加强食堂财务管理的探讨

2023-09-13赵静

大众投资指南 2023年16期

赵静

（石家庄瀚林投资有限公司，河北石家庄 050000）

一、食堂财务管理概述

任何企业的经营都离不开财务管理活动，财务管理的核心是价值创造，也就是为业务的开展提供有力支撑，为企业经营提供数据支持，为企业战略的实现保驾护航。企业财务管理活动一般包括财务核算管控、税务规划、成本控制、内部控制、投融资管理等。食堂作为特殊餐饮企业，服务的对象主要是学校，食品安全为第一生命线，在保证食品安全的前提下向就餐者提供就餐服务，同时不允许对外经营产生盈利，食堂的财务管理持续规范化、精细化显得尤为重要。

二、食堂财务管理过程中存在的问题

（一）会计基础薄弱，会计信息质量差

1．食堂财务从业人员素质与能力偏低。一般情况下，食堂只重视运营管理，对财务管理的重要性认识不够，招聘的人员工资待遇偏低、专业水平有限，更有甚者财务人员是从内部其他岗位转岗聘任，没有任何财务工作经验，这就决定了食堂财务从业人员的专业知识不系统、风险意识不足、财务管理理念淡薄。食堂财务的日常核算工作中会出现建账不及时不规范、财务手续不完备、入账票据管理不规范等情况，直接导致财务数据失真，会计信息质量差，甚至会带来税务合规性风险，使食堂面临巨额处罚的风险。

2．票据管理规范性制度未建立或制度不健全。缺少完整的财务核算管控体系和规范的流程审批制度。食堂是典型地提供餐饮服务的主体，采购品类多、零星且金额都不大，供应商多为一些个体户，供应商的财务管理规范性不足，导致物资采购过程中取得合规原始票据的难度较大。加上食堂管理人员不重视及内部规范性管理的欠缺，索取发票的供货价格要高于不开具发票的供货价格，导致食堂财务支出凭据随意性较大。

常见的情况有：无正规发票的白条入账，开具了正规发票但发票内容与实际内容不一致，实际供货商不提供发票而造成发票虚开，无法取得发票的支出使用现金收支。这些情况如果财务人员不能及时发现并制止，很容易就形成虚假列支，成本支出结构不合理，虚构食堂成本利润，导致财务核算信息偏离实际情况，从而误导食堂管理者进行决策。

3．会计核算方法选择不合理。受服务对象的影响，食堂会计核算基础会参照事业单位核算要求而采用收付实现制，也就是说收入和支出在资金实现流入流出时就确认，即使是归属于下一期的收入或支出，只要资金流入流出发生在本期，就在本期确认收入或成本，而不是按照实际归属的期间进行分摊确认。一般企业核算基础都采用权责发生制，收入和支出按照收益期间进行分摊确认，在这样的核算基础下，收入和成本符合匹配性原则，能准确核算食堂的成本和利润情况，为食堂经营提供数据支持，实现财务管理的价值创造。

（二）内部管理混乱，内部控制制度缺失

1．管理层财务管理意识淡薄。食堂管理层对食堂财务管理重视不足，对成本管控的重要性认识上有很大的欠缺。大多数管理者认为：食堂涉及广大师生的切身利益，直接关系到师生的身体健康、安全和正常的学习与生活，还担当着管理育人、服务育人、保障教学的功能，以人为本，健康第一才是食堂管理的重点工作。主观上将食堂定位为学校配套服务单位，在食堂日常管理过程中，将经营的重点放在了食品安全、做好学校保障服务、稳定运营上，片面地认为推进财务管控只会增加内部工作负担，会影响业务的顺利开展，影响学校的不良反馈，于食堂运营来说无重大意义。

2．岗位设置不合理，组织不健全。一是不相容岗位兼任。根据财政部发布的《内部会计控制规范》规定不相容岗位要分离，不相容岗位是指设置的岗位不能交叉，不能重叠，不能由一个人担任，核心是内部牵制。食堂中采购、库管、会计、出纳是典型的不相容岗位，采购与库管、库管与会计、会计与出纳不能由同一人兼任，必须合理设计相关岗位，明确职责权限，形成相互制衡的机制。

二是人员混用，不重视内部财务管理。食堂属于劳动密集型行业，人员流动性大，全天业务时间集中度较高，这就造成食堂一线人员经常出现短缺。通常情况下，食堂会安排库管、财务、人力、采购等职能人员在用餐高峰期参与分餐作业，占用了职能人员很大一部分的正常工作时间，导致职能工作拖拉、不规范。库管出入库不及时，库存盘点不准确，食材验收过程敷衍；财务人员记账不及时，会计核算不准确，学习主动性较差；采购人员市场询价落实不到位，供货商管理不足，成本价格过高。

3．未建立各环节规范化制度。食堂内部对各个环节的监督管理不足，没有建立相应的检查制度。

其一，供应商管理体系不完善，采购未对供应商进行招投标管理，导致材料供应长期被独家供货，价格质量管控不足，造成材料整体价格偏高、价格未及时根据食材市场价格趋势调整、材料供货质量不稳定等情况，大大增加了食堂材料采购成本。

其二，库存环节管理粗放，采购需求凭借经验测算，造成采购过量存储成本困难、食材浪费，数量过少造成供不应求、临时采购成本上升。

其三，食材使用浪费较大，生产未建立标准化管理，食堂切配、炒制环节均为人工操作，对人工的经验和素质要求较高。切配人员净菜无具体操作步骤和标准可执行，主要靠个人经验为标准对食材进行清洗、分切，清洗过量容易造成食材利用率低形成浪费，清洗不干净则造成客诉形成社会舆情。厨师炒制时调料用量与手法习惯不一致，用量主要靠主厨的经验判断，标准化管控不到位就容易造成浪费。菜品在炒制完成后到师生就餐食用过程的时间要严格把控好，菜品完成炒制后随时间的流逝出成率会有所下降，同时时间越长菜品的营养和口感也大打折扣，需要食堂做好时间上的把控，兼顾经济效益与顾客体验。

其四，分餐过程中打餐员容易造成浪费，一方面学生未形成良好的餐饮习惯，有一定程度上的挑食偏食问题，另一方面学校要求食堂承担食育职责，就餐要荤素搭配、均衡营养，不可避免地造成学生就餐后产生大量厨余垃圾，造成浪费。

（三）成本管控责任不明确

食堂成本管理模式粗放，成本管理缺乏相应的管控措施和激励制度。各个部门工作任务不清晰，职责要求不明确，工作目标不统一。未能通过预算管理等手段合理配置资源，将食堂整体的经营目标未分解到各个部门，成本控制目标压力未传导至全员、全过程。成本责任人不明确，未建立标准化管理，各个环节日常责任控制弱，成本控制无法与绩效工资进行有机挂钩，导致成本管控约束力不足、措施落实不到位。成本管控中的重点环节，如采购环节，没有建立相关内控制度，针对可能出现的漏洞和问题没有制度、监督等控制措施。

三、食堂加强财务管理的对策与措施

（一）转变管理观念，健全组织机构，加强食堂财务成本管理

首先，食堂管理层应转变食堂管理工作的观念，将加强成本管控、提升经营管理的效率和质量纳入食堂管理工作目标中。其次，建立健全组织架构，夯实各部门的工作职责，明确工作目标。细化财务管理工作，引入预算管理，充分发挥沟通与激励作用，将成本控制责任落实到全员、全过程，通过预算管理与绩效评价的有机结合提高各个环节强化成本责任意识。最后，建立有效的监督管理机制，从食材采购验收、出入库、食材使用等环节中加强监督管控。加强过程管控，提升各部门间沟通与配合效率，建立动态评估管理机制。食堂成本管控要建立日常动态数据上报、每周数据总结、每月分析考核的数据动态管理，使全员参与数据统计与反馈中来，成本数据可及时、准确采集、反馈，以便及时调整运营思路，减少经营过程缺陷。

（二）规范管理，建立标准化

1．规范财务管理制度，健全食堂内控管理。合理设置机构与人员，尤其是不相容岗位要严格按照要求执行，采购、验收、保管、记录职责不能兼任，定期对采购人员和验收人员进行实行轮岗、调休。加强食堂资产管理，对资产出入库管理要求日清日结，做好出入库历史记录，出入库单要有相关责任人签字。财务人员、食堂行政部门定期或不定期对食堂资产进行现场盘点，确保账实相符。对废旧物资清理要严格按照相关制度进行处置，出入食堂任何物资需要相关授权与检查，避免出现私自处理废旧物资，设立小金库的情况。明确食堂收入管理部门，食堂收入统一由财务部门负责收取，通过信息技术手段实现手机端充值与终端机消费，严格控制现金收费的风险。

2．要加强采购规范化管理，完善供应商管理体系，切实做好优质供应商的筛选与询价工作。食堂作为卫生安全第一位的企业，筛选供应商时要加强审核，资质、历史业绩、同行业口碑审核均要考虑，寻求可靠性强、价格优惠的供应商。

发挥食堂规模效益，提升主要食材上与供应商的议价能力，如米、面、油、肉、蛋、奶、冷冻食品等。建立价格监督小组，多渠道对食材和物料进行询价，定期和不定期对食材和物料质量、数量、价格进行抽检，保证质量的前提下，提升采购价格的公开、透明，降低食材采购成本。大宗购买食材避免单一供应商供货，采购规范制度中建立价格紧急预警机制，确保食堂能够从容应对市场物价上涨、供应商恶意抬价等情况，保持采购价格与市场价格的相对稳定。优化采购量与采购频次，定期对库存进行盘点，根据历史使用量和近期使用情况、价格波动趋势，综合考虑采购时间、采购数量，从而减少库存管理工作的负担，提高资金利用效率。

3．建立各环节操作可行的成本标准体系，提升各环节的成本控制措施。餐单设计方面，明确餐点结构和品质要求，厨师根据要求核定学生餐单备餐食材的使用标准量和食材品质要求，既要保证学生饮食营养的均衡，又要考虑食材加工难度造成的人工成本增高，还要考虑高品质食材的性价比。

备餐环节，加强与学校教学间的信息传递，根据学校教学安排合理备餐，采用智慧校园系统，对每天就餐人数的统计，评估出每天相应需要的食材，避免出现食材采购过多的浪费，精细备餐、有量有节。验收环节要严格对验收人员进行岗前培训和日常培训，保证对食堂制定的食材采购规格和标准了如指掌，严格根据采购食品规格指导书对验收的食材做出准确判断。

对食材的质量和数量、重量进行一一核对，成箱的要打开验货，称重的要再次过秤，蔬菜、水果要逐一检验，始终坚持按制度办理一切验收手续。按照厨师制定的食材标准，粗加工和切配环节，结合厨师制定的食材采购标准和卫生检验的要求，充分利用硬件设备的配置，明确食材粗加工环节的加工步骤和时间，保证要求的基础上减少粗加工和切配造成的浪费，提高食材净菜率。

制作环节，标准化厨师加工制作手法、调料使用和制作时间，制作操作手册将数据量化，配合学校学生就餐时间分批制作菜品，保证营养的同时提高出品率。分餐过程中明确分餐标准，按学生年龄特点分层确定主食、主荤、水果等分餐分量，同时通过宣传板、视频、学生会组织等多途径对学生进行就餐教育，加大勤俭节约、反对浪费的文化宣传与监督，减少就餐环节的浪费。

4．建立责任考核制度，通过绩效追踪问责。根据定岗、定编确定好人员岗位职责，制定相应的考核指标。考核是手段，提升绩效才是真正目的。对于食堂执行人员来说，考核按照标准化成本体系与行为规范，落实制度的高效执行；对于食堂管理人员，主要考核监督落实和管理责任，将管理人员的绩效考核与执行人员的考核结合考评，建立领导连带责任追究机制。另外，在绩效考核中，不但要考核个人的工作绩效，而且要考核集体的、整个食堂的工作成效。

（三）选拔培养合格财务人员

合格的财务人员可以保证和提升财务会计信息质量，也可以发挥财务防控风险和数据决策的价值创造作用。财务人员可以根据会计工作标准、规范性要求，结合食堂的行业特色，合理设置食堂的核算科目，规范会计核算资料，尤其可以结合税法相关规定指导业务人员合理合规取得支出票据，保证核算资料齐全，提升会计信息质量。

选拔培养合格财务人员，一方面把好用人关，财务人员的选拔要以德为主，德才兼备，筛选出职业道德水平良好且经验丰富能全面系统开展工作的专业人员。另一方面要加强财务人员的继续教育，鼓励财务人员提高学习的主动性和积极性，不断提升专业知识深度和广度的同时重视工作创新，紧跟时代步伐，与时俱进，引入新技术新思维到日常工作中，结合实际不断优化、完善财务管理模式。