浅议中小分销企业采购中价保返利的管控

徐艳芳

【摘  要】产品价保、返利作为终端产品价值管理的重要组成部分，在分销环节调控销售节奏、拉动销量提升、加快尾货清理中发挥重要作用。论文对通信行业的中小型分销企业的采购价保返利现状进行了分析，并进一步探索出行之有效的对上游价保返利关键点进行管控的措施。同时，为防范价保返利资源投入过程中信息不对称的风险，论文阐述如何借助信息系统实现价保返利的全流程管理，通过系统化管理助力企业生产力和生产效率的双提升。

【关键词】中小企业采购管理；价保返利管控；系统中台建设

【中图分类号】F276.3；F274                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2023）08-0085-03

1 研究背景

价保返利是通信企业销售政策中不可或缺的内容。价保指产品价格调整后，对约定期限内采购方的库存或提货产品给予差价补偿的行为。返利，指销售方将自己的部分利润返还给采购方，通常会设定一定的返利条件，可分为提货奖励（SI）、发货奖励（ST）及销售奖励（SO）。提货奖励（SI）指为激励采购方提货，在采购方完成一定提货任务量后，供货方向采购方返还部分利润的模式。发货奖励（ST）指在采购方完成一定的分销任务量后，供货方向采购方返还部分利润的模式。销售奖励（SO）指为激励采购方推动对末端消费者的销售行为，按照销售任务量对采购方返还部分利润的模式。根据任务量的不同，又可分为即提即返与达量返。虽然通过返利能够有效激励采购方销售业绩的提升，但实践中价保返利的取得还需一定的前提条件，如合同条款/政策函中写明的违规行为（如手机窜货销售、新品首销前串码被激活等异常），上述违规行为是严禁发生的，否则进货方将被核减应得的返利金额或返利被整体取消，甚全扣罚的金额大于价保返利金额、进货方倒挂交付罚金的窘况。众所周知，中小企业一直面临着巨大的资金压力，在此背景下，为能更全量、更及时地做好采购价保返利核销工作，在管理中，进行合适的人员配置、合理的关键控制点、实时的沟通反馈机制、预警机制的建立等均至关重要。为做到中小企业的采购价保返利及时高效颗粒归仓、应收尽收，搭建完善的价保返利管理体系迫在眉睫。

2 采购价保返利管控存在的主要问题

在供应链运营中，价保返利管理贯穿分销企业的进、销、存等各环节，需采购、财务、市场销售等多部门共同协作，涉及多部门、长流程才能完成闭环。在协作过程中往往容易出现如价保返利资源投放时信息沟通不通畅、函件传递不及时、价保返利台账管理异常、跨部门确认沟通协作效率低下等问题，主要体现为：

第一，价保返利管理涉及的各部门职责不够清晰，各部门“各管一段，各守一摊”只片面关注其岗位相关的部分节点，在信息沟通中出现传递内容断层和理解偏差；全流程管理控制中存在个别盲区，未能有效全面地落实管理制度的要求。特别是价保返利资金回收进度存在问题时，无法快速“攥指成拳”形成合力推动供货方快速解决问题。

第二，价保返利资源投放函出具不及时，信息传递出现时间差。针对价保，若调价函件在调价时点后推送，会导致调价后部分订单仍高价采购，且也无法做到在第一时间统计仓储库存数量，从而影响厂家/供货方补差兑现。针对返利，在供货方出具资源投放函件后，因供货方可能将盖章的资源投放提交给其对接的采购部门，也可能从产品合作角度直接将资源投放函给产品操盘的市场销售部门，此时若信息收取人未能及时完成信息的传递，则易造成“少核漏核”的发生，给公司带来不必要的经济损失。

第三，价保返利函件条款内容严谨性、规范性不足。函件中容易出现政策内容、数据来源、兑现期限、政策类型约定不明确或产生歧义的情况。复杂的业务模式会衍生出众多的价保返利名目，如降价补差中的库存价保/提货价保、返利中的提货返利、销售折扣、固定返利、达量阶梯返利等。在核销环节如何统计取数、按何逻辑计算、相应的兑付途径和兑现期限是什么，若这些信息在函件中约定不明，或描述过于复杂，则会导致核销人员无法充分解析相关条款内容，既而出现在后期执行中产生误解、出现采购方和供货方各执一辞的局面，不仅不利于资金的及时收回，歧义争议严重时可能会导致仲裁或者诉讼，从而影响双方良好合作关系。

第四，日常管理不到位，部分价保返利结算不及时、计算不准确。若上游资源款未及时、准确、全量收回，后期又缺乏有效机制及时发现问题，如果导致资源长期未回收，考虑经济环境复杂，供货方资金情况存在变数，易给公司造成巨大的资金风险。

3 有效管理采购价保返利的实施对策

为规范采购中价保返利的管理，现从价保返利的产生、办理、核收等环节进行全面梳理，以此保障价保返利及时、准确、高效地推進，及时完成资金回收，减少公司资金压力和资金风险。具体从事前管控、事中管控、事后管控3方面执行。

3.1 事前管控

第一，明确职责，各司其职。

采购人员负责函件的办理、资金的收回以及过程管控跟进风险预警；业务人员负责对接供货方获取价保返利政策，明确业务所需数据的核销口径，对于系统无法直接提取数据，负责与供货方确认业务发生的真实数据用于核销；财务人员负责涉财处理、出具票务办理指导意见和最终资金审核入账操作等。

第二，不以规矩，不能成方圆。

明确采购价保返利工作三原则：

①及时性原则。设定时间标准，所有采购价保返利执行应严格按照时间要求进行，确保整体流程及时、顺畅。

②准确性原则。所有采购价保返利应严格按照操作规范，确保提取的数据、出具的资料、系统的操作等的准确性，实现整体流程准确、有序。

③可追溯性原则。在流程严谨、数据准确的基础上，应确保操作记录、文档等资料完整归档。

第三，确保价保返利资源投放函的有效性和完整性。

采购方需确保收到供货方寄送盖章有效的政策函件、避免口头承诺等无效形式；在盖章的政策函中需明确产品型号、政策类型、政策期间、兑付方式、数据确认依据来源及兑付时间等。

3.2 事中管控

第一，多方把关价保返利条款内容并及时信息传递。

①把关政策内容。函件拟定人员应考虑后期核销环节操作执行情况，确保价保返利相关条款的可执行性，并联合公司内部财务、销售、法务共同对政策函件进行梳理制定模板，确保清晰、准确表达价保返利的内容。

②及时信息传递和备案。价保返利资源投放函的所有信息，需落实到书面记录形成汇总台账同盖章函件一并传递给负责核销该资源的采购人员。

示例：如产品调价时若涉及价保，针对价保的数据可以有以下两种处理方式：

情况1：双方沟通调价时完成核对确认数据，在函件中直接明确写出库存数量、金额，核销人员拿到函件后可据此快速跟进资金回收。

情况2：函件中明确数据来源如以进货方调价时点库存为准或以供应方某系统数据为准，需明确系统中具体的取数路径，后续核销时可据此系统截图作为数据确认的客观证明文件。

第二，触发调价盘库机制。

对于需要盘库获取库存的产品，在获取产品发生调价时，应立即启动盘库作业，确认公司分布在各销售末端及省市仓的库存量，并将该数据与供货方核对，加快完成价保款的回收。

第三，多方确认价保返利核销金额。

在完成数据整理后，梳理出的最终核销金额应联合业务、仓库、供货方共同书面确认，确保数据的准确性和流程的严谨性。数据确认后，及时跟踪收回供货方盖章确认函件，为资金的可回收奠定基础，同时为后续该资金出现纠纷时增添依据。

第四，建立电子化共用台账。

在产品合作中，由于供货方同时对接采购方的业务人员、采购人员等多个窗口，在沟通价保返利政策或政策发生变更时，易出现信息未全量同步至公司多个相关窗口或信息传递不对称等异常，对账复杂的同时加大了价保返利核销遗漏的风险。为避免此类风险，可与供货方共同维护电子化价保返利政策台账。中台系统按此流程设计和开发：供货方或业务部门在线发起产品政策需求申请，提交至其部门领导审批；审批通过后流转至采购人员，采购人员根据需求内容选择不同的文档定式模板，与产品经理、供货方沟通确认内容后拟定正式的政策函件，流转至供货方，供货方在线上确认并下载函件，完成盖章确认后上传回系统中，系统保存盖章函件文档并自动生成政策台账。

第五，系统信息化管理价保返利及时回收。

遵循及时、准确、可追溯3项基本原则，强调价保返利信息均需系统录入和管控，具体为：

①上游价保返利政策收取当月及时准确录入；②在确权当月及时完成计提；③计提后30天内及时准确完成结算。上述通过SMART原则精准通过系统化设置了一连串的管控机制，即在收取上游价保返利政策当月就录入系统，据此节点开始计时，在业务场景发生价保返利需核销时（即根据财务准则的权责发生制）当月需启动预估数量和预估金额（即计提）的系统录入，在录入计提后，因有明确时效考核要求，采购人员必须主动推动供货方对价保返利金额进行确认并完成回收。

第六，价保返利税票办理。

采购方可通过开具《开具红字增值税专用发票通知单》的方式协同供货方完成办理价保返利的税票信息，也可通过票折方式进行办理，具体操作方式为：

①供货方依据采购方下达的订单，如数向采购方完成物流配送后，开具符合国家法律法规和标准的可用于正常抵扣的增值税专用发票；针对已确定具体数值的价保返利金额，可在此份增值税专用发票中以负数折让方式开具（即票折形式）；具体票折金额占整张增值税专用发票金额的比例以采购方和供货方双方协商为准。

②除①外，采购方和供货方双方还可采用红通-红票形式，即采购方在收到《价保返利确认函》后开具红字增值税专用发票通知单，供货方据此在规定期限内开具负数发票即红字增值税专用发票并提供至采购方。

第七，关键控制点的要求。

①政策录入：系统录入政策时需上传供货方资源投放函盖章件作为附件，体现每笔资金有据可依且可追溯。

②核销数据确认：政策结束后的数据确认需以邮件等书面形式确认，确认后拿到供货方盖章件。且需有严格的时限要求，紧盯时间节点，建立时间超期分层预警机制，不同预警分别升级至不同的管理层级，即需及时使用或向上游供货方追索价保返利资源，提高公司资金周转能力。

③价保返利回收：在回收环节，需按照函件约定兑付日期跟催供货方完成资金回收。若出现逾期不能收回的情况，应触发预警机制升级汇报并分析逾期原因，按照“谁管理、谁负责”原则由具体责任人积极保持内外部的沟通，持续跟进直至问题解决。在办理可回收金额时，优先采用现金结算的方式（即请供货方电汇打款），另可在下一笔支付货款（若有）中予以抵扣，具体方式可根据双方约定执行。

3.3 事后管控

为确保价保返利回收全流程操作的合规性，降低价保返利资源回收过程中的资金风险，常态化的稽核必不可少。

因政策录入是系统中价保返利信息的源头，稽核中需要重点关注系统政策类型、机型、政策周期等是否与政策函件一致。

在计提稽核中，主要关注计提数据的计算与政策口径的一致性，并将稽核情况、如有问题的整改情况等在稽核日报表中详细记录。

4 结论

采购中价保返利的回收是个系统性的工作，政策类型繁多、各政策内容来源于大量的合同/函件、每个不同的政策取数路径不同计算方法不同，需工作人员具备高度的责任心与专业能力才能完成；从经济效益来讲，这部分资金为公司运转日常收益的重要组成部分，该部分工作精细化高质量完成可降低公司运营风险。各中小分销企业在进行流程制度优化、工作人员配置、人员素养提升的同时，需结合价保返利管理的要求，持续进行数智化建设，实现系统化、自动化的数据统计、分析及异常预警，避免因人为跟进疏忽漏核少核而造成公司损失。在供货方对返利兑现有额外条件或要求时，如阶梯返利中达量要求、销售返利中需扣除的违规扣罚等，此时应联动业务部门进行政策解决、数据确认，确保价保返利资源的颗粒归仓、应收尽收。

在企业从传统采购向战略性采购转型的今天，为提升供采双方的“战略粘性”，价保返利該资源存在形式将进一步多样化。中小企业在具体的业务合作中积极争取更多的价保返利资源维护公司利益的同时，需同步关注价保返利资源的规模情况，完善全流程管控机制，提高数智化管理水平，确保达成公司预期效益。

【参考文献】

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