医院文书档案管理数字化发展存在的问题及解决对策

文 | 三明市第一医院办公室 冯晓玲

一、医院文书档案管理数字化发展情况

（一）管理制度有待完善

文书档案管理制度应当随医院的实际发展进行相应的改进，保证档案文件的接收数量与质量的归档需求，但是部分医院并未及时完善管理制度，没有对档案接收过程做出规范化、标准化与精细化的约束，同时没有明确划分档案部门的管理职责，导致工作人员在分类和整理等环节中遇到诸多问题，在没有统一操作规定的情况下使管理工作逐渐流于形式，降低了档案的管理质量。

（二）管理队伍素质较低

医院管理队伍的综合素质有现对文书档案管理工作造成了不利影响。目前大部分医院在这方面仍旧存在问题：一是不重视文书档案数字化管理人才的引进与培养；二是已有的工作人员综合素质还有待提高。

（三）管理系统较为落后

部分医院的文书档案管理系统较为落后，数字化建设程度较低，而数字平台具有生命周期短、更新建设快等特点，在管理软件升级后容易出现兼容失败等问题，需要专业的技术人员对管理系统进行定期检查与维护，而大部分医院并没有意识到其重要性，没有设立专门的维护队伍或配备专业的维护人员，导致管理系统在实际使用中容易出现多种问题，降低了档案管理质量和效率。

（四）档案安全存在风险

档案的风险也来自于医院内部，其一是医院方面缺少专业的技术人员对系统进行安全维护，导致在计算机被入侵时失去相应的抵御能力，使文书档案发生恶意篡改或盗取等问题；其二是相关的管理人员缺乏信息安全意识，没有按照规定程序调取文书档案，或在操作过程中发生误触，降低了文书档案的真实性与安全性，此外还有可能造成管理系统难以正常运行，信息服务发生中断等损失。

二、医院文书档案管理数字化建设对策

（一）健全档案管理机制

1.改变管理模式

医院应当根据管理工作的实际情况改变管理模式，完善相应的管理机制，具体包括文书档案的管理、文件安全的管理、电子元数据的管理和应急预案的制定，在设计过程中要充分体现超前控制意识，保证监管的全面性，使管理组织的工作得到协调，促进医院文书档案管理的一体化。

（1）要结合数字技术推动管理的规范化，利用编码等新型方式进行存档，及时更新管理软件、优化管理环境，实现档案读取的高效性，提高查询或比对等环节的管理效率，减轻工作人员的管理压力，促进人力的解放；

（2）要正确落实归档双轨机制，做到纸质档案与电子档案的双重保障，通过严密的备份工作规避文件丢失、破损等风险。在实际工作中需要有针对性地应用该项机制，以免造成资源浪费等问题，价值较高的文书档案可以全部采取双轨制，价值较低的则采取单轨制，提高信息保存的相应效益；

（3）要提高文书档案的应用率。提高档案的应用率可以从信息的查询和共享等方面入手，比如可以利用大数据、人工智能等技术提取文书档案关键词，并进行分类和打包，在调取资料时通过简单的搜索就能快速获得所需档案。

2.强化建设意识

医院应当强化建设意识，从管理层干部和基层管理人员两方面入手：

（1）医院管理层干部应当充分掌握文书档案数字化建设的意义与内涵，提高数字化管理学习的主动性和积极性，真正认可其建设的必要性与战略地位，转变成以自动化为主的档案管理思维，对档案管理做出一定的资源倾斜，大力推广新型技术，同时完善配套的软硬件设备设施，达到提高档案管理质量与效率的目的，保证医院文书档案的利用效益；

（2）基层管理人员需要根据医院相关的统筹业务与基础建设要求进行档案管理工作，保证管理的科学性、严谨性和准确性，充分发挥文书档案的参考和决策等作用，以统一的管理标准将文书档案的收集、传输、存储融为一体，根据相关规范分类并整合文件，严格执行操作流程，避免出现文书档案的不达标、丢失或混乱等问题，通过意识的强化使管理工作更加适配医院发展。

3.培养档案管理人才

管理工作人员是医院文书档案管理的主要参与对象，直接决定了医院档案整体的信息化与数字化水平，因此要通过多种途径加强对工作人员的教育力度，培养出综合素质符合发展要求的管理人才，在培养过程中主要基于以下4种方式实现基本目标。

（1）开设专业的数字化技术和档案管理培训活动，增强档案工作人员的综合素质，使其能够掌握数字平台的操作方法，理解软件的使用要求，保证医院文书档案管理工作的彻底落实。在实际培训中，可以派遣工作人员到档案局等专业单位进行交流学习，邀请机关行政管理人员作为培训教师，举办各类档案培训活动等；

（2）鼓励工作人员积极创新，勇于表达自身想法，提出相关问题，促进档案管理模式的优化与升级。通过档案工作的实践整合并积累相关的问题案例，通过分析与学习明确日后的整改方向，提高档案收集的规范性与完整性，正确划分其保管期限；

（3）设置多重考核环节，包括人员的准入、培训和日常工作，实现对高素质人才的筛选，提高工作人员学习的积极性；

（4）医院应当与周边医院建立良好的合作关系，加强在档案管理方面的沟通，组织业务学习和交流，促进共同发展。

4.优化档案管理系统

医院文书档案管理系统需要以下四种方式进行优化和完善，为管理工作创造良好的基础环境。

（1）保证配套的硬件与软件设施满足管理要求，提高档案存储的准确性和可靠性，具体包括计算机、打印机和扫描仪等；

（2）对系统的文书档案检索模块进行升级，提高查询的精度与速度，同时提前对查询权限做出限制，登录时要验证个人资料，价值较高的档案只有高级管理人员才有权查看；

（3）构建医院内部的信息库与局域网，实现文书档案的信息共享与实时更新，为医护人员工作提供更加便利的自动化办公环境，减少不必要的时间浪费；

（4）根据医院各部门的工作职权与性质做好与管理系统的对接工作，保证档案的真实性与有效性。

5.强化档案防护体系

档案防护体系的强化工作要从制度保障与操作规定两方面着手处理。制度保障主要有两种:

（1)引入保密制度，鉴定文书档案价值并做好级别划分，等级较高的设为保密信息，等级较低的设为公开信息；

(2)引入审批制度，全面保障机密信息的安全性，要求工作人员提前上交调取申请报告，待审批通过后再给予其查看高等级档案的权限。三、结 语

总之，医院文书档案数字化的全面建设有利于提高医院的管理效率，将动态化的大量信息输入到数据库中，便于快速检索与查看；并增强了档案管理质量，基于电子备份规避了档案缺失或受损等风险；提升档案的利用效益，通过信息共享等功能充分落实各项医疗工作，全面发挥文书档案的管理价值，促进医院整体运作水平的优化。