高速公路文书档案管理规范化建设分析

陈镔

（福建省高速公路养护工程有限公司，福建福州 350019）

0 引言

高速公路作为国家重要的交通基础设施，在社会生活中有着举足轻重的作用，高速公路网的质量直接影响出行质量。在高速公路建设过程中会产生大量的工程建设管理类的文书资料，建成投运后还会逐年产生管理类的文书档案。高速公路建设类、运营类文书档案均属于高速公路管理的重要资料，做好相关管理工作，对高速公路的建设和管理至关重要。高速公路档案类别多样，涉及文书档案、财务档案、基建档案、照片档案、录音录像档案等。

作为档案中的重要类别之一，文书档案管理的好坏是衡量档案管理水平的重要指标，完善的文书档案管理可以确保档案的完整性，如实反映高速公路建设和管理的真实过程。部分高速公路对收集文件和建立档案的工作不够重视[1]，在信息化时代下沿用传统的管理方法，难以满足当前的需求，亟须完善文书档案管理工作。

1 高速公路文书档案管理的特征

高速公路文书档案管理主要是对高速公路建设、运营、管理过程中的各类文件进行收集、分类、管理和存档。对高速公路建设管理的每个阶段、每个领域产生的文书资料进行分类归档管理，便于后期查阅，是施工过程中最有效的证据材料。高速公路文书档案管理过程中应注意确保收集档案信息完整，在存档管理过程中要有具体的管理办法，确保纸质档案存放有序、保管安全等。

1.1 高速公路的文书档案设计相对丰富

文书档案中的资料内容复杂，涵盖了管理、经济等相关内容，又包含党群工作类档案、行政管理类档案、经营管理类档案、生产管理类档案等，使得高速公路文书档案的内容和表现形式呈现多样性[2]。

1.2 文书档案保存的信息数量大

高速公路的施工过程中，每一个组成部分都会产生文件档案，这些资料是有价值的，必须记录在案。一条高速公路从计划到完成，将有数以千计的档案产生，当高速公路投入使用至后期养护阶段也将不断产生新的文件档案，这些资料都应随时纳入文书档案管理过程。以生产管理类文书档案为例，其中包含生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、标准化工作、基建管理、设备管理等多方面的资料，内容覆盖面广，信息量大。

2 高速公路文书档案管理的重要性

高速公路是社会经济快速发展到一定阶段的必然产物，可提高公路整体通行水平和运输效率，从而更好地服务于社会经济发展。在建立和管理高速公路过程中，存在大量文书文档，可以从多个维度分析高速公路的运营情况，及时反馈数据给相关部门，使相关部门做好进一步优化和施工方案改进工作，对资金节省和高速公路的养护、扩建均具有重要作用。因此，高速公路管理文书档案需维护文书档案的完整性、规范性和准确性，所有文书档案均为原始档案，并确保文件信息符合可靠性的要求。

在规范文书档案的管理、提高效率的当下，无论是纸质档案还是数字档案都各有优缺点。数字化档案既来源纸质档案，又可以填补文字档案管理方面的不足。在高速公路上管理档案时，应融合纸质档案管理和电子档案管理，相辅相成，促进纸质档案管理的改进，是一种有效科学的文书档案管理模式[3]。

3 高速公路文书档案管理现状分析

3.1 对档案收集与管理重视度不足

在高速公路档案管理的实际工作中，面对不断产生、数量庞大的文书档案，档案管理人员耗费大量精力和时间进行收集和分类档案，常存在不重视纸质档案的管理的情况，必要时难以快速获取相应文档，对后续工作的开展造成影响。开展文书档案管理时，应结合文书的起草与接收，整合所有步骤和流程，强化对纸面档案的管理[4]。

3.2 缺乏完善的档案管理制度

部分单位已在高速公路文书档案管理方面建立了档案管理系统，却存在责任不明确、规则不够详细的情形，未能有效执行纸质档案管理。由于缺乏开展文件保存和转移工作的特殊机制，纸面档案将会受到损害；如果文件不完整，管理人员仅凭记忆行事，将造成管理和维护方面的重大损失。

3.3 档案管理信息化水平较低

信息化时代，开展高速公路文书档案管理，可以充分利用计算机操作系统将文件的登记、接收、发送、分类和储存机制科学地融合起来。在文件储存方面，文书的档案无法准确分类，对信息技术的应用不足，将严重影响电子档案系统的价值[5]。目前，在电子文件的收集和分类方面同步进行纸质文档的管理工作，大大降低了流程和效率，以纸质档案为基础的计算机化管理，无法产生最佳效果。

3.4 档案管理人员素质有待提升

纸质档案管理包括档案收集、整理、保管、保密、利用等多个环节，系统性、专业性强，需要具备专业档案管理知识的人员负责执行，通过充分了解档案管理的重要性和档案管理的基本要求、步骤和方法等，定期开展专业培训和学习等方式提高档案管理水平。目前，部分管理人员不熟悉档案管理相关流程，年龄较大，对信息化的管理模式不熟悉、不适应，对新技术较为陌生，使得管理效果差强人意，档案管理人员的素质亟待提升[6]。此外，部分人员在日常工作中存在不善于主动学习新的管理技术和措施、懈怠的情形，习惯按照常规的管理形式开展对文书的管理工作，很难达到对管理工作质量进行提升的目的。

4 高速公路文书档案管理规范化建设

4.1 提升对高速公路文书档案管理的重视度

为了有条理地管理高速公路文书档案，相关管理层应强化对高速公路文书档案科学管理的重视，给予更多的资金支持。高速公路企业的负责人应重视档案管理体系建设，建立健全高速公路档案管理系统，指派数量合理、能力合适的工作人员负责档案管理，使高速公路建设管理部门、工程技术人员也参与文书档案管理，为档案管理提供充足的人力资源。当前，档案管理信息化程度越来越高，应在档案管理方面加大投资，使文书档案管理从传统的管理型逐渐向数字化服务发展，从而实现文书档案信息化。

4.2 做好高速公路文化档案的收集和管理工作

实施纸面档案管理需要科学地收集与文件档案有关的数据和信息，应考虑以下要点：第一，文书档案收集采取特定模式，将内容一致的文书档案标准化、分类和存档，从而提高文书档案质量。第二，加强与工程建设、管理等各类业务部门之间的沟通和交流，科学高效处理部门之间关系，以便高效获得真实有效的信息，确保整个信息收集渠道顺畅。此外，文件的格式要科学规范，包括组织提出的规范登记、建档和传阅。第三，档案管理人员在收集有关资料时，应积极收集有关高速公路开发和运营的档案资料，最大限度地发挥文件的实际价值[7]。

4.3 高速公路文书档案管理中信息化技术的引入

长期以来，纸质形式的档案占主导地位，其作用是不可替代的。为了更好地管理高速公路上的纸面档案，应将传统和现代档案管理模式进行组合。目前，电子档案的优势明显，其可靠性、法律性仍有待改进；纸面档案在档案价值和法律方面有许多优势。同时，电子文件也存在易于复制和更改的不足，涉及资产等重要信息的电子文件存在被篡改的风险，与此同时，电子档案的数字化和密集性涉及一定的技术风险，便需要纸面档案的支持。电子和纸面档案各有优势，可以通过详细比较、分析和找出不足之处，互相改正，完善高速公路文书档案管理的行政管理策略，提高管理水平。

4.4 建立完善的文书档案管理制度

在实施高速公路档案管理时，为了确保文书档案的规范，应建立档案管理系统，对有关人员进行管理约束，合理分配有关档案管理责任，如果遇到突发问题，可及时找到相关责任人，从而更好地处理和解决档案管理问题。此外，档案管理系统还应建立赏罚机制，若遇到部分档案的管理员操作有误、不够专业等问题时，应及时处理和惩罚管理人员，以取得警示他人的效果，保证完善档案管理工作井井有条、有据可依[8]。同时，在日常管理工作中应结合实际情况，对管理工作的方式进行完善与优化，确保管理制度更贴合当前的实际情况，为文书档案工作管理的综合效率提升奠定基础。

4.5 加强文书档案管理团队建设

文书档案管理工作的实施，需要有高素质的档案管理小组，能够理解收集和整理档案的必要性，掌握档案管理的具体细节，从而开展更专业的档案管理。档案管理人员在掌握基本档案管理能力的同时，还应精通信息管理技术，提高完善档案管理的效率，能够快速、有针对性地查阅和检索文书。在从事档案管理工作之前，档案管理人员应接受统一测试，测试合格方可上岗。通过技能测试的人员，应积极参加岗前培训，掌握了操作信息系统所需的技能和经验。在职人员应定期开展业务学习和深造，获取最新的专业技能，从而有效地管理档案。同时，在开展日常管理工作中应强化对高速公路文书档案管理工作重要性的认识，主动学习各方面管理知识，提升自身的综合能力。注重对先进管理技术的学习，包括目前使用率较高的计算机管理系统等，确保各方面管理措施适应时代发展的要求，进一步提升高速公路文书管理工作的综合效果。

4.6 工作合理划分，加强文档管理

技术发展和经济繁荣加快了高速公路的建设，提升了对文件管理的需求，文件管理的压力剧增。目前，高速公路的档案管理仍采用传统的管理和研究模式，严重影响了工作效率和质量。为了使文件管理的工作更加完善合理，应合理分配工作人员的工作范围，岗位间相互配合，充分应用计算机使管理更具创造性和专业性。此外，为适应现代化的发展趋势，在高速公路的建设中结合计算机技术，实现了档案的科学储存，安全性更高，不仅方便及时查阅资料，还节省了成本[9]。当前，高速公路文档管理中，应充分利用计算机技术进行管理技术的提升和完善，对数量庞大的文档资料进行系统化的管理，方便及时地查看与调取对应的文档资料，保障管理工作的综合效果。

5 结语

综上所述，文书档案管理符合当代发展需要和高速公路业务管理的实际模式，通过合理利用信息技术提升文书档案管理流程化、标准化，从而提高文书档案管理的效率。在推进高速公路高质量发展阶段，高速公路企业应同步推进高质量文书档案管理系统建设，通过提升档案管理队伍综合素质，建立完善、高效的电子档案管理系统，制定科学有效的制度体系，明确档案管理各阶段、各环节的责任人，高质量提升文书档案管理的模式与水平，助力高速公路高质量发展。