信息化背景下基于基层视角的高校教学管理工作研究与思考

郑泽萍 陈东岳

（东北大学 信息科学与工程学院，辽宁 沈阳 110167）

人才培养是高等教育的基本职能之一，而教学则是人才培养的中心工作。为服务这项中心工作，国内高校普遍设置专门的教学管理队伍，一般包括教务处和二级学院的教学秘书等（以及少部分教师兼任职位）。这样一支并不庞大的队伍成为日常教学平稳运行的保障机构，也是开展教学活动和提升教学质量不可或缺的专门行政工作机构。他们的工作形成了高校整体教学工作的“枝干”，通过管理、服务、沟通、协调等方式架构起教学运行的各个环节和流程，为一线教师的具体教学行为提供广泛支撑。而在当前社会高速发展，信息化、智能化愈加发达的背景下，信息技术的运用极大提高了教学管理工作的效率，高校教学管理工作也由此面临着各种机遇和挑战。同时，作为有着十余年工作经验的基层教学管理人员，笔者从基层视角对当前高校教学管理工作也有不同的分析和见解。

一、高校教学管理全面信息化的背景

信息技术的高速发展影响着社会活动的方方面面，承担庞大数据整合与处理任务的高校教学管理也不例外。

（一）数据处理的迫切需求

服务于教学过程的教学管理工作联结了师生教工等人员数据、教室实验室等空间数据、课程方案等无形数据，它们通过各类规范相互融合与影响，形成庞大的数据处理的需求。［1］同时，越来越多样化的课堂形式以及愈加丰富的教学内容，也显示出信息化在教学管理中的重要性和必要性。

（二）手段创新的必然趋势

从时间跨度来看，高校教学管理工作的信息化起步并不晚，只是初始阶段涉及的业务范围并不广泛。在互联网技术发展之初，多数高校已经启用了单机版的教学管理系统，实现了完全人工化到智能化的初步跨越。随着数据处理尤其是数据集成相关需求的持续增长，能够支持协同处理的网页版系统陆续出现。这体现了信息化手段的创新发展，也为后续趋势提供了更广阔的可能性。

（三）规范管理的必需保障

电脑计算替代人脑计算、数字存储替代纸质存储、网络连接缩小地域差距等变化使得教育的规范化要求逐年提高，而规范化的前提是数据的准确，最大限度实现数据准确的信息化成为教育规范化管理的必备保障。

二、信息化背景下高校教学管理工作的现状

越来越多的高校管理者认识到教学教务工作中信息技术的重要性，现代化的数据处理技术和教学管理模式也越来越广泛地应用到教学管理中，从而使教学管理人员有了更高的工作效率和工作质量。［2］如在统计教师工作量、学生绩点、课程数据时，系统计算比人工计算更加精准便捷；面对庞大的排课数量和需求，系统能够根据诸项条件格式进行一键化处理，大大提高了工作的准确性和规范性。然而，信息技术利用不充分、不通畅也是目前阶段不能回避的问题，这使得高校的教学管理工作需要同时依靠信息技术和人工处理，尤其是教学运行中在非标准化环节产生的各类特殊情况，依然需要全人工处理。

（一）教学管理人员参与信息化建设的专业性和前瞻性不够

在实际工作中，各高校普遍将教务信息化建设的具体工作外包给乙方，这给负责需求对接的高校人员提出了相当高的信息化知识水平和业务水平要求。但就目前来看，大多数高校的教学管理人员都来自不同专业背景不同学历层次，对相关知识、能力的储备和认识存在参差不齐的情况。［3］而在当前的高校管理模式中，教学管理人员的工作性质和职业发展的限制又难以吸引高水平专业人才，这使得教学信息化在基层学院的应用实效严重受限。

教学管理信息化的目标是服务师生、提高教学管理工作效率，系统的设计和架构要切实符合实际应用的需要，这需要严密精细的需求设计与分析。在信息化高速发展的背景下，需求设计的前瞻性非常重要，而很多高校往往为了信息化建设的总体口号或者形式目标，只注重系统计划的模块结构。在业务信息化的具体过程中，负责对接的教学管理人员大多陷于琐碎的基础工作，缺少对教学工作未来发展的前瞻性思考，很难对信息化模块的功能和业务给出可持续发展的合理建议，从而造成教学信息化系统建设滞后于实际教学管理需求的不利局面。

（二）信息化系统业务流程设置不规范

高校教学管理工作的规章制度较多，涵盖了教学运行、教学研究、学籍管理等各种方面。但是一般来说，这些制度大多属于“粗框”设计，重点着眼于管理过程的“主干”“粗枝”，对制度规定涉及的“末梢”环节等细节梳理不够，而这些细节往往是业务办理过程中的瓶颈，也是最容易出现失误的地方。从信息化系统建设的过程来看，出现“末梢”问题的主要原因在于业务梳理体系化、系统开发“下沉”的滞后。业务对接人员对特殊情况的分析不充分造成需求征集的先天不足，同时，受时间、人员身份等的限制，系统开发人员严重缺少对具体业务细节的参与，只能机械地完成表面需求，无法提出合理化的改进建议。

以上问题反映到具体的建设层面，即是系统设计者无从下手便不下手，具体使用者只能启用“人脑”加“烂笔头”。表面上似乎也没有影响正常工作运行，但此类情况的积少成多势必造成人员精力的无意义消耗。

（三）对一线师生使用信息化系统的引导和推广缺乏保障机制

简单来说，教学运行的完整流程是计划制定—任务落实—学生选课—教师上课—学分计算—毕业审核。信息化系统对计划的设计和设置往往是规范的，通过计划下达的教学任务也是准确的，但是在教师执行和学生选择的环节往往容易出现纰漏。这就要归因于师生信息化观念更新不够，以及相应的评价机制不够健全。

一方面，系统维护和完善的效率与实际需求的匹配度不够，一定程度上限制了系统使用的广度和深度，也影响了师生的体验感和重视度。［4］另一方面，教学管理层面并没有对系统使用进行系统化和规范化的规定和要求，缺少工作效率和便捷度的客观激励。最重要的一点，信息化建设的总体设计中缺少一线师生的反馈与评价机制。一般来说，系统规划与建设会重点征集教学管理关键节点的需求，但是对一线师生的使用需求考虑并不够，尤其缺少对系统建设的意见收集和反馈机制。以上种种难免造成师生对系统使用的重视不够，基层工作者要处理大量的师生问询，形成资源浪费、工作重复却缺少成效的局面。

（四）信息化建设与基层教学秘书的个人发展缺少有机联系

从客观角度看，与专任教师及辅导员相比，教学秘书的岗位普遍存在事务性工作碎片化、重要性强却缺乏关注度的状况，同时也缺少针对性的培训交流机会和能力提升机会，造成了相当程度的广泛性的职业倦怠的现状。［5］同时，在信息化建设过程中，系统功能的完善度不够造成基层工作量不但没有减少，反而增加了大量的答疑解惑和无意义的返工。这种现象又在一定程度上加重了教学秘书职业倦怠中的抵触心理。

信息化建设，尤其是教学管理信息化建设的目标是疏通工作环节、提高工作效率、落实工作规范，从而提升整体水平，助力教育发展。教学秘书作为实际工作中信息化使用最基础最广泛的基层群体，其职业倦怠势必影响到信息化建设的终端落实效果。

信息化建设与基层教学秘书的个人发展二者之间没有形成有机的良性联动，反而在一定程度上造成了互相影响和制约的局面。

三、信息化背景下促进高校教学管理工作良性发展的路径分析

在日常教学中，教学运行管理的基本点落于全校协同，上下协调，严格执行教学规范和各项制度，保持教学工作稳定运行，保证教学质量。在保证教学质量的中心任务要求下，高校教学管理应针对目前发展中存在的问题，开展制度改进、队伍优化、细节完善等工作。

（一）加强教学管理人才队伍建设，提高管理人员的专业化水平

高等学校教学管理要点中提出，要根据不同岗位的需要，建立一支专、兼职结合、素质较高、相对稳定的教学管理干部队伍；要有计划地安排教学管理干部的岗位培训和在职学习，掌握教学管理科学的基本理论和专门知识，提高管理素质和水平；要结合工作实际，有组织地开展教育科学研究与试验。这就要求高校要创造条件，促进国内外高等学校教学管理人员间的相互考察、交流和研修，以便适应管理科学化、现代化的要求。

信息化背景下，相关的专业培训显得尤为重要，有效的、有针对性的培训能够使管理人员具备较强的信息化管理能力，确保学校有序、和谐、高效地开展教学管理。在此基础上，保持队伍建设稳定的同时应出台相关政策，鼓励和鞭策教学管理人员为教学管理信息化建设的可持续发展做出努力，这是教务信息化建设后续扩展与延伸的一个重要举措，甚至可以成为前期设计前瞻性不足的有效弥补。

（二）完善相关制度细节，提高教学管理的 “末梢”覆盖

教务处等基层部门应组织专门团队负责制度“末梢”的梳理和优化，摸清繁琐的教务工作背后的线索，厘清教务工作制度体系及其相关联的信息化建设中“可操作”“可扩展”“可优化”“可摒弃”的各部分，从而为后续的制度落实和信息化建设夯实基础。

信息化建设是目前多数高校整体规划的重点部分，教学管理的信息化要在高校各部门、各层级中做好协调合作。［6］整个建设需要细节化的“微端”覆盖，更需要部门和院系间的协同联结。事实上，各部门之间的工作业务本就是相关影响和制约的，只有各部门协调有力、整齐“向心”，才能实现多赢局面并促进整体发展。如果因为眼下业务的不相关而不沟通甚至回避沟通，将会对教学管理乃至高校的整体发展产生不良影响，是本末倒置的行为。

制度的制定和细节设计离不开基层人员的工作经验与体会。因此，制度设计者应时刻保持与基层的全方位联系，了解他们的建设诉求和工作中遇到的棘手问题，必要时可通过座谈会、意见征集活动等“头脑风暴”的方式找到解决问题的办法。

（三）加强师生观念上的重视程度，完善师生端的评价机制

前文提到，师生对信息化建设的相关计划、政策、流程和系统使用等不够了解，一是观念上不重视，形式上“兜底”；二是反馈与评价机制不健全。

观念问题往往来自于长久的习惯，要让师生重视对教学系统的了解使用，就需要从根源上处理。对教师，可在青年教师入职培训中加入教学政策方面的培训和考核内容，引导其充分了解基本教学要求，将教学运行和系统操作中的概念分辨清楚。同时，对青年教师提出充分的系统实践要求，使信息化手段的使用观念在头脑中形成惯性；对学生，在入学教育阶段就要充分强调教学计划执行和系统准确操作的重要性。建议在大一阶段设置关于教学计划、系统操作等方面的课程，独立开课有困难的高校可以在入学教育中加入相关内容。这就要求教学管理部门与学生管理部门打破业务壁垒，相互配合，促进管理效果最大化。

另外，切实加强信息化建设过程中面向一线师生的评价和反馈机制。［7］建议根据理论、实验等的不同需求，按学科分类，对教师和学生有针对性地设计有效的评价体系，比如从学籍管理、考试考务、教学计划、教学研究等方面分类设计不同的评价与反馈渠道，达到信息化建设有针对性的、可持续性的提升，打造全方位、立体化的教学管理模式。

（四）明确工作规范，消除职业倦怠，实现基层队伍素质提升与信息化建设的“双向促进”

顶层设计合理、规章制度健全、流程环节优化等目标的达成，需要基层教学秘书的严密落实。因此，有效提升基层群体的职业归属感和工作成就感是打通信息化建设“最后一公里”的重要任务。

首先，要明确工作规范，设置清晰的工作考核指标点，在信息化建设中完善对教学秘书工作成果的科学考核制度。教学秘书的工作表面上是“上传”“下达”，但是实际中更多的是“落实”“协调”，往往会涉及更多的细节。这就要求教学秘书在教学管理涉及的工作范围内，充分利用信息技术的标准化功能，明确每项工作的细枝末节，全面优化工作及考核指标点。

其次，要疏通职业发展前景，开辟教学管理人员的专门晋升渠道，仿照辅导员或者专任教师的晋升路径打造单独发展体系。［8］但基于实际工作的体量和机制，面对高校行政各类群体的需求，笔者认为这是一条理想但缺少操作性的建议。实际操作中，不如真正厘清行政部门间的工作阻碍，最大限度地打通各部门的交流通道，通过上下轮岗、平行沟通、适度进行人事放开等措施来形成整个行政队伍的良性循环，从基础层面最大限度地减少甚至消除教学秘书的职业倦怠。

最后，要利用信息化建设实现“双向促进”。教学秘书的工作处于教学管理环节的最终端，也是覆盖最广的节点。这一终端的使用体验和需求尤其重要，信息化建设的全过程应重点对教秘端的反馈信息及时处理，从而最大限度地完善操作体验，提高工作效率，进而节省人力、物力等资源，为教学秘书的业务能力提升提供可能。教学秘书水平的提升和认知的开阔又可从基层角度反作用于信息化建设的细节完善，达到“双向促进”的效果。

四、结语

高等教育的教学管理工作要不断优化内部管理模式与结构，遵循循序渐进的发展规律，完善当前的管理理念与工作体系。从顶层设计到基层落实，从规章制度到流程细节，从管理队伍到一线师生，都要进行有效的梳理协调，形成教育发展的合力，作用于具体部门及具体业务中，实现牢固、切实发展。各高校更要从实际出发，充分认识到自身的短板，不仅要利用完善的信息技术，也要充分吸收其他高校的优秀做法与理念，持续完善自身教学管理工作，更好地为人才培养、社会发展和国力提升服务。