“放管服”背景下科研单位科研经费管理实践研究——以Z 研究所为例

姚佳惠 张梦舒 鲁 婷

（作者单位：农业农村部成都沼气科学研究所）

科研单位作为开展科学研究的重要机构，如何贯彻落实“放管服”改革精神，将科研人员从预算编制、财务报销等大量非科研活动中解放出来，提升科研资金使用效益，是目前科研单位科研经费管理的重中之重[1]。2016 年以来，Z 研究所科研经费管理“放管服”的改革工作取得了一定的成绩，但同时也存在一些急需改进的地方[2]。

一、Z 研究所科研经费管理“放管服”改革工作主要亮点

（一）自主采购与集中结算相结合，进一步强化经费保障

Z 研究所2016 年入驻线上商城采购平台，采用科研部门自主线上采购科研耗材与财务部门统一集中结算报账相结合的采购报销模式，除急需或者商城没有的试剂耗材以外，所有试剂耗材都要求在线上采购，每月发生的材料采购费由财务处专人负责收齐供应商发票、逐笔核对采购订单后统一转账汇款。此举不仅防范了科研人员与耗材供应商之间的利益输送风险，而且大大减少了科研人员财务报销的工作量，有效地将科研人员从繁多的专用材料费用报销中解放出来，集中精力投身到科学研究中。同时，Z 研究所财务处进一步优化了线上采购商城与Z 研究所办公自动化（Office Automation, OA）报销系统的接口，科研人员在商城下单购买材料时可以选择具体的科研项目，由项目负责人审批后将订单直接推送至OA 报销系统以便锁定项目经费预算，避免造成项目经费超支[3]。Z 研究所6 年来一直坚持线上商城采购集中结算，为科研活动做好服务保障工作。

（二）不断优化审批流程，全面提升审批效率

“放管服”改革以来，Z 研究所逐步下放预算调剂审批权和经费审批权限，根据科研项目实施进展和实际研究需要，在项目总预算不变的前提下，项目预算直接费科目之间的调剂由项目（课题）负责人审批[4]，单项预算科目调整超过10 万元（含）小于20 万元的由所在团队首席审批，超过20 万元（含）以上的需提交所长办公会议审批，经科研处和计财处审核后进行预算调整。项目预算调剂严格执行审批程序，相关调剂情况通过OA 系统在全所范围内进行公示。科研项目经费开支采取分级审批模式，其中：5 万元以下的经费开支，由项目（课题）负责人审批，超过5 万元（含）不到10 万元的经费开支由所在部门（团队）主要负责人审批，超过10 万元（含）不到20 万元的经费开支由所长审批，超过20 万元（含）的经费开支提交所长办公会议审批。

（三）多元化创新工作方式，持续提升财务服务水平

为使科研人员既能从繁重的财务报销中解脱出来，释放科研活力，保证科研项目工作顺利实施，又能规范科研经费使用管理，提高经费使用效益，保障经费使用安全，Z 研究所创新多种服务方式，促进科研工作与财务管理有效衔接。一是2017 年制定《科研财务助理实施细则》，要求每个创新团队应有专门从事科研项目管理、科研经费使用管理等工作的专职或兼职人员[5]；二是同年上线了集办公、行政、财务报销于一体的OA 系统和手机软件，使项目审批人员无论何时何地均能实时办公，审批效率大大提升，当天即可报销完毕。以上举措在解决了科研人员财务报销难题的同时，也促进了科研工作与财务管理的有效衔接。

二、Z 研究所科研经费管理“放管服”改革中存在的问题

（一）“放管服”改革中“管”和“服”有时存在矛盾

近年来，Z 研究所每年都会接受上级主管部门组织的会计基础工作或者科研经费管理情况检查，财务部门兼具管理监督和为科研人员服务双重职能，两者本身存在矛盾点，因此，财务部门面临“内忧外患”[6]。由于一些科研人员专注科研，对当前的财务制度和科研项目经费开支范围、标准等相关规定缺乏了解，过分强调“放”和“服”，忽视“管”，财务人员在严格依据当前国家和研究所的报销标准及要求审核报销单据时，科研人员会认为财务人员未落实“放管服”改革精神，墨守成规，不懂变通，不合乎情理，不愿接受相关经费管理规定的约束。自“放管服”改革以来，财务部门从自身做起，不断改进工作方式和服务态度，但由于双重职能的制约，尤其是财务人员在行使监督权力的过程中，难免会与科研人员产生摩擦。

（二）科研财务助理制度难以真正落地执行

尽管Z 研究所早已将设置科研财务助理制度化，但科研财务助理制度在实际执行过程中仍然存在一定的问题和困难。由于自身规模、经费情况等方面存在差异，各个创新团队会采取不同的方式处理团队财务事务，科研财务助理可能由不同的人或不固定的人来担任，如科研助理、项目聘用人员。有的创新团队的财务助理只是名义上由科研人员兼任，还有的创新团队兼职的科研财务助理只是徒有虚名，大多只是给团队首席进行财务报销[7]。出于用人成本、信息安全等因素的考虑，很多创新团队的科研人员愿意自己承担预算和报销方面的事务。此外，编制外科研财务助理人员同工不同酬，一定程度上也影响了科研财务助理的稳定性。

（三）科研经费精细化管理背景下科研人员和财务部门压力进一步增大

当前财务工作逐步从简单记账过渡到财务管理及风险预测，科研经费管理是科研单位财务部门的工作重点。随着科研课题项目类型、数量的增加和经费规模的不断增大，以及不同科研课题项目财务标准存在差异，财务人员在掌握财务业务知识的同时还要熟悉各项经费制度，要求科研人员和财务部门具有较高的配合度[8]。越来越精细化的财务管理和要求，使得科研人员需要额外花费大量时间，深陷在繁重的财务报销工作中。

（四）预算编制合理性有待提高

通常在项目申报时，科研人员往往是将项目预算编制表报送财务人员进行项目申报，上级单位审核预算经费时，与财务人员沟通可能存在信息不对称的情况，导致预算编制合理性有待提高[9]。科研项目执行具有不确定性，预算编制与实际情况会有不符，在项目验收时，便存在调剂预算的情况，导致经费管理存在一定风险。科研人员应提高全面预算管理意识，预算管理不仅是财务部门的事，财务与科研人员相互沟通才能更好地做好预算管理。

三、Z 研究所科研经费管理改革的建议

（一）充分落实“放管服”改革精神，进一步提高预算编制与调剂的自主性

32 号文进一步简化预算编制、下放预算调剂权。精简合并预算编制科目，按设备费、业务费、劳务费三大类编制直接费用预算。在预算总额不变的情况下，项目承担单位可以自行审批需调剂的预算支出科目和金额。虽然当前项目申报还未完全落实三大类费用编制，但是一旦落实，Z 研究所也应根据32 号文修订现有预算编制与调剂规定，简化预算编制和调剂流程，进一步释放科研人员的经费自主性。

（二）不断加大培训宣讲力度，引导科研人员树立正确的科研经费观念

Z 研究所应当每年组织全所新进职工和科研财务助理学习财务报销相关知识。每年对经费报销等相关政策进行梳理，适时更新财务报销手册，并及时发放给相关人员。同时，做好当前政策的宣讲工作，讲清楚政策的红线和底线，引导新入职的科研人员一开始便树立正确的经费观念，牢记科研经费的使用坚决不能触碰红线、底线，科研人员和财务人员应加强沟通、相互理解，财务部门在做好服务科研的同时也应做好风险把控[10]，严禁不合理支出，对科研人员耐心讲解相关财务制度，避免造成难以挽回的损失。Z 研究所可以采取多种方式持续推动32 号文等制度的宣贯工作，如组织常规的线下讲座或者视频线上讲座，开展科研经费管理和使用的知识竞赛或问答等活动，不局限于地点和场所，进一步增强科研人员的参与积极性[11]。

（三）持续强化科研财务助理队伍建设，全面提升队伍的稳定性与专业性

32 号文要求，科研单位应有专业的相对固定的科研财务助理，科研财务助理可以为科研人员提供专业的财务相关服务，让科研人员专心做科研。科研财务助理应确保涵盖每个科研项目，也可多个项目配备一个科研财务助理。虽然当前大部分科研院所均有科研财务助理，但为了科研项目长期高效运行，还需提高科研财务助理队伍的稳定性[12]。人事部门应建立完善的科研财务助理的薪酬制度和职称评审通道，进一步提升科研财务助理的工作积极性[13]。当政策有更新时财务部门应及时传达给科研财务助理，定期对科研财务助理进行财务培训，同时还可以建立QQ 群、微信群，做到及时有效的沟通[14]。科研管理部门也应加强对科研财务助理的业务培训，让其能够为科研人员提供专业的服务。

（四）进一步提高管理部门工作效率，加强多部门协同管理

为了Z 研究所长久发展需要，更好地服务科研团队，应该加强管理队伍建设，培养一支熟悉科研业务规律、具有现代管理理念、敢于担当、甘于奉献的管理人才队伍[15]。虽然引入OA 行政办公系统大大便利了科研人员，但与此同时还应要求职能管理部门的工作人员进一步提升OA办公效率，在保证工作质量的同时加快OA 处理速度。当有科研人员咨询科研经费等相关问题时，相关财务人员应当详细解读报销标准和要求，尽量做到让报账人只跑一次，提高报账效率。Z 研究所办公室、人事处、科研处、财务处、成果转化服务中心等多部门应协同服务，明确各管理部门在政策执行过程中应承担的职责和工作，同时在政策制定、制度落实等方面加强沟通，及时解决问题，提前做好科研经费风险防控工作[16]。此外，应将科研人员对管理部门的服务评价结果作为一项重要指标纳入年度绩效考核中，进一步强化服务评价结果的应用[17]。

四、结语

科研院所如何落实32 号文相关要求、进一步改进现有相关制度，是目前“放管服”工作的重点。本文梳理了“放管服”改革以来Z 研究所的一系列举措，同时指出其执行中的不足并提出改进措施，希望科研院所能以Z 研究所的经验为参考，提高科研单位财务能力和服务水平，切实保障科研单位经济业务的有效运行和财务管理目标的实现。