工程监理档案管理标准化、信息化实践探索

文/河南天池抽水蓄能有限公司 鞠阳 张永刚 董海灵

工程建设过程中，会产生大量的工程资料文件，这些资料文件是工程建设情况的真实记录，对于后续工程活动的开展以及单位发展具有重要意义。但在具体实践中，绝大多数工程单位的档案管理方式依然延续传统手工档案管理的模式，目前尚未建立高效、科学的电子文件归档和电子档案管理体系，大量的电子文件无法直接归档，仍然需要人工对纸质文件重新扫描成电子文件后归档保存，投入大量额外重复性劳动，加之纸质档案文件不能及时移交归档，最终影响工程竣工验收工作。为此，在全面推进能源互联网建设的关键时期，伴随无纸化办公的大势所趋，更加突显了电子归档和电子档案文件管理理论、实践探索的重要性和紧迫性。

一、工程监理文件资料管理的现状

（一）工程监理文件资料及时性差。当前我国很多工程单位监理文件、档案资料存在归档不及时的问题，所保存的资料信息难以与工程进展保持同步，无法准确对工程状况进行反映。例如，很多单位仍然存在后补监理文件资料的现象，或者依靠写回忆录的方式对监理文件资料进行补充，甚至一些单位在工程竣工之后杜撰监理文件资料。种种因由直接导致了监理文件资料信息缺乏真实性、系统性和连续性，差错率高，无法实现档案资源的有效利用和开发。

（二）工程监理文件资料准确性低。准确性是文件资料的灵魂，也是相关工作人员实际工作的落脚点。这就需要监理文件人员认真做好文件资料的保存、收集和管理等每一个环节工作，确保所收集到的每一份资料都真实可靠，不弄虚作假。与此同时，还要保证监理文件资料与施工现场情况相符合，与设计文件、合同文件以及规程规范、技术标准相符合，与有关的施工记录资料信息等相匹配。但具体实践中，很多工程监理单位的文件资料不够准确、不够真实，产生这一情况的原因主要有：文件资料用语不准确，容易使人产生歧义；引用的标准与规范不准确，容易产生误差；用语不够规范，不注重对专业术语的运用；表格信息填写不规范、不科学，等等。

（三）工程监理文件资料完整性差。工程监理文件资料的完整性，将直接影响工程项目的实施进度及实施效果。当前，我国很多监理单位在运行中对文件资料的管理不够严格、文件资料完整性差，难以真实、清晰、充分反映工程原貌、现状等诸多情况。本质而言，监理文件资料管理是一项较为系统复杂的工作，不仅信息来源较广，包括施工单位、建设单位、设计单位等，而且内容牵扯面广、信息量大，涉及安全生产管理、投资控制管理、质量控制管理、进度控制管理、合同管理等多方面内容。此外，随着工程施工的持续推进，监理文件资料信息量也会不断增加，对这些信息进行加工、收集、传递、反馈等都需要花费较长的时间，这样一个动态、延续、变化的过程，加剧了工作的难度和复杂性，导致监理单位工程文件资料管理的完整性较差。具体来看，当前各单位监理文件资料管理不完整主要体现在资料日期与项目进展不协调、资料分类不准确、资料缺项、各工序之间存在冲突等方面，急需改进和进一步提升。

二、工程监理资料管理标准化与信息化的路径

（一）明确监理文件资料分类。1.明确归档范围。明确归档范围，是档案管理工作的基本职责，也是档案标准化、信息化的客观需求。因此，工程监理档案资料的管理，要对归档信息进行详细分析，根据不同工程项目的分类号、类目名称、归档内容、主要归档文件、责任单位（监理类型、监理单位、监理资质、保管期限、监理机构设立及人员工作范围、责任划分、分工）等情况予以列表分类。同时，还要设定详细的归档标准，明确具体的归档条件、依据等，为档案管理者落实归档流程、做好归档工作提供准确的参考。2.梳理档案分类和监理文件资料对应关系。对档案分类进行梳理，并明确其与监理文件资料的对应关系，是工程监理资料管理标准化与规范化的又一个重要步骤。为了提升监理文件资料分类管理的效果，要结合实际情况对各类信息进行存放，并做好这些信息的筛选，将属于同一类的资料信息存放于一起，必要的话还可以对这些资料划分小类，进一步明确归档具体事项。同时，还要详细分析不同类型档案信息与监理文件资料之间的关系，协调好各文件资料的归档信息匹配，为后续的文件资料归档及后期档案管理做好基础而重要的铺垫。3.做好监理过程记录。在对监理过程进行记录的过程中，主要涉及监理旁站记录、监理会议纪要、监理施工管理等要素，每一项均会与全过程监理工作密切相关，因而要对其进行科学记录和保存。这就需要构建完善的监理过程记录管理规范。同时，还要结合实际情况对有关资料信息进行适时和必要的补充，对详细信息进行及时记录，避免出现信息不清或者内容混乱等问题。在记录完成之后，还要对记录结果进行反复检查，一旦发现问题或者漏洞要及时进行弥补。

（二）规范归档流程。只有使归档流程规范和科学，才能够对监理资料进行科学化保存和管理，这就需要制订规范、统一、科学的过程控制表格，并建立系统的工作流程。一是拟定科学、合理的管理流程，明确界定总监理工程师、监理员、监理工程师、专职文档资料管理员等相关人员职责，并依据对应的工程特点科学划分监理文件资料信息，使各位人员能够各司其职、相互协调与配合；二是确保监理文件资料与施工资料在表格形式、资料要求等有关方面保持协调一致，为强化文件资料信息标准化和信息化建设提供有力支撑；三是清晰设定归档流程，明确不同监理文件信息的详细归档步骤，进一步提升归档的科学性；四是重视监理文件收集整理工作，精准实施各类文件的收集和存放，避免出现遗漏或空缺。

（三）引入可视化技术。在监理行业中，随着国家相关政策规范的不断完善，工程监理人员所面临的工作压力愈来愈重，且很多问题难以得到可视化查看分析，导致难以界定职责，影响绩效考评等结果。通过在监理工作中引入可视化技术，可以有效解决以上问题。目前，我国很多行业开始引入可视化技术，例如建筑企业通过运用BIM技术开展可视化建设，并将其运用到性能分析、设计成果模型分析、建筑功能模拟等方面，还可以对施工工艺进行模拟、对施工组织进行模拟、对进度进行可视化管控等。在工程监理档案管理中对可视化技术进行运用，能够提升档案管理的准确性和完整性，从而规避诸多麻烦。因此，各监理单位可以结合现实状况对可视化技术进行运用，通过各种先进的技术使监理资料得到可视化查看，高效推动监理工作。

（四）开发监理文件管理系统。通过开发监理文件管理系统，能够将监理文件从纸质流转流程转变成电子文件在线流转流程，从而实现电子文件的标准化和信息化保存。笔者所参与的河南天池抽水蓄能电站工程数字档案一体化管控监理文件子系统项目（以下简称“天池工程档案监理子系统”）在研究中旨在开发一套完善有效的电站工程项目档案管理系统，目标在于通过数字化和智能化技术的运用，进一步完善电站施工管理，实现电站工程数字档案全过程管控，并对建设项目文件进行全面归档和收集。即通过构建监理文件一体化管控体系实现监理档案从生产、生效、审批、归集、组件、组卷、移交、归档、利用等全信息全过程系统管控，达到工程建设档案的无纸化管理，最终促进工程档案业务从传统向现代管理的转型。其中，构建了业务系统到档案管理系统的融合，实现监理文件从施工单位到监理单位，再到业主单位的全流程管控，在审批过程中集成电子签章技术，最终形成符合归档标准的工程监理档案。改变了目前松散的管理方式，提高了工作效率。

三、工程监理资料管理标准化与信息化的应用

2020年3月，国家电网有限公司（以下简称“国网公司”）确立了“具有中国特色国际领先的能源互联网企业”的战略目标。计划于2020年至2025年，基本建成“具有中国特色国际领先的能源互联网企业”，国网公司部分领域、关键环节和主要指标达到国际领先，中国特色优势鲜明，电网智能化、数字化水平显著提升，能源互联网功能形态作用彰显。

本项目结合国网新源公司抽水蓄能电站工程档案单轨制建设规划与天池电站工程建设档案管控目标，通过开发工程数字档案一体化管控监理文件子系统，实现工程建设档案无纸化管理，促进工程建设档案业务从传统向现代转型，实现工程建设档案的全过程管控，最终使工程档案管理达到规范化和高效化。该子系统具有电子文件自动整理、自动组卷、自动编目、预归档、案卷审核等业务，与国网新源公司基建智能管控系统、电子档案管理系统进行了融合共享，突破了业务系统与档案系统之间信息不流通的问题，实现了档案管理全过程闭环。其功能有如下几个：第一，系统配置功能。具有机构人员权限配置审核、模板文件配置、账号审核、归档文件目录体系预设、审批流程配置、施工监理单位归档文件目录定制等功能。第二，行文签批管理功能。能够对行文签批进行管理，对所有施工监理文件开展全过程管控，且具有文件模板引用、行文编辑、目录引用、电子签名签章、历史文件联动指引等功能。第三，文件归档管理功能。具有施工监理文件自动预立卷管理功能，能够对各类施工监理文件进行在线自动组件、采集、组卷等。且能够对施工监理文件进行自动归档，并做好文件的自动编目、自动整理、案卷分类、案卷审核等。还可以开发档案案卷目录及文件系统内外数据交换功能，及时对案卷文件整体导入导出等，确保档案文件具有较高的安全性。第四，档案文件利用管理功能。可以对档案信息进行借阅，实现借阅登记、文件拷贝禁止、借阅签审签批等，为档案文件利用提供专门渠道。第五，档案文件备份管理。对系统文件实现线上和线下备份功能。第六，系统数据同步对接功能。与国网新源公司电子档案管理系统和基建智能管理系统数据同步，促进工程档案同步转移、无缝对接。第七，教学功能。在系统中嵌入教学功能，纳入教学视频或者教学文件，使系统有更高的易用性，为更多人员提供便利。

在单位运行中引入该系统，为相关人员开展工作提供了极大的便利，各位人员能够各司其职，共同协调，工作效率大大提升。同时，工程监理人员还可以通过系统对有关监理资料信息进行查看和保存，促进了监理信息的完善，也提升了监理工作效果，节省了很多人力资源。在以往状况下，监理资料信息十分零碎，对资料信息进行整理面临较大的困难，而随着系统的投入运用，各类信息汇总变得十分简单，且可以运用大数据、云计算等技术对信息进行筛选和分析，为监理工作的开展明确重点。总之，在该系统作用下，河南天池抽水蓄能电站档案管理及监理资料信息管理取得了显著效果。

四、结语

在互联网快速发展的新时代，工程监理资料信息管理迎来了新的机遇，充分运用互联网技术提升工程监理资料管理的效果，促进工程监理档案资源管理现代化，是顺应时代大趋势的有效方法，同时也是提升工程项目效率的重要途径。不过工程监理资料管理标准化与现代化不是一蹴而就的，需要一个适应期，还需要硬软件建设及充裕资金等方面的有力保障。本文针对以上内容进行分析的同时，结合河南天池抽水蓄能电站的实际情况提出一些具体策略，希望通过理论探究、案例分析等为相关研究及有关单位提供参考和借鉴，让珍贵的档案资源能更好地服务人民、服务社会、服务发展。