科研事业单位财务管理中内部控制问题分析及优化策略

2023-12-10贾媛内蒙古自治区药品检验研究院张萌内蒙古自治区计量测试研究院

财会学习 2023年32期

贾媛内蒙古自治区药品检验研究院张萌内蒙古自治区计量测试研究院

引言

科研事业单位肩负推动我国科研事业发展的重任。在财务管理活动中，内部控制起着关键作用。科研事业单位通过有效的内部控制，能够规划和配置资源、优化人员布局，以更准确高效的方式实现战略目标。科学而适当地应用内部控制工具可以显著提升科研事业单位在科研领域的领导地位，推动我国科研事业的发展。

一、内部控制与财务管理的理论分析

在财务管理的实践中，内部控制表现出其关键性的角色。内部控制的核心理念主要包括职权的分隔，这使得各个职位能够相互制约，相互监督，进而有助于实现管理的目标。内部控制也是一种实施流程控制以及管理各种风险的方法，这一流程有助于保证组织单位的稳定运行[1]。科研事业单位作为一种特殊的组织形式，其内部控制需要与单位的实际运行情况紧密联系。由于事业单位具有一定的公益性，其工作活动通常涉及经费的分配和利用，因此，事业单位的内部控制旨在提高社会效益，并且需要在制度建设上与单位的财务管理制度相结合。具体而言，事业单位财务内部控制的内容主要可以分为五个部分，即环境控制、风险评估、控制活动、信息沟通以及内部监督。首先，环境控制是内部控制的基础，包括组织结构、管理理念和人员素质等多个方面。事业单位需要构建适合其特性的组织结构，明确各级管理人员的职责和权限，同时通过完善人力资源管理，提升员工的职业素养，以强化内部控制的执行力。其次，风险评估是识别和处理可能威胁财务安全的关键环节。在评估过程中，事业单位需全面、深入地分析各种可能存在的风险，包括战略风险、操作风险、财务风险等，并基于评估结果制定风险应对策略。控制活动则涉及制度设定、程序设计等方面。控制活动的设计和实施需要充分考虑事业单位的实际情况，以确保财务管理的规范性和有效性。而合理的控制活动不仅可以有效防止各类风险的发生，还能提高事业单位的运行效率。信息沟通是内部控制的重要环节，涉及财务信息的生成、传输和使用。通过建立有效的信息沟通机制，事业单位可以确保各级管理人员及时、准确地获取财务信息，以支持决策的有效性和及时性。最后，内部监督是对整个内部控制过程的持续审查和评估。通过内部监督，事业单位可以及时发现并纠正内部控制的漏洞和问题，从而保证内部控制的有效性。

二、科研事业单位财务管理中存在的内部控制问题

（一）内部控制观念欠缺，监管机制不足

科研事业单位的主要资金来源包括财政分配、项目资金等，财务运作相对单一。由于其重视科研活动而轻视管理，因此，其内部控制的理念和执行方式存在明显不足。这种不足主要表现在：管理层对财务内部控制的基本认知和风险意识缺乏，导致控制管理仅限于财务部门，未能达成全员的参与[2]。管理层的重视程度对内部控制的执行产生影响，若缺乏足够的重视，可能会产生制度上的漏洞。同时，管理层对新的控制方法和理念存在抵触，这将影响到内部控制的推广。最后，有一些科研人员往往将财务内部控制误认为是传统的财务管理，对内部控制体系了解不够。

（二）财务管理体系不完善，存在缺陷

科研事业单位的财务内控体系存在一定的问题，具体表现在以下几个方面。首先，部分科研事业单位在构建财务内控体系时未能结合科研项目的管理要求，这可能导致潜在的财务风险无法被有效控制。这种情况的出现主要源于单位领导和财务人员对于科研项目特性理解不够深入，导致在财务内控体系的构建中，未能将科研项目的特点和需求纳入其中。其次，未能严格按照轮岗制度进行财务人员的岗位调整，从而导致财务风险的积累。在理想的财务管理体系中，轮岗制度是一种重要的内部控制手段，可以防止单一人员长期占据某一关键岗位，从而减少财务风险。然而，现实中部分科研事业单位在人员调动方面并未严格执行轮岗制度，使得财务风险得以积累。再者，很多科研事业单位缺乏独立的部门对内控体系的运行进行监督。内部控制体系的运行不仅需要全员参与，更需要专门的机构进行监督和评估，以保证体系的有效运行。此外，财务内控评价报告缺乏制度约束和复审机制，导致体系运行缺乏有效的监督。内控评价报告是检查和评估内部控制体系运行效果的重要手段，其公正、准确与否直接关系到财务管理的有效性。

（三）预算管理和风险管理的不足

在科研事业单位的财务管理中，预算管理和风险管理是两个重要的环节，但在实际操作中存在一些问题和不足。

1.在预算管理方面，首先，部分科研事业单位设立的预算管理目标与其长期战略发展方向有所偏离。这种偏离可能是由于单位内部在制定预算时没有全面考虑单位的战略目标，也可能是由于预算管理者对单位的长期发展策略理解不清，从而使预算管理的过程和结果产生与战略目标的背离，导致单位资源的浪费。其次，预算编制主要由科研部门完成，缺乏财务知识。科研部门人员的专业知识结构偏向科研，对财务知识可能了解不足，因此在预算编制过程中很难做到科学和具有可行性，这进一步削弱了预算管理的有效性。最后，预算执行过程中缺乏有效的监督和控制。在执行预算的过程中，由于缺乏有效的监管，可能出现预算的随意变更和预算挤占现象，使得预算不能如期执行，从而无法高质量地完成预算管理目标[3]。

2.在风险管理方面，首先，部分科研事业单位缺乏足够的风险管理意识，对财务风险安全的重视程度不够，使得风险管理的重要性得不到足够的认识和支持，从而影响了风险管理的效果。其次，工作人员的专业素养有待提升，无法准确识别和应对各类风险。由于缺乏必要的风险管理知识和技能，工作人员可能无法准确地识别潜在的风险，无法及时有效地采取措施进行应对，这直接影响了风险管理的效果。最后，部分单位在风险管理上未能有效结合信息技术。在信息化程度日益提高的今天，如能有效地利用信息技术进行风险管理，可以大大提高风险管理的效率和准确性。然而，部分科研事业单位仍然采用传统的风险管理方式，未能有效地结合信息技术，导致风险管理效率低下，不能及时发现和应对风险。

（四）财务信息化建设滞后，影响决策效率

财务信息化建设在现代财务管理中起着关键作用，其能有效提高财务管理效率，辅助管理决策，并增强财务的内部控制能力。然而，在我国科研事业单位中，一方面，由于诸多原因，财务信息化建设普遍存在滞后现象，这无疑给财务管理带来了许多问题。科研事业单位普遍面临资源紧张的问题，导致在信息化设施投入上存在短板。部分单位的财务管理软件过时，且更新缓慢，不能及时跟上财务管理的新要求。另一方面，由于对信息化建设重要性认识不足，一些单位对此投入不足，使得信息化建设滞后。此外，科研事业单位的财务人员在信息技术方面的培训不足，使得他们在使用财务管理软件时遇到困难，进一步影响了信息化建设的推进。而对于最新的云计算、大数据等技术的应用，则更显得力不从心。由于财务信息化建设滞后，使得财务数据分析和决策效率降低，无法迅速反应和适应变化的外部环境，从而影响了科研事业单位的竞争力。

三、科研事业单位财务管理的内部控制优化策略

（一）提升内部控制意识，强化内部控制环境

内部控制环境是科研事业单位内部控制系统的基础，对内部控制的有效性有着重要影响。其核心在于提升内部控制意识，通过创建一种重视并且执行内部控制的氛围，促使内部控制真正地融入到科研事业单位的运营与管理中。科研事业单位需要加强对全体员工的内部控制教育培训，提升他们的内部控制意识。每一名员工都应当理解并认识到内部控制的重要性，以及他们在内部控制系统中的职责。此外，内部控制教育培训也应着重于提高员工的风险意识，使其能够在日常工作中主动识别并管理风险。对于科研事业单位的高层管理者来说，他们不仅要有坚定的内部控制意识，还需要展现出对内部控制的承诺。管理层应建立明确的行为准则，鼓励员工遵守规定，并以身作则，树立良好的道德榜样。此外，管理层还应鼓励员工报告可能的违规行为，并确保相关报告能得到及时处理。此外，建立健全的内部控制政策和程序也是强化内部控制环境的重要措施。科研事业单位应根据自身的运营特点和风险环境，制定出具有针对性的内部控制政策和程序，并定期评估其效果。最后，科研事业单位还应引入独立的内部审计机构，负责对内部控制的实施情况进行定期审计。内部审计可以提供第三方视角，帮助科研事业单位发现潜在的问题和风险，进一步强化内部控制环境。

（二）完善财务管理体系，强化风险防控

科研事业单位在面对复杂多变的经济环境时，其财务管理的重点逐渐从单纯的经济效益向风险防控转变。因此，建立健全的财务管理体系，以强化风险防控，显得至关重要。首先，科研事业单位需要建立全面的风险识别和评估机制。单位内部应设置专门的风险管理部门，负责识别、评估和监控各类财务风险，包括但不限于项目投资风险、流动性风险、信用风险等。此外，对于已经识别的风险，应当进行定期的评估，以确保风险控制的时效性和准确性。其次，强化财务决策的风险防控，以降低可能产生的财务损失。决策过程中应考虑风险防控，结合风险识别和评估的结果，进行理性的决策。在决策过程中，应注意风险的转移和分散，避免因单一风险而导致重大损失。再者，完善财务报告体系也是强化风险防控的重要措施。最后，加强内部审计机制，能够为风险防控提供有效的支持。内部审计可以定期检查和评估风险防控的效果，及时发现并提出改进建议，以确保风险防控的连续性和有效性。

（三）加强预算管理和风险预警机制

科研事业单位的内部控制优化策略中，加强预算管理和风险预警机制是一项重要的方案。预算管理是财务管理的基石，预算的制定与执行情况的监控直接关系到科研事业单位的经济效益和财务风险，而风险预警机制的建立则能有效地提前警示可能出现的财务风险，从而使科研事业单位有充分的准备和应对措施。

预算管理应从预算的制定、执行和监控三个环节进行改进。首先，预算制定应科学、合理，预算目标应清晰明确，预算数据应具备可比较性和可衡量性，以便进行效果评估。此外，预算的制定应充分考虑单位的经济环境和经营情况，同时考虑单位的战略目标和资源配置情况，使预算制定更具针对性和实效性。预算执行过程中，科研事业单位应实施严格的预算控制，定期进行预算执行情况的分析，及时发现并解决预算执行中出现的问题。预算监控应建立有效的预算执行情况报告系统，及时向决策者报告预算执行情况，以便决策者根据预算执行情况进行决策调整。

在风险预警机制方面，首先，科研事业单位应设置专门的风险管理部门，定期进行财务风险的识别和评估。其次，科研事业单位应建立风险预警体系，对各类财务风险制定预警指标，及时发现并处理财务风险。例如，可以设定财务比率指标、财务偏离度指标等多种预警指标，从多个角度监控财务风险。再次，科研事业单位应建立完善的风险信息报告机制，及时向管理层报告风险预警信息，以便管理层对风险进行及时的处理和控制。最后，科研事业单位应对风险预警体系进行定期的检查和评估，对风险预警体系进行持续的优化和完善，以提高风险预警的准确性和时效性[4]。

（四）推动财务管理信息化，提升管理效率

科研事业单位内部控制的优化，离不开财务管理信息化的推动。信息化是现代管理的重要工具，它通过信息技术手段，能提高科研事业单位的财务管理效率，提升内部控制的效果。财务管理信息化主要表现在财务数据的采集、处理和使用的自动化和智能化。科研事业单位应运用现代信息技术，如大数据、云计算、人工智能等，对财务数据进行集中处理，生成财务报表和决策分析报告，以供管理层进行决策参考[5]。同时，财务管理信息化也能实现财务业务流程的自动化，如发票的自动开具、财务数据的自动录入等，显著提高财务工作的效率。

此外，财务管理信息化还有助于强化内部控制环境。通过设定权限管理，可以确保财务数据的安全性和准确性。实施风险管理系统，能对财务风险进行及时的预警和响应。建立审计追踪机制，可以追踪财务业务的每一个环节，确保财务活动的合规性。

推动财务管理信息化，不仅需要科研事业单位投入资金建设相关的信息化设施，还需要进行相应的人员培训，提升财务人员的信息技术素养，培养财务人员运用信息化工具进行财务管理的能力。通过财务管理信息化，科研事业单位的财务管理将更具科学性、规范性，有助于实现内部控制的优化，提升科研事业单位的财务管理水平。