大数据时代财务共享模式下的内部控制与信息安全

徐 青

一、前言

越来越多的企业向高水准财务管理和财务共享模式转型，选择安排专人负责集团财务活动和会计账目的集中处理。将集团内的财务活动和会计业务处理充分整合，使得财务管理的效率大幅度提升，经营成本被控制在更为合理的范围内，总体内部流程逐渐优化完善。结合内部控制和财务共享，实现企业内控管理和制度的高度统一，实现各子公司业务部门之间的信息互通，细化需要内部控制的经营和管理项目，实现系统数据的集中管理，结合大数据技术发现数据背后的问题。

二、财务共享的概念和积极作用

(一)财务共享的概念

财务共享，指的是企事业单位依托先进的互联网技术和高科技的办公系统，实现集团子公司和各个业务部门的信息互通，让会计核算、财务管理和审核的业务流程更为集中、高效地处置，将经营管理中零散的数据和信息高度整合，构建一个独立于各个部门的财务共享中心专门负责该项业务，并以统一化的管理理念和标准，对整个企业进行全方位的管理[1]。充分发挥财务监管部门的作用，发挥部门价值，为企业后续的发展方向和战略推进提供科学的理论指导。

在我国，中国电信和海尔集团率先引入财务共享理念，并通过共享式的财务管理战略推动了企业的内控水平和效益增长，以更高的管理水平和完善制度充分调动企业的信息和数据，在探索工作创新的同时，也的确对企业的信息安全和财务管理有较大的助益。

(二)财务共享的积极作用

财务共享最为显著的作用，就是让内部的沟通和信息流转变得更加高效。在过去，企业的财务信息内部流转过程极其拖沓复杂，信息传递的有效性相对滞后。许多紧急的项目和进程，因为逐级汇报和反馈也造成进度的拖延，还容易在逐级对接和传递中出现沟通中的误会和信息文件的缺失，许多人都要花较多的时间和经历用于反复核对和确认，导致整体工作进度的拖延和内部沟通成本的提高，甚至因为理解上的误区和数据精准性方面可能出现的问题，让企业财务信息和数据的准确性降低[2]。

另外，在过去的企业财务管理工作中，财务部门很难发挥其管理作用，需要将更多的精力和时间用于核对账目和审批项目等事务性工作当中，不能以宏观的视角结合以往财务数据和经营成绩获得更多的经验和方法。致使企业的风控能力和内控水平等方面存在问题，容易因为内控水平低下、信息安全缺乏保证，导致企业的核心战略无法顺利推进，难以实现对企业风险管理和控制水平的提高。只有建立了公开、透明的财务共享模式，才能实现企业内控和财务管理的统一化、标准化执行，推动各项经营水平的提高，也能帮助企业提升收益。

全新的财务共享模式还可以在提高效率的同时，降低财务管理部门的财务和审计人员的工作压力，将其从繁杂且重复的工作中解脱出来，实现新时代财管人员的角色转变[3]。让具有理论经验也了解企业经营结构和模式的优秀人才有更多的时间和经历通过业务上的优化和管理上的创新，结合财务共享中心和现有数据推动企业财务管理和内控管理工作顺利开展，从做账会计向企业发展经营的指导者的身份转变，从而获得有助于推动各部门高效协作和提高企业经营效益的方式方法。

三、财务共享模式的特点

(一)基于计算机技术和大数据技术

财务共享模式，是依托现代化的计算机信息网络和互联网大数据技术为基础的。首先，构建出适用于财务申报、电子支付等财会业务处理的独立系统，并将其与现代化的企业内部通用线上办公系统实现数据整合。线上化的系统模板可以让财务单据实现数字化，一键成文，支持线上传阅和打印归档，实现线上线下的协同管理，扩充文档的储存模式，便于后续的检索和管理[4]。

且智慧化财务处理的系统功能，如会计电算化和财会机器人等，也可以实现智能化纠错和财务审核，极大地解放了人力资源，让审批确认等流程更加高效和便捷，节约财务部门内部及财务部门与各部门之间的沟通成本，使企业的财务管理效率和资金周转率更高，提高企业的现金流健康系数，推动企业财务管理向信息化和智能化发展转型。

(二)遵循企业财务管理的制度化要求

财务共享模式，以科学严谨的财务制度为准则[5]。对可能涉及的企业财务数据，如预算、成本、收入、支出和净利润等方面的项目和数据，都要按照科学先进的管理理念和行业制度来进行有序地管理。同时，要以此推行统一的会计核算系统，让企业财务系统内的各项数据有序整合、规范统计，并结合大数据技术的自动核算将所有数据有序地整合和分类，做好数据分析，总结出有助于企业后续管理的参考性数据，结合数据的变化规律和整个行业的发展动向为后续的发展和战略设计提供权威的数据支撑。

四、传统财务管理和内控模式中存在的问题

(一)企业的人员管理问题

由于部分企业并未清楚地认识到高水平的财务管理对企业发展的积极推动作用[6]。因此，企业内部也并未对财务管理工作和相关人员的工作予以高度地重视和支持，导致很多企业的财务部门成为了支援型部门，并未在财务管理领域充分发挥作用。

另外，财务共享模式是基于现代化的计算机、互联网和大数据技术所创新产生的新型管理模式。但现有的财会人员缺乏先进的理念，个人水平也存在问题，不能快速适应并融入全新的共享型财务管理模式。

(二)信息化建设的问题

传统的财务管理模式，没有做到有效地衔接企业集团下属的子公司和各个业务部门，各部门之间缺乏沟通交流，需要开展协作项目时缺乏默契和配合。各部门之前存在着严重的认知壁垒，彼此之间形成了信息孤岛的矩阵模式，信息和数据同步的周期较长，缺乏及时性，影响到工作项目的运行效率，不利于同心同向地完成企业的经营管理目标，从而推动企业内部管理水平和经营效益的提高，致使企业的发展陷入瓶颈[7]。

另外，在财务共享模式被正式提出之前，多数企业对财务信息的安全监管并不到位。甚至很多企业内部对员工离席随手锁屏、关电脑，定期存档重要文件和加密保存核心文件等方面都缺乏认知，更不要说建立防火墙和抵御黑客入侵等方面的操作。

(三)组织机构的问题

基于不同企业在经营模式和企业内部管理上存在的差异性，先进的财务管理理念在落实和融入时，也需要有关财务人员结合企业经营特色对相关理念进行本土化的优化和融入，不能照本宣科、生搬硬套，但这无疑也对企业的财务管理提出了新的挑战[8]。许多企业在落实管理方法和理念时缺乏清晰的规划和灵活性，使得相关制度难以推进，工作难以开展。制度的不完善和不适用也让企业内部对新制度的权威性和可行性产生了一定的怀疑，缺少充分的认可和配合度，也进一步阻碍了制度的落地。甚至在工作开展的过程中，出现权责划分不清、内部冲突频发等问题，使得兄弟部门之间难以平和顺畅地沟通协作，隔阂较大、各自为营，逐渐形成了企业内部财务管理各个环节的管理缺口，内部制度和结构混乱等问题也随之出现，为企业后续的发展和人员稳定埋下了隐患。久而久之，也必然造成各部门对财务部门的不满和不配合，二者业务相互分离，各部门的工作开展没有章法可循，财务和人力部门也无法发挥二者对其他业务部门的支持和监管作用，导致财务、人力和基础业务的相互分离。同时，二者也获取不到业务部门反馈的工作意见和优化发现，久而久之在票据确认和财务问题的内部流转上都会出现信息传递的不及时和不到位，导致重要经营信息数据的同步延误。一系列管理方案和项目任务无法推进，企业无法结合多方力量推动年度、季度和月度经营目标的顺利实现。

(四)经营风险的问题

在实际工作中，许多企业并没有提前制定风险预案，对突发的异常情况和经营问题没能及时作出相应的干预，去弥补企业的损失，推动经营管理项目的有序开展，直接造成了内部管理和业务上的停摆，对可能发生的损失束手无策，任凭经营风险的持续加剧。没能有效地提升企业的综合实力和抗风险能力，不利于企业长远和健康地发展。

五、财务共享模式下优化企业内部控制的具体措施

(一)全面开展先进的内部管理

首先要全面开展动员大会，向各部门和子公司传递财务共享转型的相关理念，结合各部门的自身业务特性和人员岗位要求，明确新模式转型后可以为各业务部门和员工个人带来的切实利益，如工作效率提升、难度降低，以及权责重新分配后的薪资待遇提升等。确保全体员工都能理解和认同财务共享经营管理模式，并发挥个人作用，积极配合相关模式的落地开展和企业的后续发展。

同时，要结合先进的理念和模式的功能，总结以往的经营管理经验，以服务于企业经营管理风格为前提，制定适用于企业集团的内部管理制度，强化企业各部门的内部管理水平，并推行相关举措。如加强会计流程的控制，以统一的标准和政策开展财务工作等等。

另外，面对企业的财资管理和成本管理，也需要结合先进的管理模式和办公系统，整理出核心的数据和制度，并实现财务管理与绩效考核结果的充分融合，以此来推动各部门的绩效考评制度完善，带动员工的积极性，实现高效的内部管理目标。

(二)构建先进的财务共享式内控环境

需要企业集团结合第三方技术公司构建适应企业实际需求的内部管理系统，结合先进的大数据计算水平，让系统各模块的功能得以实现，同时组织人员开展系统学习，反馈优化和升级建议，推动共享模式的构建和成熟。

持续强化对财会部门的支持水平，实现财务数据的实时同步和共享，带动企业内部的沟通和协作。并结合各部门的财务管理方式去探究财务部门的监控和监管范围，及时调整企业的经营管理战略。

(三)发挥信息化管理的作用

在财务共享模式下，内部控制体系优化非常重要的内容就是对企业的信息与沟通体系进行完善，应该加快企业财务管理与会计管理信息化建设，积极探索推进财务共享信息系统升级，在更大范围内实现财务信息和会计信息等相关数据的共享使用。同时，还应该针对信息安全的实际需要，对信息系统进行改进完善，强化信息系统授权操作控制，完善防护功能软硬件设置，为内部控制的实施提供良好基础条件。

(四)严格内部监督管理成果

积极推动财务共享模式下企业内部控制体系的完善，应该强化内部控制监督管理，重点是对企业的内部控制是否完善、是否健全以及是否有效等进行测试评价，并根据内部控制监督评价结果，指导内部控制具体管理措施的改进。此外，在内部控制监督方面，还应该重点发挥内部审计的作用，通过审计监督及时发现内部控制中的薄弱环节，进而有针对性地进行改进完善。

(五)提高企业的抗风险经营等级

为了企业的长期发展目标，需要依据行业数据、竞争对手数据和自身的以往经验来总结经营管理中的各项问题，为企业后续的发展指明方向，制定行之有效的风险防控方案。以此来应对各个经营管理项目可能遇到的问题，并提前准备好财务、人力等多个管理部门的应急举措，举全集团之力，竭尽所能规避风险，将已发生的问题可能造成的企业经营损失降到最低。及时调整后续的阶段性战略，从而对冲风险，确保整体发展目标和经济效益达到预期。

六、结语

借助当前日益成熟的大数据及云会计技术，企业建立和完善财务共享服务中心无疑是转变传统财务工作模式，提高财务管理体系战略性、决策性和关联性的必要手段。此外，基于大数据技术下的财务共享服务中心能够高效地整合、处理分析大量财务数据，有效降低企业经营成本，提升财务链和业务链的管理水平和效率，深度挖掘企业的市场价值，制定切实可行的企业战略，抓住时代机遇，从而迅速扩大市场占有率。