基于VBA的实验室评审数据库系统的研究

李伟泽 刘宝真

摘要：文中介绍了一种基于VBA的实验室评审ACCESS数据库系统，将实验室评审所需的数据一次性录入，按指定格式生成所需要的文件，提高了实验室准备评审资料的效率和准确性。

关键词：VBA；实验室评审；ACCESS数据库

Research on Database System of Laboratory Accreditation Based on VBA

LI Weize， LIU Baozhen

（Fujian Inspection and Research Institute for Product Quality， Fuzhou 350002， Fujian， China）

Abstract： This paper introduces a VBA-based ACCESS database system for laboratory accreditation， which can input the data needed for laboratory accreditation once and generate the required files according to the specified format. By doing so， the efficiency and accuracy of laboratory preparation and evaluation data are improved.

Key Words：  VBA; Laboratory accreditation; ACCESS database

1 问题的提出

文中介绍的实验室评审主要是指：实验室能力认可和资质认定评审。实验室能力认可是由中国合格评定国家认可委员会（英文缩写CNAS）使用《检测和校准实验室能力认可准则》对检测实验室能力进行的认可[1]（以下简称“CNAS认可”）。资质认定评审是由国家认证认可监督管理委员会和省级质量技术监督部门依据《中华人民共和国行政许可法》的有关规定，自行或者委托专业技术评价机构，组织评审人员，对检验检测机构的基本条件和技术能力是否符合《检验检测机构资质认定评审准则》和评审补充要求所进行的审查和考核[2]（以下简称“CMA评审”）。

在CNAS认可和CMA评审中，有两项非常重要的内容：一是实验室应建立和保持检验检测方法控制程序，提供能体现实验室使用的方法（通常是标准），即“能力表”，二是实验室应具备从事检验检测活动所必需的检验检测设备设施，提供能满足要求的设备和设施，即“设备配置表”。实际运作中，实验室需要频繁进行标准的变更和扩项，以满足业务发展的需要。

目前大多实验室的做法是，根据评审机构提供的文件（EXCEL格式或WORD格式）进行人工填写，相同的内容进行复制粘贴，工作量大，出错率高。在进行相同标准的其他评审时，又需要进行相同内容的填写，工作繁琐，特别是进行大批量的数据操作时，耗时费力，直接影响评审工作的质量和效率。

2 问题的产生原因

不同机构进行的评审工作，虽然能力表和设备配置表的内容基本一致，但对文件格式的要求却大相径庭。见评审需提供的扩项能力表对比（图1）和扩项设备配置表对比（图2），变更审批表对比（图3）。

由图1可见，对于扩项能力表，CMA评审（上图）和CNAS认可（下图）中有6个项目一一对应，分别是 “类别/对象”和“对象名称”、“项目/参数”和“参数名称”、“依据的标准（方法）名称”和“方法名称”、“依据标准的编号（含年号）”和“依据标准号”、“限制范围”和“说明”、“备注”和“备注1”，表格格式不同。

由图2可见，对于扩项设备配置表，CMA评审（上图）和CNAS认可（中图）中有5个项目一一对应，分别是 “名称”“型号”“测量范围”“溯源方式”“确认结果”，表格格式不同。在CNAS认可时，还需要将设备配置表（中图）和能力表（下图）进行对应，形成一对多关系，这和CMA评审时在设备配置表（上图）中的一对多形式完全不同，见细箭头标注。

由图3可见，对于变更能力表，CMA评审（上图）和CNAS认可（下图）中有3个项目一一对应，分别是 “类别（产品/项目/参数）”和“名称”、“已批准的标准（方法）名称、编号（含年号）”和“原认可内容之检测标准（方法）名称及编号（含年号）”、“变更后的标准（方法）名称、编号（含年号）”和“变更的内容之检测标准（方法）名称及编号（含年号）”，表格格式迥异。

3 问题的探讨

实验室评审一直是认可委、省级質量技术监督部门高度重视的一项工作，提高评审工作的质量与效率、规范和统一实验室数据资源，是有效地提升和促进实验室现代化建设努力的方向[3]。而当前在CNAS认可和CMA评审工作使用不同系统进行填报的前提下，要做到实验室数据资源的迁移，保证数据的准确，避免人工填写带来的差错，就需要采用信息化的手段。

4 问题的解决

建立实验室评审资料数据库，替代目前的数据存储方式，根据评审的不同内容和文件格式要求，输出指定格式的文件和报表，能够有效地解决准确性差和效率低下的问题。它的优势在于：

1）效率高。信息一次性录入，通过电脑分类汇总，按指定格式输出报表，将手工转换问题交给数据库自行处理，可大大提高表格的填写效率。

2）零差错。在信息录入准确的前提下，不同评审需要的数据将保持绝对的一致，不会出现编辑性的差错。

3）格式一致。由于信息录入人员对评审系统的操作不熟练，对数据资源结构的重视程度不够[4]，在有限的评审工作中，往往出现录入的信息格式不一致。人工核对的效果往往差强人意。而数据库能够规范信息录入人员的录入方式，保证格式的一致性。

4）方便维护。数据库能够批量地对数据进行增加、删除和修改，减少维护成本。

文中介绍一种基于VBA的ACCESS数据库，在程序界面内实现数据的增加、删除、修改、查询等功能，自动生成能力表和设备配置表等文件，形成实验室需要的各项报表。使用的软件版本为ACCESS 2016。ACESS 2016是基于关系模型的关系型数据库管理系统。它具有统一的操作界面，能方便地与Microsoft Office中的WORD、EXCEL等文件进行数据交互，适合小型数据库创建。

（1）表及表关系的创建

对实验室评审中的能力表和设备配置表需要的数据进行分析，创建表及表关系。如图4所示。

“已认可標准表”主要用于存放标准的信息，如标准号、对象名称、标准名称、是否认可等。“已认可能力表”主要用于存放评审需要的能力表中的信息，有公用信息（条款号、条款名称）、CMA评审信息（认可标准、限制范围、备注、能力属性、有效期开始、分类）、CNAS认可信息（大类别编号、能源之星、蓝牙、是否包含全部/部分参数、领域代码、子目录是否展开、检测开展日期、近两年检测次数、认可标准、限制范围、备注等）。“已认可设备配置表”中包含能力代码、仪器管理编号等。“全部可用设备查询”中为实验室设备信息，包含仪器管理编号、仪器名称、型号规格、量程、精度、下次计量日期、送检类别、仪器状态等。

“已认可标准表”和“已认可能力表”通过CMA标准编码建立一对多联系，实施参照完整性。“已认可能力表”和“已认可设备配置表”通过CMA能力代码建立一对多联系，实施参照完整性。“已认可设备配置表”和“全部可用设备查询”通过仪器管理编号建立多对多联系，连接类型为左连接。如图5所示。

另外，建立其他辅助表格，如CMA领域代码表，用于存放领域代码、授权领域；CNAS领域代码表，数据来源于CNAS-AL06《实验室认可领域分类》。CNAS能力大类表，用于存放大类别编号、类别名称、父类别名称等。

（2）数据输入窗体的创建

①用分割窗体模式创建“标准信息”窗体，进行“已认可标准表”信息录入。

此窗体增加了按照领域进行筛选的功能，便于扩项评审时对CMA标准编码的编号。

②用分割窗体模式创建“能力表”窗体，进行“已认可能力表”信息录入。

该窗体设置子窗体用于预览该能力代码的设备配置表，可通过“配置预览”按钮进行打开和关闭。其中CMA标准编码、CNAS大类别编号、CNAS领域代码可通过右侧“查看”按钮进行编号规则的查看。带“*”项目为必填项，可通过“检查”按钮检查是否已填写。“强制删除”按钮用于强制删除实施了参照完整性的上一级和下一级有关数据，应谨慎操作。

③创建“设备配置表”窗体，对能力代码对应的项目进行设备配置。

右侧为已配置的设备，可通过左侧的设备库中的设备进行添加。“设备组”功能，可利用相同项目的设备配置进行快捷添加操作。

以上所有窗体均带有增加、删除、修改、查询功能。

（3）文件和报表的导出

①导出用于系统填报的能力表和设备配置表。导出的文件格式为WORD、EXCEL等。

②导出用于实验室查询的其他报表。

报表可根据实验室的需要进行定制。如已认可的标准、本次操作的标准等。

（4）综合查询功能的创建

用于查询已认可的能力表和对应的设备，可用于实验室日常工作之用。

（5）登录界面的创建

使用此管理系统，应先进行设备库的更新，用于更新设备的计量状态。之后进行数据的录入、数据的导出、报表的生成等操作。“查询”用于查询已认可的能力及设备配置。“提交”用于确认当次评审工作的最终完成，并对数据库进行更新，此操作应在机构评审通过之后再进行。

5 结语

导入数据库管理系统，对实验室的日常工作进行改善，提高了工作效率，保证了工作质量，是实现智慧实验室建设的有效探索，也是践行检验检测行业高质量发展的具体表现。本系统的开发，将为实验室日常工作的信息化覆盖和整体互联提供有益参考。

参考文献

[1]检测和校准实验室能力认可准则：CNAS-CL01[S].

[2]检验检测机构资质认定能力评价 检验检测机构通用要求：RB/T 214-2017[S].

[3]胡振球.浅谈如何利用信息化技术提高实验室CNAS三合一评审资料准备的效率[J].广东科技，2012，6（11）.

[4]牛兴荣，耿雷，程燕声，肖萌.CNAS实验室认可能力数据分析与规范化治理研究[J].中国检验检测，2020，4.