关于内部审计促进科研耗材管理作用探析

程晓梅

随着经济社会的发展和科技水平的提升，社会对科研质量要求越来越高。科研耗材作为保证科研顺利开展的基础，具有极其重要的作用。每年的科研耗材是科研院所的一项必需研发支出，因此必须做好财务和税务方面的记录。内部审计应对科研耗材方面的财务支出进行审查和监督，保证科研耗材费用的准确、科学。基于此，本文在简单介绍了有关科研耗材的相关内容后，指出了科研耗材管理中存在的问题，并提出了有针对性的策略，以充分发挥内部审计对科研耗材管理的促进作用。

科研实力是衡量科研院所实力的重要指标。随着科技水平的提升，国家对科研院所重视程度不断加大，经费投入不断增加，并出台相关政策，以保证科研项目的正常推进。每个科研项目的开展都离不开科研耗材的使用，但是每个项目使用到的材料不尽相同，这就需要做好整理。政府出台“放管服”政策，为相关科研人员提供更大的科研权限。相较而言，科研人员更加注重科研过程和结果，而对科研耗材管理的专业程度不足，所以会出现科研经费超支的现象，因此需要引入内部审计，以提升科研耗材管理水平。

一、科研耗材概述

（一）科研耗材的概念

科研耗材作為耗材的重要组成部分，是指科研人员在进行科学实验过程中需要用到的各种试剂、培养基、实验器材等材料。不同的科研实验会用到多种不同的耗材，而科学实验的结果会直接受到科研耗材质量的影响，因此必须做好品质控制。

（二）科研耗材的种类

各行业的顺利运行都离不开耗材。耗材的涵盖范围极其广泛，如办公、科研、生产等领域，并且一般指需要定期使用和更换的物品。科研耗材主要包括科研项目在研究开发过程中必须使用的各种原材料、辅助材料、成品、半成品、存储器、元器件、陪试品和专用低值易耗品。如科研试剂、实验器材等耗材，具有消耗快、更换频繁、使用周期短、专业要求高、品种多样、不确定性强等特征。

二、科研耗材管理中存在的问题

（一）对“放管服”政策的片面理解

政府出台“放管服”政策，提出简政放权、放管结合、优化服务的目标，并要不断创新和优化科研经费管理手段，给予科研人员更大的自由度，调动科研人员的积极性，释放更多的活力。针对科研耗材管理，有些科研人员更加注重科研结果，对“放管服”政策进行解读时，存在片面理解的情况。有些科研人员会将重点聚焦在“放”“服”方面，认为国家已经强调简政放权和优化服务，所以科研人员应充分调度和支配科研经费，不愿过多接受相关部门的管理和干预。有些科研人员认为，其所在单位对于科研经费只是“代为管理”，所以应减少审批流程，确保其经费使用的自主权。但“放管服”政策是一个整体性的概念，放权的同时必须接受管理，避免科研工作陷入无序的状态。优化服务应在遵守国家法律法规的基础上不断提升服务水平。

对于“放管服”政策的片面理解，导致各种科研耗材经费与其他支出栏目发生混乱，材料费归集超出科研经费预算，使“放管服”政策的约束能力下降。科研耗材管理力度不足，可能会违背经费开支合法性要求，使科研耗材预算流程存在问题，导致科研耗材项目难以实现正常报销或者是盲目报销，影响科研进度，降低科研人员的工作积极性。如何正确理解“放管服”政策，是相关人员应重点思考和解决的问题。

（二）监督力度不足

不同科研项目对于科研耗材的种类和品质要求各不相同，哪怕是同一材料不同的生产厂家也会面临不同的实验结果。其实验结果对科研耗材的精度和准度具有极高的要求。科研负责人需要在有限的科研经费下采购合适的耗材，将每笔经费用到关键的地方。但是科研耗材部门由于人数有限，有些在编人员并不完全具备科研经验，而科研耗材涉及的种类多、范围广以及专业性极强，所以科研耗材管理人员难免出现力不从心、专业程度不足的现象，影响科研耗材管理水平。如果实行集中采购科研耗材的管理办法，容易导致采购质量不足的问题，难以满足科研人员的实验需求，影响科研进度。有些科研院所对化学药品、有害气体、易燃易爆等物资进行集中统一采购，其他材料由科研人员根据使用需求进行自主采购。科研耗材的采购要有一个完整的流程，如计划、购买、保管、储存等，因此需要专门的部门进行负责。科研人员常常忙于课题研究，因此会忽略科研耗材管理，致使流程管理不到位，如将采购的材料不经登记直接使用，造成账实不相符、费用管理混乱的现象。

（三）内部控制约束不足

实现科研耗材高效化管理的重要保障，就是建立健全的内部控制约束制度。有些科研耗材管理制度会与内部控制约束机制相悖，影响耗材管理水平。例如，不同的科研耗材在管理上会存在差异性，一般金额较小的耗材可以将采购权利交给项目课题组。但是课题组会额外承担登记、验收等工作，票据报销会涉及经办人、验收人以及负责人的签收工作。有时为了追赶课题进度，科研人员并未按照规章制度领用耗材，事后再补办手续，这就容易产生错账、漏账的现象，使账面数据与实际资金不相符，给内部审计开展科研经费的监管增加了难度。甚至有些相关人员会利用管理上的漏洞来捏造账目，增加科研耗材经费支出，从而套取科研经费。

（四）科研耗材信息化程度不足

优化和创新科研耗材管理办法是提升科研经费管理水平的重要举措。但是近年来科研任务呈现指数级增长，信息量骤增，给科研人员带来巨大的压力。另外，由于科研经费有限，为了合理化使用经费，负责部门会多次对比同一材料的价格，这也使科研人员面临繁重的事务性工作，难以专心从事科研工作。科研耗材管理主要以人工记录为主，从采购到材料入库仍使用手工台账，对信息化利用程度相对较低，难以充分发挥信息化在科研耗材管理中的作用。传统的管理办法较为僵化和单一，管理效率不高，难以实现科研耗材的精细化管理。如果只依靠手工记录信息，对于各种材料的入库和出库难以做到准确记忆，会在后期采购时出现重复采买的情况，占用科研经费。另外，由于科研耗材信息化管理程度不高，因此难以实现采购部门、课题组、财务部门与审计部门的信息共享，所以部门之间会存在较高的沟通成本，影响科研效率和进度。所以，科研耗材应加强信息化管理，将计划到验收实现全流程作业，以便进行高效监管，确保耗材信息的公开透明，提升科研耗材管理水平。

（五）科研耗材管理部门与内部审计部门的配合不到位

科研经费管理涉及科研、财务、审计以及资产等多部门联合作业，但是在科研耗材管理和内部审计的实际沟通运作中会存在一些问题。科研院所现行管理方式与科研耗材管理部门的运作会出现相悖的情况，机构和人员相对较为臃肿，难以充分发挥人力资源优势。多部门作业需要部门之间实现高效的联系和沟通，但是很多部门人员的职责划分不够清晰，一旦出现问题就会互相推诿、扯皮，影响科研耗材管理效率。例如，科研部门需要负责科研项目的立项、审批与结题等工作，财务部门则负责票据报销等工作，而内审部门需要结题后开展决算审计工作。这些部门看似都在完成各自的工作，但是忽视了部门之间的联系和沟通，缺乏全流程的内部审计跟踪，致使内部审计工作在科研耗材管理中发挥的作用极其有限。

三、内部审计对科研耗材管理的促进作用及优化策略

（一）实现放管平衡

科研人员必须对“放管服”政策进行深入理解和精准把控，将其具体措施落实到位，确保各项工作是依法依规进行的。科研院所相关职能部门要协商和讨论国家“放管服”政策的要点，并且清晰界定每位员工的职责，结合单位的实际情况，优化服务工作。对科研人员进行定期培训，让科研人员了解科研耗材的范围和报销流程，为其树立“放管服”理念并非完全交由其自主调用经费，所有的工作都应在制度框架下进行，保证每项科研耗材经费都符合审批标准。在遵守制度的前提下，科研人员可以自主行使经费的使用权和管理权。通过实际调查可以知道，科研耗材必须实行规矩在先、责任自负的管理方式，建立权责清晰、可行性强的“放管服”制度，即制度框架搭建完毕之后，保证制度的落地执行，之后给予科研人员耗材管理的自主权，让科研人员树立责任意识，确保科研耗材的科学使用，避免误用、滥用。项目负责人应保证科研经费的合理使用，自觉接受内部审计部门的监督和审查，一旦发现问题，就要及时整改，避免问题的扩大化，影响科研项目进展。

（二）加大审计监督力度

由于科研实验的特殊性加上各单位对人员精简的要求，科研院所将在采购门槛下的耗材自主权交由项目课题组负责，这有利于实现简政放权、高效管理的目标。强化科研耗材管理的关键，在于正确处理监督与被监督的关系。

第一，建立科研耗材出入库登记与管理制度。构建完整的科研耗材管理流程，明确科研耗材验收是极为重要的工作，这是保证耗材品质的关键环节，因此相关部门应做好验收工作，随机抽查采购的耗材，检查其是否符合国家质量标准，完善验收流程。

第二，强化采购和验收管理质量，确保采购、批准与验收等岗位不存在职能交叉的问题，各自行使监督与审查权利。科研耗材管理部门应设置专门的采购人员、验收人员与资产管理人员等，在采购完成之后将耗材集中统一实现入库管理，并经物资管理人员签字之后再进行财务报销。资产管理部门要对相关人员进行定期培训，增强其职业道德，培养其廉洁奉公的思想，避免出现以权谋私的现象。

第三，强化内部审计监督机制。内部审计部门应对科研耗材的流程进行全方位跟踪和审查，加强日常检查结果监督。从科研项目立项开始，内部审计人员就予以介入，审查项目预算编制中科研耗材是否能适应科研工作的需要，可操作性是否可行，是否符合财务管理制度。从源头上堵塞漏洞，同时也可以避免出现一些“先天不足”的事情。加强事中控制，定期对科研项目进行检查，及时查明科研耗材的使用效率，有利于项目及时采取措施纠正偏差，改善管理，保证科研项目顺利实施。项目完成后，通过事后审计，对已发生的科研耗材经济业务的真实性、合法性、效益性做出全面的评价。

（三）建立和健全内部控制约束制度

科研院所在进行科研耗材管理时，要在内部控制约束制度的框架下进行。内部控制约束制度是自上而下的，涵盖财务制度、内部审计制度、人力资源管理制度等内容，各个制度之间相互协作、稳定运行，从而为科研耗材管理制度的落实和执行提供保障。例如，相关人员应做好科研耗材台账登记，对于检查不合格的材料不得入库，将所有采购到的耗材分类归档、登记造册。科研人员在进行材料领用时，要做好交接手续，确保领用手续完备，实现账实相符。内部审计部门应对耗材台账进行定期抽查，将出库台账和实验室使用耗材数量进行比对，确保数据无误。内部审计部门可以和财务部门进行联合作业，抽查账目，围绕抽查中发现的共性问题进行深入延伸审计，并对相关问题进行综合分析和总结，建立完善的内部控制约束体系。

（四）强化科研耗材信息化建设程度

随着信息化程度的不断加深，科研耗材管理应开发和引进信息化系统，以规范日常工作，实现对耗材信息的高度共享，用信息系统完成对完整流程的录入和管理。随着信息系统的建设，金额较小的科研耗材可能会存在盲区，所以应将其纳入信息化建设的重点内容，并通过公开交易平台进行竞价购买科研耗材，降低采购成本。科研人员在进行耗材申购时，除了科研课题组内部审核通过之外，还需要通过项目主管部门、采购合同管理部门审核。统一平臺不仅可以将耗材价格控制在合理的范围内，还可以对耗材的使用实现动态监管和信息采集，确保采购的科学性和合理性。

（五）建立内审和外部资源相互配合机制

科研院所内部审计人员资源有限，所以为了保证对科研项目审计工作的顺利开展，需有效调配人力资源，除专职审计人员，可聘请法律、合规、财务、采购等业务专家，组建高水平、高素质的内部审计队伍，亦可聘请专业会计师事务所，确保对科研项目审计的专业性。内部审计难以对科研耗材实现全面的监督和管理，因此还需接受外部审计。内部审计和外部审计相互配合，制订和优化实施细则，明确各岗位人员的职能，形成完善严密的科研耗材管理体系。

结语：

科研耗材是保证科研项目顺利开展的重要工具，其具有鲜明的特征。但是在科研耗材管理过程中会因不合理的流程和操作导致科研经费超支，所以需要对经费运作进行审查和监督。开展内部审计可以提升科研耗材管理水平，优化管理流程，实现增速提效。