提高企业公文处理效率的方法探究

刘 娟

（厦门市特房海湾投资有限公司，福建 厦门 361000）

一、企业提升公文处理效率的意义

公文作为重要的信息载体，其发挥的信息传递作用非常大。企业公文处理效率的提升，不仅在于企业上下级部门间的沟通效率会得到充分保障，相关制度政策以及命令的下达效率也会随之提升，进而产生一系列连锁反应，整体影响企业的日常生产经营效率。本文从工作效率、管理水平以及企业文化等三个方面，对公文处理工作高质量、高效率开展的意义进行论述。

1.有助于企业工作效率的提升。企业公文具有较为规范的格式，且作为重要的信息载体，在具体传送、阅览过程中，保持高效性，渠道畅通、流程便捷，能够提升整体的公文传阅效率。通常情况下，企业以公文形式传递信息，本身就具有一定的权威性、严肃性，也更加容易引起阅览者的重视，进而敦促其落实公文所涉事项，保证各项工作的有序开展，提高整体的办事效率。由此，能够整体提高企业的工作效能，降低时间成本。在对公文的重视和信息快速传递的双重作用下，企业上下级部门之间的沟通效率更高，相应工作的落实、执行也更快，整体上对企业经营管理效率的提升具有重要且积极的影响。

2.有助于企业管理水平的提升。企业规章制度的快速、有效落实，有赖于公文信息传递速度的提升和传递效果的优化。也就是说，在以公文的方式进行信息传递的过程中，所涉及的相应工作得到落实的效率越高，尤其是上下级部门之间的信息沟通、工作落实，在公文报送作用下，下级部门对相应公文内容的重视程度也越高，在快速阅览后，针对问题能够在第一时间寻找解决办法予以处理，且在整体处理速度提升的前提下，实现公文处理工作落实效果的提升，促使整个企业管理效率、质量提升。尤其是一些政策性文件的下达与落实，能够确保企业在快速适应政策环境的前提下，对内部管理模式进行有效调整，以更好地应对外部市场环境，提升整体的管理效率、管理水平，保证企业可持续发展。

3.有助于改善企业文化氛围。公文作为有效的信息传递方式，尤其是一些重要的政策性信息、规章制度信息等，对企业文化的打造、文化氛围的营造具有重要影响。公文信息的有效传递，能使企业内部人员在企业规章制度引领下，快速了解企业文化内容，并在实际工作中充分体会，进而受到企业文化的影响，产生文化认同感，在工作中自觉提升质量和效率。尤其是一些管理信息，在以公文形式发布、传送的过程中，影响范围更大，有助于在企业内部形成良好的管理氛围，从而使员工认同企业管理理念，自觉遵守企业的规章制度，这对助力企业不断向前发展。

二、企业公文处理的现存问题

提升公文处理效率，对提升企业工作效率、管理水平，改善文化氛围，均具有明显的促进作用。因此，有效落实该项工作，主动提升公文处理效率，是企业日常经营管理的重要内容。然而，部分企业在公文处理工作中仍然存在一些问题，主要有以下几点：

1.文件拟制不符合办文规范。部分企业公文拟制过程缺乏一定的规范性，尤其是公文格式、种类划分以及报送部门等方面的问题较为明显。如公文格式、内容方面，部分企业内部公文并未按照固定格式予以编制，尤其是一些规章制度以外的文件，格式运用存在一定随意性，甚至因为主管人员不同、习惯不同，致使文件编制格式存在差异，文件内容存在一定不规范性。例如，正文部分在引用标题时，与实际的标题不相符；附件说明部分，拟稿人通常为“节省”拟稿时间，将其简化为一个“附”字。除此之外，加盖印章的位置不规范等问题也时常发生。

2.文件发放、呈送不符合办文规范。企业文件的发放与呈送，同样存在不规范的情况。文秘人员公文处理不及时，公文发放与呈送具有一定的随意性，都是公文处理中存在的问题。例如，文书室公文较多时，容易出现部分公文未得到高效率处理、部分上级指令下达延误的情况，以至于相应的决策未能得到有效落实，部分工作效率低下。除此之外，文件收发相关制度不完善，企业文件收发工作的开展凭借一己经验及习惯收发登记工作落实不到位，未能及时发现其中存在的问题，对文件的管理同样会产生不利影响。

3.文件签发、批复不符办文规范。企业文件签发以及批复不规范的问题也较为普遍，签发项目不全，未注明相关签发意见，或者签发人、签发时间等未注明，都属于项目不全范畴。部分文件签字位置不规范，未在指定位置有效签写，使用笔类繁多，字迹不规范，致使文件的严肃性不足。

三、提升企业公文处理效率的对策建议

提高企业公文处理效率，对整个企业的规范化经营管理将产生积极影响。尤其是在市场经济体制下，企业间的竞争异常激烈，竞争压力较大，提升企业经营管理效率，有助于提升其市场竞争力，从而占据有利地位。为了提升企业经营管理效率及质量，助力企业可持续发展目标的实现，针对公文处理中存在的各类问题，给出以下几点建议：

1.完善办文管理制度。制度是提升效率的关键，办文管理制度的有效制定与落实，能够确保企业公文处理效率得到有效提升。需充分结合当前的企业经营管理情况，结合行业政策、市场环境等，对企业内部公文处理工作进行有效的规划，制定相应的管理制度，以规范公文处理行为。

2.实现办公自动化。公文处理工作智能化、自动化开展，有助于进一步提升公文处理效率。需要有效改进办公智能化、自动化技术，提升办公智能化、自动化水平，促使其逐步替代传统的以人力为主的工作方式，解决办公室人员少、工作量大的问题，以整体提升公文处理效率。如引进相应的文件处理软件系统，建立企业内部的文件传送机制、模块，确保各类文件都能够通过特定的信息途径予以传递，保证文件信息的安全性。

3.提高办文人员综合素质。人员素质始终是影响公文处理效果的关键因素，在实际的公文处理工作中，应该注意培养工作人员的综合素质，为公文处理工作奠定基础，进而保证该项工作开展的实效性。工作态度的好坏，也会影响公文处理的效果。开展企业思政教育工作，通过企业文化的熏陶，改善人员的工作态度，使其对公文处理工作高度重视，认真对待该项工作。公文处理能力的强弱，是公文处理效果的直接影响因素。需要结合企业实际的公文处理制度，对人员进行相关培训，培养其公文处理的技巧和能力。

4.健全公文处理规范程序。完善的公文处理程序，有助于公文处理的规范、有序。应对公文进行有效的流程管理，对公文的草拟、审核、签发、复核、缮印以及登记、分发等程序予以明确规定。实施责任落实制，督促各相关人员严格按照相应的流程，规范地完成文件的签发、传阅以及批复等工作。例如，对公文内容的编制格式、标题拟定以及正文内容等均做相应的规定，并将各环节责任落实到个人。只有真正形成制度化、规范化的公文处理流程，改善公文处理环境，才能提升其处理效率。这样，工作人员在素质、技能水平提升的前提下，在办公自动化系统和制度化、规范化流程的加持下，才能有效地开展各项公文处理工作。