智慧校园建设下高校人事管理系统的需求分析与设计

2023-09-14王力禾曹楠

电子元器件与信息技术 2023年6期

关键词：人事人事管理教职工

王力禾，曹楠

金华高等研究院，浙江金华，321017

0 引言

智慧校园背景下的高校人事管理工作需要通过多功能集成实现智慧化管理，从“粗放型”管理模式转为“精细化”模式。然而现阶段高校人事管理的实践距离真正实现信息化依旧存在差距，如何实现人事工作流程无纸化和操作数字化是高校人事管理系统设计的重点。

1 高校人事管理系统的实现目标

当今高校人才竞争日趋激烈，高校人事管理系统的建设事关全体教职工的切身利益，对于高校人力资源管理的现代化水平和管理效率的提高具有重要意义。因此，高校人事管理系统的实现目标是确保人事管理流程完整、操作智能、数据安全，实现高校的科学化、规范化和信息化管理，促进高校各项工作的协调和高效，提高人力资源的利用效率。同时，人事管理系统还应该能够提高人事管理的透明度，加强高校与员工之间的沟通和联系，实现人事管理工作的人性化和智能化，为高校培养和引进优秀人才提供坚实的人力资源保障。

2 高校人事管理系统的需求分析

2.1 行政人员端

对于人事相关的行政工作人员而言，需要花费大量时间处理有序但高重复性的日常事务。例如，各部门或上级要求的常态化或临时性数据统计相关的报表填报、各教职工的初始信息录入及每年涉及人事工资的档案信息更新。然而，目前大部分的OA系统主要面向上下端实现无纸化线上流程办理[1]，尚未出现模块化、系统性的符合行政人员自动化办公需求的组件或平台。以报表工作为例，大部分报表内容相似度极高，如选择下发当事人填写，需要长耗时以完成信息收集工作，且容易引发职工质疑情绪；如选择独立完成，则枯燥且易出错。因此，结合数据库开发高质量、可个性化定制的自动化办公组件，实现日常事务的批处理，升级工作方式，有利于全面提升高校内部的办公效率和智慧校园信息化建设。

2.2 教师端

高校教师及科研人员依赖行政人员的日常事务管理，专注于教育研究等前沿技术和高校发展。面对琐碎的日常性事务的配合填报需求，部分高校教师可能因专业事务忙碌或疏于关注而错过填报时间，也易产生惰怠情绪。因此，针对性的、系统内置的自动化办公组件也有利于高校教师将更多精力专注于本职工作而非行政工作。另一方面，对于工龄、薪资等个人信息，高校教师往往了解不足或者档案信息与个人认知不符，因而个人的人事信息和流程办理的公开、透明、完整且安全也是高校教师的主要诉求。

2.3 管理层端

高校管理层需要人事管理系统基于数据库提供多维且精准的信息统计，为人事方面事务的决策和统筹规划提供数据依据及技术支持。

3 高校人事管理系统的设计

从用户需求出发，根据功能和任务，系统分为3个模块，如图1所示。

图1 高校人事管理系统模型

3.1 信息检索模块

3.1.1 数据管理

数据管理模块主要包含教职工个人基本信息、年度考核、学习经历、学历学位信息、工作经历、工龄认定、工资信息、职称评聘、党团信息、奖罚信息、退休信息等。该功能的实现需要各端人员对信息的共同维护，根据权限划分各数据存储优先级。例如家庭信息等个人隐私信息属于教职工个人维护范畴；工龄薪级等入编入档信息由行政人员统一管理；三龄两历等重要档案信息由教职工个人提供初始数据，后由行政人员进行档案核查与信息变更操作，教职工无权再对此类信息进行修改操作。

3.1.2 数据检索

该模块同样根据权限进行等级划分，各端进入不同的操作界面以提高检索效率和数据安全性。对于教师端，只能查看个人信息，且部分信息无法修改，或需要根据OA线上流程进行变更申请，并在系统中进入审核流程；行政人员端拥有权限变更全校教职工信息，每次信息变更提供依据支撑且变动实时反馈给当事人，另有权限生成各类数据统计；管理层端能够实时查看全校人员分布、职称分布、人员名册、人员各类业绩等，依托统计信息对教职工情况进行全面掌控[2]，但无权直接对个人信息进行修改。

3.2 系统运维模块

3.2.1 系统构建

整个系统主要使用SQL Server实现数据库建设，数据以实体表形式存储在本地。同时，针对人事信息管理规范和校内其他系统的共享需求，利用专用主机实现人事数据库和共享数据库间的数据通信。系统架构采用C/S和B/S双模式结构，针对高校人事内部的行政人员端，基于业务办理细节多、数据访问量大、信息安全要求高的多重考量，采用C/S模式建设实现内部管理；针对教师端和管理层端，由于人数众多致使数量庞大，因而采用B/S模式建设实现外部信息服务。

运维模块同时负责联通信息检索模块和服务应用模块的页面、流程、表单等定制化配置，并通过大数据技术进行关联分析和可视化展示，提供技术底层支撑，增强系统灵活性、扩展性与可持续性。如审批流程可根据学校管理办法的变更而进行重新配置，报表表单可根据行政人员需求进行模板创建并实现数据的批量录入。

3.2.2 系统安全

由于智慧校园是基于互联网运行的开放式网络体系，需要从访问控制、数据加密、甄别技术等多个方面进行安全设计[3]。例如，使用软硬件防火墙阻断不信任网络的访问申请，以严格把控校内外网络的数据流通，建立身份验证等多重验证机制防范因非法入侵所导致的信息泄露或非法非主观性修改，对各端各部门设置差异化安全级别，使用双端加密的数据传输加密技术确保数据传输安全。另外，实时监控应用、流程、接口、运营等数据，量化实际使用效果[2]；系统定期生成系统日志并做好数据备份，为日常事务和偶发事件提供分析依据[4]。综上，从多方面建立安全体系防范未知风险。

3.3 服务应用模块

3.3.1 人事管理

该模块包含招聘引进、入职报到、离职退休、岗位聘任、人事调动、考核管理、考勤管理共7个子模块。

招聘引进模块支持各二级学院将其人员招聘和人才引进计划，通过OA流程报校人事管理部门审核，并自动生成统计数据供行政人员端下载。若应聘者根据招聘公告内提供的本校范式的应聘信息表进行信息填写，此模块针对行政人员端提供组件，对所有招聘信息进行数据统计并生成可导出文件。同时，各端配有内推功能，供校内教职工填写推荐人信息，统计信息也将汇总至行政人员端。招聘流程结束后，系统根据最终公示结果生成相应人事编号并创建教师端账号。

入职报到模块支持行政人员端根据招聘结果，从之前导出的应聘人员信息统计表中加载数据，建立新入职人员个人信息档案。同时，新入职人员获取教师端口权限，对个人信息进行补充并上传相关佐证材料。人事管理人员根据其档案和佐证材料对相关内容进行核实，后续结合当地人社局编办、事业处、工资处等各处室业务办理需要，批量生成相应报表并导出。整个入职流程均在系统后台可查，并最终由新入职人员进行入职确认。未在规定时间内办理入职报到流程的人员，其教师端账号将被删除。

离职退休模块分为离职和退休两部分。因个人因素确定离职意愿的教职工需在教师端发出申请，二级部门和相关处室给出相应离校建议，高校人事部门完成确认并根据离校信息开具各类留档材料，移交档案室存档。退休人员的相关手续依据社保退休政策，由行政人员端发起办理并反馈给教职工。系统将根据个人年龄信息，提前半年于行政人员端进行事项提醒并存入行事日历。

岗位聘任模块由行政人员端进行管理，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于深化职称制度改革的意见》文件精神实施职称评聘结合制度，数据信息对接职称评审模块最终结果。

人事调动模块实现高校相关处室和二级学院的协调审核。由教师端提请，调入调出院系或部门共同完成一级审核，校人事部门进行二级复审，调入院系完成最终审批并填写岗位表，各流程在教师端实时可查。

考核管理模块分为年度考核、任期考核、聘期考核三部分。年度考核支持教职工在教师端根据年度考核登记表要求进行内容填写并提交，经主管领导、考核委员会、校人事部门三级审核。任期考核和聘期考核分别针对高校管理人员和高校教师，根据相关考核实施办法实现OA线上审批流转。该模块支持批量生成相应报表并导出。

考勤管理模块支持教师端提出申请，根据请假事宜和时长，分别由二级部门、人事处、院（校）领导完成最终审核，休假结束后由申请人填报销假时间并确认。最终请假审批材料支持导出。

3.3.2 薪资管理

该模块包含工资和五险二金共2个子模块，主要依靠行政人员端进行管理，教师端只支持教职工查看个人数据。两部分内容均依赖人事人员高频次、相对固定时间的更新，数据内容也较为细致且与其他模块的联系度较高。例如，年度考核结果涉及每年年初的薪级晋升，岗位聘任涉及基础性工资和绩效的变更，考勤管理涉及基础性工资和绩效的扣除，人事调动涉及绩效的变更，离职涉及月薪资暂停和次年绩效补发，退休涉及个人养老金的发放等。因此，内置逻辑正确的办公自动化辅助和模块间良好的数据联动与行事日历提醒有助于人事人员高效且准确地完成相应薪资报表。同时，薪资数据与高校财务系统共享。薪资作为教职工的劳动成果体现，极大程度影响教职工的工作积极性[5-6]。而大部分教职工对于薪资的构成概念模糊，因此可以在信息公开管理模块设立专门的栏目展示相关政策材料和计算说明。

3.3.3 师资管理

该模块包含培训进修和职称评审共2个子模块。其中，培训进修模块支持教师端根据信息公开管理模块公布的培训进修计划进行线上申请，根据相关实施办法实现OA线上审批流转，流程进度实时可查。职称评审模块在每年的特定时间开放，支持教师端根据职称等级进行线上职称申报，各等级所需申报材料和流程略有不同，根据相关职评实施办法实现OA线上审核流转，流程进度实时可查。两个子模块都支持每期的申报和结果分类导出，便于分析管理[7]。

3.3.4 信息公开

该模块主要作用为信息公示，分别设立多级栏目用于公开人事管理、薪资管理、师资管理各模块的实施办法、结果公示、政策文件等。另外，各应用模块搭载相关功能组件。功能组件包含多维分析、数据加载、结果输出三部分。多维分析组件根据用户端的分析请求，调用OLAP对接数据库，返回多维分析结果；数据加载组件使用Excel等外部数据源，通过ETL对数据进行抽取、清洗、转换等操作后，加载数据至数据库中，并生成数据加载日志；结果输出组件根据用户端的输出要求，生成相应的Excel或Word文件并导出。