乳业行业采购成本控制问题及对策探讨<br/>——以ML乳业为例

乳业行业采购成本控制问题及对策探讨
——以ML乳业为例

2023-12-13郭青宜刘研华

中国储运 2023年11期

文/郭青宜刘研华

当前我国乳业行业快速发展，市场参与者众多，竞争激烈。为了提高市场占有率，乳业不断压低生产价格，这给乳业采购部造成了极大的压力。谁能高效管控采购成本，谁就占据了扩展市场份额的优势。文章通过对ML乳业的采购成本控制进行研究，分析采购成本控制方面的不足，结合M L乳业实际情况，并参考实践经验提出M L乳业采购成本控制对策，为其他企业的采购成本控制发展提供参考。

引言

如今乳业行业竞争日渐残酷，各企业在确保质量无误的基础上纷纷从价格上着手提高自身优势。当价格水平相当时，企业的盈利能力取决于成本，如果企业能保持较低的成本，就会提高企业在市场上的竞争力，获得更多的收入，当有更多的经济资金后，企业便有更多的能力和资本来提升产品质量，改善产品设计，寻求更广阔的发展空间。

一、ML乳业概述

（一）M L乳业简介。M L乳业集团成立于2001年11月，公司自成立以来一直专注从事乳制品的研发、生产和销售，公司拥有先进的生产工艺和生产设备，建立了严格的质量管理体系。公司有现代化的干法工艺生产线，生产机械化水平高、包装种类多样、全程可追溯。公司是国家高新技术企业，重视产品创新，坚持研发投入。公司从事乳粉制造20年，被中国食品工业协会评为全国食品工业优秀龙头食品企业。2016年国家工商行政管理总局商标局认定“M L”商标为中国驰名商标。

（二）ML乳业的采购成本控制概况。M L乳业的采购成本由采购价格与内部运营成本组成，采购价格包括原材料、直接人工、管理成本、销售管理费用、毛利等因素，他们占采购成本的81.35%，占很大的比重；库存成本、运费和办公费等因素构成了内部运营成本，其中库存成本占9.4%，库存成本是内部运营成本的主要影响因素。分析M L乳业总成本结构可知，原材料采购成本占据了总成本的一半以上，采购成本占比偏大。ML乳业总成本结构如表1所示。

表1 M L乳业2021总成本构成

表2 ML乳业2019-2021年相关财务数据单位：亿

二、ML乳业采购成本控制存在的主要问题及原因分析

（一）采购流程中忽视时间成本控制。M L乳业的采购活动从填写采购申请单到发出订单总共耗时100分钟，但传递与等待时间却耗时19天。根据公式，流通效率=100/（19*8*60+100）=1.08%，等待时间占总时间的比值高达98.92%，流通效率低。说明M L乳业忽视了流通效率对采购效率的影响，等待期间不能产生任何经济附加值，采购的时间成本上升，采购效率低。因为ML乳业的采购订单还是纸质形式，管理层不能第一时间了解到采购信息，信息流通不畅，耽误审批进度。同时，审批权限有限，审批机制不够完善，订单需要经过层层审批，采购流程复杂，效率低。此外，采购员为了减少工作量，囤积采购申请单，一并报送，造成传递等待时间长，其中时间成本、市场变化都可能导致采购成本的上升。

（二）原材料库存周转速度慢。ML乳业近三年的库存周转率分别是2.58%、2.86%、3.01%，而近三年的行业平均库存周转率分别是7.31%、7.84%、8.43%，M L乳业的库存周转率明显低于行业平均水平，库存周转速度慢，库存积压问题严重，流动资金被大量占用。而且原材料牛奶对库存的要求极高，库存风险增加，增加了存储成本。由于M L乳业采购规划不明确，采购部为了压低原材料价格，就延长采购间隔，不考虑企业实际需求，提前大量少批次购进原材料，一旦市场需求发生变动，就会使产品滞销，仓库堆积大量原材料。此外，由于牛奶易变质的属性，对库存有很高的要求，在面对这些积压的库存，ML乳业不得不投入大量人力与技术设备，使库存成本不堪重负。

（三）没有积极应对原材料价格波动。原材料价格持续上升，其中2020年原材料价格较2019年有较大幅度的增长，营业收入也产生较大幅度的增长，但毛利水平却有所下降，说明公司毛利率水平受原材料价格上升的影响，原材料价格的波动影响公司的盈利水平。由于公司没有投入充足的时间对原材料采购成本进行分析，没有及时关注市场供需变化，一旦市场行情突变，公司在面对原材料价格上涨时没有提前制定应对方案，就只能被动接受供应商的抬价。此外，公司也没有与供应商达成长期合作伙伴关系，缺乏与供应商议价的能力，在谈判中处于不利地位。

（四）采购活动缺乏监管。M L乳业在选择供应商时没有严格的评估标准，没有选择公开、透明的招标方式，采购员就利用负责挑选供应商这一权利，将回扣的多少作为选择标准，谋取私利。此外，采购人员经常外出采购，工作时间、地点变动性大，加上公司没有严格的考勤机制，工作懒散，经常出现私自外出的情况，不利于采购成本的管控。由于公司采购权利的所有者与行使者分离，采购信息不透明，采购评审标准不全面，采购活动缺乏监督，相互制约机制不完善。同时，采购员缺乏系统培训，工作效率低下，没有严格遵守职业道德规范，就会因为私利而损害公司利益。

三、ML乳业采购成本控制优化对策

（一）采购流程优化。ML乳业如果把文件传递以及审批流程应用到ERP系统中，提高信息化程度，就能减少采购时间成本。完善生产资料档案管理。每月底生产部门统计原材料使用情况并及时录入系统进行数据更新。强化供应商档案管理，季末进行评估。加强采购计划管理，采购部根据系统中销售部门录入的原材料使用情况可以及时、有针对性地对计划作出调整。加强订单管理。产品入库要在系统里同步操作，并由质保部将验收结果录入系统。月底采购部将原材料使用情况移交财政部审核，之后移交供应商，双方确认无误后系统自动提示付款。这样提高了信息共享程度，只要登录系统就能查看活动进度，提高了采购效率。

（二）库存成本控制优化。根据上年实际销量，客观地对本年市场需求进行预测，合理采购，制定库存计划。确定经济订货批量，平衡采购进货成本和保管仓储成本，公司尽可能地缩短原材料的在库期间，少量多次的购进原材料，减少阶段期间在库原材料的数量及金额，避免过多的资金积压。与此同时，对在库原材料采用分类管理的方法，对金额庞大、对生产经营有重要影响的原材料，公司加大力度投入人力与技术设备进行着重保管，维持企业的正常经营；对于金额小、对生产经营非重要的原材料，在不影响公司正常经营的前提下，适当地减少库存投入力度。客观、合理的库存管理利于企业降本增效。

（三）积极应对原材料价格波动。建立原材料价格波动预警机制，未雨绸缪。M L乳业应积极做好市场经营环境预测，要求采购人员进行市场调查，实时关注市场供需变化，依据管理人员的专业经验，找出市场原材料价格的发展规律，审时度势，根据调查情况制定科学合理的采购计划，及时作出提前或延时购买的决策。此外，与供应商建立长期采购协议降低采购交易成本。在遵守该协议要求的同时降低短期供应商的吸纳数量，将长期合作拉长，从而确保合作的便捷和稳固，提高合作伙伴采购量，从而提高与供应商议价的能力，享有供应商给予的优惠权利。

（四）采购审计优化。首先，实现采管分离，确保采购各环节相分离，确保各部门相互独立，相互监督，防止权利被滥用。其次，完善公平交易规则，提高透明度和公正性，禁止暗收回扣，要以公开招标的方式选择供应商，通过综合能力测评进行供应商的选择，审计部要进行事前、事中全程监管、事后抽查等程序。再次，采购信息公开透明，使每位员工都能参与到对采购活动的监督中，同时建立奖惩制度，公司员工都有权利对采购过程中的违纪行为进行举报，减少违规操作空间。最后，要加强对采购专员的技能培训以及职业道德培训，提高工作效率。