事业单位财务信息化的问题分析

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2023.23.015

［摘 要］在信息化时代，信息技术给我国事业单位的发展带来了深远影响，越来越多的事业单位借助财务信息化有效提高财政资金的使用效益，提升事业单位财务的管理水平。本文针对事业单位财务信息化的问题进行研究，认为事业单位的财务信息化对事业单位发展有着重要的价值。探讨事业单位在财务信息化建设过程中具体环节的管理流程以及内部控制信息化、固定资产信息化的思路，并提出要通过优化人员工作能力、改进单位管理制度，促使单位财务信息化工作发挥应有的价值，从而让单位管理体系趋于完善。

［关键词］事业单位；财务信息化；资产；内部控制

［中图分类号］F23文獻标志码：A

事业单位是为社会提供各项公益服务所成立的组织，事业单位的财务信息化建设相对于企业起步较晚。在当前信息技术高速发展的时代，为更好地履行自身职能，提高资源利用效率，使财务管理发挥最大价值，越来越多的事业单位开始开展财务信息化的建设。但是我国事业单位的财务信息化建设还存在一定的问题，主要原因是财务工作中还存在一定环节无法适应信息化时代的要求，影响了财务信息化工作的进一步开展。因此，本文针对事业单位财务信息化工作进行研究，认为事业单位开展财务信息化建设对于事业单位工作的完善具有重要价值，事业单位在开展财务管理中要认识到财务信息化的重要意义。

1 事业单位财务信息化的问题

第一，内部控制未实现信息化。事业单位的内部控制工作是否实现信息化，在很大程度上直接决定了单位财务信息化建设的成败。事业单位在内部控制中最重要的部分是预算管理和报销管理，若这两项工作存在风险，将严重影响事业单位的管理水平，甚至产生资金被挪用等风险。但是当前部分事业单位在内部控制信息化中还存在一定的薄弱环节，对于关键的预算管理、报销管理工作控制机制还不够规范，不能借助财务信息系统实现对相关工作的有效管控，资金支出中存在较高风险。

第二，固定资产管理信息化不科学。事业单位在开展财务信息化中，要借助信息系统对固定资产的各环节流程进行全面优化。但是部分事业单位在开展固定资产管理中，未建立规范的管理机制，信息系统的管理不具有先进性，容易导致事业单位的工作流程存在较大风险。例如，固定资产信息存在偏差，导致事业单位存在账实不符的问题，给国有资产的保值增值带来不利影响。

第三，人员能力不适应财务信息化工作要求。长期以来，很多事业单位的财务人员仅能适应核算会计工作，不了解如何在信息化时代开展财务信息化工作建设。由于部分事业单位的人员工作水平能力不足，无法参与财务信息化工作的具体流程。

第四，管理制度不够科学。事业单位在财务信息化工作中，要加强财务信息系统管理及系统安全管理，但是部分单位不重视配套制度的建设，信息系统运作过程存在一定风险，当系统遭受黑客攻击等问题时，将给单位的财务信息系统带来严重威胁。

2 事业单位财务信息化的建议

2.1 内部控制信息化

2.1.1 健全全面预算管理机制

第一，明确全面预算管理的信息化工作要求。在信息化的管理模式下，对事业单位的预算编制、执行、分析、考核等环节提出更高的要求，单位要借助信息系统形成全面管理的机制，帮助单位提高对各类资源的统筹能力及对资金的规划能力，通过预算系统实现对资金支出的有效控制，促使单位对资金实现精细化管理。事业单位要形成贯穿单位管理全过程的预算管理系统，防范信息孤岛现象，确保所有数据能够实现共享。

第二，改进事业单位预算编制模式。事业单位在开展预算编制时，要建立规范的编制模式，结合单位的工作任务分析单位管理流程要点。在信息化的管理模式下，事业单位各项数据都能够由系统进行集成，通过这样的模式能够大大提高单位的管理效率，让单位各项预算数据更加准确，并通过信息系统对事业单位的业务预算、资本预算、财务预算等各项预算事项进行高效编制。在传统的预算编制方式下，事业单位人员要手工分析各项数据，工作量较大；而在信息系统的管理模式下，单位人员能够借助信息系统调取所需要的各类数据，并在线填报预算信息，缩短预算编制周期。同时在预算管理指标中，单位要明确各项指标的取数方案，确保预算编制中各项数据准确。各部门在编制本部门的预算之后，由信息系统对各项预算数据进行汇总，再提交单位的财务部门进行分析。单位的财务部门在对预算内容进行分析之后，由单位管理层根据财务部门提交的预算汇总情况分析是否存在问题，通过沟通协调形成最终预算。在预算审核通过之后，由信息系统自动将预算分解至事业单位各部门乃至员工，通过对预算进行分解的方式，让工作人员了解预算工作的要求。

第三，规范预算执行。在预算开展的过程中，各项经济业务事项从发起到执行的各环节都能够借助信息系统实现控制，通过以资金为核心的管理模式，将预算控制节点实现前移，从而提高财务管理工作效率^［1］。工作人员在开展报销之前申请报销时，由系统自动分析是否存在相应的预算额度。相关事项审批通过之后，自动锁定相应的预算额度。通过这一方式能够有效控制各项经济业务事项，借助信息系统将预算和经济业务事项实现统一管理，并借助信息系统帮助单位动态分析预算工作执行进度，以此控制预算偏差。

第四，优化预算考核机制。事业单位各部门在完成预算工作之后，通过预算考核能够形成激励约束机制。事业单位的信息系统结合各部门预算执行的情况和预算指标之间差异进行分析，自动生成评价结果，提高考核效率。

2.1.2 借助信息系统优化报销流程的审批控制

报销控制是内部控制工作的重点，若报销流程管理不规范很可能产生资金被挪用等一系列问题，严重影响事业单位正常工作的开展。因此，事业单位应借助信息系统提高报销流程规范性。

第一，明确报销流程管理的要求。事业单位借助信息系统开展报销，能够借助系统高效的数据查询功能，根据信息系统中的相关数据对费用事项进行严格管理，并合理安排单位各项工作，通过信息系统能够提高各部门的费用管理规范性^［2］。报销流程包括工作人员在线填写报销单据、领导审批报销事项、会计审核、出纳支付等流程，通过对报销流程进行信息化管理的方式，能够让事业单位的报销工作更加规范。

第二，借助条码技术开展费用报销工作。事业单位在报销过程中，报销单的信息保存之后由信息系统根据条码规则生成唯一标识的条码信息，并打印输出印有条码的报销单，工作人员将原始凭证粘贴于报销单上，由财务部门进行审核。财务人员审核时通过扫码枪能够读取条码信息，并自动匹配系统中的报销单据开展审批。这一方式能够提高报销效率，由系统根据相关信息自动生成财务凭证，避免手工制单的低效问题。

2.1.3 实现合同管理信息化

合同管理作为事业单位管理中的重点，通常合同管理体系涉及的数据较复杂，通过完善合同管理的信息化机制，有助于实现对合同的高效管控。事业单位要明确合同信息化工作流程要点，让合同信息能够得到信息系统的及时监控及审查。

第一，要建立合同管理信息系统，在合同管理信息系统中要求单位所有合同都录入系统中，并对合同的信息由系统进行监控。比如，对于合同中的付款条件由信息系统自动进行监控，达到付款条件的由系统提示付款。

第二，在合同执行的过程中，通过信息系统自动记录履约情况，并将履约情况更新到单位数据库，为单位未来开展与相关主体的合作提供信息参考。

2.2 固定资产信息化

2.2.1 建立固定资产信息系统

第一，事业单位固定资产管理系统是否先进、功能是否完善，在很大程度上直接决定了事业单位固定资产管理水平的高低。事业单位要建立规范化的固定资产管理模式，结合单位实际特点加强对固定资产管理系统的开发，认识到事业单位固定资产管理系统对固定资产管理工作产生直接影响，也对单位的财务管理产生重要影响。事业单位要结合事业单位的实际特点明确信息系统建设的具体要求，确保固定资产的管理流程具有先进性，并且在开发固定资产的信息系统界面时做到简洁易懂，因为固定资产管理系统使用方不仅涉及单位财务部门，还涉及单位的所有员工。同时，固定资产管理系统要具有稳定性，确保信息平台能够稳定运作。

第二，打破信息壁垒。事业单位在开展固定资产管理的过程中要实现信息共享，通过打破信息壁垒的方式，让事业单位的固定资产管理机制更加高效。事业单位在开展固定资产管理平台建设时，要让各系统之间实现数据接口建设。比如，固定资产管理系统要和财务系统之间建立数据接口，在固定资产系统中录入相关固定资产折旧年限、折旧方式等信息，在单位的财务系统中自动更新相关信息，自动计提折旧并生成会计凭证。

第三，按照单位的实际情况开发信息系统。事业单位在开发信息系统时，要考虑单位的管理要求。不同事业单位的管理流程有一定差异，单位要结合自身实际情况进一步优化信息系统建设。事业单位在开发信息系统时，要结合单位未来发展规划确保信息系统能够满足未来一段时间内的需求，避免系统无法适应事业单位固定资产规模扩大的问题。

2.2.2 优化事业单位固定资产管理系统的流程

第一，规范固定资产管理机制。事业单位在开展固定资产管理的过程中，要明确不同员工的权责关系。对于新增固定资产，要将固定资产的相关信息通过信息系统进行更新，并将固定资产的使用责任落实到具体的人员，确保人员的工作职责得到严格管理。单位要将固定资产管理工作中的使用部门信息、人员信息、使用地点信息等一一对应，确保固定资产得到规范化管理。对于存量固定资产，事业单位要建立定期盘点机制，避免账实不符的问题，借助固定资产信息化管理平台对单位各类固定资产进行全面清查。事业单位可以借助粘贴条码的方式将所有固定资产贴上相应的条码，在固定资产清查时通过扫码枪直接扫描条码，以此提高固定资产清查效率，并借助固定资产清查分析固定资产是否账实相符，对于账实不符的问题要制定恰当措施予以解决，确保固定资产管理流程得到规范管控，让事业单位的管理活动清晰且合理。

第二，在固定资产管理中要建立网络化的管理机制。通过信息系统的建设，对单位固定资产实施网络化管理，使单位各部门人员能够通过信息系统掌握和自身相关的固定资产情况，从而确保各类资源实现共享，为单位固定资产管理流程的改进奠定基础。

第三，针对固定资产管理情况建立量化的考核指标体系。事业单位在开展固定资产管理的过程中，为了确保管理工作要求落到实处，可以充分发挥人员工作的主动性和积极性，借助信息系统建立对人员固定资产管理工作的考核指标。比如在使用事业单位各项信息系统的过程中，对于大型仪器设备，工作人员在启动设备之后要记录相关信息，在使用完毕后再次记录，由信息系统结合相关固定资产的使用时间分析固定资产的使用效率，并由系统分析各项固定资产是否存在闲置、低效问题。

第四，通过信息系统建立对固定资产管理的追责机制。事业单位在开展固定资产管理时若发生问题，对于人为因素导致固定资产损坏或遗失的问题，要借助信息系统及时定位相关责任人，并由单位进行追责。对于违背单位固定资产管理流程的人员及时予以处罚，从而解决传统管理模式下人员随意操作固定资产的问题。

2.3 改进管理制度

2.3.1 规范事业单位信息平台建设

第一，事业单位要建立规范的制度体系。通过优化制度建设的方式，对单位工作流程进行分析，并通过建立完善的制度明确单位信息系统建设的流程和管理方案，确保事业单位在开展信息系统建设时，能够结合单位的实际特点形成规范的建设标准，从而让单位对财务信息平台建设有条不紊地推进。

第二，事业单位要结合自身实际情况进行分析，确保财务信息系统建设能够适应单位发展要求，促使单位的工作流程实现规范化。

2.3.2 建立信息安全管理制度体系

事业单位所涉及的财务信息數据较多，在财务信息化的背景下，各项数据都在信息系统中得到管理。

第一，为规范事业单位工作流程，要建立安全可靠的信息管理机制，通过提高数据的安全性，实现事业单位各环节工作的规范化管理，避免信息管理系统中出现漏洞，给单位发展带来风险。

第二，事业单位在信息系统安全建设中，要通过加强杀毒软件建设、防火墙建设，确保系统的运行具有稳定性，并确保各项数据具有安全性，从而为事业单位财务信息化工作的正常开展提供必要的支持^［3］。

3 结语

财务信息化是事业单位财务管理发展的趋势，虽然事业单位财务信息化建设的起步时间相对企业较晚，但是发展速度较快。事业单位要进一步借助信息技术提高财务管理各环节的合理性，借助财务信息系统的管控机制促使工作流程更加科学，并通过信息平台实现资源共享。事业单位要明确财务信息化建设工作的具体要求，进一步提高财务信息系统的合理性，促使财务信息系统为事业单位的财务工作提供支持。

参考文献

［1］杨波. 事业单位信息化内部控制体系建设思考［J］. 经济管理文摘，2020（6）：171-172.

［2］马洪达，柳文娟. 新时代下行政事业单位财务信息化平台建设研究——基于内部控制建设和政府会计制度施行“双重”影响的财务信息化建设思考［J］. 中国集体经济，2020（2）：130-132.

［3］崔雷，王琪，石磊. 事业单位信息化安全管理分析［J］. 无线互联科技，2021，18（17）：23-24.

［作者简介］冯琳，女，陕西西安人，西安市保障性住房管理中心，中级会计师，本科，研究方向：财务信息化。