企业电算化会计信息失真及改进措施探讨

殷 建 靖江港口集团有限公司

前言

伴随着计算机技术的飞速发展，会计电算化得到了普及，电子商务、ERP 系统等的广泛应用，对传统会计方法形成了巨大冲击。这种情况下，企业的人员配置、财务管理、物资管理以及经营业务等全部都被纳入到了一个系统中，为各项工作的实施提供了良好支撑。但是与此同时，电算化会计信息失真的问题也随之而来，引发了严重的危害。做好电算化会计信息失真的分析和改进，是企业发展中需要重点研究的内容。

一、会计信息失真概述

会计信息失真简单来讲，指会计信息缺乏真实性，无法从客观的角度将会计主体的经营成果、现金流量和财务状况准确反映出来。导致会计信息失真的原因有很多，如会计人员认知不到位、内部会计管理制度和监督机制缺失等。会计信息失真会给企业造成严重危害，如扰乱企业正常的生产经营、损害会计行业诚信状况、误导投资行为等。而会计信息失真的表现形式大致体现在三个方面：一是对交易事实进行虚构。企业管理层可能会通过对信息的加工对象及过程进行影响的方式，实现对财务信息的控制。部分企业会变造虚假的业务往来方式，对自身真实的财务状况进行改变，导致财务报告中记录的交易数据是虚假的，影响了企业实际经营状况与财务报告信息的一致性。二是对会计政策进行不当利用。当前，我国在会计收付制和会计应计制之间存在较为明显的差别，也使得会计准则存在较大的弹性空间，当面对同一种交易事项时，就可以运用多种会计处理方式来保障会计工作实施的效果，但是这样也容易导致会计信息失真的情况。企业对于会计政策的不当利用形式有几种：1.提前确认收入。企业在进行收入确认时，必须满足产品所有权转移、企业利润获取等关键条件，部分企业采用统一确认分期收入、发出货物后立即确认收入的方式，对收入进行提前确认，实现了财务信息操控[1]。2.利用政策变更。个别企业会利用会计政策的变化来控制财务信息，如对坏账计提方法进行变更、对存货计价方法进行变更、延长信用期限等。三是对交易实施进行掩饰。企业可能会发布一些和实际情况不符的财务信息，又或者故意隐瞒重大交易情况，引发会计信息失真。投资方会通过企业披露的会计信息，掌握其经营状况，从而决定是否进行投资，若企业在公布的会计信息中隐瞒了重要项目，可能造成投资方不了解企业的真实财务状况，制定出不合理的投资决策。

二、电算化会计信息失真问题

事实上，电算化技术的应用，在提高会计信息质量方面有着非常明显的作用，企业可以借助会计电算化技术，提升会计信息的可靠性、保障会计信息的真实性、维持会计信息的完整性，也可以确保会计的信息可验证性。但是与此同时，电算化会计系统在实际运行中，因为各方面因素的影响，可能出现会计信息输出与真实信息不一致的情况，引发会计信息失真的问题。电算化会计信息失真的原因体现在：

(一)软件系统缺陷

在会计领域，信息技术的普及和应用，对于会计信息的质量产生了直接影响。企业在对会计信息进行收集、整理、加工、分析以及传输的过程中，电算化软件系统的应用极大地提高了工作效率，减轻了工作强度，也推动了工作流程的规范化，避免了手工操作可能引发的错误，有着非常积极的意义。但是与此同时，会计数据信息的制作还需要依靠财务会计资料和业务核算资料等，软件系统只能提供相应的信息处理结果，事项本身的性质会受到会计主体主观意识的影响。另外，我国软件市场中，会计软件系统的类型众多，质量参差不齐，加上在技术方面存在的缺陷和漏洞，可能引发一些不良影响，例如，部分会计软件系统在实施账户试算平衡时，采用的方法是将借方的总数直接转移至贷方，这样形成的借贷平衡显然欠缺真实性；部分系统中即便是固定资产为负数的情况下，依然可以进行计提折旧。这种情况下，无论企业如何弄虚作假，得到的会计核算结果却始终正确，导致了会计信息失真的问题[2]。

(二)内部控制不到位

电算化背景下，企业内控机制被软化，内部控制工作的实施受到了很大影响。传统手工记账模式下，采用的是依照会计原始凭证来对总账及明细账进行核算，能够督促会计人员在工作中做好相互监督。电算化会计中，会计人员面对的是软件系统，欠缺有效的监督机制，部分企业会采用事后监督系统来查找问题，但是在发现问题时也已经是数日之后，存在比较严重的滞后性。会计人员的观念认识和工作经验在没有得到优化，缺乏对电算化会计的有效认知，会计人员掌握的信息更具优势，这也使得部分会计人员可能会利用系统缺陷实施舞弊行为。在电算化技术得到不断普及的情况下，对于审计风险的防控提出了新的要求，传统审计方法也因此暴露出许多问题：一方面，内部控制环节发生了变化，导致不少常规性的控制手段失去了应有的意义，需要从信息系统预转的角度，做好内部控制的优化和改进。另一方面，企业经营对于信息系统的依赖性不断增大，这也使其在面临传统经营风险、控制风险以及财务风险的同时，也需要面临系统信息风险。

(三)会计人员素质不达标

会计电算化的应用，要求会计人员具备更高的专业素质，其不单单需要掌握会计专业相关的知识，也需要了解计算机、财务软件等操作、维护知识，管理层和审计人员则需要精通管理知识，熟悉网络技术和信息系统。但是从实际情况分析，很多企业会计人员都存在手工记账经验丰富但是计算机专业知识相对匮乏的情况，并不能很好地满足会计电算化的现实需求，在实践中表现为没有熟练掌握财务软件的使用方法，对会计软件的认知存在一定的局限性，无法处理软件使用过程中的一些常见问题，影响了系统在日常工作中的正常使用。在业务素质不够全面的情况下，很难保障会计信息的完整性和有效性[3]。

三、电算化会计信息失真的改进措施

(一)合理选择软件系统

市场中存在的会计软件系统类型众多，不少企业还会自主进行会计软件的开发，导致会计软件的性能存在较大差距。当前，有不少企业使用的会计软件系统存在着安全性较差的情况，也给不法分子提供了可乘之机。例如，不少会计软件系统没有设置系统日志记录功能，无法对操作人员、操作时间和操作内容等进行明确记录，在发生问题时也无法进行责任的追究；个别系统没有做好数据库的加密工作，导致不法分子可能从外部将数据库打开，对其中的数据信息进行修改。部分商业软件为了能够占据更大的市场份额，甚至会加入账目修改等功能，为舞弊行为的发生提供了便利。基于此，做好会计软件系统的筛选和规范十分必要。例如，可以对系统的操作权限进行限制，不同的账号密码登录的系统界面不同，这样能够切实提升系统的安全性，降低舞弊行为发生的概率。同时，在数据处理方面，可以采用系统处理和人员处理相互结合的方式，将原本手工会计中对于人的控制进行调整，实现对人对机器的双重控制，丰富控制的内容，如人员分工、系统维护、职能分离等，做好对于会计信息以及会计档案的保存及应用。通过对软件系统进行规范的方式，能够在很大程度上杜绝做假账的情况。

(二)加强内部控制工作

电算化会计系统的应用，强调企业经营管理中，应该做好合理分工，强化内部控制工作，确保工作人员在工作中可以实现相互监督和相互制约，避免出现工作失误或者刻意舞弊的行为。在会计电算化实施后，部分传统的内部会计控制方式如数据核算、数据存储等，都会被计算机软件所取代，例如，不管是总账处理还是明细账处理，都可以由软件系统依照经过审核后的会计凭证，实现自动登记和归集，手工条件下的信息核对工被取消，工作效率得到了提升，但是对于记账凭证也提出了更加严格的要求，需要切实做好对于凭证的审核工作。当前，有部分企业在针对记账凭证进行审核的过程中，不仅要求必须在系统内做好签字确认，还要求将会计凭证打印出来，进行盖章确认，通过双重确认的方式，显著提升了审核工作的安全性和可靠性。需要明确的是，在对新的内部控制手段进行应用时，不能完全放弃传统的内控方式，需要从计算机系统的特点出发，对人员内部控制相关的制度体系进行调整，避免分工不当引发会计信息失真问题。

(三)提高会计人员素质

想要从源头上杜绝会计信息失真问题，需要提高会计人员的专业素质。在会计电算化实施后，会计人员只需要将记账凭证输入到软件系统中，系统能够自主完成账簿登记和报表编制，这种情况下，要求会计人员能够熟练操作会计软件系统。会计软件的使用具备一定的专业性，如果操作人员的水平不高，可能会导致会计软件生成的账簿、凭证等不符合相关要求，如内容不完整、格式不统一、会计信息真实性缺失等。从企业的角度，应该切实做好会计人员的教育培训工作，提升其业务素质，确保会计人员能够熟练操作会计软件，将其所具备的功能充分发挥出来，为经营管理与决策提供良好服务。另外，应该重视会计人员职业道德素质的提高，在人才选拔环节做到任人唯贤，确保会计人员能够做到德才兼备，同时也应该定期落实好思想教育和警示教育，使得会计人员在对会计软件进行操作的过程中，能够做到依法办事、爱岗敬业、客观公正等，将保障会计信息的真实性作为道德准绳[4]。

(四)保障信息系统安全

应该高度重视会计信息系统的安全性，落实好系统用户权限管理及密码管理，避免出现信息泄漏或者信息篡改的问题。对于每一个人的账套都应该做好细致分工，避免出现单人单岗负责所有操作的情况。应该确保电算化会计档案与财务软件版本的高度一致，如果软件的版本不同，形成的会计数据和会计档案在结构、格式等方面可能有所不同，导致会计档案无法被有效调阅和使用。对此，从保障会计信息安全的角度，在对会计电算化档案进行保存时，不仅需要保存各个版本的财务数据备份，也需要就对应版本的电算化软件系统进行保存，虽然这样会在一定程度上导致工作量的增大，但是却可以最大限度地避免会计信息失真问题。

(五)确立岗位责任制度

职责、权限和利益的相互结合是确保企业各项工作顺利实施的关键，对于工作质量也有着不容忽视的影响，可以依照会计工作人员的工作性质和工作类别，确定其工作职责与基本权限，将其与员工的个人利益结合起来，确保会计工作的安全性和隐秘性，保障每一个工作环节的效率，将工作责任制落到实处，以减少会计信息失真现象。

(六)完善考核指标体系

企业应该做好对于经营者的考核工作，避免出现盲目依赖会计报表的情况。在考核企业经营者业绩时，应该分析其在任职期间，企业产品的市场占有率、资本保值率、企业发展趋势等，这些对于企业整体的发展而言意义重大，在会计实务方面想要造假难度较大。在针对经营者进行考核时，应该推动任期内会计信息质量考核与遵纪守法情况考核的相互融合，要求企业经营者可以对会计信息质量负责[5]。

四、结语

总而言之，信息化时代背景下，会计电算化呈现出了飞速发展的态势，在企业中得到了广泛应用，借助电算化技术，企业会计工作的质量和效率可以得到显著提升，与此同时也面临着相应的会计信息失真问题。电算化会计信息的真实性对于企业乃至经济社会的发展都有着不容忽视的意义，必须得到足够的重视，确定好电算化会计信息失真的具体原因，采取有效的改进措施，提升会计信息的质量，为会计电算化的长远发展奠定坚实基础。