信息技术让新时期档案管理更智能

牛华一

随着信息技术的发展，档案管理智能化建设越来越受到关注。现介绍档案管理智能化建设的概念、意义、现状以及存在的问题，包括技术问题、数据安全问题、人员素质问题、建设成本问题、管理问题、法律问题、应用推广问题、信息共享问题和保密问题等。为了加强档案管理智能化建设，提出技术优化、安全优化、人员培训优化、成本优化、管理优化、法律优化、推广优化、共享优化和保密优化等路径。

随着智能化建设的不断推进，档案管理需要更多专业人才的支持，这也为相关专业人员提供了更广阔的发展空间和更多的机会。同时，智能化建设需要各行各业的支持和参与，只有全社会共同努力，才能实现档案管理的数字化、自动化、智能化建设目标。未来，随着人工智能、大数据等新技术的广泛应用，档案管理将进一步实现信息化、智能化，为社会大众提供更加便捷、高效的服务。同时，也需要加强档案管理的法制化、规范化建设，保障档案信息的安全、可靠和完整。

新时期档案管理智能化建设初探概述 档案管理智能化建设的意义

智能化建设可以实现档案信息的快速检索、归档和管理，提高档案管理效率。使用数字化、自动化手段可以减少手工操作带来的差错，提高数据的准确性和完整性，同时也可以节省大量的时间和人力成本。此外，智能化的檔案管理系统还可以通过自动化处理、智能检索等功能提高档案管理的效率和精度，为档案管理工作带来更大的便利。

档案管理智能化建设的现状

档案管理工作的智能化建设已经初步展开，但整体仍处于初级发展阶段。许多档案机构还没有进行智能化建设，导致档案管理效率低下、安全性差。同时，智能化设备和软件的更新换代速度也较快，需要不断更新设备和技术，以加强档案管理智能化建设。

新时期档案管理智能化建设存在的问题技术问题

新时期档案管理智能化建设中存在的技术问题主要表现在以下几个方面：一是技术设备更新换代速度快，导致旧设备淘汰速度加快；二是技术标准不统一，不同系统之间的数据交换存在困难；三是系统安全性较低，容易受到黑客和病毒攻击。这些问题需要通过加强技术研发、推进标准化建设以及加强安全防护等措施来解决。

数据安全问题

随着档案管理智能化建设的不断推进，数据安全问题逐渐凸显出来。在数字化转型的过程中，数字化档案的存储、传输和使用都需要通过网络进行，这就给数据的保护带来了挑战。数据泄露、丢失等安全问题有可能造成严重的后果。因此，如何保障档案数据的安全性是档案管理智能化建设亟待解决的问题。

人员素质问题

在新时期档案管理智能化建设中，人员素质是一个不可忽视的重要问题。随着技术的不断更新迭代，档案管理也需要不断应用新技术。但是，有些档案管理人员的专业素质和技能水平不足，无法有效地运用智能化系统开展档案管理工作。此外，一些管理人员对智能化系统的认识和理解也存在偏差，缺乏对新技术的全面了解和深入掌握，导致智能化建设的效果不尽如人意。因此，加强对档案管理人员的培训，提高其专业素质和技能水平，能够更好地推动档案管理智能化建设。

建设成本问题

新时期档案管理智能化建设需要大量的资金，建设成本高昂。一方面，需要购买和维护高性能的硬件设备和软件系统；另一方面，还需要对人员进行培训和管理，人力成本较高。此外，由于档案管理涉及隐私和安全等方面的问题，建设成本还包括数据安全和防护等方面的投入。因此，如何在保证档案管理智能化建设质量的基础上控制建设成本是当前需要解决的问题之一。

管理问题

新时期档案管理智能化建设中存在的问题主要表现为：缺乏统一的管理标准和规范，导致不同部门、单位之间的档案管理标准不一致；档案管理人员的技能不足、素质不高，无法胜任智能化档案管理工作；缺乏有效的监管机制，导致档案管理中存在违规操作、数据泄露等问题。这些问题需要通过制定标准规范、提高档案管理人员素质、建立健全监管机制等途径来解决。

应用推广问题

新时期档案管理智能化建设在应用推广方面存在一些问题。首先，智能化档案管理系统的价格较高，并非所有单位都能承担得起。其次，由于智能化技术的更新换代速度较快，智能化档案管理系统也需要不断更新升级，这给单位造成了一定的经济负担。最后，智能化档案管理系统的操作难度较大，需要专业人员进行操作，给单位带来了一定的人力负担。针对这些问题，需要采取相应的措施，推广智能化档案管理系统，提高其普及率和使用效率。

信息共享问题

信息共享问题是新时期档案管理智能化建设中的一个重要问题。目前，不同部门、不同系统之间的信息共享仍然存在一定的障碍，导致档案管理的效率不高、信息不全面，甚至可能出现重复录入、数据错误等问题。因此，需要进一步加强各部门之间的信息共享，建立统一的档案信息共享平台，实现信息的互通互联，提高档案管理的效率和质量。

保密问题

新时期档案管理智能化建设中的保密问题依然令人担忧。随着信息技术的不断发展，档案管理智能化建设已经成为必然趋势，但是档案信息的安全问题也随之而来。档案信息的泄露可能会导致重大的社会问题，甚至对国家安全造成威胁。因此，加强档案信息的保密工作是非常必要的。相关单位需要建立完善的保密制度，利用先进的技术手段，保证档案信息不被非法获取和篡改。同时，还需要加强对档案工作人员的保密教育，增强他们的保密意识和保密能力。只有这样，才能更好地促进档案管理智能化建设。

新时期档案管理智能化建设的优化路径技术优化

在档案管理智能化建设中，数据挖掘技术的应用尤为重要。数据挖掘技术可以帮助档案管理者从大量数据中提取出有用的信息，为决策提供支持。同时，数据挖掘技术也可以帮助档案管理者发现档案管理工作中存在的问题，并及时采取相应的措施加以解决。例如，通过对档案馆内的档案数据进行分析，可以找出哪些档案需要进行数字化处理，哪些档案需要进行修复等，从而更好地管理档案资源。除了数据挖掘技术之外，人工智能和云计算等技术也可以为档案管理的智能化建设提供支持。例如，人工智能技术可以通过自动化的方式对档案信息进行分类、标注和检索等，从而提高档案管理的效率和精度。而云计算技术则可以为档案管理提供更加便捷的数据存储、共享和备份等服务，使得档案管理更加安全可靠。

总之，技术优化是实现档案管理智能化建设的关键，而数据挖掘、人工智能、云计算等技术的应用则是实现技术优化的重要手段。只有不断进行技术优化，才能更好地保障档案信息的安全性和有效利用，为档案管理的智能化建设打下坚实的基础。

安全优化

针对当前档案管理中存在的安全问题，需要从多个方面进行优化。首先，加强对数字化档案的保护是保障档案安全的重要手段。对于重要的档案资料，需要采用加密技术进行保护，确保其不会被非法获取和篡改。同时还需要定期备份档案数据，以防数据丢失。此外，还需要安装防病毒软件，及时进行病毒扫描和清理，避免病毒攻击对档案安全造成威胁。

其次，完善档案借阅管理流程，建立健全授权制度和审批流程，这是保障档案安全的另一个关键措施。建立授权制度可以明确档案借阅人员的身份和权限，防止未经授权的人员借阅档案。同时，建立审批流程可以对档案借阅081申请进行审批，确保档案借阅合法、安全，从而保障档案的完整性和可靠性。

最后，加强对档案管理人员的培训和管理，提高其安全意识和保密意识，这是保障档案安全的重要环节。加强培训和管理可以增强档案管理人員的安全意识和保密意识，提高其对档案安全的重视程度，从而减少人为因素对档案安全的威胁。综上所述，通过加强对数字化档案的保护，完善档案借阅管理流程，加强对档案管理人员的培训和管理等措施，可以有效提升档案管理的安全性和可靠性，确保档案数据的安全性和完整性，为档案管理工作提供更加可靠的保障。

人员培训优化

档案管理智能化建设是当前档案管理领域的发展趋势。为了实现这一目标，必须加强人员培训，提高档案管理人员的智能化系统操作水平和应变能力。在培训过程中，应该注重提高工作人员的实践能力和综合素质，让他们掌握先进的技术和理念，具备应对各种复杂情况的能力。另外，还要引进高素质的人才，为档案管理智能化建设注入新鲜血液，提高整个团队的水平和竞争力。同时，也可以借鉴其他领域的经验和技术，加速档案管理智能化建设进程。

成本优化

随着社会的不断发展和科技的不断进步，档案管理逐渐向智能化方向发展。而在这个过程中，成本优化显得尤为重要。为了实现成本优化，需要采取一系列措施，其中最为关键的就是节约成本和提高效率。在节约成本方面，可以利用先进技术，比如云计算、大数据和人工智能等技术，减少硬件设备和软件系统的采购成本和维护成本。这些技术不仅可以提高档案管理的效率，还可以大大降低成本，从而实现成本优化的目的。而在提高效率方面，可以通过优化流程、加强人才培训等方式来提高档案管理工作的效率，从而更好地服务社会。总之，成本优化是档案管理智能化建设的一个重要环节，只有采取合理的措施和方法才能实现这个目标。

管理优化

在新时期，档案管理智能化建设已经成为一种趋势，管理优化是其中至关重要的一环。管理优化可以通过提高档案管理的效率和准确性，加强对档案信息的安全保密等来实现。例如，可以通过建立档案管理的标准化流程和进行规范化操作来提高效率，同时加强信息安全保护，防止档案信息泄露、被篡改等问题的发生。此外，还可以利用大数据和人工智能等技术来实现档案管理的智能化，提高档案信息的准确性和可靠性。

法律优化

随着社会的发展，档案管理越来越重要，而法律的优化也是档案管理智能化建设中不可或缺的一环。在新时期，档案管理智能化建设需要遵守法律法规，加强对信息安全的保护，加强数据共享与流通，同时也需要加强对档案管理工作人员的法律培训和教育，确保档案管理工作的合法性和规范性。只有在优化法律的基础上，档案管理智能化建设才能更好地服务于国家的发展和社会的进步。

推广优化

利用智能化档案管理系统是现代档案管理的重要手段之一，其能够提高档案管理效率，降低管理成本，保障档案安全。为了推广智能化档案管理系统，需要加强对相关人员的培训，提高其使用意识和技能水平。同时，还需要加强对系统的维护和更新，及时解决系统存在的问题，保证系统的稳定运行。另外，政府部门还可以通过鼓励企业和机构使用智能化档案管理系统，引导其逐步推进档案管理智能化建设。

共享优化

共享优化是档案管理智能化建设的重要方向之一。它的意义在于通过建立档案信息共享平台，让不同部门、不同领域、不同层级的档案信息实现互通共享，从而提高档案管理的效率和服务水平。共享优化不仅可以实现档案信息利用价值的最大化，而且可以为社会各界提供更加便捷、高效、精准的档案服务。共享优化的实施需要全面考虑技术、管理、政策等因素，建立全方位的档案信息共享体系，确保档案信息共享的安全性和可靠性。只有这样，才能更好地推动档案管理智能化建设，为推进国家治理现代化和社会发展提供更有力的支撑。

随着信息技术的不断发展，档案管理智能化建设已经成为必然趋势。本文对新时期档案管理智能化建设进行了初步的探讨和总结，对什么是档案管理智能化建设、档案管理智能化建设的意义以及现状进行了阐述，同时探讨了档案管理智能化建设存在的问题和优化路径。档案管理智能化建设的意义不仅在于能够提高档案管理的效率，更在于能够保障档案的安全。然而，该建设也存在技术问题、数据安全问题、人员素质问题、建设成本问题、管理问题、法律问题、应用推广问题、信息共享问题以及保密问题等诸多问题。为此，本文提出了相应的解决路径，从技术优化、安全优化、人员培训优化、成本优化、管理优化、法律优化、推广优化以及共享优化等方面进行了探讨。

总之，档案管理智能化建设是不可避免的趋势，本文介绍了档案管理智能化建设的意义和存在的问题，同时也提出了相应的优化路径。相信在不久的将来，档案管理智能化建设将会得到更广泛的推广，从而推动档案管理工作的不断发展和进步。

（作者单位：齐鲁医药学院）