，充分了解新型档案系统的需求，为用户提供科学的咨询服务，提高档案工作的整体满意度。因此，建立高校档案信息服务系统，对推进高校档案工作的信息化建设具有重要意义。

五、结语

当今信息化应用技术领域得到迅速地发展，信息化产品已经广泛渗入人们日常生活的方方面面，并时刻影响着人们的生产和生活。高校行政档案管理工作是确保高校工作正常运转的前提，随着高校规模的不断扩大和高校档案工作的快速发展，传统的档案管理模式已经不能适应当前的高校行政工作。因此，高校要把信息技术运用到档案管理中来，着力提高档案信息化系统建设工作水平、加强校园档案资源利用的信息化开发设计与运行管理，提高学校档案管理人员信息安全的防护意识与专业素质，促进高校档案信息管理信息化工作的高水平发展。