证券公司智能财务共享服务中心构建研究

叶丽霞 东莞证券股份有限公司

引言

随着证券市场的快速发展和金融科技的日益成熟，证券公司面临着越来越复杂的财务管理需求和挑战，传统的财务管理模式已经无法满足多变的金融环境和不断创新的业务类别。2022 年，国资委下发《关于中央企业加快建设世界一流财务管理体系的指导意见》，进一步明确财务数智化转型要求。为了提高财务管理的效率和精准度，证券公司开启探索构建一个数智创新、统一规范、降本增效的智能财务共享服务中心，通过集中管理和共享数据，实现资源的优化配置和业务的流程协同。

一、智能财务共享服务中心的概述

（一）智能财务共享服务中心的定位

智能财务共享服务中心是一种依托信息技术，以业务和财务数据处理为基础，以充分发挥财务“服务业务开展、防控各类风险、提升流程效率、降低运营成本”的功能为目的，通过集中管理、共享财务资源和信息的管理模式。智能财务共享服务中心除了记录会计凭证、编制财务报表、预算规划和管理、财务分析报告等会计工作，还通过汇聚不同业务单位、不同业务系统的底层数据，清洗并整合成标准化、专业化、可视化的数据集市，实现财务管理效率和精准度的提高，为公司经营决策的制定提供强大的数据依据。

智能财务共享服务中心具有专业性、服务性、技术性、统一性、规模化和数据化的特点，以专业知识为基础，以服务公司内部各单位各岗位为目标，依赖高效且能覆盖整个公司范围的信息系统，建立统一的操作模式、流程和标准，利用规模优势降低公司成本，打通业务系统向财务系统的数据传导，形成数据集市。

（二）财务共享服务与常规财务集中的区别

财务共享服务与常规财务集中有以下几个区别。第一，常规财务集中是事务处理者，向经营管理层负责；而财务共享服务是服务提供者，以公司内部所有数据需求者为中心。第二，常规财务集中是简单地将各地财务人员集中到总部，但是整体仍然按照旧模式工作，原流程和标准基本保持不变，注重集中控制、降低成本；而财务共享服务关注流程的优化与重塑，除了注重降低成本，更要求提高财务效率和质量、实现标准化规范化、整合资源展示全局视觉。第三，常规财务集中主要关注财务数据的集中记账和统计等基础工作，而财务共享服务具备更高级的分析工具和技术，通过建立大数据集市促进业务数据与财务数据的联动分析，揭示数据背后隐藏的因果和走势，提供相关的业务洞察和决策支持。

（三）构建智能财务共享服务中心的重要性

面临证券业务类型不断创新、业务品种日渐丰富、分支机构队伍持续壮大的发展趋势，证券公司需加快智能财务建设，以加强信息化管理、提升系统集成能力，加强财务管理、提升财务价值创造能力。首先，通过标准化的流程和系统，集中管理和处理财务数据，减少重复机械人工操作，可以大幅提高财务工作的效率；通过标准化并汇聚不同业务单位的数据，实施数据验证和核对机制，可以提高财务数据的准确性和一致性。然后，通过数据共享促进业务单位与财务部门之间的协同合作，科学匹配财务资源，提高了沟通效率和协同能力；同时，促进不同业务单位之间的财务资源共享，避免了资源的重复采购和浪费，提高资源优化配置的财务服务。最后，智能财务共享服务中心运用信息新技术通过各数据层面的深度剖析、洞察业务风险点，融入到业务开展的全生命周期，为经营管理层的决策制定提供全面、准确的数据支持，不再是只能依据过往经验或表面数据，锻造公司新的核心竞争力，厚植公司持续健康高质量发展根基。

二、构建智能财务共享服务中心的构思

构建证券公司智能财务共享服务中心，需要得到公司经营管理层的大力推进、财务部门的专业知识支撑、金融科技部门的技术加持、各业务单位的积极响应，更需要明确构建目的，并持之以恒地为该目的而不断改进与完善。构建过程大体上可以划分为初级阶段、中级阶段和高级阶段。在初级阶段，财务共享服务主要是积极探索建立智能化财务项目，包括财务人员集中化、清算自动化、商旅费控智能化、全面预算系统化、无纸化办公等，大幅减少人工重复低效的数据处理，提高数据准确性和统一性，提升财务服务能力。但初级阶段仍然各自独立工作，数据集成和协同合作还相对较弱。在中级阶段，财务共享服务将基础性数据实现标准化和流程化，及时发现并提示各类风险点，为公司提供财务监察；同时，运用创新信息技术整合和处理不同业务单位、不同业务系统的数据，形成数据集市的雏形，初步打破信息的屏障与枷锁。在高级阶段，智能财务共享服务中心不仅可以运用数据集市随时随地根据不同的业务需求提取数据进行纵向和横向对比的深度分析，自动生成可视化的图像和文本分析报告，还可以根据分析结果进行进一步业务发展趋势的预测和市场创新方向的预判，参与到公司更长远的战略规划和业务转型中。高级阶段的信息系统数据集成达到了高度成熟，智能财务共享服务中心在整个公司运营中得到高度认可和重视，成为经营管理层掌舵决策的重要伙伴。

（一）设计规范流程

证券公司财务数据具有高度复杂性和敏感性，构建证券公司智能财务共享服务中心的流程需全盘考虑。第一，对证券公司财务工作进行全面评估，分析各业务单位的财务需求和瓶颈问题，确定智能财务共享服务中心的构建目标。第二，统一规划部署，确定职能划分和服务模式等，明确智能财务共享服务中心各阶段的定位和职责。第三，整合公司内部的资源为共享服务中心提供必要的财务人员、技术设备、软件系统等资源支持，平稳地改变人员的工作习惯，想方设法将事前请示、事中监控和事后评价分析的线下流程都变更为线上流程，推广自动化、智能化、平台化的新型办公模式，实现互联互通。第四，梳理公司各单位的业务数据逻辑，建立标准规范的操作手册和统一执行的财务流程，完善各项数据统计维度，加强数据治理，以激活数据价值。第五，分阶段拓展共享边界，逐步迈向数据中心。将各单位的财务工作转移至共享服务中心的过程中，要做好沟通和协调，确保顺利过渡和业务的连续性。第六，建立监控和评估机制，定期对共享服务中心的运行效果进行评估和改进，根据反馈结果以及新要求新变化不断调整和优化流程。通过设计规范流程，证券公司整体上财务工作效率会大幅提高，生产的财务数据会具备各维度可比性。

（二）搭建信息系统

证券公司存在业务系统模块多、交易品种和频次多、交易量巨大、数据维度繁复等特点，智能财务共享服务中心信息系统的构建需要保证数据的实时性和准确性。首先，明确智能财务共享服务中心的信息系统在各阶段需要满足的功能和指标，包括业务规模控制、资金流监测、风险指标控制、财务分析维度等，规划出以流程为核心的系统蓝图。然后，根据需求制定涵盖基础设备、硬件、软件的信息系统设计方案，确定外购还是自主研发，满足数据高并发、高可用、低延迟等特点。接着，开发或引入安全、先进的财务信息管理系统，对接税务云、商旅平台、采购平台、资金管理系统、业务投资系统，通过发票智能识别校验、采购平台合规监控、财务凭证影像存储、移动网络审批、RPA 智能机器人、OCR、区块链、辅助系统等新型技术工具，搭建财务信息系统数据集市，同步构筑安防体系。上线前反复测试其性能和可靠性，确保信息系统可以有效地获取底层数据，以及各系统间的数据传递的实时性、准确性、稳定性和安全性。同时，需充分考虑数据存储、访问权限和流程闭环管理等方面的问题，通过一系列金融科技赋能保障提供高质量财务服务的连续性。信息系统上线后持续优化改进，收集数据需求用户的意见反馈，对系统参数进行持续的跟踪和维护；不断拓宽基础数据获取渠道、扩大服务对象覆盖面、提升数据采集挖掘的自动化水平，辅助更好地发现线索、锁定问题，增强预警能力，提升经营监管效率。智能财务共享服务中心的信息系统成为公司信息系统的重要组成部分，通过配合自动处理功能的使用，使财务运营、资金管理、财务分析、经营监管等工作在信息系统中有序高效地进行。

（三）整合组织架构

证券公司业务众多，包括经纪业务、投行业务、资管业务、自营业务等，因此其智能财务共享服务中心的组织整合十分重要，需从以往的金字塔型向纺锤型转变。首先，明确智能财务共享服务中心的职责，包括基础核算、成本控制、预算管理、内部控制、资金管控、财务分析等职能。根据职能和范围，确定所需的二级部门，包括财务核算部门、财务分析部门、成本控制部门、预算管理部门、内部控制部门等，确保能够覆盖相关财务领域。细化各二级部门下的岗位，明确每个岗位的工作职责、技能要求和所需经验水平，包括财务共享会计、业务会计、管理会计等。根据上述所有要素绘制组织结构图，清晰展示中心各二级部门和岗位之间的关系和层级。

（四）优化人员配置

随着金融市场的快速发展和金融产品的日益创新，人员的综合素质的匹配对构建智能财务共享服务中心至关重要。整合组织架构后，还需根据岗位需求，招聘和配置适合的人员，确保人员具备所需的专业知识、信息处理技能、应变能力。公司需要明确每个岗位的工作职责、技能需求和绩效评估，细分不同层次和专业领域的要求，招聘和配置具有相关经验和技能的人员。人员到岗后进行多维度培训，使他们能够适应工作环境、掌握必要的专业知识和技能，持续培养智能办公习惯；后续定期进行全面的信息系统、数据处理和财务流程培训，对培训效果进行评估和调查，及时调整和改进培训策略和内容，使中心人员尽快掌握新技能以适应新的服务模式。同时，应确立科学的绩效指标，建立绩效评估机制，定期回顾和评估员工的工作表现，并根据评估结果和员工的发展需求和动机提供激励和发展机会；全力推动团队建设和团队管理，全员了解并认同智能财务共享服务中心构建的宗旨，建立大财务观念，提高团队协作能力和效率；必要时可考虑与财务系统、业务系统供应商签订人力外包服务协议，以更好地保证数据集市的稳定运维和挖掘更有价值的数据分析。

三、智能财务共享服务中心可能给公司带来的问题与解决方案

智能财务共享服务中心通过规范标准流程、优化组织结构、创新信息技术支持、挖掘数据价值等为公司的发展保驾护航，但同时它也可能给公司带来一些问题。

第一，智能财务共享服务中心需要集中处理大量财务和业务数据，对互联网和接口依赖性较高，造成数据泄露、篡改或丢失的系统风险增加。对此，公司可以采取严格的数据管理机制和数据安全保护措施，包括管理权限分配、控制查询导出、加密防护、安全备份、应急预案等，从而保证数据的安全性、完整性和可用性。第二，证券公司经纪业务、自营业务、资管业务、投行业务、另外投资业务中存在部分重要数据不能互通，而业务系统和财务系统的数据流动加大了信息隔离的难度。对此，公司需梳理各业务线的重要数据，对数据集市中需隔离数据打上标记处理，防止数据突破了隔离墙。第三，全国各地分支机构财务人员集中，可能使得税务机会成本增加。对此，应通过RPA 机器人等手段自动收集地方性的税务政策，搭建税务风险预警模型，丰富涉税风险阈值指标，可有效防范税务风险、运用优惠政策红利助力公司降本增效。第四，智能财务共享服务中心建立后财务人员如何分化。部分成为财务共享会计，不断构建和完善集中化标准化端对端的财务平台，实现低成本高效率地提供财务服务，为公司根深叶茂、本固长青的发展提供稳定的财务保障；部分成为业务会计，定期在财务部门和业务部门轮岗，为财务部门带来业务最新发展动态，为业务部门带来财务分析和机会识别，实现数据驱动，促进业财深度融合与共同进步；部分成为管理会计，运用数据集市更好地落实预算管理和业务考核、投融资资金和流动性管理、财务分析和预测，为经营管理层的战略制定和执行提供高价值的决策支持。

结语

综上所述，证券公司智能财务共享服务中心的构建是一个复杂且持续的工程。在考虑证券公司财务工作特点的基础上，设计规范流程、整合组织结构、搭建信息系统、优化人员配置是不可或缺的重要环节。通过清晰的需求评估和规划设计，可以确保共享服务中心能够满足各业务单位的财务服务需求，并在系统设计和开发过程中注重数据的及时性和准确性。此外，资源整合、人才培养、职责划分、协作机制和绩效评估也是构建共享服务中心的核心要素。持续的优化与调整确保适应不断变化的市场需求和业务要求。重塑数据基础，提炼数据价值，实现集中管理和共享数据服务，证券公司能够更好地提高财务管理效率，全方位多维度地管控业务风险，增强决策支持、危机应对等核心竞争力，在国家金融业快速发展的潮流中乘风而上。