以干部人事档案专项审核为契机提高档案管理水平

文/首都医科大学附属北京口腔医院 张红

干部人事档案是干部基本情况及德、能、勤、绩、廉的综合记录，是组织人事部门科学、合理选拔、管理、利用人才的重要依据，是开展人事组织工作的基础，在建设高素质、专业化干部队伍中发挥着重要作用。2014年10月，中共中央组织部发文，在全国范围内开展干部人事档案专项审核。在公务员和参照公务员管理人员以及国有企业、事业单位领导班子及中层以上人员范围内，重点对干部的出生日期、参加工作时间、入党时间、学习经历、工作经历、干部身份、奖惩情况、家庭主要成员及重要社会关系等信息进行审核。审核档案材料是否存在涂改造假，干部信息是否真实准确，重要原始依据材料是否规范完整。

一、干部人事档案专项审核的必要性

干部人事档案是组织选拔任用干部的重要依据。党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央做出全面从严治党的战略部署。从严治党、从严治吏处于首要和关键地位。治党是治国的关键，治吏是治党的关键，从严治吏是治国理政的关键。干部人事档案是各级党委和组织人事部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源。全面提升干部档案工作质量，持续推进干部人事档案工作科学化、制度化、规范化，服务广大干部人才，服务党的建设伟大工程，服务新时代中国特色社会主义的伟大事业。

干部人事档案的利用已经应用到干部生活的方方面面。干部人事档案中记载的学习工作经历、家庭成员状况、党团信息成为干部招聘、中层竞聘、职称晋升、核定工资、确定养老保险缴纳年限的重要依据；档案中记载的工资、薪酬、绩效等收入情况，成为干部在办理商业贷款、公积金贷款等银行贷款手续时，开具收入证明的重要参考；干部在办理涉及房屋买卖、遗产公证等事项时，档案中记载的本人及家庭成员信息成为重要的凭证。

二、干部人事档案专项审核的紧迫性

真实、准确、完整、规范是干部人事档案的生命线。近年来，干部人事档案涂改造假案例屡见不鲜。2016年1月，第一批省管干部专项审核工作基本完成时，共更正2.5万余人的档案信息，420人因档案造假受到组织处理和纪律处分，186人因档案问题被记录在案，未查清前不得提拔或重用。具体案例如河北石家庄“骗官书记”王亚丽，档案中除了性别是真的以外，姓名、年龄、工作学习经历均是假的。这些案例引发人们对干部人事档案真实性的质疑，败坏党的风气，干扰组织选人用人的公平公正，影响领导干部在群众心目中的公信力。长此以往，侵蚀干部档案的严肃性、真实性、权威性，影响政治生态健康，听之任之，必然危害治国理政根基。除上述故意虚填、涂改信息、主观造假外，还存在组织和个人对人事档案重视不够，填写档案材料随意性较大，政策把握不准确或理解偏差导致的干部档案中前后记载不一致。此外，由于领导重视不够，资金难以保障，档案管理人员配备极度缺失，业务水平参差不齐，导致多年来干部人事档案的归档率不高，归档时效性差，齐全、完整、规范度难以保证。

凡此种种，使得开展干部人事档案专项审核成为十分必要、刻不容缓的一项政治任务，让档案去伪存真，正本清源，回归本真，更好地为党的事业、个人职业发展和社会生活提供服务。

三、干部人事档案专项审核取得显著成果

干部人事档案专项审核的对象广、人数多，与个人利益密切相关，工作难度大，所涉及的人事工作政策性、专业性强，时间跨度长，程序要求严格，对审核人员业务水平要求高。要求参与审核人员严格按照文件要求，尊重事实，坚持原则，把握审核标准。在后期的调查核实中不盲目、不随意、不武断，确保认定结果客观、真实。对疑难问题的认定，务必遵循结合现有档案材料和调查结果，综合研判、集体研究，符合认定程序。经过几年的不懈努力，专项审核工作取得了不菲成绩。

（一）对干部人事档案的认识普遍得到增强。领导重视是搞好档案工作的关键，具备多方面专业知识的工作人员是搞好档案工作的基础，干部个人对档案工作的理解和敬畏是搞好档案工作的灵魂。通过广泛开展干部人事档案专项审核，各级领导更加重视干部人事档案工作，在全社会和本单位形成更加风清气正的档案氛围。有助于提高全体干部的档案意识，有助于推动各项档案工作的开展，为档案工作配备必要的工作人员，符合存放要求的库房，档案经费有保障。干部人事档案管理工作量大，繁琐，重复性高，工作人员的价值不易体现和衡量，领导重视档案工作有益于保障干部人事档案工作者的权益，提供必要的职业上升空间和合理的激励机制。通过干部人事档案审核，具体工作人员档案意识不断增加，有助于培养更具责任心、使命感的工作人员。干部本人在审核过程中，通过填报基本信息，补充规范缺失材料，参与调查核实取证，充分认识到，尽管档案材料具有保密性，但绝大多数都是自己书写的，不及时归档、任性随意填写、甚至涂改造假，必将对自己今后的生活造成困扰，甚至因此承担影响自己职业生涯等严重后果。

（二）干部人事档案的真实性不断提高。按照上级文件要求，经过审核登记、调查核实和组织认定，层层把关，通过干部人事档案专项审核，对档案中涂改造假、信息记载前后不一致等现象予以纠正和组织重新认定。将真实有效的信息呈现给利用者，既有利于组织人事部门用好人、用对人，又有利于干部个人在利用档案办理财产公证、信用贷款、提职晋升、办理退休等个人事务时，为相关单位提供全面准确的信息。更重要的是，端正了党风，严明了党纪，还原了公平，杜绝了腐败，维护了干部人事档案的严肃性和公信力。

（三）干部人事档案的齐全完整度和规范性得到了极大改善。专项审核的另一项重要任务是审查档案材料是否有缺失和材料制作不规范的现象。此项工作因为时间跨度长，涉及全国各个省市地区，工作难度大，面临材料形成的学校、单位撤销重组改制，制作材料的个人已不在本岗位工作，现任者不了解当时情况，难以提供有效证明等重重困难。但是经过审核单位、被审核人的不懈努力，通过单位发出函调、本人亲临现场、拜托在当地的亲戚朋友等方式，重点补充了档案中缺少的学历学位、参加工作时间、年度考核、职称晋升、工资审批、党团等缺失材料，理清了干部工作、学习经历；完善档案材料的手写确认签字、领导审批和印章，大大提高了档案材料的规范性。

（四）以专项审核为契机，对干部人事档案进行规范化整理。尽管2018年中共中央办公厅下发的《干部人事档案工作条例》明文规定每1000人配备一名专职档案管理员，但是各单位因为各种原因往往难以达到要求，通常处于“说起来重要，干起来次要，忙起来不要”的状态。干部档案不能及时收集，即使收集上来的档案也存在不规范、不能及时整理归档的现象，有的单位甚至尚未更换A4档案装具。借干部人事档案专项审核的契机，组织专班、抽调专人的大好时机，各单位积极申请增加人员，改善库房管理条件，购买符合要求的档案装具，集中整理积存多年的档案材料，大大提高了案卷质量，更好地满足组织、个人利用档案的需求。

四、全面推进干部人事档案高质量管理

通过几轮干部人事档案专项审核，各级领导和档案管理人员的档案意识普遍有所提高，完善了制度，锻炼了档案管理队伍，案卷质量得到很大程度的提高，应从以下几方面巩固已取得的成果。

（一）树立干部人事档案管理常态化、动态化意识。干部人事档案的形成是一个历史过程，涉及单位及部门多，时间跨度长，成因复杂。收集、整理是一个长期的、动态的过程。干部的年度考核、工资变动、职称晋升、加入党团、奖惩、任免等情况时刻处于更新变化中，档案管理也应同步进行，不能因为专项审核工作的结束而停滞。广大人事档案管理人员应转变观念，由“你来我存”的被动接收，转变为主动管理的工作方式，做到应收尽收、应征尽征，并及时整理归档。人事档案管理的每一个环节都应按照专项审核的标准，将重要信息纳入常态化监管与审核。根据档案法规、条例和上级文件要求，将专项审核中成熟的做法用制度形式固定下来，建立人事干部档案收集、整理、借阅、转递、鉴定、保管等适合本单位的档案管理制度。健全工作机制，规范工作流程。

（二）严把进档关，确保案卷质量不滑坡。从源头入手，夯实档案基础，确保后审核时代档案的真实、准确、完整、规范。一是对每年新接收大学毕业生、军转干部和调入人员的档案进行审核，确保“三龄两历”清晰、可靠。发现档案材料涉嫌造假、真实性存疑时，立即核查、全面取证、严格认定；发现缺失材料，督促本人及时补充。若存在重大问题，直接一票否决，取消入职资格，确保新入职人员档案符合要求。二是对现有人员新产生的材料确保内容真实、填写规范、手续完备、移交及时。档案管理部门应以预防为主，对材料形成部门事先提出要求，从严审核归档材料，及时发现问题，及时反馈，从源头上避免“带病”材料归档。

（三）加快干部人事档案数字化、信息化建设，提高人事档案利用效率，从技术上杜绝档案涂改造假的可能。信息化管理是干部人事档案管理的大势所趋，将档案管理嵌入到人事管理系统，设置必要的管理权限，能快捷查询到干部基本信息，便于各个部门之间实现资源共享。有选择性地将干部的基本信息公布于众，便于公众对干部的个人信息进行监督。将干部档案原文进行扫描，导入数据库，减少对纸质档案的翻阅。大大提高利用效率的同时，有效避免纸质档案受损，也可以在一定程度上杜绝对原始档案材料的涂改造假和信息的随意修改，为档案造假增设“监控器”和“防火墙”。

（四）干部人事档案专项审核培养了大批既熟悉人事管理工作，又懂得人事档案管理的干部队伍。要想整理好干部人事档案，要先看得懂档案材料。人事工作政策性强，政策延续性强，各个历史时期又有独特的管理规定。对这些政策深入透彻地了解，有利于收集到真实、有效的档案材料，有利于洞察到干部档案中的蛛丝马迹，更好地厘清干部基本的学习工作经历及各个阶段的逻辑关系。此次全国范围内开展的专项审核工作，组织人事干部以工代训，在工作中学习，在学习中工作，积累了大量的工作经验，快速熟悉了各个历史时期的组织人事政策，是更好地开展组织人事管理的宝贵财富。在今后的工作中，难免有人员调离现岗位、退休及组织人事政策调整等情况出现，如何加强业务培训，使档案管理者及时了解人事政策的变化，使每一位档案管理者既具备档案管理知识，又了解最新人事政策，及时总结经验，进一步提升干部人事档案管理水平，是摆在各级领导面前的一件大事。此外，人事档案管理工作量大，简单重复性工作多，待遇低，成长慢，上升通道少，缺少激励机制，有能力的留不住，能力差的干不好，导致人员变动频繁，工作延续性差，是后专项审核时代亟待解决的问题。

（五）干部人事档案产生的背景复杂。干部人事档案绝大部分产生在本单位的组织人事部门，同时也涉及纪检、教育、统战等本单位部门，以及干部完成学历教育、获得外单位奖励惩罚、政审外调等外单位，需要进一步规范和培训这些单位的相关人员。还有的干部的工作单位会在机关事业单位、企业之间，体制内、体制外之间，甚至国内、国外之间频繁转换，这种情况在高校、医院等高学历人才聚集的单位表现尤为突出。如何准确把握这类人的学习、工作经历，收集齐全、完整、规范，符合现行干部人事档案管理标准的材料，是全社会需要考虑的问题，需要更高层次的指引。

（六）机关、行政事业单位和国有企业的干部的人事档案是干部人事档案专项审核的主体，也是干部人事档案形成的主体，每一位干部书写了自己的档案历史。通过专项审核以及日后的档案日常管理，教育、培训干部本人对党忠诚，对自己负责，对档案心存敬畏，让干部切实意识到人事档案及其维护档案真实准确性的重要性，了解干部人事档案的归档范围和归档内容，使其在填写归档材料时认真仔细、真实可靠，减少随意性。树立及时归档的理念，从源头上提高档案质量。