现代企业智能化办公管理的创新发展

2023-10-25卢孟茜

中国科技纵横 2023年16期

卢孟茜

（北京圣琪文化发展有限公司，北京 100000）

0 引言

传统的办公需要布线、投影、设备接口，再加上麦克风、音箱等辅助设备，调试起来非常麻烦。此外，会议办公所需的硬件和软件种类繁多，质量也不统一，即使做了充分的准备，也难免出现各种问题。其次，传统的会议管理平台有很多限制，不仅不能提供高清视频会议，还不能在 PC 和手机两个操作系统上进行交互，智能程度低，用户体验也有很大的差别。这不但会降低员工的工作效率，还会妨碍公司的转型升级。在数字化的加速转型下，企业之间的竞争也越来越激烈，传统的办公场所已成为制约企业发展的关键因素，提高企业的办公效率和员工的工作体验尤为重要，这不再是摆在企业面前的一道选择题，而是一道必答题。

1 智能化办公管理的定义与特征

1.1 智能化办公的定义

智能化办公是指利用智能化科学技术和设备提升工作效率、提高工作质量、改善工作环境以及降低员工的办公强度，从而使企业的运营管理变得更加科学合理，促进企业的可持续发展。智能化办公管理是以行为科学、管理科学、社会学、系统工程学、人机工程学等为理论基础，与计算机、通信、自动化等技术结合，将人的办公业务活动具体到人以外的各种设备中，并通过这些设备与办公人员组成一个服务于特定目的的人机信息系统[1]。在日常办公中，先进的办公设备代替了繁杂的手工操作，随时随地管理各种信息，有效辅助领导做出正确的决定。

1.2 企业智能化办公管理的特征

（1）现代的管理方法。办公管理技术是推动企业发展的重要力量，随着计算机科学技术的飞速发展，智能化信息技术对人类的工作、生活都产生了很大的影响。办公管理方式的现代化、智能化，可以减少公司的经营成本，优化办公室管理方式。观念上的转变、硬件设施的更新、工作场所的扩大、人员素质的提高、软件的升级等都是智能化办公管理的体现。

（2）对专业人员的严格要求。要达到智能化办公的目标，就需要有一支专业化的团队。智能化设备的自动化水平很高，对员工的专业素质提出了更高的要求。员工应具有相应的职业资格，熟练掌握智能装备的基本组成及工作原理，熟练地运用电脑，具有较强的组织能力和较强的责任感。

（3）办公方式灵活化。数字时代使公司的组织结构发生了变化，固定的办公环境变成移动的办公环境，公司不再要求员工在一个特定的地方工作，只需要按时完成工作任务即可，这样既可以增加办公时间的弹性，又可以大大提高空间的利用率和管理的效率。

2 智能化办公管理系统的具体应用

智能化办公管理系统涉及日常工作、生活的方方面面，主要对以下9 个方面进行分析。

2.1 智能综合管理

智能化综合管理系统提供了最基础的智能终端一键控制功能，可以一键控制多个办公场景。例如投影模式、视频会议模式、讨论模式等，并与灯光、幕布、音响系统、投影系统等联动，达到集中控制、一体化管理的目的，使企业的生产效率得到极大的提高[2]。

2.2 智能会议

智能会议系统的应用，极大地提升了会议的组织效率，降低了预定和服务的交付误差，使会议室的资源利用率达到最大化，实现了会议室的签入、签出、延时等精细化管理，使管理更加智能、高效；通过对会议室资源的统计与分析，可以更好地为企业提供合理的资源规划和管理。

2.3 移动工位

在有限的办公环境内，通过灵活的计划可以充分利用已有的资源，并能根据企业的具体情况，实现工位的灵活移动，增强工作的动态管理，将照明、空调、门禁等硬件设备进行连接与集成，实现对办公资源的精细化管理与使用。

2.4 智慧考勤

人脸识别系统采用了动态管理技术，能够使员工考勤更加方便、简洁。非协作的人脸验证方式比传统的刷卡方式更加高效，并且由于脸部的特殊性和独一无二性，可以避免访客忘记带证件、冒用他人证件等行为。

2.5 访客管理

智能化管理平台可以将访客的预约、通知、签入、签出等功能与门禁、无线、导航等应用软件结合起来，使访客的服务变得更加信息化、自动化、智能化。通过该平台可以有效地减少前台、经理的工作量，降低员工的劳动强度，还可以在无形中提高公司的品牌形象。

2.6 环境管理

环境感应器检测到周围的温度超过标准，就会向管理者发送数据，并激活设备，让新的空调系统自动运作，创造一个良好的工作环境。让工人摆脱了以往繁重、繁杂的工作模式，为公司创造更多的利益。办公环境的设计，不单单是为了创造一个健康的办公室，更要把办公室打造成一个利于员工生活和学习的办公场所。

2.7 能耗管理

通过对整个建筑的灯光、空调、窗户、门禁等进行控制，根据周围的环境自动调整设备的开、关频率，有效地降低了能耗，减少了运行费用。利用智能大屏幕，实时反馈空间使用、设备运行、环境安全等数据，帮助企业进行有效的控制，有利于实现信息的及时传递。

2.8 学习培训

智能办公采用“慕课”等平台，通过网络直播、录播等形式进行员工的培训和学习，使员工可以在任何时间、任何地点参加培训和学习。在线培训也方便了教师与学员的信息交流，极大地提升了培训的效果；通过双向镜头和话筒，教师可以随时查看学生的状况，确保教学的质量。随着5G 通信、VR/AR、云计算、大数据等技术的不断深入，智能办公将越来越多地被用于培训和学习。

2.9 安全管家

门禁系统、会议室、领导层管理权限系统的权限设置，保证了办公室的隐私性和安全性；运用智能化办公平台，公司可以随时对办公场所的办公软件、硬件进行检测，对存在的安全风险进行预警，并迅速采取防范措施。

在智能化办公管理平台强大的功能吸引下，我国越来越多的企业纷纷采用该系统。经调查，中国智能办公行业市场规模如图1 所示。

图1 2015-2022年中国智能办公行业市场规模

3 现代企业智能化办公创新发展的意义

3.1 创造更好的工作环境

智能办公涵盖智能照明、智能环境、智能窗帘等控制整体办公环境的系统。通过控制建筑物内的供暖、照明、通风等事项，员工可以便捷地享受舒适的办公环境。根据Tech Pro Research 的调查，大多数受访者表示智能办公技术使他们的工作和生活变得更加便捷和高效[3-4]。

智能办公具有智能照明、智能供暖、智能通风等功能，对整个办公环境进行全面的控制。通过对建筑内部的加热、照明、通风、供水等方面的管理，使员工能够在工作中享受舒适愉悦的工作氛围。据科技研究公司的一项调查显示，大部分的被调查者认为智能办公技术让他们的工作和生活更轻松、生活幸福感得到提升。

3.2 提高生产力

通过网络通信技术、计算机技术，提高了企业的工作效率，改变了以往的线下办公模式，通过网络搭建办公平台，实现实时、高效、灵活的办公。随着5G、云计算、人工智能、物联网等技术的不断推进，企业迎来划时代的发展和变化。智能办公室能够对办公室中的所有资料进行处理、监测、管理。管理人员可以根据资料制定策略规划，方便在办公室内互联互动。智能办公管理平台能为员工提供一个良好的工作环境，提高员工的荣誉感和归属感。与传统办公室相比，采用智能办公室的企业在日常运作中表现更好。智能办公室能够更好地激励员工创新，提升企业的创造力，具有较强创新驱动的企业经营起来就会更加高效[5]。

3.3 节约经济成本

智能化管理系统能够捕捉到智能办公环境中的实时数据。管理者可以利用这些数据，衡量并提高智能办公系统的工作效率，从而达到节约成本的目标。同时，智能化管理系统包括智能办公的空间优化与故障探测系统。目前，大部分的公司都可以通过一个可视化的接口实现对所有智能办公系统的管理。企业智能化办公管理模式可以实现各种文件（包括各种文件、知识、信息）的存储、共享和使用，具有便捷、高速的查询功能。电子表格替代传统的纸质表格，取消长途电话、传真、复印、打印等环节，真正做到无纸化办公。无纸化是企业实现办公管理现代化的重要标志。

3.4 节约时间成本

智能办公平台能够在不耗费大量时间的情况下，实现信息系统的实时追踪，便于企业进行管理。智能化的设备和自动化的系统可以更准确地对工作人员的时间表进行计算，使繁重的工作变得轻松、简单，提高其工作效率，使员工能够将精力放在更重要、更有意义的工作中。

3.5 提升人才吸引力

智能化办公平台可以提供个性化、灵活化的工作环境，更能满足员工的精神追求，有利于形成和谐的员工关系。良好的工作环境、和谐的员工关系可以吸引优秀人才的加入，优秀人才的加入可以为企业发展注入新动力[6]。

4 加快发展智能化办公的措施

4.1 政府创造良好的智能发展环境

政府部门加强对信息化建设的组织和协调，增强地方政府的协同与联动，定期召开相关部门联席会议，共同推动信息化建设；加强智能发展战略与规划的研究，并根据社会发展状况，制定智能发展战略、中长期规划和方案，强化统筹协调，及时建立健全相关政策法规，为智能化发展创造良好的条件。

4.2 建立智能办公发展专项基金

持续加大资金投入用于智能化科学技术的研究，为各种智能公共服务平台的开发与应用提供资金支持。建立智能化办公系统研发专项经费，重点扶持关键技术研发、重点产品研发，建立以企业为中心的智能化办公技术创新体系，孵化、培育各种先进典型案例，并以此作为智能化办公管理的标杆，不断进行宣传推广。

4.3 建立健全智慧办公应用的技术服务体系

智能办公是一个具有很强专业性和灵活性的体系，因此必须建立和完善信息化、智能化的技术服务系统[7]。鼓励科研机构、高校、信息服务企业，研发面向不同行业、不同企业、不同等级、不同层次的智慧办公技术方案，为各行业的大、中、小企业智慧办公提供技术服务。

4.4 培养智能化人才

企业应从多种途径建立和完善智能化办公管理培训体系，不断提升员工的业务水平、专业技能，使员工的综合能力得到不断提升。通过校企合作的方式，加强对智能化管理系统相关技术的研发，同时根据企业的实际情况制定有针对性的人才培养方案，满足企业对专业性人才的需求，还可以使高校毕业生能够快速融入企业，为企业的快速发展提供人才支持。