大型高速公路建设项目电子档案管理应用实践

邱志雄，林宪春，张益焜，高晓东

(1. 广东省高速公路有限公司,广东 广州 510623;2. 广东东方思维科技有限公司,广东 广州 510199)

0 引言

近年来,我国高速公路建设步入“快车道”,《国家公路网规划》(2022)提出国家公路网到2035年总规模将达到46.1万km,高速公路建设改造需求约5.8万km。

大型高速公路建设项目由于其建设周期长、参建单位多,在工程建设期间将产生海量的工程文件。传统的纸质版文件管理模式虽较为成熟,但存在信息传递不便、审核流程低效等问题,因而不能满足当前工程项目现代化建设的要求。随着信息技术的快速发展,目前高速公路建设中越来越多地运用信息化手段辅助工程信息管理,在此背景下,广东省率先实施了“双套制”的档案管理模式并取得一系列成果。

《全国档案事业发展“十四五”规划纲要》指出,要加快推进档案信息化建设,引领档案管理现代化。2021年起实施的新修订的《中华人民共和国档案法》提出“来源可靠、程序规范、要素合规”的电子档案与传统载体档案具备同等效力,为新时期电子档案建设提供了政策指引。国家档案局已在全国开展了涉及核电、水电、交通、航空航天等领域三批次共计69个建设项目电子档案管理的试点并取得了一系列成果,为提高建设项目电子档案管理水平起到了积极作用。

随着近年来国家对档案管理数字化发展提出了一系列新的规划,结合新一代信息技术的快速发展,有必要对现有“双套制”档案管理模式作进一步的完善和提升。

1 提升思路

广东省高速公路建设项目“双套制”档案管理模式利用电子签名技术解决了部分文件经系统化整理后直接归档形成电子档案的问题。利用电子签章提升电子文件形成及管理过程的合规性,卷内文件上相关责任人无需逐页、逐项进行手工签名即可完成业务审批,极大提高了项目档案管理的效率。但在项目实际应用中,电子文件的生成仅限于工程质量业务的相关资料,其余文件仍需通过数字化扫描后归入电子档案管理。电子档案管理过程所需的元数据、四性检测、归档信息包等关键技术还未得到深度应用,需进一步研究实现优化与提升。

基于此,本文依托广东省高速公路有限公司下属的深汕西高速公路改扩建项目(本文简称深汕西项目),结合项目电子档案管理经验,以完善和提升广东省公路建设项目“双套制”档案管理模式为目标,提出以下优化思路:

(1)横向扩大电子档案的应用范围,在原质量业务电子文件归档范围方面,增加项目的造价、合同、安全等业务电子文件归档,实现电子文件来源更广泛、更全面。并建立起多个业务与档案管理系统的有机联系,实现不同业务间电子档案的全面收集与协同利用,提升电子档案管理的科学性、系统性、整体性。

(2)纵向加深电子档案的应用深度,优化业务管理流程,在高速公路全过程业务流程中嵌入电子文件的归档要求。研究应用形成电子档案的关键优化内容,确保电子档案符合相关标准和规范。

(3)提升电子档案管理一体化水平,提出一体化的融合管理理念,从技术层面解决电子文件归档与电子档案管理的相关问题。实现满足“来源可靠、程序规范、要素合规”的电子档案从业务系统到电子档案管理系统的电子文件归档和电子档案管理全流程管理。

2 工程应用实践

2.1 扩大电子档案应用范围

广东省高速公路建设项目“双套制”档案管理模式的应用中,各大建设项目主要对施工单位产生的工程资料纳入到电子档案归档范围。而在项目建设过程中,业主单位和监理单位也会产生相应的文件材料,或参与部分业务的审批,因此应扩大电子档案的应用主体,通过对多方项目原始数据的收集和分析,共同保障工程建设速度和质量。

表1 文件归档类别

参照《广东省交通运输厅关于公路建设项目档案的管理办法》建设项目文件八大类型的分类,归档范围优化体现在原施工单位质量业务电子文件归档范围方面。深汕西项目增加涉及建设单位、监理单位的造价、合同、安全等业务电子文件归档,实现对项目施工单位、监理单位、业主单位相关文件材料的协同管理,为项目文件材料后续的电子化管理与利用奠定基础。

2.2 加大电子档案的应用深度

针对电子文件归档和电子档案管理两个过程进行优化(图1)。通过对业务系统和电子档案管理系统补充相应的优化内容,保证电子档案管理全链条程序规范及各阶段文件(档案)内容要素合规。在电子文件生成阶段,应用数字签名留存相关责任人的审批记录,确保文件内容与审批流程真实有效;结合高速公路建设的特点,项目创新性地提出涉及造价、进度、质量、安全等业务的元数据方案,在管理流程中记录元数据用以描述电子文件的背景信息,强化电子文件与产生文件的业务活动之间的联系。在文件传输过程中,对文件组织打包形式以及归档流程进行设计,并在电子文件归档和电子档案长期保存环节进行四性检测与元数据捕获,有利于保障电子文件(档案)真实可靠,确保归档流程合规合法。

图1 优化方案

2.2.1 实施数字签名,确保真实性

为保证安全高效地生成电子文件,深汕西项目通过与具备资质的数字证书授权机构合作,采用第三方电子认证机构数字签名方案提供的数字证书和电子认证服务,已为980名项目人员提供了具有法律效力的CA证书。为进一步规范数字签名的应用,项目在发放数字证书(Ukey)时,要求申领人签订《数字证书使用责任承诺书》,填写《申领数字证书个人信息汇总表》(图2),防止出现冒名领取数字证书、非法使用等情况,确保数字签名应用的真实性。

图2 Ukey申领文件

2.2.2 编制元数据方案,提高可用性

元数据是描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的结构化或半结构化的数据,是保障电子文件真实性、有效性必要的技术手段。制定行业适用的元数据方案是元数据有效利用的前提。深汕西项目参考已有规范将元数据划分为文件实体、责任者实体、业务实体和关系实体四种类型(图3),并对每个元数据项的约束性、可重复性、元素类型、数据类型、值域、子元素、信息来源、相关元素等进行逐一描述。为使元数据方案更切合行业实际应用,方案结合高速公路建设项目的特点将业务实体元数据进一步分解为业务基本元数据、业务分类元数据和业务拓展元数据等三种类型,增加了如单位工程、分部与分项工程等能反映高速公路建设项目特点的元数据类型(表2),提升了元数据方案的行业适用性,也为四性检测等关键技术的应用提供了必要条件。

图3 元数据分类

表2 业务实体元数据

元数据应在电子档案管理全过程的各个关键阶段进行捕获,系统可自动捕获电子文件信息、业务实体信息、人员等背景信息的元数据。由于部分文件仍需以纸质形式完成业务流程后再转为电子文件进行归档,因此对可能存在的某些元数据无法通过系统自动捕获时,保留手工著录手段进行补充。

2.2.3 应用归档信息包,提升完整性

《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)、《电子档案移交接收操作规程》(DA/T 93-2022)指出:电子档案管理应“推进在业务流程中嵌入电子文件归档要求,产生电子文件的业务系统应具有电子文件归档的功能”;电子档案移交接收的操作流程中,“电子档案一般以件为单位进行管理”。

深汕西项目根据相关规范要求,以归档信息包(图4)的形式将涉及多方的业务资料安全、有序地归入档案系统管理,实现前端业务系统与后端档案管理系统的无缝对接,促进电子文件归档和电子档案不同阶段、不同部门(业务部门、档案室)的全过程协同管理,最大限度地提高整体管理效益。在业务系统预先进行文件整理形成包含内部文件组织结构信息的归档信息包,可避免文件因缺乏整理无序传输至档案系统带来的文件丢失、归档信息不全面及后期项目资料向档案馆移交时文件整理工作量大等问题。信息包内部应包括多个业务系统的预归档文件及其元数据文件,一方面可利用元数据反映信息包内部的文件结构,实现电子文件的自包含与自描述,实现数据关联;另一方面归档信息包可作为电子档案长期保存的有效形式,对于电子文件凭证价值的保障也具有重要意义。

图4 归档信息包结构

2.2.4 实现四性检测,保证安全性

由于电子文件在归档过程中涉及工程参建单位各业务部门以及档案室之间的业务交接,所以在此环节需结合管理流程对归档的电子文件进行严格把关。为进一步确保电子档案安全可靠,深化对元数据的利用,深汕西项目在电子文件在线归档和电子档案保存的过程中实施“四性检测”(真实性、完整性、可用性和安全性)。四性检测技术方案(图5)覆盖对电子档案归档环节和电子档案长期保存环节的检测。

图5 四性检测方案

在检测内容方面,真实性是对电子文件来源、元数据、内容、数据与内容关联性等进行真实性检测,确保电子文件内容、逻辑结构和背景与形成时的原始状况相一致。完整性是对电子文件数据总量、元数据、文件内容、归档信息包等进行检测,保证其内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失,实现电子档案对项目建设全过程、包含具体施工部位的施工过程以及特定事项的管理过程等的记录。可用性的检测应包含电子信息的可识别性、存储管理系统的稳定性以及存储载体的兼容性等,保证电子档案可以被检索、呈现和理解。安全性的检测是电子档案区别于纸质档案的本质不同,也是高速公路建设项目电子档案管理的重中之重,应保证归档信息包、归档载体、归档保存过程等多方面的安全,有助于规避文件传输与管理时产生的诸如信息泄露、文件非法篡改等安全风险,充分利用信息技术赋能档案管理,实现管理过程可控、数据存储可靠。

2.3 提升电子档案管理一体化水平

深汕西项目严格按照规范要求,从数据采集真实性、业务审批规范性、文件归档自动性三个方面,提升电子档案的管理水平。项目将高速公路建设的质量管理、安全管理、计划管理、造价管理等项目全生命周期的业务纳入项目一体化管理范畴,扩大了电子档案管理范围,便于各项业务信息集中式管理,实现信息互联互通。同时,项目通过多项技术方案的应用,实现贯穿数据采集、业务审批、文件归档全链条的电子档案一体化管理,如图6所示。

2.3.1 数据采集真实性

深汕西项目通过物联网等技术实现18 个试验室、13 个标段拌合站对接,施工现场累计对接超过 350 台设备。结合项目现场人员手机移动端数据录入,实现设备的信息要素(时间、地点、用量、技术参数)自动采集与相互关联。设备生成的各项数据自动填充到相应的报表并同步推送至业务系统,避免因人工记录数据、手动录入系统引起的数据遗漏、失真等问题。同时,项目充分发挥信息技术优势,实现数据的智能化应用,例如通过对压力机、万能机、水泥一体机、养护箱等设备数据的实时采集,同步智能与相关标准进行对比,能及时预警,实现工程质量提前预防、全过程追溯管理,以数据可靠保证项目质量可靠。

2.3.2 业务审批规范性

深汕西项目各业务部门可通过系统在线生成PDF/A格式文件,结合在业务流程中利用数字证书固化相关责任人的审批记录,以保障电子文件的真实性、完整性,确保签名人身份真实、签名内容不可抵赖、签名结果法律有效。为使各业务系统快捷集成数字签名签章、减少集成的复杂性,深汕西项目统一设计、统一建设、统一实施数字签名签章方案,形成了一套高效、规范、标准的操作规程,并能以API或独立工具的方式供业务系统选择使用。

2.3.3 文件归档同步性

深汕西项目在业务系统中同步规划、同步实施电子文件归档功能,将需要归档的电子文件要求前置内嵌到业务模块中。在预归档阶段进行归档文件的预先整理,经四性检测后形成归档信息包,实现多业务模块的电子文件便捷归档,加强文件归档的同步性。

3 结语

本文通过对大型高速公路工程建设项目中电子档案“双套制”管理模式的探索,对管理流程各环节补充相应的优化内容,并在深汕西项目进行应用实践,拓展及加深了高速公路建设项目电子档案的应用广度及深度。项目通过物联网等技术实现信息要素自动采集,基于系统优化实现不同业务部门与档案管理部门的数据安全流通。项目预期实现80%以上的工程资料以电子形式归档,进一步提升了电子档案管理水平,也为高速公路建设项目电子档案管理提供了工程实践经验。