高职院校科研档案服务内涵提升

胡 茜

浙江机电职业技术学院 浙江杭州 310053

一、科研档案信息基础建设的必要性

(一)提升工作效率

查档、调档是科研档案信息服务的基本业务,每年教职工职称晋升、科研项目审计是查档、调档工作的高峰,查询时间跨度最长可能要十年之久。考虑到科研服务类型的不同,科研项目一般按类型分成不同工作人员进行科研档案管理。一些单位采用传统人工方式进行档案管理,因此,查档、调档、统计占据80%的工作时间,且效率低下。现在的科研档案管理多采用人工查询和调档方式,[3]其中项目类别、人员归属等信息变化将会增加工作难度,拉长查档时间。另外,根据以往工作情况,调档外借后存在档案丢失、遗漏、错排等管理风险,给后续的档案管理增加管理难度。科研信息统计作为科研档案信息管理的重点工作,为学校及上级管理部门决策提供准确信息数据支撑。现在统计工作从数据采集到数据统计由多人合作手工完成,这样的工作模式过多依赖于工作人员的个人业务熟练度和相互之间工作配合度。然而,各类统计要求的内容、时间跨度、科目类别等多有不同,统计中容易出现数据重复、错漏、时延等问题。根据国家《科学技术研究档案管理规定》,允许单位采用电子档案进行归档保存,并鼓励采用科研项目管理系统进行信息收集、管理和使用。因此,顺应需求改变科研档案管理模式、提升管理工作效率十分必要。

(二)政策制定参考服务

科研档案及信息管理工作在各类学校运行情况各不一样,但现在多数运行现实低于建设预期,分析其原因,主要有三方面。一是,统一模板的信息化管理系统无法满足不同的科研工作管理需求,而定制化系统又需要大幅增加建设费用,因此选择统一模板+定制部分模块的模式成为大多数的选择。这种建设模式是权衡了前二者之后的选择,必然也存在一些实际缺憾,不能完全贴合实际工作需要。二是,校内各个部门现行管理软件的信息数据接口不能完全对接,造成信息不联通,形成现实工作中的信息孤岛。科研信息数据主要关联人事和财务,两个主要关联部门的相关信息数据的变化直接影响科研信息统计数据。如果不能将两个主要关联部门的相关数据对接,很多统计工作就需要重复进行。三是,校内教工对科研档案及信息管理工作不理解,导致基础信息数据采集困难,信息系统建设缺乏对管理方和使用方的需求协同。有些院校的科研信息管理系统仅在年终考核时使用,项目负责人才会配合完成信息录入,无法实现科研工作进度同步管理。因此,在建成科研信息化系统前,利用信息化管理的理念进行科研档案和信息管理,有助于后期数据及信息入库。同时,遵循科研档案信息管理规范,梳理科研档案信息化管理,有助于科研信息化系统建设提出更为切合实际的需求设计。

(三)实时科研信息跟踪服务

科研指标是年初给各个部门下达的年度科研考核目标,为了保证各项指标能预期完成,科研指标跟踪监管就必不可少。这些科研指标的完成情况源自各类科研项目信息的数据统计。就笔者对所在单位以往工作流程了解,基本在年中和年终两个时间节点进行科研指标完成情况统计、反馈和督促。在统计过程中,一些指标一直动态变化,采用人工统计在很大程度上存在时延,不能将统计数据和实时数据同步。采用人工统计最大的弊端就是统计数据因其中的信息数据相互关联,某些信息数据变化后,统计工作就需要返工,造成人力物力的耗费。另外,科研单元中的人员信息有些交叉关联,有些又需要独立区分。当数据量和类别大幅增加时,原有统计工作模式就显现出其劣势,不仅统计结果会因为数据变动而返工,还因为统计要求的复杂性增加工作难度,增加统计时延,无法保证统计结果与实时数据的同步。因此,在科研信息化管理系统建成之前,运用更为有效的方式对信息数据进行管理十分必要。

二、科研档案及信息管理困境

(一)需求式信息采集模式导致科研档案管理重复性工作增加

科研档案及其信息的重复性校验反映在职称评审、聘期考核、项目申报等信息填报中。实际上,从科研项目立项之初起,科研信息的审核就已经完成,随着项目中期验收及结题,相应的资料信息都按部就班地完成归档和信息核实。由于项目信息的应用场景不同,需根据信息应用反复对其重新审核。例如,一个科研项目在部门考核、职称晋升、项目申报等多场景中应用,每一次的信息应用,都需要对其进行真实性和有效性审核。

另外,每年各类科研信息统计工作贯穿全年,项目大多数基础信息的数据采集基本在项目申报时完成,若统计的信息要素大于采集时的,需要向所有项目负责人再次或多次进行信息采集,反复进行信息数据采集给科研人员带来不便。因此,如何在满足统计需求的前提下,最大程度上一次或尽少次地进行项目信息采集成为工作中的痛点。

(二)分离式管理模式导致信息分散

随着学校人员和科研项目的增加,科研管理工作量也随之不断增大。科研管理工作细分较为有效地分解了工作量,提升工作效率。科研管理工作细分后,科研管理人员仅负责自己管理的部分,对应的科研项目信息数据也掌握在该管理人员手中。这种分离式管理模式导致科研项目信息分散,无论是数据统计,还是查档调档,都无法实现同时响应。从科研档案查档、调档方面看,管理人员根据自己的工作习惯对科研档案进行归档,通常查档、调档的业务需求是涉及几个科研项目类别的,这就需要联系项目类别相应管理人员完成,若其中某位管理人员不在,调档就无法完成。从数据统计方面看,年终的科研目标考核需要将所有科研项目的关键信息汇总统计,而各个部分的信息数据掌握在各个管理人员手中,各自负责的统计反馈也无法做到统一和同步。因此,很难实现具有时效性的统计数据。

(三)结果统计导致过程监管断层

因为考核或总结的需要,科研信息数据统计一般在年中和年终两个时间节点进行,统计结果仅服务于考核和信息填报。两个节点的统计数据作为既成事实,无法做任何改变。即使有心在后续的工作规划中有所改变,也没有办法看到实施过程中的实际效果。因此,统计结果仅仅反映前期工作成果,这种结果统计导致科研工作过程监管断层。以考核为驱动的科研指标统计的弊端还存在于实际科研工作管理其他方面。首先,考核过程缺乏过程监管,影响科研工作进度。在考核范围内,被考核成员会相互比较,一部分成员会根据其他成员的完成进度来决定自己的工作进度。其次,科研项目进度缺乏过程监管,导致研究结果低于预期。项目的进度需要监管和预警,有些项目的研究时间长,在缺乏过程监管的情况下,项目负责人没有按照研究计划完成相应的研究工作,项目进度滞后可能导致最终科研项目无法按期结题或项目研究失败,造成科研资源的损失和浪费。最后,科研工作本身就是一个循序渐进的过程,没有数据指标监管,就无法了解当前科研工作滞后的具体指标和滞后情况,不能及时补足,导致结果差强人意,而且这种结果在缺乏过程监管的情况下,还有可能延续。因此,科研信息数据统计应与科研项目实施过程同步,让统计结果服务项目过程监管。

三、科研档案及信息管理建议

(一)理顺科研档案信息管理工作,为学校决策提供服务

科研档案及信息应用不该局限于档案资料的整理归档和信息数据的各项统计,这些信息资源应服务于更多科研相关管理工作。科研档案信息数据应用可以拓展服务于学校工作的三个层面。第一个层面是目标决策,通过对科研信息数据汇总统计,得到科研单元的科研能力与科研技术服务侧重点。结合科研单元中人员的学科、学历、职称、年龄等信息和往年的科研任务完成情况统计进行数据分析,能更加科学合理地制定新考核目标。借助这些信息数据的分析和支撑,学校也能合理规划科研技术服务远期工作目标。第二个层面是人才管理,科研技术服务的重要基础是科研人才,科研人才的培育和引进都需要合理规划。科研信息数据包含科研人员结构信息,将这些信息分类分析,可以得到科研项目人员的学科、主要研究方向、技术服务层次、项目合作单位类别等数据。通过数据分析和对比,了解学校科研工作所缺的科研人才类型、层次,从而服务于分类人才引进和培育。第三个层面是校企合作。高职院校科研工作的重点就是通过校企合作提升其社会服务能力。科研技术服务要着力可持续发展就不能依靠科研人员的单兵作战,应该从学校科研人员构成情况着手,搭建跨专业项目合作平台,与企业开展深度技术合作。科研档案信息数据可以从项目执行角度提供科研人员相关项目研究基础方面的信息,为以项目为核心的科研人员组合提供数据分析。

(二)科研档案管理科学化、制度化、规范化、标准化,关联档案与项目信息目录

科研档案管理应紧跟技术发展并适应需求提升,将管理数字化理念融入科研档案和信息数据管理中。第一,梳理科研档案资料主要应用场合,一般作为各类评审佐证支撑材料,以电子形式呈现,无需提供材料原件。那么,在科研项目建档之初,就把科研项目所产生的材料进行数字化存档管理。第二,科研项目根据类别层级的不同,进行细化管理。第三,各级各类科研项目都有对应的管理规范,从项目管理的角度将档案管理同步规范管理,及时收集信息数据,同步更新档案材料,杜绝科研档案基础材料的遗、缺、漏。第四,科研档案严格遵循档案标准管理,管控科研档案材料和信息数据的输入和输出,确保档案资料的安全性和可靠性。

另外,科研档案电子化主要目的是解决频繁查档、调档而激增的工作压力,但是实际执行难度较大,主要困难在于历年档案基础材料采集,单位的历年科研档案普遍年代久远,查档、调档经常会需要找历年档案。因此,要实现科研档案电子化就必须将历年存档资料尽可能地完成基础信息采集,然后将这些电子材料与原始数据信息表建立索引链接。科研信息管理系统的材料数据和信息数据本身就需要把科研工作中的档案资料和信息数据变成电子数据存入系统数据库中,基于这一工作思路,在便捷化管理的同时,科研档案表格化也为科研信息系统建设做好了数据方面的前期准备。

(三)科研指标进度实时可查、可溯、可控、可管,实现分层动态监管

科研技术服务是衡量高职院校社会服务能力的重要指标,每个学校都非常重视这项工作,尤其关注与科研技术服务相关的各项指标进度情况,科研信息数据统计最能直观反映各项指标进展情况。将科研信息数据根据科研单元进行分类关联,运用逻辑算法将各类科研指标按照个人、科研机构、部门分别进行统计,统计数据与基础数据之间同步更新。科研统计结果可以实现分层实时查询,方便各级负责人及时了解科研指标进度。同时,统计数据明细也可以根据部门、机构、个人进行细分汇总,提供对应责任人了解自己管理范畴内的具体情况,保证统计数据可溯。实时统计结果借助软件实现数据可视化,让目标和完成情况一目了然,及时掌握进度滞后指标,有助于对进度落后的具体指标进行督促,实现科研指标过程中的可控可管。科研指标进度分层动态监管,旨在实时将各类考核指标全面完整、准确地呈现出来,管理层面能直观了解各项指标进度情况。

(四)改革科研档案信息采集理念,从主动性方面解决信息采集的难题

科研档案管理中,基础信息采集是极为谨慎而烦琐的工作,一部分科研人员认为这些信息采集工作就是科研管理人员的职责,不能主动积极地配合工作。[4]有些院校尽管已经购买科研信息管理系统,但是科研人员不能自主填报,有些填报的信息不全,需要管理人员反复核查和校正。科研项目信息采集最终为项目组成员提供服务,因此,需要强化信息采集观念,将信息采集工作纳入科研项目管理中,把资料上交和信息填报关联项目关键节点,把填报转变为积极主动填报。同时,要考虑信息采集的全面性,梳理历年信息统计所需条目和各类科研项目管理流程,尽可能将采集工作一次性完成。

从现有的管理模式来看,自主填报的方式无法降低科研信息审核高重复性的缺陷。科研档案信息管理可以从科研信息管理系统建设的角度寻找解决途径,采用信息管理软件对审定的科研档案信息进行输出管理,以保证资料安全。类似的科研档案和信息应用需求还有许多,因此,不断梳理科研档案及其信息管理的工作流程以及管理工作中的问题,才能不断提升工作效率,完善管理流程,为学校科研工作发展提供高质量服务。