图纸类档案管理标准及数字化创新策略研究

2023-11-07刘利峰

大众标准化 2023年19期

鲁松，刘利峰

（华北理工大学，河北唐山 063000）

工程设计图纸属于设计人员和施工人员沟通的纽带与桥梁，在项目建设中起到了重要作用。创新与改革是推动社会发展和进步的动力，只有不断创新档案管理工作的管理理念，才能够提升档案管理工作的整体水平和质量。在信息技术崛起和发展的时下，若想切实提高图纸档案管理工作成效，设计单位便要将数字化管理作为重点，结合相关法律法规制定图纸档案的数字化管理计划，为档案管理工作提供可靠的保障。

1 传统图纸类档案的特点

1.1 数量繁多

工程设计图纸主要以工程实际情况为中心进行档案存放，每张设计图纸均涉及了从前期可行性研究到工程最终结束的全周期过程。工程设计图纸的形成通常要经过大量分析、研究设计等流程，在工程项目中起到了至关重要的作用。伴随新工程项目的增加和时间的推移，工程设计图纸的数量日益增加，由于每一份工程设计图纸都拥有相应的保管价值，档案要存放完好不得销毁，为图纸类档案管理工作带来的较大压力，档案管理人员工作量的增多，以及纸质档案存放占用更多的库房，都不利于图纸类档案管理工作的有序开展。

1.2 分类保管

工程设计图纸在工程项目中具有较高的参考价值，对于不同项目，工程设计图纸中的内容同样存在差异，图纸的专业性较强，管理的目的则在于满足工程不同阶段中的参考需要。在存放图纸类档案之时，会采取不同类型项目工程分类保管的模式，使档案管理具备系统性特征，便于在施工人员使用图纸档案时可迅速按照档案的项目类型、技术等分类进行定位，为工程建设的顺利开展提供了资料支持。管理人员在保管图纸类档案使，应该严格按照工程项目分类做好整理、归纳、存放等方面的工作。

1.3 通用性强

工程项目的设计、建设等环节均与图纸类档案密切相关，拥有保存工作历史和施工经验等的价值，可以在今后同类工程项目设计、施工中提供可靠的数据和信息支撑。在实际建设中的部分工程项目，尽管内容有所区别，但在设计、技术、工艺等方面会存在相似、相通之处，说明工程设计图纸存在较强的通用性。在实际开展工程设计之时，可借鉴过去的图纸类档案，有利于避免重复工作，从根本上缩短工程项目前期准备的时间，提高了工程项目的设计速度，降低了工程设计的投入成本，保证了工程建设的质量和效率。

1.4 多变性强

工程设计图纸的产生来源于对工程建设从技术、成本、步骤等多层面的设计与规划，属于工程项目设计人员按照实际工程情况拟定的工作结果，带有一定的主观性。有时会在工程项目建设中因突发情况而产生计划变更的情况，此时便需要对原本的图纸类档案进行补充、调整等，部分图纸甚至要经过多次修改或作废，重新按照工程项目建设情况对图纸进行制定。工程设计图纸的变更不可避免，针对图纸档案的多变性，需要档案管理人员尽快掌握图纸类档案的修改状况，避免为工程项目带来损失。

2 图纸档案数字化管理工作创新的必要性

数字档案是在网络计算机时代下产生的，由于需要依托于网络技术和计算机的使用，来实现整理虚拟档案信息工作，相较于以纸质等档案实体为载体的手工整理方式来说，存在着巨大的变化。主要表现在三方面中：

2.1 名目更清晰

以往针对于立卷的整理，是以“件”为单位，而由于电子档案具有非实体化、虚拟化的特点，整理电子文档就变成了整理“非实体”。而“件”是电子文档整理期间文件归档的单位。档案数据信息单元为“件”，在实际展开整理期间，先依据一定特征，通过档案软件管理系统设计多角度的整合相关文件，以此整理成目录形式。为此，整理工作进行期间，在电子文档中，传统的案卷已经不复存在，传统手工的各种整理模式也消失匿迹，包括：装订、立卷、组卷等。

2.2 便于长久保存

全程管理和监控产生电子文件再到最终永久性保存和销毁的经过叫做全程档案管理模式。产生电子文件再到永久性保存或者是销毁，在电子文件时代中是一个完整的经过，并且不再像纸质档案文件一样易于区分各个阶段间的界限，这便更要高度重视动态化的监控电子文件从形成、保管、转运、销毁、使用等全部经过，以此保证电子档案文件的可靠性、完整性、安全性以及真实性。

2.3 功能更完善

档案管理与电子文件在前段控制形式的网络环境下已经难以对不同工作流程之间的界限进行清晰划分，管理档案开始于归档文件转化为相关档案，而是对形成文件的阶段进行了延伸，在设计管理电子文件系统期间，便就参与其中，在系统功能设计中融合管理电子文件的要求。例如，在电子文件管理系统中，如若涉及巨大的电子文件数量，就需要预先设置各种功能，包括：期限保管、归档范围等，在收到或者是生成文件期间，就能够展开前段鉴定和动态化归档，从而确保电子档案归档的安全性和稳定性。

3 图纸档案管理创新对策

3.1 制度的创新

档案管理制度的创新是创新档案管理工作的主要内容，促进着档案管理行业的进步和发展，保证档案信息管理的统一性和集中性。根据研究和调查我国管理档案相关工作情况可以得知，现阶段，制定的有关于图书管理档案信息的相关体系和制度缺乏健全性以及完善性，难以将管理档案的效果充分发挥出来。虽然针对于档案管理，有关单位与各个部门正在不断加强重视程度，但是由于缺乏强有力的建设信息系统力度，难以对硬件设施和软件设施进行有效优化。因此，需要确保档案管理标准制定的统一性和完善性，明确档案管理工作规范和标准的最终目的；还可以推广集中管理档案信息，依托于现代化科学技术的使用，确保档案信息管理自动化作用的实现。

3.2 增加工作创新特色

现阶段，图纸档案服务工作局限性较大，体现在查阅和使用的档案仅限于本单位所产生的，而没有深入分析和研究怎样将本单位档案对接外界，以此更好地服务于社会。针对于传统登门查询档案的服务模式，档案管理相关部门应当勇于做出改变，将被动服务朝着主动服务方向变化，通过对现代化计算机技术的使用，建立远程服务机制。创建计算机档案管理系统，依托于计算机数据信息处理的功能，构建局域网络，有效连接单位内部的各个科室，切实达到一体化文档和自动化各环节的效果，实现共享资源，提升使用资源的效率。管理方法的更新是档案管理工作创新方法的重要手段，积极朝着现代化档案装备技术方向努力，主动处理和解决传统手工操作方式中的不足之处，通过对多种现代化技术的使用，提升管理工作的整体质量和效率，加强其中的技术水平与技术含量，从而实现档案管理手段的有效创新。

3.3 管理思路的创新

图纸档案管理工作缺乏先进的工作方式，并且工作内容单一乏味，导致一些管理档案工作人员创新欲望和创新意识严重不足。在实际工作中，部分档案管理工作人员依据传统模式进行工作、循规蹈矩、依赖于传统方法与理念，不清楚市场档案资料所需的实际情况，档案管理工作是否对现阶段社会需求相满足以及相关科学技术发展形势怎样等，上述这些内容了解甚少，更别说档案管理模式思路的创新，随着时间的推移，就会导致档案管理与时代脱轨，难以提升工作效率。想要切实对此种状况进行改变，就需要积极改善档案工作的工作模式，将事后搜集模式朝着事中参与事前介入的工作理念方向转化。只有高度重视工作理念的创新，才能够依托于先进观念和服务，顺应时代发展的潮流与趋势，从而有效提升自我的核心市场竞争力。

3.4 提升工作人员素质

创新档案管理工作在数字化档案改革中关键是提升有关管理工作人员的职业素质，这为实现信息化、科技化管理档案提供了方向。第一，针对于自我信息技术能力和水平，档案管理工作人员要积极进行提升，积极主动的加入与培训教育有关的学习活动，努力了解和熟悉现代化的理论知识内容和操作技能，提升信息化管理档案的整体能力和水平，从而为社会大众提供更好、更周到的服务。第二，作为一名档案管理工作人员要时刻维持较高的职业道德水平，包括：忠于职守、爱岗敬业、高度的责任感等。在实际进行管理档案工作期间，要认真检查其中可能涉及到的一系列问题，并及早地展开处理和积极，要按照一丝不苟、认真负责的原则处理工作，确保顺利开展档案管理的创新工作。第三，作为一个领导人员，管理者对工作的状态和态度起着直接影响，为此，对管理领导者的创新能力进行提高十分重要，在工作中，管理领导者要时刻保持积极的工作态度，进而为创新档案管理工作提出有用的建议和意见。

4 图纸类档案数字化管理标准设计方案及效果

4.1 设计方案

图纸类档案的数字化管理工作主要包括两个层面，即按照档案库中已有的纸质档案，选用扫描的方式进行数字化处理，使扫描完成的电子文件图纸拥有特定的签名，与纸质档案内容一致且无法做出修改，保证了档案的原始性、真实性；对于工程设计中产生的图纸数字化文件，借助信息技术的力量，结合CAD或BIM技术，与图片文档管理软件加以结合，构成数字化资料的收集、归档工作体系。为此对于图纸档案管理标准采用了以下设计方案：①以往的图片文档管理软件难以适应基于数字化文件管理的工作模式，对于新型管理软件加以投用和实施。②搭配历史性纸质档案数字化扫描工作，制定出了符合国家标准与设计单位自身实际情况的纸质档案数字化工作标准，根据制定的标准对于所有已经归档的纸质档案进行数字化扫描。③针对实时生成的工程设计图纸档案进行收集与归档工作，按照设计资料归档操作管理标准，使档案的收集工作得到规范，明确规定图纸的修正、签名等相关问题，让数字化档案在原则性问题上能够得到制度支持。④硬件上准备了计算机、扫描仪、服务器等数字化设备，软件方面优选专业性、安全性、拓展性较强的综合性数据库档案管理软件——SQLServer。软件集成了C/S和B/S架构，软件功能上主要涵盖了六个模块，软件安装、系统设置、档案管理、安全操作、软件升级、网络查询，助推数字化图纸类档案管理工作的高效完成。档案录入人员可借助互联网技术，分担档案录入的工作量，由档案管理人员进行严格审核，提高了工程图纸档案的录入成效。⑤为解决数字化档案的签名与纸质文件一致性的问题，单位采用了统一管理模式，在设计人员的计算机位置安装打印控件，及时提交打印文件，计算机会自动存档处理和提取图纸文件的属性，用二维码表示数字化档案的版本，使存档的文件和打印输出的纸质文档统一，不会发生归档遗漏的问题，在输出完成后，可通过扫描二维码自动提取出图纸文件的属性内容完成归档任务。在工程项目开展初期，为了降低由于图纸更改发生纸质档案和数字化档案不一致问题的几率，对档案的输出流程还进行了相应的调整。

4.2 实施效果

经过数字化管理处理之后，图纸类档案已由纸质载体转化为了电子载体，实现了节约成本、提升使用效能的目标。①工程设计人员可直接使用计算机进行图纸档案的查阅，不必再前往档案部门。②档案数据库中的数据不再是以往的条目数据，而搭配了各种格式的电子档案，如能够编辑的doc、dwg文件，只读用的pdf、dwf文件，供打印的plt文件等，各类文件均会在工程设计相关工作中发挥出应有的价值。③纸质档案除了底图与文本原稿以外，历史档案中的文本打印稿可予以销毁，降低了至少每年新增加的图纸档案50%，控制了档案库库存量的增长趋势，节约了档案仓库容量与人力管理的投入成本。④数据库条目中的各类数据信息主要由系统自动提取生成，缓解了录入人员繁重的数据输入工作，提升了工作效果。⑤设计中可利用数字化图纸档案中的目录、图签等功能，保证了档案管理的实效性。