谈RPA在会计和审计中的应用

杨洁

摘要：随着技术的发展和企业数字化转型的需求，机器人流程自动化（RPA）被认为对于应对会计流程自动化转型十分重要，特别是它可以自动化的进行系统诊断和判断何时系统需要人工参与。因此它在会计审计工作中是一个全新的项目，在此类系统的持续开发过程中有着巨大的前景。迄今为止，理论未能充分解释如何进行此类部署。为了填补这一空白，本文概述了不断发展的 RPA 生态系统，并确定了在会计和审计中成功采用 RPA 系统必须克服的基本困难。这些困难构成的挑战主要包括但不限于：首先是构建RPA系统步骤的繁琐。在实际应用中，构建RPA系统需要繁琐的步骤，包括流程设计，脚本编写和测试等。这需要有专业的技术团队进行支持，同时也需要充分了解业务流程和系统需求。其次是构建系统过程中的如何与现有系统的兼容问题。这需要对现有系统进行深入的了解，以便在构建RPA系统时可以正确地与其进行兼容。RPA系统的精度和可靠性也是一个关键问题。RPA系统的准确性和可靠性是实现自动化的关键因素。因此，需要对系统进行不断的监测和更新以确保其精度和可靠性。同时，也需要对RPA系统的应用进行充分的测试和验证，以确保其符合业务需求。

关键词：机器人流程自动化（RPA）；会计审计；系统诊断；兼容性

随着科技的不断发展，机器人流程自动化（RPA）被越来越多地应用于企业的各个领域，尤其是在会计和审计领域。RPA可以大大提高企业的生产效率和准确性，减少人为错误和重复工作。

一、RPA在会计和审计中应用的重要性

机器人流程自动化RPA在会计方面，RPA可以快速诊断和处理财务数据，提高数据处理的速度和准确性，并大大减少了人工干预的必要性。

RPA在审计领域的应用同样具有巨大的潜力和前景。首先，RPA系统可以快速准确地处理海量数据，使得审计工作更加高效，准确性更高。其次，RPA系统可以在不影响正常业务运行的情况下，实现自动化的系统诊断和判断，从而实现自动化的财务风险管理，提高了企业的风险控制能力。此外，RPA系统还可以大大减少人工干预的必要性，从而减少了人为因素对数据处理的影响，并且可以将人力资源重新分配到更重要的任务中去，如策略规划和决策制定等。

虽然RPA系统在会计和审计工作中广泛应用是一种趋势，但是RPA 系统在企业中的应用仍处于起步阶段。到2017年，只有 15%的公司认为他们已经掌握了 RPA 使用（PWC 2017）。从2017年以后随着四大会计公司（德勤，普华永道，安永，毕马威）相继推出各自的RPA系统，RPA在会计工作中的应用也得到了蓬勃的发展。尽管自动化有许多好处，但大多数公司尚未充分利用它们。这说明在RPA的使用中存在着诸多问题。而且只有正确实施RPA，才能让公司从技术进步中获益。

公司在实施 RPA 系统时面临许多问题，其中主要困难在于需要牢记一些重要的关键步骤，需要解决系统的可靠性，以及如何维护系统等等。这些挑战也都出现在从上世纪末开始曾大量研究和推荐过企业资源计划（ERP）系统实施过程中。到现在为止，ERP系统的使用也是喜忧参半（田玉山，2013）。此外，也有一些对会计行业对 RPA 的使用及其带来的困难和可能性进行了一些研究（戚蓓蓓，2018）。迄今为止，会计和审计 RPA 系统缺乏对如何正确使用 RPA 系统的全面概述。

二、RPA在会计和审计中应用的现状和面临的问题

（一）安装RPA过程中的现状和挑战

由于繁琐和缓慢的会计和审计系统，许多公司和单位在分配稀缺资源和做出有针对性的决策方面面临困境。由于人工操作的大量参与，当前使用的电子表格中存在相当大的延迟、不准确和过时数据等问题。由于系统设计不佳以及数据库和电子表格中的数据质量和数量不足，可能会损失大量不必要的资金，例如最近导致股东损失 1 亿美元的电子表格错误（Tan G.，2014）。这些问题需要开发新技术和框架来解决，并填补可持续资源管理和流程质量方面的空白。下面我们将分析在后台为采购订单开具发票的典型后台程序的案例，来说明如何填补这一空白。

以人为主导的手动流程、RPA 部署以及 RPA 认知技术的增强都是它们如何工作的示例。要通过手动方法验证采购订单，用户必须定期登录系统以查看订单。之后，客户的合同规定了订单的定价或折扣。除此之外，采购订单将按照流程中的说明进行发送和计费。此过程容易出现人为错误，并且可能因主观判断水平的不同而变得复杂。基于软件解决方案的 RPA 机器人可用于自动执行此操作。该程序最初检索来自客户端系统的数据并检查新订单。采购订单在下载时被转发到旧系统。根据客户的合同，人工監督员验证订单的合法性和正确性。此时，自动化机器人将采购订单上传到 企业资源规划（ERP）系统，例如 SAP 或 Oracle。根据客户协议，此处会自动应用折扣。订单从客户系统下载，然后由程序放入旧系统。RPA会从客户合同中提取和匹配重要信息，并且将折扣自动应用于签过客户协议的客户。

由于自动化培训和学习流程对人类来说难度要大得多，这些工作思路已被简化为只需要人工监督的自动化形式。有趣的是，审计师更喜欢人工处理而不是决策辅助或基于知识的技术（黄勇，等，2020）。但是概念验证（POC）可以支持此类系统的业务优势，并专注于在特定情况下通过自动化进行可行的改进。比如，一种基于物联网解决方案的 POC可用于跟踪急救人员的健康和位置，可以在非常短的时间内完成安装调试，并投入使用，当然具体时间取决于项目的复杂性和规模（ADI公司，2016）。

（二）RPA系统与现有系统的冲突

如何解决RPA系统与现有系统的冲突，或者新旧系统的集成是在财务领域实施 RPA 最困难的方面之一。现有系统指的是仍在企业中使用的旧技术和软件系统，这些系统通常与 RPA 等新技术不兼容。这可能会导致数据的兼容性、传输和完整性问题。

另一个相关的问题是如何处理在现有系统中的遗留数据。遗留数据是指存储在之前提到的现有系统中的历史数据。这些数据可能格式不同、不完整或使用不同的方式输入的，因此很难有效地把它们输入到新系统中。

（三）RPA系统的监督与维护

适当的监督和维护对于 RPA 系统的成功实施和长期有效性至关重要。如果没有管理框架，RPA 系统可能会变得难以管理，无法满足企业和组织的需求，甚至会导致错误。RPA 系统的管理框架应包含许多基本要素：

政策和程序：这些应概述 RPA 系统相关人员的角色和责任，以及维护和保养程序。

监控和报告：这应包括 RPA 系统的例行监控以确保其按预期运行，以及报告任何已识别的问题或错误。

风险管理：应包括识别和管理与 RPA 系统相关的所有潜在风险，例如数据安全性和合规性。

变更管理：这应包括管理和批准 RPA 系统修改的方法，例如新流程和更新。

为 RPA 系统实施管理框架将需要企业内部各个组织部门和利益相关者之间的协作。除了将使用 RPA 系统的部门外，IT 部门也应积极参与实施过程。必须让最终用户参与流程，以确保 RPA 系统满足他们的要求并得到有效利用。

三、RPA在会计和审计中的具体应用

在会计中，RPA可以自动化一系列重复性任务，例如账单处理、账户分类、账户对账等。此外，它还可以帮助会计师自动化分类和整理数据，并自动更新账户余额和利润损失表。RPA还可以在发现异常时自动发送警报并进行处理。这些过程的自动化可以减少人工错误和快速处理大量数据，从而提高精度和效率。

在审计中，RPA可以帮助审计师快速访问和分析大量数据，并自动检测异常。审计师可以使用RPA来识别可能的风险，例如重复支付、不合规的交易等，从而更快地发现潜在问题。此外，RPA可以自动化审计过程中的一些繁琐任务，例如数据提取和报告生成。这可以节省时间和资源，并减少人为错误的风险。

RPA可以用于整个会计审计流程中，从数据提取和分类，到账户对账和审计报告的生成。使用RPA可以大幅度减少繁琐的手动操作，缩短审计周期，并提高审计精度和效率。此外，RPA可以帮助审计师自动监控数据变化，并及时发送警报以进行处理。这种自动化能力可以帮助审计师更好地控制风险和管理整个审计过程。

四、RPA在会计和审计中应用的建议

在研究领域中可能发现的问题和风险因素有很多，而且重要性各不相同。

（一）在安装RPA系统之前，企业管理层应当首先了解相关风险。当授权管理层不完全理解这个概念时，对现有系统和新系统的例程检查具有很大的风险。为了重新设计现有系统，负责创建或提供新系统的程序员或 IT 专家必须全面了解现有系统的接口和内部工作原理。如果您是高层管理者，您可能以前从未处理过这些概念，这意味着您需要接受大量有关该主题的学习。而且，如果专业水平低下，相关利益者存在相当大的滥用风险。

因此，我认为拥有正确的动机至关重要。RPA 实施是一个商业项目，重点应放在经济回报上。如果 IT 优先级过高，系统的最终目标可能会在混乱中丢失。这可能是决定如何将 RPA 纳入当前传统职业在多大程度上被 RPA 取代的一个因素。

（二）关于和现有系统的兼容问题，中介软件为企业提供了克服这些障碍的方法。中介软件是充当现有系统和 RPA 系统之间桥梁的软件。它支持在系统之间无缝传输数据，并将旧有遗留数据转换为 RPA 兼容格式。

此外，中介软件可以提供一个集成层，帮助弥合不同系统之间的差距，并确保数据准确可靠。这有利于更顺畅的实施过程，并确保 RPA 系统能够有效地访问和利用数据。一般来说，借用这些软件可以成为解决将RPA与现有系统和数据集成相关难题的有效解决方案。它通过弥合不同系统之间的差距，确保数据准确、可靠且可供 RPA 系统访问。

（三）关于RPA系统的维护，需要安排定期维护和更新，以确保RPA系统以最佳状态运行并解决任何已发现的问题或错误。这可能包括测试、备份和安全更新。

总之，RPA系统的适当治理和维护对于确保其长期有效性和成功是必不可少的。实施由政策和程序、监控和报告、风险管理和变更管理组成的治理框架，并安排定期维护和更新。

五、结束语和未来展望

总的来说，RPA对于会计和审计领域的自动化转型具有重要的作用。它可以提高效率、降低成本，减少错误和重复性工作，同时还可以加强审计的可追溯性和准确性。然而，采用RPA系统并不是一项轻松的任务，需要解决一些挑战和困难，如系统兼容性、精度和可靠性等问题。未来，随着技术的不断发展和RPA生态系统的完善，RPA在会计和审计领域的应用将会更加广泛和深入。

在未来企业级别的应用中，用RPA系统来进行调度工作并让它“无监督地”执行工作也是未来的发展方向。业务服务流程的优化和改进在很大程度上决定了如何确保 RPA 发挥最大能力（程平，2018）。当然，创建 RPA 系统的主要目标是为了节省时间和金钱。与对用于审计系统的传统 IT 平台进行大规模修改的费用相比，RPA 系统的实施费用可以忽略不计。所以RPA系统的引入一定是未来大多数企业的发展方向。

许多人担心 RPA 将难以处理一些复杂非规范流程。在做出重大财务承诺之前证明技术有用性的成功方法对于其采用和广泛使用至关重要。

参考文献：

[1]PWC（2017）Robotic process automation：A primer for internal audit professionals.Retrieved from https：//www.pwc.com/us/en/risk-assurance/publications/assets/pwc-robotics-process-automation-a-primer-for-internal-audit-professionals-october-2017.pdf

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