《关于加强重特大事件档案工作的实施意见》解读

■ 陈建东

为贯彻中共中央办公厅、国务院办公厅关于加强重特大事件档案工作的文件精神，2023 年4月，省委办公厅、省政府办公厅印发了《关于加强重特大事件档案工作的实施意见》（以下简称《实施意见》），以加强全省重特大事件档案工作，确保重特大事件档案完整、安全与有效利用，更好服务云南跨越式高质量发展。

一、制定的必要性

重特大事件档案是各级党委和政府领导人民群众应对自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等突发事件所形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录和客观反映。近年来，在省委省政府的正确领导下，全省各地区各部门学习贯彻《重大活动和突发事件档案管理办法》，认真做好重特大事件档案工作，取得了较好成效，尤其是在应对处置新冠肺炎疫情、自然灾害事故过程中，档案发挥了重要的作用。但由于重特大事件种类多样、档案形成主体和方式复杂、各门类档案归属和流向不一，以及体制机制不健全、工作责任不明确、管理体系不完善、制度规范不完整等诸多方面的原因，在实践中，我省重特大事件档案也不同程度存在记录不完整、收集不齐全、保管不集中、利用不充分等问题。

当前随着世界百年未有之大变局的加速演进，我国发展已进入战略机遇和风险挑战并存、不确定难预料因素增多的时期，全省上下也正在按照省委省政府的工作部署全力推进实施“3815”战略，各种“黑天鹅”“灰犀牛”事件随时可能发生。收集好、保管好、利用好重特大事件档案，对于总结经验教训、开展工作查考、完善应对措施，提高防灾减灾救灾和重大突发公共事件处置保障能力，更好服务和推进我省“三个定位”建设具有重要意义。

中央办公厅、国务院办公厅于2022 年9 月印发的《关于加强重特大事件档案工作的通知》，从完善法规制度、强化档案收集、推进数据库建设、提升利用效能等方面对加强重特大事件档案工作提出了要求。为贯彻好、实施好中央文件精神，结合我省实际，印发云南省实施意见，对全省重特大事件档案工作做出进一步的部署安排，细化工作要求，明确业务规范，极为必要和重要。

二、主要内容

《实施意见》全面贯彻落实党中央决策部署和习近平总书记有关重要指示批示精神，坚持系统观念和问题导向，提出了加强全省重特大事件档案工作的工作部署、具体要求、任务措施和组织保障。全文分为六个部分，共17 条。其中：

第一部分为总体要求，明确做好重特大事件档案的指导思想、总体要求、工作目标等。强调要坚持问题导向、创新引导，落实工作责任，加强依法管理，确保重特大事件档案齐全完整、安全管理、有效利用、资源共享。

第二部分（第1 条至3 条）围绕健全重特大事件档案工作机制，明确重特大事件档案工作的原则、机制、部门、范畴。强调建立健全党委统一领导、党政齐抓共管，各级责任部门、档案主管部门、档案馆根据责任分工各负其责、相互协同、分类分级、上下联动的重特大事件档案工作机制。明确依据本部门职责或现场最高指挥机构所明确的职责，负责或参与重特大事件应对管理工作（包括防范预警、应对处置、恢复重建等）的部门，或专门设立的应对管理临时机构，为重特大事件档案工作的责任部门，档案主管部门为重特大事件档案工作的业务主管部门，各级各类档案馆为重特大事件档案的保管利用部门。强调负责或参与重特大事件应对管理的所有部门均应纳入重特大事件档案工作责任范畴，预防与应急准备、监测与预警、应急处置与救援、事后恢复与重建等应对管理工作各环节所形成的各门类文件材料均应纳入重特大事件档案收集范围。

第三部分（第4 条至8 条）为建立重特大事件档案工作体系，明确工作体系的构成和内容。强调重特大事件档案实体分地区、分部门、分门类管理，文书等通用档案按照国家规定向同级综合档案馆移交，专业档案按国家规定管理。强调在符合国家规定或要求的基础上，档案数据由同级综合档案馆或相关档案馆集中统一管理，强调规划建设全省重特大事件档案数据库体系，在省档案馆建立全省重特大事件档案数据总库，在各级综合档案馆建立本级重特大事件档案数据库，相关省级主管部门根据需要建立重特大事件专业档案数据库；强调按照档案归属不变、数据集中、安全保密的原则，分层级、分类别开展重特大事件档案数据汇交工作；强调负责或参与重特大事件应对管理工作拍摄任务的新闻单位在每年6月前向同级综合档案馆移交一套上一年度的相关照片、录像、录音等档案。

第四部分（第9 条至12 条）为规范重特大事件档案管理，明确相关档案业务规范。强调原则上不单独抽取重特大事件档案实体实施独立的专题管理，责任部门为一个单位或多个单位的，重特大事件档案纳入责任部门全宗，与其履行其他职责职能活动形成的档案统一管理。责任部门为临时机构的，其形成的档案以新设全宗为单位进行管理；强调重特大事件档案的门类划分、分类方法、档号结构服从本单位文件材料归档范围和档案保管期限表；强调按照国家规定必须移交的重特大事件档案，责任部门应汇同履行其他职能所形成的档案，在规定期限内一并向相关档案馆移交。

第五部分（第13 条至15 条）为落实重特大事件档案工作责任，明确责任部门、业务主管部门、保管利用部门的责任和任务。强调责任部门要依法落实档案工作责任制，依照职责职能编制包含重特大事件文件材料的本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，确定重特大事件档案工作的机构、人员和职责，健全制度机制，全面、系统地记录好、留存好应对管理工作历史；强调省级档案主管部门要建立完善重特大事件档案管理制度框架，明确和统一有关重特大事件档案收集整理、数字化建设等方面的业务标准规范；统筹规划和组织实施全省重特大事件档案信息化建设。各地区档案主管部门要加强对本级重特大事件档案工作的事前指导及事中、事后监管，适时组织对重特大事件档案收集、管理情况进行评估，及时督促指导相关单位采取补救措施、整改存在问题。各级各类档案馆要依照工作范围及时接收和保管相关单位形成的重特大事件档案，加强馆藏重特大事件档案资源开发，发挥档案价值，为现实工作提供服务。

第六部分（第16 条至17 条）为加强对重特大事件档案工作的组织领导，明确组织领导、投入保障等方面的要求。强调要将档案部门列为重特大事件应对管理议事协调机制成员单位，将档案工作纳入各类重特大事件应急预案，确保档案工作与重特大事件应对管理工作同部署、同推进、同落实，不缺失、不遗漏。要求各级党委、政府落实档案设备、整理、数字化、开发利用、人员培训等方面经费，推动全省重特大事件档案数据库体系建设。

三、工作创新

《实施意见》依据重特大事件档案形成、来源、内容、管理、归属的现状和特点，结合云南实际，首次提出了搭建重特大事件档案管理体系的制度构想，首次明确了分别建设全省数据总库、各级数据库和专业档案数据库，形成重特大事件档案数据库体系的工作思路，首次确定了分层级、分类别开展数据汇交工作的重特大事件档案数据流向机制，首次明确了定期报送重特大事件照片档案和录像录音档案的归集机制。

四、重要意义

《实施意见》是省委办公厅、省政府办公厅继印发《“十四五”云南省档案事业发展规划》之后又一次专门下发文件对档案工作进行部署，充分体现了省委省政府对档案工作的高度重视，其重要意义主要体现在以下几个方面。

一是为做好重特大事件档案工作营造良好环境和条件。各地区各部门将按照《实施意见》要求，加强对重特大事件档案工作的领导，健全重特大事件档案工作体制机制，落实和加大重特大事件档案工作的投入保障，为重特大事件档案工作营造良好的环境和条件，确保档案工作与重特大事件应对管理工作同部署、同推进、同落实，不缺失、不遗漏。

二是有利于提高我省重特大事件应对管理能力。《实施意见》针对我省当前重特大事件档案工作中存在的问题、短板、弱项等做出了一系列的制度设计和工作措施，有利于完善重特大事件档案工作机制制度，有利于健全重特大事件档案工作体系，有利于落实重特大事件档案工作责任，对于进一步规范重特大事件档案形成、收集、保管和利用工作，更好发挥重特大事件档案在总结经验教训、开展工作查考、完善应对措施，提高防灾减灾救灾和重大突发公共事件处置保障能力中的作用具有重要意义。

三是有利于推动全省档案事业高质量跨越发展。完善重特大事件档案管理既是社会发展的必然趋势和现实要求，也是档案工作向纵深发展的有利条件和重要基础。各地区各部门在加强重特大事件档案工作的过程中，将进一步提高社会的档案意识特别是档案法治观念，同时一些有关重特大事件档案工作的制度机制、标准规范、设施设备、人员机构、有效做法等也将更大范围地启迪借鉴或同步作用于其他各类档案工作，提高各地区各部门的档案工作能力和服务质量，从而促进提升全省档案工作整体水平。

五、贯彻实施

《实施意见》密切结合云南实际，内容具体、要求明确，具有很强的指导性、针对性和可实施性。为确保《实施意见》要求落到实处，省档案局将认真做好政策解读、宣传培训、业务指导，宣讲实施意见的内容精神、业务规范和实施方法，指导督促各级档案部门、重特大事件应对管理部门落实《实施意见》要求。各级档案部门要从以下几方面着手推进《通知》要求的落实工作。

一要加强学习，领会文件精神。要认真研读文件，深刻领会做好重特大事件档案工作的必要性和重要性，准确把握做好重特大事件档案工作的特点要求，深入理解重特大事件档案工作的制度机制，全面掌握重特大事件档案的管理体系和业务规范，扎实开展重特大事件档案收集工作，科学推进重特大事件档案数据库建设，实现重特大事件档案的有效利用等要求。

二要制定方案，统筹组织实施。重特大事件档案工作涉及面广泛，形成主体和方式复杂，档案归属和流向不一，是一项系统性工程，各地区各部门要结合实际，健全工作机制，落实管理责任，健全制度规范，依据发生的重特大事件，强化收集归档，规范整理、集中保管，同时将有关要求纳入档案行政监管和执法监督内容，确保各项任务和要求落到实处。

三要结合实际，完善体制机制。建立健全重特大事件档案工作体制机制既是《实施意见》提出的任务，也是做好重特大事件档案工作的前提和条件。要加强汇报和协调，了解重特大事件议事协调机制设立情况，协调有关部门将档案部门列为重特大事件应对管理议事协调机制成员单位，将档案工作纳入各类重特大事件应急预案，要督促责任部门依法落实档案工作责任制，明确重特大事件档案工作机构和人员，明确工作责任，避免出现无人负责、无人管事等情形。

四是协调对接，适时跟进实施。重特大事件的发生具有随机性、突发性特点，各级档案部门要主动联系有关部门，全面了解重特大事件应对管理情况，对刚刚发生的重大事件，要积极协调提供档案利用，为制定处置方案，开展处置工作提供支持和协助。对于正在处置中的重特大事件，要了解其档案工作情况，指导有关部门和人员明确档案管理要求和档案管理责任人，协助做好档案形成和收集工作。对于处置已经结束但档案尚未移交归档的重特大事件，要开展档案管理情况评估，对于收集不齐全的要督促有关部门进行补充完善。