教育系统财务共享服务中心构建、运用与思考

2023-12-10林芳

环渤海经济瞭望 2023年10期

林芳

一、前言

1981 年，美国福特公司为了解决财务管理问题创建第一家财务共享服务中心，随着科技进步带来的管理创新与变革，财务共享服务在实践中不断完善和发展。2014年，财政部颁发的《全面推进管理会计体系建设的指导意见》指出，利用先进信息技术，建立财务共享服务中心，有利于推进我国管理会计信息系统建设，提升会计管理工作水平。2021 年12 月，财政部颁发《会计信息化发展规划》（2021—2025 年）指出，加快推进我国会计数字化转型升级，探索建设财务共享服务平台，有利于加快会计数据要素间的流通和利用，发挥会计信息在宏观经济中的管理作用。随着我国财政制度改革的推进，全国已试点建设财政预算管理一体化系统（以下简称“财政一体化系统”），它实质是财政构建的区域化财务服务共享中心。教育系统财务管理模式，如何利用财政一体化系统结合教育系统各基层单位的特征，推动财务共享服务模式在教育系统中的运用和发展，对提升教育系统财务管理水平和效率，建立完善教育系统内部控制体系，夯实教育系统预算绩效管理有着深远意义。

二、教育系统财务共享服务模式的概述

教育系统财务共享服务是一项在教育系统中的财务管理变革，通过财政一体化系统结合教育系统内部管理信息云平台共同构建教育系统财务共享服务中心，将教育系统各学校、单位原来分散的管理和财务职能，例如业务审批、预决算、绩效管理、报账、核算等集中到教育系统财务共享服务平台，通过平台整理数据，使数据标准化实现数据共享互通，提高教育系统财务处理效率和财务管理水平，加强教育系统内部控制管理和业财深度融合，推动教育系统财务管理转型。

三、教育系统建设财务共享服务中心的意义

与一般行政事业单位相比较，教育系统财务有其自身特点：其一，收入单一且重复率高，例如，学校收入中大量学生常规学费、杂费等重复性高，交易量大的特点。其二，教育系统具有基层学校数量多分布广，教育工作人员数量大，组织结构相对分散的特点。根据福建省龙岩市2022 年度教育经费统计显示：全市学校1321 所，在职在编教职工45798人，分布在7 个县市区。结合教育系统自身的收入单一、重复率高，基层单位分布广、教职工人员多的特点，在教育系统中推广财务共享服务具有现实意义。

（一）教育系统建设财务共享服务中心有利于降低教育系统财务管理总成本

传统学校财务工作中需要配置各种财务系统，例如支付系统、记账系统、报表系统、内控系统等，各学校不仅需要各自购买各种系统软件，每年需要缴纳年度软件系统维护费。各软件系统之间数据标准不一，数据无法共享，大大影响了财务人员财务处理工作效率，增加各学校人力资源成本。而教育系统财务共享平台的建立将各学校分散的各种系统统一到财务共享平台中，节省了各学校软件的购买和服务费用；财务共享中心实现各模块数据规范性，数据共享互通，减少了大量重复的数据搬运工作，特别是新型财务共享服务模式将实现自动化、智能化财务处理模式，能处理大量、重复性财务工作，大大降低人力成本，提升财务工作效率。在教育系统建设财务共享中心能降低各学校财务软件购买和维护费，减少财务人力成本支出，降低教育系统财务管理的总成本。

（二）教育系统建设财务共享服务模式将推动教育系统业财深度融合，提升内部控制水平和财务管理质量

教育系统财务共享中心的建设将以业务活动与财务活动为内容，财务共享平台为纽带，带动教育系统业务和财务深入融合。学校通过梳理收入、采购、资产管理等业务流程，将梳理后的业务流程与财务系统流程通过财务共享服务中心衔接，实现业务活动与财务活动数据标准化、规范化整合，促进教育系统业财深度融合；同时，发现业务活动和财务活动关键环节中控制点，将内控规则镶嵌入财务共享服务系统中，实现内控自动化、常态化，加强教育系统风险监控管理能力，提升教育系统内部控制工作水平和财务管理质量。

（三）教育系统建设财务共享服务中心有助于拓展会计职能，促进教育系统财务管理升级转型

传统教育系统财务人员从事大量的重复性财务审核和核算工作，忽略财务管理职能的拓展。而财务共享服务模式的推行，特别是新型财务共享服务实现业财自动化、智能化的服务模式，有助于帮助财务人员从繁重的重复性财务工作中解脱出来，提升财务人员会计信息处理能力和财务工作效率。教育系统财务共享服务中心的建设将实现学校财务数据标准化整合，提高学校会计信息的精准度和传递速度，整合后的信息数据呈现精细化、可视化，更利于财务人员挖掘财务数据背后的价值，为决策层提供有用的管理数据，拓展会计职能，推进教育系统财务管理升级转型。

四、教育系统构建财务共享服务中心的现状及在基层试点单位中的运用

（一）财政一体化改革为教育系统建设财务共享服务中心提供了框架和平台

随着“大智移云物区”等新技术发展，国家坚持运用系统思维和信息化手段加大财政一体化系统的建设与改革。财政一体化全流程整合财政各模块间流程并将规则镶嵌入系统，打造财政一体化区域财务共享服务平台，强化财政资金管理力度，提升财政资金管理水平。近几年，全国行政事业单位试运行财政一体化系统，教育系统积极参与财政一体化系统改革，并逐步实现财政一体化系统推广和升级。财政一体化系统逐步将预算管理、绩效管理、国库集中支付、单位核算、财务报告、工资统发管理、资产管理模块有机融合在财政一体化系统中，实现了上述模块的区域云平台一体化操作流程，使系统中数据规范、统一，各大模块间财务信息共享和互通。财政一体化系统还与审计国标数据库互通，将系统中数据与审计数据标准化，实现财政审计监督系统化、流程化和常态化。财政一体化系统搭建财政区域财务共享服务中心，为教育系统建设完善财务共享服务中心搭建了基础框架和平台。

（二）财务共享服务模式在教育系统试点单位中的实践与运用

财务共享服务模式需要依赖先进的管理信息系统才能实现，在企业中大部分的财务共享服务中心是从管理信息系统中升级而来。教育系统财务共享服务中心的建设同样需要管理信息系统的支撑。财政一体化系统在教育系统中已实现财政区域财务共享，但各基层学校的业务管理信息未纳入财政一体化系统中，业务管理信息系统是财务共享模式中重要组成部分，如何在教育系统打造业务活动管理信息平台，并与财政一体化系统进行业财融合，是建设教育系统财务共享服务中心的重要环节。某市教育科学研究院试点与主管局共同打造教育系统管理信息云平台，并逐步与财政一体化系统对接，实现财务管理延伸至业务前端，打造教育系统财务共享中心。在实践中市教科院利用腾讯云平台，结合本院自身业务特点与企业微信共同开发管理信息云平台。其优点有：一是无需购入新的管理信息系统，节约了本院管理信息使用成本；二是利用腾讯的云平台无需建立实体管理信息中心和避免流程再造，降低信息共享难度；三是利用移动互联网技术，实现教研员利用手机微信，随时随地办理院内业务；四是教育系统管理信息云平台的开发为下一步对接财政一体化信息系统打造教育系统财务共享服务中心做好平台对接准备[1]。

2019 年，试点单位某市教科院与企业微信团队进行管理信息系统平台建设。管理平台先对本院基本业务进行梳理：以教师培训为主要业务，及常规的办公审批，例如：差旅、采购、公车、人事、用章等业务。其次，平台梳理重建本院组织构架：院领导、办公室、中学教研室、小学教研室、学前教研室、综合教研室、名师办、培训中心。平台根据业务流程和组织构架设计审批中心：出差、用章、用车、采购、请假、项目预决算、公文处理等审批中心。最后，平台将本院内控流程镶嵌入院企业微信审批平台中，企业微信平台根据梳理后的人员组织构架分配各系统角色，赋予各系统角色相应的权限，实行授权审批制度，加强内控审批流程的监控和管理。

以教师培训项目为例，根据财政一体化系统中本年度培训预算总额的安排，培训处将年度培训预算细化至各学科，各学科在管理平台进行学科培训预算申请，预算申请通过平台经由本科室主任审批后流转入财务审批最后到达院领导处审批，预算审批过程只需要登录手机微信操作，不受时间和场地限制。如若发现学科培训预算不合规可网上拨回发起处，经办人修改后重新走线上流程。培训结束后，教研员可以根据平台培训预算单，结合培训情况实行线下或线上联合结算审批流程，相关培训单据经财务室审核后，推送至分管领导审批，最后数据流转到出纳处，出纳人员根据审核后的财务数据登入财政一体化系统进行支付，财政一体化系统将支付数据信息与年初预算项目资金匹配并自动生成记账凭证，会计人员审核记账后生成相应报表。整个培训项目由财政一体化系统预算为牵头，再到本院企业微信管理信息系统执行审核，最后再将数据传输回财政一体化系统，形成一个资金预算、使用、审核、监控闭环，实现培训项目业务和财务全流程整合和监管，规范培训项目各环节，形成业务驱动的财务自动化财务共享服务中心。

财务共享服务中心数据标准化，有利于挖掘数据价值，提升本院财务管理水平。例如，审计国标数据的导出，可以无缝对接审计系统，财务所有的数据只需要导出数据包，审计部门不受时间和地理的限制只需要接收数据包就可以进行账务检查，提高了审计工作效率。管理信息平台中的业务信息数据的规范和统一，有利于业务活动数据整理，例如平台对公车的审批制度，后台数据能够精准地调取公务用车的时间和地点，为科学管理公务用车提供技术保障[2]。

教育系统管理信息平台在实践中不断拓展财务共享服务中心业务内容，分别与主管局和学校共建局校互联平台，市教育公共服务平台，国家小学智慧教育平台，市家校协同育人平台，教育局办公室，教育系统管理信息平台建设打通了各学校间的地理限制，只需要各学校教职工通过微信注册企业微信账户就能共享某市教育教研直播课，学生通过直播课，达到业务平台共享，提升教研教学业务水平。下一步，各基层学校根据试点单位经验，将结合自身业务特征，在企业微信云平台建设符合本学校的管理信息系统，教育系统管理信息云平台将打通与财政一体化系统共通渠道，加快教育系统财务共享服务中心建设。

五、教育系统建设财务共享服务中心存在的问题

教育系统建设财务共享服务模式在试点单位的探索还在初探阶段，从整个教育系统特别是基层学校拓展财务共享服务职能还存在以下问题。

（一）教育系统中各学校管理信息系统落后，制约财务共享中心的建设

近年来，财政一体化共享服务平台不断地完善和改革，但是学校的管理信息系统远远跟不上信息时代进程。基层学校管理信息系统落后，大部分的中层管理人员由骨干教师兼任，学校领导干部更多专注于本学科的教学研究，对学校管理信息化知之甚少，许多学校未建立管理信息系统，有的学校建立管理信息系统但对先进的信息技术运用严重不足，学校管理活动日常办公中仅仅使用微信群或者短信进行业务通知，但对云系统、移动办公等先进技术管理系统非常地陌生，缺乏相应先进管理信息技术的学习和培训。教育系统中各基层学校管理信息系统落后，未形成系统平台整合，制约财务共享平台的建设和完善。

（二）教育系统管理信息系统与财政一体化系统未实现深度融合，影响财务共享服务功能拓展

试点单位中管理信息平台与财政一体化平台相互配合，拓展彼此职能，但还未实现业务与财务信息深度融合。业务管理信息平台与财政一体化系统间数据没有统一数据接口，未实现信息共享，在实际工作中财务人员只能将管理信息平台中的数据用人工的方式搬入财政一体化支付系统中，降低了财务工作效率。业务管理信息系统与财政一体化信息系统未兼容，制约教育系统业财融合深度，影响财务共享服务功能拓展，业财融合财务数据价值无法体现到管理中[3]。

（三）教育系统财务共享服务中心顶层设计者复合型财务人员缺乏

新型财务共享中心的建设以移动通信平台、云平台等先进技术为依托，这需要在教育系统一级预算单位中配备复合型财务人员，既要了解先进的移动互联技术，又要了解财务管理和会计行业规章制度，用技术和行业规则共同构建财务共享中心。但目前教育系统的一级预算单位中传统财务人员局限在单位常规的审核核算中，缺乏对教育系统共享服务平台顶层设计理念和相应的知识储备，日常参加财政举办的常规培训，未接触先进的信息化培训。教育系统一级预算单位中顶层设计者复合型财务人员的缺乏，阻碍了教育系统财务共享平台建设的整体设计和规划，不利于新型财务共享服务中心建设。

（四）财政资金对教育系统基层学校财务共享平台建设投入有限

随着人民对优质教育的期望，教育经费预算主要向提高人民满意的教育教学倾向，例如学校的修建、教师待遇提升等关系教育民生民情等专项。在实际工作中，财务共享中心建设一般属于单位内部管理活动，未纳入教育专项资金中，在单位一般公用经费中列支。随着国家财政一般公用经费过紧日子政策的实施，各学校财政一般公用经费紧缩，进一步压减了教育系统财务共享平台的财政资金的投入。

六、教育系统构建财务共享服务中心的建议

（一）加强新型财务共享平台顶层设计，实现管理信息云平台与财政一体化平台深度对接，共建新型财务共享云平台

教育系统中基层学校分布点多，教职人员多，体量小，财务管理薄弱的财务管理特征。利用SaaS 云软件技术在教育系统一级预算单位建立教育系统管理信息云平台，推广试点单位管理信息云平台建设经验，整合学校管理信息系统至云平台中心。学校只需要在云平台中根据学校业务特点建设管理信息平台，无需学校单独设置实体处理中心，避免流程再造，降低学校信息系统使用成本，实现整个教育系统信息共享。管理信息云平台引入移动互联技术，让每位教职工可以通过手机进行移动互联办公，提高业务办理效率。打通教育系统管理信息云平台与财政一体化共享平台链接通道，教育系统一级预算单位创设本系统管理信息云平台对接财政一体化系统数据端，打通业务端到财务端的处理流程，形成业务驱动的财务自动化财务共享服务中心[4]。

（二）发挥会计学会作用，加强复合型财务人员培养

学会在补充行业服务职能方面有自身的优势。教育系统利用教育会计学会，每年定期举办契合本系统业务的财会培训，弥补行政事业单位财务培训的不足。随着教育系统财务管理体系变革，学会逐步加大财务共享服务模式的培训，聘请云平台技术人员，推广试点单位经验，创造财务人员和技术人员交流平台，推动复合型财务人员的培养力度，为教育系统财务共享中心建设提供人才储备。帮助一级预算单位培养复合型财务人员，财务共享平台是一个自上而下的财务管理改革过程，这需在教育主管系统中，增加复合型财务人员的储备和培养，为教育系统财务共享服务中心的顶层建设提供人才支撑[5]。

（三）争取社会各方支持，弥补教育系统财务共享中心建设财政资金和技术投入不足问题

财务共享平台是信息化未来的新窗口和重要手段，教育系统管理信息系统的建设和对接是推动教育系统财务共享中心建设重要环节。可以考虑将教育系统管理信息系统的建设纳入教育信息化范畴，充实教育信息化内容，提升教育信息化成果和水平，推动教育系统财务共享服务中心的构建，促进教育系统财务管理转型。

财务共享中心的建设除了需要财政资金的逐步倾向，更需要争取社会各界的支持。以试点单位为例，某市教科院与腾讯公司企业微信平台取得支持，利用腾讯云平台，搭建试点单位管理信息共享平台，每年收取300 元的注册费即可。共享平台包括了财务活动审批，业务活动审批以及其他教育平台共享，大大提高了试点单位管理水平。教育系统财务共享中心的建设，除了挖掘和争取各运营商的支持，还可以争取各大商业银行参与教育系统财务共享服务中心建设。学校中重复且规模大的学费收取可以与商业银行共同搭建，利用商业银行专业的技术人员，提供网络便捷的缴费渠道，保障学费缴费的网络安全性，并与开票系统、财政一体化系统的对接端口，实现收费、开票、审核、记账一体化平台。通过挖掘社会各机构和运营商的支持共建教育系统财务共享中心，弥补财政资金投入的不足，解决财务共享中心资金和技术投入不足问题。