国有企业档案管理工作高质量发展路径研究——以陕西钢铁集团有限公司档案事业发展为例

文/张 静

国有企业是党领导的中华民族伟大复兴事业的重要支柱和依靠力量，是国民经济中的中流砥柱，是重要物质基础和政治基础，也是党领导的国家治理体系的重要组成部分。国有企业档案，是国有企业的重要的信息资源财富。本文以陕西钢铁集团有限公司档案事业发展为例，重点研究国有企业档案管理工作高质量发展的路径，无疑对国有企业的发展会起到有力的助推作用

国有企业档案是非常重要的信息资源，是一个企业宝贵的精神和物质财富，是企业历史经验的积累与见证。如何不断提升国有企业档案管理工作高质量发展水平，近年来，陕西钢铁集团有限公司进行了积极探索，找到了一些问题的症结，取得了非常好的经验，提出了客观可行的操作方案。

一、陕钢集团档案管理工作取得的成绩

陕西钢铁集团有限公司的前身是龙钢公司，龙钢公司档案室保管了自建厂以来六十多年的企业档案，不仅库存量多、档案类别特别齐全，而且专业档案工作人员稳定。近年来，陕西钢铁集团有限公司对企业档案工作高度重视，采取了一系列有力有效的举措予以加强，取得了显著成效。目前，陕西钢铁集团有限公司总体档案工作已经走上了科技化、信息化、规范化轨道，优质高效的档案管理系统已经创建完备，层级职责明确、任务清晰；档案管理制度健全，归档范围明确，归档办法具体可操作；电子档案管理工作已经迈出实质性步伐。通过不懈努力，龙钢公司档案室于2021年10月被陕煤集团提级命名为标准化示范档案馆，同月被列为陕煤集团数字档案馆（室）建设试点单位。

陕西钢铁集团有限公司档案馆之所以取得如此好的成绩，重点在于全面加快数字档案馆的全方位、系统性、重塑性变革。具体表现在以下几个方面：

1.对标先进，确定数字档案馆建设思路

陕西钢铁集团有限公司组织人员先后到陕西小保当矿业有限公司、韩城市档案局等数字档案馆（室）建设标杆单位进行了对标学习，认真查摆与先进企业档案管理、软件配套、硬件配置、数字化应用等方面的短板和不足，结合自身实际情况，分析明确目标任务，提出改进措施。同时，先后到韩城档案局、韩城乡村振兴局的数字化加工现场进行现场调研，了解设备配置、加工流程等具体要求，为深入开展数字档案馆建设打好了基础。

2.建章立制，确保数字档案馆规范建设

2021年，经过历时5个月、投入200余万元，对原有的档案区域进行了扩容改造提升，建设了智能档案密集架管理系统、数字档案安全配套系统、智能消防联动系统、监控防盗系统等多项现代化档案智能化综合管理系统，是一个集收集保管、查阅利用、展览陈列、智能管理于一体的现代化智能档案室。在此基础上，陕西钢铁集团有限公司档案馆依照国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设评价方法》《企业数字档案馆（室）建设指南》《GBT 39784-2021电子档案管理系统通用功能要求》的相关要求，结合公司实际，制定了《龙钢公司数字档案馆建设方案》《龙钢公司数字档案馆项目建设投资估算表》《数字档案馆数字化建设技术要求》，进一步明确建设任务、工作步骤及配套保障，为高效规范开展数字档案馆建设做好了支撑。

3.主动作为，开展存量档案数字化

前期，陕西钢铁集团有限公司档案馆已积极探索存量档案数字化，已实现40%存量档案数字化。在总结前期经验的基础上，结合数字化档案馆建设标准，该馆先后购置了一台文档高速扫描仪（柯达I3300）、一台平板扫描仪（虹光AT262+）、一台工程图纸扫描仪（卡莱泰克Color‐trac SmartLF SCi 36C）、一台档案级蓝光光盘打印刻录机（派美雅Bravo 4202 Blu），蓝光光盘50张，设立了数字化加工间，配置了四台电脑、三台扫描仪、安装了实时监控系统、四组文件柜，购买安装了HT数字化加工流程系统V6.5软件，组建专人经过培训后上岗，对库存剩余存量档案进行数字化加工。

4.创新思维，推动增量档案数字化

自创建数字化档案馆以来，陕西钢铁集团有限公司档案馆对公司利用率高等具有保存价值的资料进行了摸底调研，动员和督促相关单位通过自动化流程进行办公，同步为其创造条件、提供服务，搭建好OA及ERP办公到档案系统的一键存档桥梁，真正端口迁移，实现档案的一键归档，确保档案归存的完整性。目前，陕西钢铁集团有限公司所有收发文、采购合同，全部实现电子档案的一键归档，为后期更多增量档案实时归档树好了标杆。

5.系统谋划，全面布局数字档案馆建设

为了统筹推进，建设高标准又接地气的公司档案馆，委托第三方专业公司，从更专业的角度，制定了《龙钢公司数字档案馆数字化建设项目方案》。目前，该项目已于2022年6月开工，目前正在进行系统开发及系统部署阶段。该项目实施主要分为五个阶段：项目启动阶段主要是调研系统的应用范围、应用运行环境、档案业务规范、应用系统接口、历史数据等；系统开发阶段主要依据《数字档案馆（室）建设指南》《GBT 39784-2021电子档案管理系统通用功能要求》，对该馆现有数字档案管理系统进行扩展；系统部署阶段主要是系统环境搭建、安装、部署、调试和培训工作。在系统部署完成后，针对原系统历史数据完成历史数据迁移。今后，将继续加快推进数字档案馆数字化建设进度，督促按期完成系统开发、系统部署、历史数据迁移、系统试运行使用，实现现有的数字档案管理系统功能扩展。持续深入推进存量档案的数字化工作，计划利用1-2年的时间，实现所有存量档案数字化。进一步升级档案系统，实现所有数字化档案的全文检索，利用多媒体进一步提升档案查阅效率，减少频繁查阅对纸质文件的损坏。继续对标先进，拓展视野，建设更高标准、更高质量、更切合实际的，具有企业特色的数字化档案馆。

二、陕钢集团档案管理工作存在的问题

成绩面前看不足，方能继续前进不停步。回顾陕西钢铁集团有限公司在肯定优秀子公司档案管理工作成绩的同时，更加高度关注下属其他子公司的档案管理工作存在的一些问题：

1.缺乏科学的管理制度和完善的基础管理设备

首先，在档案资料的收集管理上，没有明确的归档范围和健全的工作流程，导致部分应该收集的资料缺失，档案记录不完善。其次，在档案资料的存储上，普遍缺乏固定的专门的档案室以及固定的档案工作人员，缺乏相应的保管制度。由于档案存放设施不够或者标准不达标，势必造成一定的损毁和遗失，这是档案管理中最容易出现漏洞的因素之一。再次，在档案的使用流程方面，缺乏完善的档案使用流程，致使部分档案收集后没有得到恰当利用。

2.缺乏企业档案现代化建设足够的力量支撑

由于企业档案管理长期以来不被重视、档案工作人才匮乏以及“走马灯”式的变动等因素，导致企业在档案管理方面严重缺乏相应的力量支撑，使之难以适应企业发展的时代潮流，难以满足现代化社会发展的需要，容易造成档案管理效率低下、管理质量低下、档案利用率不高等现象，给企业的高质量发展带来了种种阻碍和不利影响。

3.档案管理科技化和信息化程度不高

在计算机网络技术的不断渗透下，企业档案的载体不再是单一的纸质版，更多的是使用电子版的存档模式。现实是陕西钢铁集团有限公司部分基层单位档案管理方式不够科技化和信息化，档案管理方法无法有效融入新时代企业发展。就目前而言，部分企业档案管理方法呈现出滞后性，无法满足时代发展的要求，尤其在近几年科学技术的不断发展下，信息化水平有所提高，但是部分企业没有及时引入信息化水平，仍旧采取传统的管理方法，效率无法提高。

4.缺乏专业的档案管理人员

就陕西钢铁集团有限公司来讲，目前，部分下属单位档案管理部门的工作人员基本处于“兼职”状态，多是其他岗位的人员进行兼管。档案人员的“兼职”和“走马灯”式的更换，导致档案在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。这是企业档案工作高质量发展的人为因素方面的障碍。

5.缺乏对档案管理工作的高度重视

在对档案工作的认识上，陕西钢铁集团有限公司一些人存在一个误区，即档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。由于受传统因素的影响与制约，企业档案管理一直处于弱势地位，相关的管理者与领导者缺乏对其重视，没有从根本上认识国有企业档案管理的现实意义，所以在软件、硬件上缺乏投资，如此一来，自然就会对档案管理工作的发展造成影响。

三、陕西钢铁集团有限公司档案管理工作高质量发展的路径

推动国有企业档案管理工作的全面高质量发展，要从现实出发，加强领导，完善制度机制，强化培训，调动工作人员积极性，等等。主要在于：

一是要提高政治站位。要把政治标准贯穿业务工作始终。坚持“党管档案工作”和“档案工作姓党”，牢记档案工作的政治定位、政治特质和政治功能，把自己摆进去、把职责摆进去、把工作摆进去，聚焦谱写陕西钢铁集团有限公司档案事业高质量发展新篇章的工作主题，着手补短板、用力解决最突出的问题，推进整体工作高质量发展。要结合档案工作职能特点，全面学习领会、系统准确理解贯彻习近平总书记对档案工作的重要指示批示，这是档案工作的总纲，各项工作都必须服务和服从于这个工作总纲，用这个总纲研究谋划工作、推进开展工作，绝不能心中无数、脚下无向。要清晰陕西钢铁集团有限公司发展的坐标方位是陕西钢铁集团有限公司兰台人围绕中心、服务大局的出发点，也是推动档案事业转型发展、创新发展的聚焦点，必须在深刻体会中准确把握，在履行职能中贯彻落实，不断增强战略定力，防止出现工作基点模糊漂移的现象。要坚持把新发展理念贯穿始终。在贯彻落实中，加强前瞻性思考、全局性谋划、战略型布局、整体性推进，把着力点放在加强系统集成和精准施策上，坚持不断提升业务能力、依法依规做好业务工作。

二是要创新管理方式。未来的成功不在过去的答案里，当新模式被重构，当数字化时代来临，当第四次工业革命开启，原有的档案工作管理方式无法适应企业档案管理工作时代化信息化需要，档案管理系统运行环境所需服务器配置不满足《数字档案室评审要求》，下一步需加快启动服务器配置优化工作。必须完善档案管理方式，实现创新性至关重要。要利用计算机技术的强大功能，遵循文件运动周期理论，对文件从制作、现行使用、暂时保存到永久保存四个阶段实行全过程的管理，达到文件与档案数据资源的最佳管理和利用效果。要构建切实有效的接收与征集制度，将传统模式积极摒弃，采取事前监控收发文件的方式；要进一步明确档案收集的范围，不能仅仅局限于纸质载体，需要将国有企业生产中的各种具有价值的资料加以整合；要加强应用信息网络，要针对实际情况构建全面且完整的档案管理信息网，将信息网络的辐射作用发挥出来，实现档案资源共享。

三是要健全制度体系。企业管理具有综合性和复杂性，同时需要动态性地开展工作，这导致企业的档案管理也具有以上三方面的特征。针对现阶段企业档案管理工作中出现的问题，首先，陕西钢铁集团有限公司总部和下属不同的企业要根据自身的特点和实际，细化制度和规范的具体内容，从每一条细则着手，健全制度体系。其次，要根据《档案事业发展“十四五”规划》《综合档案馆业务建设评价办法》《档案馆业务建设评价标准》，落实综合档案馆业务建设评价工作要求，强化数字档案建设关注事项、贯彻企业档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度及《档案文献遗产申报办法》《档案文献遗产项目库建设与管理办法》。再次，要建立健全档案工作人员培训制度，强化档案工作人员综合素质，给档案工作者建立晋升机制，激发档案工作人员做好工作的内生动力。还要重视和落实责任追究制度，从制度上明确档案管理相关人员应负的责任，确保制度的优质高效运作。