TOE框架视角下智慧档案馆建设路径研究——基于24个综合档案馆案例的模糊集定性比较分析

张晓娟 潘 珂

（武汉大学信息管理学院，湖北武汉，430072）

《“十四五”全国档案事业发展规划》要求加快全面数字转型和智能升级[1］，档案行业谋求智慧化转型的迫切性不容忽视。智慧档案馆是以服务城市建设、服务社会、服务大众为方向[2］，依托智慧技术，实现信息感知与服务泛在化[3］的新型档案馆。目前学术层面围绕智慧档案馆服务能力[4］、建设主体与条件[5-6］等方面的细化研究日渐丰富，但实践层面相对滞后。针对智慧档案馆建设困境，已有研究基于技术、制度、人才等影响因素提出对策建议[7］，但大多停留在宽泛讨论层面，实证研究较少，且缺乏对多因素协同作用机制的探讨。因此，本文拟从技术-组织-环境（Technology-Organization-Environment，TOE）框架出发，构建智慧档案馆建设成效分析框架，基于国内综合档案馆智慧档案馆建设项目，运用模糊集定性比较分析方法，系统分析驱动高水平智慧档案馆建设的差异化路径，为综合档案馆加快智慧化转型提供参考。

1 研究设计

1.1 研究方法与案例选取

定性比较分析方法（QCA）是一种以案例研究为导向的理论集合研究方法。模糊集定性比较分析方法（fsQCA）是QCA的操作方法之一。本文基于综合档案馆公开招标的智慧档案馆建设项目，选取在行政层级、建设水平、地域分布方面具备差异性的24个案例，包括：青岛市档案馆、苏州市档案馆、太仓市档案馆、泰兴市档案馆、张家港市档案馆、昆山市档案馆、大同市档案馆、大同市浑源县档案馆、阳泉市矿区档案馆、唐山市档案馆、邯郸市永年区档案馆、石家庄市行唐县档案馆、铜陵市档案馆、阜阳市档案馆、马鞍山市档案馆、宿州市灵璧县档案馆、珠海市档案馆、深圳市档案馆、深圳市南山区档案馆、绍兴市上虞区档案馆、丽水市档案馆、杭州市档案馆、南京市档案馆和四川省档案馆。

1.2 分析框架与变量测量

TOE框架将影响组织采纳技术创新的因素分为技术、组织、环境3 个层面。[8］本文基于TOE框架构建智慧档案馆建设成效分析框架（见图1），综合考虑数据可获得性和案例适用性，设置变量测量指标。

图1 智慧档案馆建设成效分析框架示意图

（1）条件变量

技术条件，以是否开设独立门户网站/微信公众号/APP测量。组织规模，通过档案馆2023 年度预算资金测量。项目投入，采用中标合同金额/最新年度预算资金测量。合作联动，以档案馆是否参与跨区域档案服务测量。政策导向，以档案馆同级政府政策文件中是否规划智慧档案馆建设作为测量依据。行业支撑，采用2022 年档案馆所在省软件和信息技术服务业收入测量。[9］用户需求，通过档案馆同级行政区人口密度测量。对组织规模、项目投入、行业支撑、用户需求4 个变量，选取样本数据的95%分位值、50%分位值、5%分位值，分别设为完全隶属点、交叉点、完全不隶属点，将数据校准为0～1 的集合隶属分数。

（2）结果变量

参照国家档案局《数字档案馆系统测试办法》[10］，以数字档案馆建设成效间接测量智慧档案馆建设成效，构建四值模糊集。通过“全国示范数字档案馆”测试赋值1；通过“国家级数字档案馆”测试赋值0.67；通过其他类数字档案馆测试赋值0.33；否则赋值0。

2 数据分析与实证结果

2.1 必要性分析

QCA分析首先需要对各单因素变量做必要性分析，一致性大于0.9、覆盖度高于0.5 的因素可视为结果发生的必要条件。[11］对于高水平智慧档案馆建设这一结果，技术条件这项前因变量的一致性已超过0.9，覆盖度高于0.6，可视作其必要条件。

2.2 条件组态分析

由于样本容量较小，本文将一致性阈值设为0.8，案例频数阈值设为1，得到高水平智慧档案馆建设的复杂解、中间解和简约解。选择复杂度适中的中间解，结合简约解进行分析。如表1所示，共存在6种条件组态可以解释高水平的智慧档案馆建设结果。根据核心驱动条件所属维度，这6种组态可以简化为4条路径。

表1 高水平智慧档案馆建设条件组态分析

（1）综合驱动型

该路径对应S1条件组态，由技术、组织、环境三重维度多个条件共同驱动。在技术方面，这类档案馆技术储备充足，开通了多样化的服务渠道。在组织方面，这类档案馆资金充裕，积极对外联动，开展跨区域、跨行业合作。例如，杭州市档案馆与高校开展合作，完成“杭州市电子文件中心”项目四期建设。[12］在环境方面，这类档案馆所在地拥有发达的信息产业和庞大的用户市场。例如，深圳市档案馆与星火电子、广通软件等深圳公司合作打造基于云计算与大数据技术的“深圳档案文件平台”，实现电子文件即时在线归档、档案数据全过程监督管理和档案信息资源的共享利用。[13］

（2）“技术-组织”主导型

该路径对应S2 条件组态，对环境条件要求不高，主要由技术和组织条件主导。在技术方面，这类档案馆通过官网、微信公众号、政务APP嵌入等方式提供服务，有一定技术基础。在组织方面，这类档案馆的项目投入相对不足，但预算资金规模大，同时积极参与跨区域合作，可调动资源充足。例如，唐山市档案馆加入河北省民生类档案异地跨馆查询利用平台，支持省内175 家档案馆20 余种民生档案利用服务。[14］在环境方面，这类档案馆主要依靠政策引导形成外部驱动力。例如，南京市档案局（馆）于2011 年发布《南京市“智慧档案”建设规划》。[15］

（3）“技术-环境”主导型

该路径对应S3 条件组态，对组织条件要求不高，由技术条件和环境维度的行业支撑条件作为核心条件，与其他条件组合呈现三种形式。

S3a组态的技术和环境条件齐全，在组织维度主要依靠合作联动条件驱动。例如，太仓市档案馆于2017年启动智慧档案馆规划，依托江苏省繁荣的信息技术产业，参与长三角民生档案异地查档便民服务项目，并接入全国档案查询利用服务平台，建成智慧档案综合管控平台，开发出档案收集整理人工智能辅助等智慧应用。[16］

S3b组态对组织维度的项目投入条件的要求比S3a更高，对环境维度的政策导向条件的要求则更低。例如，张家港市档案馆的政策指引相对模糊，但人口密度大，本省信息技术产业增长快，外部环境良好。张家港市档案馆联通张家港市政务网和苏州市政务服务平台提供民生档案信息服务，同时参与长三角民生档案异地查档便民服务项目，技术和组织条件充足。目前，张家港市档案馆的电子档案管理平台已实现馆藏档案资源的智能化管理和开发利用。[17］

S3c组态的技术条件和环境条件齐全，但项目投入条件相对不足。例如，绍兴市上虞区档案馆建设项目投入相比其资金规模较低，但2020 年已被列入浙江省档案工作试点[18］，该省信息技术产业发达，外部环境优越；同时提供展厅VR、乡镇图集等特色服务，并关联浙江政务服务网，技术条件充分。目前，上虞区档案馆已建成智慧档案核心业务管理平台、综合政务服务平台和安全管控平台，实现档案管理智慧化。

（4）“组织-环境”主导型

该路径对应S4条件组态，对技术条件要求不高，由组织、环境条件主导。例如，铜陵市档案馆仅支持现场查档，技术条件有限，但其环境条件较为优越：智慧档案馆建设项目是“数字铜陵”的重要组成部分[19］；所在省份是新一代信息技术创新产业聚集地。目前，铜陵市档案馆已建设涵盖局域网数字档案馆核心业务平台、政务网电子档案接收平台和互联网档案信息服务平台三网一体的数字档案馆系统。

2.3 稳健性检验

将案例一致性阈值由0.8 提高至0.85 进行稳健性检验。新的组态结果数量与原结果一致。在不考虑缺失条件的情况下，每条路径的条件组合和原路径基本一致，可视作具有稳健性。

3 结论与建议

3.1 结论

高水平智慧档案馆建设是多因素驱动的结果。建设路径都是技术、组织、环境三重维度多个条件的组合，表明是共同发挥作用的，单一条件无法直接决定智慧档案馆建设水平。技术条件构成高水平智慧档案馆建设的必要条件，但不构成充要条件。在所有高水平智慧档案馆建设路径中，有且仅有一种组态（S4）不包含技术条件，表明技术条件是影响智慧档案馆建设水平的关键因素，但在技术积累不足的情况下，仍然存在建设高水平智慧档案馆的可能性。

组织条件参与所有高水平智慧档案馆建设路径，但仅在部分路径中构成核心条件。其中，合作联动在三种组态（S1、S2、S4）中构成核心条件，在两种组态（S3a、S3b）中构成边缘条件。组织规模在三种组态（S1、S2、S4）中构成核心条件，在一种组态（S3c）中构成边缘条件。项目投入不构成核心条件。这在一定程度上表明，合作联动、组织规模、项目投入对智慧档案馆建设成效的影响依次降低。

环境条件在绝大多数高水平智慧档案馆建设路径中构成核心条件。其中，行业支撑在除S2 以外的所有组态中构成核心条件。用户需求作为边缘条件与行业支撑同时存在，表明市场需求和市场供应共同发挥驱动效应，但需求方的影响较为隐蔽。政策导向不构成任一核心条件，表明该条件的影响相对较弱。

3.2 建议

（1）技术先行，搭建智慧档案馆的数字底座

物联网、云计算等智慧技术的应用是区分智慧档案馆和数字档案馆的重要标志。智慧档案馆的技术转型路线主要有两种。一是重点突破单项或多项智慧技术应用，逐步实现全面升级改造。在用户端，应对传统的档案查借阅服务和信息咨询服务进行移动化改造。结合用户画像和数据分析，开发智慧服务的创新形式，如智能问答、精准推送等。在管理端，应以档案资源为核心，重点对档案工作的关键环节进行智能化改造，并与档案数字化、智慧库房管理等工作衔接。在此基础上，可结合人工智能技术对档案数据进行深度挖掘，将智慧技术进一步嵌入档案鉴定、编研。二是数字化和智慧化改造并行，实现服务和管理形态跨越式变革。信息化进度相对落后的综合档案馆，可尝试直接向智慧档案馆模式过渡。全馆改造涉及经费、人员、制度等各方资源协调，需要全面统筹和科学规划。例如，铜陵市档案馆明确以“国家级示范数字档案馆”为目标，设计实施精细的智慧档案馆建设方案。此外，一些具备信息化基础的档案馆可以新馆建设为契机，提出智慧档案馆的全面构想。例如，唐山市档案馆在新馆规划阶段确定智慧建设方案，绕过旧馆的路径依赖问题。

（2）取长补短，打造智慧档案馆的特色范式

智慧档案馆建设需要达到技术、组织、环境条件的总体均衡，具体实施应遵循两项原则。一是敢想敢为，灵活借势突破先天条件桎梏。档案馆要把握智慧转型的浪潮，积极发挥主观能动性，边建设边探索。组织条件不足的中小型档案馆，可通过争取政策扶持、联通区域信息化平台等方式减少成本投入，以馆际合作等方式融入智慧档案生态网络，增强组织弹性。环境驱动力不足的基层档案馆，可跳出本级政策指引和供需市场限制，依托组织资源倾斜向外、向上寻求合作。技术力量不足的档案馆，可通过服务外包、区域平台托管等方式提高效率；也可通过人才引进、联合创新等方式逐步扭转技术劣势。二是因地制宜，立足实际探索智慧转型路径，档案馆智慧转型方案应与自身条件相当。例如，业务范围较窄的档案馆可选择嵌入本地政务平台或设置单一入口提供线上服务，而不是开发机器人提供现场帮助。在宏观角度，档案馆应服务地区建设开展智慧转型。例如，深圳市南山区档案馆以服务大湾区发展为目标，开展智慧档案馆建设。