昆明地区档案数字化安全工作调查研究

2023-12-18马金鹏李佐娟

云南档案 2023年4期

■ 马金鹏李佐娟

确保档案实体和档案信息的安全保密是实施档案数字化工作的前提，事关党和国家、人民群众的根本利益。近期，昆明市档案主管部门对全市档案数字化安全工作开展情况进行了全覆盖书面调查，对部分市级单位和县区进行了实地调查，针对存在问题提出了对策建议。

一、基本情况

（一）强化档案数字化建设

档案数字化是档案事业发展的战略方向，是提高档案管理水平、方便档案查阅利用的必要途径，对实现档案事业高质量跨越式发展具有十分重要的意义，昆明市坚定不移地推进档案数字化工作。2010 年施行的《昆明市档案条例》明确“各类档案馆、国家机关、社会团体、企业事业单位及其他组织对保存的实体档案，应当进行数字化转换”，推动昆明市档案数字化工作进入快速发展阶段。截至2022 年底，全市15 个综合档案馆数字档案总量达8969.6 万画幅。

（二）规范档案中介机构管理

为了确保档案实体和档案信息安全，昆明市于2017 年出台《昆明市档案中介服务机构管理办法》，加强了对档案服务机构的管理。2022 年制发《昆明市档案局关于进一步规范档案中介服务机构备案工作的通知》，明确《昆明市档案中介服务机构管理办法》废止后，按照《云南省档案服务机构管理办法（暂行）》对档案服务机构进行管理。目前，在昆明市备案的档案服务机构共65家，具有数字化资质的机构共23 家。近两年，119家市级单位中有80 家开展了档案数字化工作，其中72 家采用服务外包方式进行，共涉及17 家档案服务机构。2023 年以来，因资金、数字化场所等原因，昆明市市级单位基本未开展档案数字化外包工作。

（三）强化日常业务监督指导

昆明市各级档案主管部门将档案安全作为日常业务指导和监督检查重点，并组织开展档案安全自检自查工作，反复提醒、督促各级各部门树牢安全底线意识。2022 年9 月印发《昆明市档案局关于规范购买档案社会化服务的通知》，强调各立档单位购买档案数字化服务时，应按照《档案服务外包工作规范第2 部分：档案数字化服务》、《云南省档案数字化工作安全保密管理办法》要求，选择具有资质的档案服务机构。

二、存在问题

（一）安全监管责任落实不到位

一是档案主管部门对档案服务机构宏观监管不到位。目前，档案服务机构备案以自愿为原则，档案主管部门不能全面、准确地掌握在我市开展业务的档案服务机构情况。档案主管部门囿于工作任务繁重、人员数量有限和档案服务机构分散等原因，难以对档案数字化外包安全实施有效监管。二是立档单位对提供服务的档案服务机构全过程监管不到位。绝大部分立档单位档案工作人员身兼机要、保密、信息、公文收发等多种职责，难以做到在数字化场所内对档案服务机构实施同步、不间断监管。档案出库、入库、拆封和复原等环节交接手续不齐全，交接过程中大多未逐卷核对。三是档案服务机构对员工全面监管不到位。档案服务机构以盈利为目的，在招录员工时侧重个人业务能力和企业成本，对个人政治信仰、道德品行和违法犯罪记录等审查不完备。而且因档案整理、数字化工作枯燥乏味、薪酬水平低、发展空间小，造成从业人员流动性大，进一步加大了监管的难度。

（二）数字化设备、场所不满足需求

一是各立档单位普遍缺乏数字化加工设备。档案数字化设备主要包括计算机、扫描仪、打印机和监管所需的视频监控设备等，配齐全套设备少则几万元，多则十几万元。各级财政无力为每个立档单位配齐全套数字化设备。二是绝大部分立档单位特别是在各级行政中心集中办公的单位办公用房十分紧张，无法建设数字化场所。有的立档单位在档案库房中开展数字化，有的立档单位使用会议室作为临时数字化场所，还有的立档单位允许档案服务机构将档案带到其办公场地进行数字化。三是西山区、东川区、晋宁区、嵩明县、石林县、寻甸县档案馆建设了数字化场所，为各立档单位档案数字化提供保障，但其他档案馆均未设立集中的数字化场所。已设立数字化场所的档案馆多缺乏充足的设备和管理人员，无法有效满足立档单位和档案服务机构需求。

（三）数字化范围把握不准

一是过度数字化。部分立档单位开展档案数字化工作没有重点、没有规划，对保管期限为10年、不需要数字化的档案全部数字化，对数字化性价比较低的会计档案也全部数字化，造成了资金的浪费。极个别立档单位数字化前筛选不严格，对个别涉密档案进行了数字化，存在一定的失泄密风险。二是无效数字化。部分立档单位电子文件归档意识不足，对于原生电子文件采取“打印—整理—数字化”的方式进行归档，而不是直接归档电子文件，浪费了人力、物力和财力。

三、对策建议

（一）落实各方监管责任

一是档案主管部门强化监管。立档单位委托档案服务机构开展档案整理、数字化服务时，应主动告知档案主管部门。档案主管部门按照《档案数字化外包安全管理规范》、《云南省档案数字化工作安全保密管理办法》等相关要求，在档案服务机构进场、提供服务、离场时不定期地进行监督、检查。二是立档单位细化监管。立档单位不仅要审核档案服务机构资质，还要对外包服务人员及家庭关系进行登记备案，要求其提供本人身份证明和公安部门出具的无犯罪记录证明，必要时提供政审材料。严格履行档案实体、存储介质领用归还登记手续，对数据拷贝进行严格监管。三是档案服务机构加强行业自律。引导档案服务机构依法组建行业协会，加强自我约束，规范行业发展。

（二）建设区域数字化中心

针对各立档单位普遍缺乏满足保密安全要求的数字化设备、场所和监管人员的实际情况，昆明市档案局下步将对西山区、东川区、晋宁区、嵩明县、石林县、寻甸县档案馆数字化场所管理经验进行总结、推广，积极鼓励各地探索建立区域数字化中心，为立档单位开展档案数字化提供保障。

（三）加快电子文件归档进程

加快推进昆明市电子档案管理系统建设和电子公文归档试点工作，探索建立电子档案单套制管理制度，逐步实现电子档案单套制管理，从而大幅减少数字化任务量。在过渡阶段，强化电子文件归档意识，鼓励立档单位以离线方式直接将电子文件归档，去掉数字化中间环节。

（四）科学划定数字化范围

档案数字化要严格坚持“把握重点、民生优先”的原则，优先对重点档案、民生档案、使用率高的档案进行数字化，而对于保管期限为10 年和使用率低的档案不再进行数字化。具体到每一卷档案也应区别对待，如行政许可、行政审批等行政执法档案，只需要对行政单位作出的决定性文件和企业提交的申请表进行数字化，其他佐证性材料可不数字化。另外，数字化工作开展前，应对档案进行严格的筛查，档案管理系统、数字化设备等未达到保密要求的情况下，严禁对涉密档案进行数字化。