基于档案大数据、RFID 物联网的档案寄存智能服务机制研究与实践

文/王小刚 徐建骏

随着企事业单位委托档案寄存资料的不断积累增多，现有档案寄存管理应用实践中存在工作负荷大、管理效率低、档案存取不方便等突出问题。本文通过引入档案大数据技术，对寄存档案分类和档案调阅分布特点进行大数据分析，优化发包方档案保管库所、档案层架部署和运输路线方案，结合研究基于RFID 物联网技术，实现对档案寄存的安全、高效的智能服务。

企事业单位需要委托寄存的档案不仅种类繁杂、档案的数量快速增加。同时，档案委托单位由于业务需要，对寄存档案进行查阅和利用的实时性和准确性也提出了更高的要求。现有档案寄存管理中采用智能化管理的程度较低，主要借助人工和简单的档案管理数据库进行档案的分类编目、档案查找和档案调阅，存在档案查找困难、档案调阅实时性差等突出问题，造成档案保管效率低、档案调阅实时性差、档案寄存管理费用较高。

智能化的档案寄存库房与传统档案馆相比具有显著优势。智能控制技术是智能服务档案库房的核心。通过运用先进的计算机技术、电子信息技术和自动便捷控制技术，可实现档案馆整个工作流程的实时掌控。智能安全保障系统采用多重技术保障，如人脸识别、智能身份证刷卡等措施，保证档案不被盗窃或者被人非法拿出。多功效的内部环境控制，包括温度、湿度、光照度等，可使档案资料得到完备保护。智能文件检索计算系统通过高速网络、数据库技术，实现档案信息的准确快速检索。数据存储系统，采用大容量的存储介质，可实现档案资料的及时更新和备份。

档案库房智能服务机制

档案寄存智能服务机制包含档案大数据、RFID 物联网技术和智能化的信息服务系统。通过集成这些先进技术，可以实现档案寄存服务的自动化、数字化和智能化。

智慧档案库房架构设计

智慧档案库房构建时，通过将传感器、RFID 标签等硬件设备与软件系统相结合，可以实现档案的自动管理和智能寄存。该系统还可以实现档案的全生命周期管理，无论是档案接收、档案运输还是档案入库、档案本地或远程调阅等多个环节。此外，智能寄存系统还可以对档案的存放环境进行实时监测，避免档案湿度过高、温度过低等情况的发生，从而保证档案的完好性和安全性。基于档案大数据、RFID 物联网技术，以档案寄存为研究对象，通过智能射频技术标签技术和物联网技术构建档案寄存管理完整解决方案，对委托寄存在异地的档案信息进行安全传输和高效管理；建立寄存档案的大数据平台，进行数据汇总、分析和建模，实现档案寄存全流程处理的可视化。

智慧档案库房的核心模块包括：档案数据的采集与整合。通过人工和自动化手段采集档案数据，并将这些数据整合到一个庞大的档案数据集中。利用大数据分析技术，对这些数据进行处理和分析，发现其中的规律和异常；RFID 标签的使用。将RFID 标签粘贴在档案盒子和文件夹上，实现物联网技术对档案的追踪和管理。当档案进入寄存室时，RFID 感应器可以自动读取档案信息，并将该信息传输到智能服务系统中；智能化的服务系统。通过大数据和物联网技术，智能服务系统可以自动处理档案信息，对其进行分类、编号、储存、检索和出库等操作。系统还可以实现人机交互，提供在线查询、文件传递等服务。此外，系统还具有智能预警功能，能够在档案异常情况发生时自动报警。

档案大数据存储机制

智能化的档案存储模块可以方便地对档案的存储、检索、共享、备份和恢复进行管理。存储模块需要支持不同类型的文件、多语言版本、不同格式文件等，同时具备文件库房分级管理、权限设置、跟踪记录等功能。此外，建立在线的档案检索系统，能够快速查找到需要的档案信息，并且具备多种检索方式和检索结果的导出功能。

通过将档案存储与大数据技术结合，可以更加高效、规范地管理档案。大数据技术可使档案数据存储方式更加规范化，提高档案操作效率。例如，企业可采用数据挖掘技术对大量存在于不同数据库中的档案进行检索、筛选和汇总。在检索档案时，采用模糊匹配技术，将文件内容进行相似度比较，从而提取符合条件的目录和档案。通过此项技术的运用，档案工作的效率得到了极大的提升。大数据技术还可为档案存储提供高效、可靠保障。

档案RFID 定位机制

RFID 技术是指无线射频识别技术，通过检测目标对象携带的特定射频信号，可以正确识别该目标对象，从而获得该目标对象对应的标识信息。基于RFID 的物品识别管理技术是一种新型的无线通信技术，可以用来实现大规模物品的较为准确的自动识别和无线电自动识别， 实现了对物品的有效监控和控制。在档案管理中大规模使用RFID 标签可以实现档案的快速定位、档案的实时监控和档案的自动化统计，有效提高档案管理效率。

RFID 定位技术可以实现档案位置的快速定位。在传统的档案管理中，无论是在档案库房或是档案柜中，都需要消耗大量的时间和人力进行查找。而采用RFID 定位技术后，通过在档案上粘贴RFID 标签，将每个档案的位置信息存储在电脑中，当需要查找某个档案时，只需要在电脑上输入该档案的编号或关键词，系统就可以快速定位其所在位置，大大提高了工作效率。

RFID 定位技术可以实现档案的实时监控。在档案库房或是档案柜中，档案的安全非常重要，而RFID 定位技术可以实时监控库房或柜中的档案是否被移动或错误的取出，减少档案无法找回、损毁的可能性，从而提高了所寄存档案的安全性。

RFID 定位技术便于实现对寄存档案利用情况的统计分析。引入RFID 技术后，可以对档案进行数字化的管理，将档案信息输入计算机系统，从而可以了解档案利用情况，快捷统计档案被借出、借阅次数和使用率等，为档案管理提供数据化的决策依据。

档案在线借阅机制

档案在线借阅机制通过将档案数字化、云端存储，方便用户随时随地查阅档案，主要包括在线借阅预约、档案出入库管理、借阅归还跟踪等功能。在线借阅预约过程中，首先借助在线借阅审批系统对档案借阅申请进行审批，申请获审批通过后，用户只需在在线借阅模块输入所需查阅的档案关键词或筛选条件，快速地找到所需档案，并根据需要对档案进行标注、打印和下载等操作。

档案在线借阅机制还提供安全管理方式。档案管理者可以根据档案的重要程度和保密级别进行分级和权限管理，并对档案进行分类、备份、迁移，更好地应用和维护档案。

智慧库房云平台部署与应用

平台部署

基于档案大数据、RFID 物联网的档案寄存云平台主界面，提供主要寄存档案大数据统计分析、RFID 档案管理子系统和档案库房环境实时监测子系统。基于档案大数据、RFID 物联网的档案寄存云平台使用RFID 标签追踪管理档案，极大地提高了档案管理和储存的效率。同时，通过大数据技术对档案信息进行处理和分析，实现档案的分类和检索。基于这些技术，实现了低成本和高效率的档案寄存服务。用户只需要在线提交档案信息和储存需求，就可以得到一系列自动化的服务，包括档案分类、编码、储存和检索等。同时，企业还可以轻松地监控档案寄存过程中的任何异常情况，并能够通过智能预警功能及早发现和解决问题。

部署指挥库房云平台时，首先将委托寄存的档案放入寄存档案箱，然后在每个寄存档案箱上粘贴记录该寄存档案箱本身信息和所含箱内档案信息的RFID 电子标签。进而通过档案库房管理人员手工或自主机器人的RFID 读写器正确读取RFID 电子标签，所读取内容与智慧库房云平台的后台数据库进行对接，从而准确、高效地实现对所寄存档案的查找、定位等处理。因此，智慧库房云平台的设计采用了RFID 识别技术和软件技术。

以RFID 识别技术为核心的RFID 档案管理子系统是平台的重要组成部分。RFID 档案管理子系统的主要硬件设备由RFID 电子标签、RFID 读写器、寄存档案管理应用服务器及客户端组成。档案箱标签与寄存档案箱对应，标签上储存的信息项包括：寄存档案箱的唯一编码、所含档案类别、档案保存期限、入库时间等。寄存档案箱入库上架后，需要标识寄存档案箱的具体存放位置，因此，需要在存放寄存档案箱的密集架存放位置粘贴位置RFID 标签，标签中保存的信息内容包括：存放位置编码、上架时间等信息。RFID 读写器包括固定式RFID 阅读器和手持式RFID 阅读器。固定式RFID 阅读器通常安装在寄存档案库房的出入口，并与寄存档案库房的安全门禁系统实现联动，防止寄存档案被违规拿出库房。

智慧库房云平台建立了基于物联网技术和智能射频技术的档案寄存模型，重点是档案寄存、档案查询、档案审批等方面都做到了智能化。成功将该模型应用于实践，实现了真实档案馆内的管理，包括档案存储、查询、借阅管理等方面。在档案管理工作中，该智能寄存技术已初步发挥了显著的效果。

RFID 应用实践

RFID 安全防护

借助RFID 技术设计开发了档案寄存库房的智能安全系统，全面提升寄存档案的安全防护水平。安装RFID 技术智能安全防盗门，当档案借阅者进入库房区域时，首先进行身份验证，可以刷身份证、人脸或指纹识别。当委托寄存的档案离开库房时，利用安装在库房出入口的固定式RFID 阅读器可以远距离检测档案箱所粘贴的RFID 电子标签数据，并将所读出的数据实时传输给智慧库房云平台的后台门禁安全子系统。

此时，后台门禁安全子系统会根据RFID 读写器传输的档案箱标签信息，正确判断当前出库的寄存档案是否满足出库要求，例如是否已经办理了出库手续。如果已经办理，则自动放行档案箱离开库房，否则，产生档案箱违规出库的安全报警。实际部署时，还可以结合采用视频实时监控进行多重安全监控，有效解决了档案、档案箱的非法出库问题。

此外，通过拓展智慧库房云平台功能，引入电子围栏技术，实现智能化地设定档案出入库的安全配置，更好地帮助库房管理人员监控库房内的档案信息，可以实时掌控当前所寄存档案的借阅和归还信息，并对超出规定阈值范围的情况及时进行提醒，从而对所管理的寄存档案实现全面安全防护。

RFID 档案盘点

利用RFID 技术实现档案寄存库房中的档案盘点。实施档案盘点前，先将档案箱拟上架的位置等信息存入寄存档案箱的RFID 电子标签。随后库房管理人员使用档案盘点车扫描档案密集架上的RFID 标签时，可以获取档案架位置信息，再通过扫描档案箱或档案盒上的RFID 标签，获取当前档案信息，并与系统后台保存的档案位置和档案信息进行比对分析。

如果两者信息不符，说明存在寄存档案的错架问题，需要进行档案的错架调整。如此循环往复，直到扫描该档案库房中的所有档案箱或档案，获取库房的档案盘点结果。利用RFID 技术与传统的档案盘点相比，采用RFID 技术可以在保障档案数据精准性的同时，大大减少库房管理人员进行寄存档案盘点中的工作负荷。如果发现寄存档案箱当前位置与后台数据库中保存的位置不一致时，RFID 档案盘点子系统可以自动报警，提醒库房管理人员将档案箱调整至正确位置。

环境监测应用

基于档案大数据、RFID 物联网的档案寄存云平台通过采集环境温湿度、空气质量等数据，结合恒湿消毒净化一体机监测子系统，对库房内恒温恒湿与净化设备进行管理和控制，实现环境参数变化与设备间的智能联动控制。同时集成安全防范、智能灯控等子系统，全方位保障档案库房和实体档案的安全。实时获取库房的环境情况、设备的实时运行状态皆可查可控。支持库房设备的联动控制，实现设备间的互联互动，如门禁、照明、视频监控联动等。

档案寄存云平台支持库房环境质量智能告警分析，平台针对告警可进行智能分析，可形成多种形式的告警统计图表。平台采用模拟汽车仪表盘方式提供组态化的监控界面，实时显示库房温度、湿度和空气质量数值。支持告警阈值的定制配置，对于超出阈值范围的事件实现多维度、多途智能告警。

库房现场采用本地声光报警，报警信号通过本地报警铃声和灯光闪烁播报。库房远程报警可采用远程短信、电话、E-mail、微信、手机APP 等告警方式，且允许用户按需组合，实现对库房的全天候自动监测，以达到无人值守目标。平台支持对告警信息的统计、管理，支持告警信息的智能分析，形成多种形式的告警统计图表。通过将历史报警数据、操作记录、事件日志生成各种报表进行管理，支持对报警原因的分析和处理，实现库房的智能、安全监管。

智能化的档案馆应用给档案工作带来了革命性的变化，为寄存档案的高效存储、防盗追踪及管理维护提供保障。RFID 定位技术的应用大大提高档案的管理效率、安全性和数据化管理水平，极大提高档案寄存服务水平和服务质量。当然，随着人工智能、大数据等新一代信息技术的快速发展，档案寄存智能服务机制还有更大的发展空间。建立智能化的档案库房是一项长期而艰巨的任务，未来，通过进一步深入研究RFID 物联网技术的应用，加强与云计算、人工智能等技术的集成，不断完善档案智能寄存系统，并且通过对档案大数据的分析和挖掘，实现更加智能化、人性化的档案管理。