新时期高校办公室督办工作现状及优化策略

文/成都理工大学 韦广

众所周知，办公室是高校的综合行政管理部门，负责协调、督办、联络各项具体工作，可以说是学校稳健、长远发展的关键“支架”。因此，督办作为高校办公室核心工作职能，自然要求相关工作人员充分重视并强化督办工作，正视现阶段办公室督办工作的不足，而后通过发挥办公室联络、协调、咨询等基本职能作用，为高校办公室督办工作顺利开展提供保障，助推高校办公室工作可持续发展。

一、高校办公室督办工作现状

（一）督查督办思想认识不足。基于对高校办公室督办工作主要内容与工作程序的梳理，深入分析现阶段我国高校办公室督办工作开展得不足，笔者首先从对办公室督办工作的思想认识角度出发，分析新时期高校办公室督办工作所面临的挑战，而后指出高校办公室督办工作开展不力的主要因素。近年来，伴随我国社会各界对教育事业及教育改革的高度重视，高校工作职能逐步拓展，办公室督办工作明显面临任务重、挑战大、难度高等问题。在日益繁琐的行政管理工作中，学校各级领导与普通教育管理工作者，皆对大量细碎的工作内容应接不暇，无形中忽视了办公室督办工作的重要性与必要性，为办公室督办工作的系统化落实带来阻力。同时，少部分高校未在学校办公室设立督办科，办公室督办工作开展无法“专人专职”，学校督办工作网络自然全面建构。如此一来，各职能部门欠缺应有的督办工作认识，对督办工作敷衍了事，为学校长足稳健发展埋下隐患。

（二）督办工作机制较不健全。目前，我国大部分高校的督办工作由学校办公室负责。为此，学校还专门成立了督办领导小组，结合具体督办工作内容制订相应的规章机制。然而，细观实际上的督办工作开展情况不难发现，许多细化的督办工作皆流于表面，经不起推敲。如，有部分职能部门对督办工作随意回答，形式化汇总，未对督办进程及督办结果明确总结经验并反思，仅以“完成任务即可”的态度对待督办工作。此外，高校督办工作的实际督办管理制度也不完善。只有少数高校可以真正意义上将督办事项结果视作考核督办部门以及具体督人员的主要考核指标之一。这样一来，督办工作的权威性自然受到影响，不利于后续高校督办工作的顺利开展。具体表现：高校办公室对督办事项会下发通报，但将其视作年度考核指标的实际执行力不足。

（三）督办工作手段有待丰富。在以往的高校办公室督办工作中，大多数督办人员仅使用电话催办、口头督办或者简单的微信、QQ等平台催办方式，对督办工作予以落实。但是，随着我国互联网技术与信息技术的不断发展，更进一步的“数字化”督办方式才是真正有效且适当的办公室督办工作手段。只是，从此角度反观现有的高校办公室督办工作手段可以发现，大部分高校办公室督办工作未能实现线下督办与数字化督办的有机结合。如，不少高校办公室督办人员仍习惯于线下方式，认为面对面督办才能真正发挥督办作用。然而，这样的督办方式即便有效，从整体性长远眼光看，早已不适应新形势下的高校办公室督办工作需求，且不利于系统化的记录与检查。同时，高校数字化督办普及率低，督办系统设计不合理。

（四）督办队伍能力亟待提升。严格来说，高校督办的工作队伍应包含以下两种：其一，高校办公室内专门负责督办工作的人员；其二，各职能部门负责对接、签收、反馈具体承办事项督办进展的联络人员。从高校督办工作的实质工作要求而言，办公室督办人员需要做到的是，对各督办事项的实际督办情况的整体了解与掌握，以此确保督办工作井然有序。而各职能部门联络人员则对具体承办事项的督办要求了解与理解，为各职能部门间通力协作奠定基础。换言之，办公室督办人员需要理解上级部门批示文件，参与校领导组织的相关会议，对督办事项及时调研；职能部门联络人员则是理解督办事项具体内容与细节，知晓部门各项细节工作落实情况。但是，细观高校督办工作实际开展情况不难发现，无论是办公室督办人员还是职能部门联络人员，皆受到繁琐冗杂的日常工作干扰，无法投入更多精力参与督办工作，督办队伍建设仍需重视。

二、高校办公室督办工作范围及面临的新形势

作为学校行政管理工作中枢，高校办公室为有效履行自身各项工作职能，充分发挥督办工作主要作用，在落实具体的办公室督办工作时，应合理完成以下内容：重视党和国家在新时期背景下的路线、方针、政策，以及具体的文件、精神等在学校教育管理工作中的贯彻落实；着眼于上级部门和学校整体工作规划、工作部署，将相关规章制度、文件以及决定事项等在学校教育管理工作中的贯彻落实；时刻保持对上级机关和学校领导交办事项的落实进度的合理关注；对学校领导批示以及具体督办事项科学督查督办；仔细审视校长办公室会议决定，以及各级学校领导召开的专门会议的相关决议落实情况。如此，了解我国高校办公室督办工作主要范围、内涵，再结合上文对我国大部分高校办公室督办工作的现状分析，笔者主张，积极响应党中央号召，将高校办公室督办工作内涵细化于具体的“双一流”建设目标，是接下来高校可持续发展的重中之重。换言之，继“211”“985”工程后，高校办公室督办职能完善，是高校朝着“双一流”建设目标稳健迈进的基本保障。而以《教育部财政部关于实施高等学校本科教学质量与教学改革工程的意见》提出的“内涵建设”为导向，发挥高校办公室督办工作职能，还需整体提升高等学校教育实力，将高校办公室督办工作“内涵建设”具体为人才培养与教育质量有机结合，使提质成为高校发展核心任务。以此，每一项办公室督办任务皆落在细节，落实效果有目共睹。

三、改进高校办公室督办工作的策略

（一）深化对办公室督办工作的认知。根据前文分析，为办公室督办工作优化探寻可行路径与方法。首先，要深化学校全员对督办工作的深层认识，明确督办工作的根本原则。即专人转向全员，综合运用联合督办、专项督办等方式，将督办与服务相互结合，“明确责任”“改进作风”为督办任务落实的主要推手。这样一来，无论是校领导、职能部门负责人还是普通教职工，都要对督办工作的内涵有深层的认知，支持并主动参与到督办工作之中，确保督办力量不再单薄，各单位之间相互配合，分级督办。如，校领导亲身督办具体项目，亲手抓，亲手查，对学校各类督办工作进度全面知悉。职能部门负责人作为督办工作管理责任人，将督办思想统一至学校全局部署，为具体督办人员提供支持。督办人员积极参与重要会议，及时了解督办热点问题，抓好督办事项调研、检查机会，发挥“承上启下”衔接作用。同时，提高自身站位，面对督办工作敢管敢抓，树立正确的督办工作态度和价值观。

（二）完善办公室督办工作机制。在“依法治校”背景下，提升高校督办工作效率，高校不仅要建立动态督办工作体系，还要针对性健全办公室督办工作制度，促使高校督办工作“从末端走向前端”“从问责走向问效”“从直线管理走向闭环管理”。具体而言：首先，为防止“人走政息”问题出现，建立高校督办工作责任明确制度。使高校督办工作落实形成包含校领导、办公室、各级职能部门等皆在内的分级闭环，便于一级抓一级，环环相扣，职责明确。如，校领导为督办工作第一责任人，紧抓校党政；办公室主任为督办工作管理人，根据分工负责职责范围内的督办任务。其次，建立高校督办工作监督管理制度与相应的评价考核制度。打破办公室督办部门“只督不管”的现象，奖惩明确。如，在本学期督办工作任务量、办结率统计通报中，办公室依规对失职督办人员追责，对高效督办人员予以表彰，从制度上解决督办人员执行力不足的问题。

（三）创新办公室督办工作方式。毋庸置疑，线上督办与线下督办紧密结合，是当前阶段以及未来发展趋势下最适宜的高校办公室督办工作手段。所以，在传统的口头督办、电话督办、《催办单》督办等形式外，督办人员还需积极利用新兴技术，从“数字化”建设角度积极改进低效督办。如，推广“无纸化办公”，利用信息技术与网络平台，通过小程序督办、督办系统督办等，将“检查、催办、跟踪、查询”等具体功能智慧化、精细化，确保督办工作落实效率高、落实点多、落实线长。久而久之，得益于信息化手段革新，高校办公室督办工作增效减负，成果显著。不仅督办人员可以从横纵双向出发，将督办任务系统梳理，还可以实时总结督办感受，在接下来的督办任务开展过程中，进一步平衡好线上督办与线下督办，对特殊的督办任务因势利导、因情施策。如，对必要性督办事项，督办人员报请校领导同意后，除常规督办手段外，应直接到施工现场完成督办。

（四）重视并加强督办队伍建设。归根结底，确保督办工作取得显著成果的关键是人才。只有人才队伍建设到位，高校办公室督办工作才能水到渠成。所以，高校制订并明确督办工作目标时，必须坚持“督办工作无小事”，科学加强高素质督办队伍建设，培养办公室督办业务专家。首先，定岗。校级办公室指定督办人员，由其负责全校范围内各项督办工作间信息互通、协调；院级办公室指定督办人员，由其负责对具体承办项目的落实进度反馈，动态增强督办工作合力。其次，培训。定期组织高校督办人员专题培训，提高督办人员思辨认识。如开展“督查人在行动”“做合格的新时代督办员”培训活动，通过专题指导，加强督办人员业务素质与督办能力。抑或为督办人员提供交流机会，使督办人员通过实践启导，逐步掌握高效督办方法。最后，防止脱离实际的队伍建设倾向，根据学校需求确定督办队伍应有的规模。不再盲目“求全求大”，不搞“面子”工程，根据学校实情指定1～3名督办员。

四、结语

综上所述，高校要想获得高效的运行与发展，就必须在学校日常行政管理工作中，加强对办公室督办工作的重视与关注，以推进有效的办公室督办工作为依托，将高校办公室工作职能全面梳理。正视当前阶段办公室督办工作存在的问题，在实践督办过程中总结经验与教训，继而创新督办工作方式，对学校办公室督办工作不足之处做到“心中有底”“解决有方”，为后续办公室督办工作顺利开展厘清思路、打好基石。