浅议班组建设活动提升航天企业档案管理水平

2023-09-02西安微电子技术研究所靳婷婷

办公室业务 2023年8期

文/西安微电子技术研究所靳婷婷

班组建设活动，可以调动档案管理人员的积极性、创造性，提高档案管理人员整体能力素质，提升企业的科学管理水平。班组是企业基础的管理组织，是企业的细胞，航天企业的档案管理部门将各个档案管理班组建设纳入年度部门工作重点，先提高多个点，从而带动整体提升企业的档案管理水平。

一、档案管理班组建设思路与方法

（一）完善班组现行有效管理制度，加强顶层设计。航天企业由于其特殊性，档案部门作为航天企业产品保障体系的重要一员，除了保存历史档案更要处理大量的现行文件，负责技术文件的归档、更改、发放和回收等工作，完善班组现行管理制度，这些工作显得尤为重要，此项工作是否能完成，需要凝结全班组的智慧，将管理制度逐一进行梳理和完善，既是日后工作的基础，又是未来工作的提升。目前档案部门管理了13个门类档案及现行技术文件材料，该部门下设两个班组，档案管理组主要负责文书档案、基建档案、设备仪器档案等档案管理工作；现行文件管理组主要负责产品档案以及现行文件处理工作，一个偏重保存“历史”，一个着重处理“现在”，于是两个班组根据业务需要，完善符合本班组实际的现行有效管理制度。以现行文件管理组为例：首先，梳理了《岗位分工和工作流程制度》，明确了现行文件岗、档案管理岗、复印晒图岗的岗位职责，严格规定了各岗位工作流程，让每一位档案管理人员明确自己的工作程序，避免因工作流程不规范造成低级错误发生。其次，完善了《安全生产管理制度》《保密管理制度》《民主生活会管理制度》等9个班组制度。

（二）制订班组岗位职责说明书。档案管理人员除了完成日常工作外，还需身兼多职，于是档案管理班组又根据工作需要制订了多个岗位职责说明书，例如：《班长（副班长）岗位职责说明书》《6S管理员岗位职责说明书》《设备管理员岗位职责说明书》《民主管理员岗位职责说明书》等10个班组岗位职责说明书，确定岗位到人，避免了因工作职责不明确发生的推诿扯皮等现象，大家在工作中各司其职，只要团结友爱就能拧成一股绳，把建设一流档案管理班组的愿景当成最高理想。

（三）建立班组目标任务，强化进取心。1.创建班组目标任务。通过建立班组目标任务这一专项工作，改变以前只是零散地把任务布置下去的方式，秉承“凡事提前”这一原则，重要事情组内提前策划，将一般可预计的日常工作建立计划表，工作任务分解落实到年、季度和月。重大任务专项工作建立专项工作计划表，做到全组专项策划，按照节点进行有步骤的全组督促和检查，将日常工作和专项工作进行全组统一管理，通过随时分配人员增加帮手、协调统筹安排时间等方法，避免工作激增或因人员责任心不到位拖延进度等现象发生，提高工作效率。2.建立复盘思维。在班组建设中，通过创建班组目标任务，将完成成果在每个计划和策划时间节点后积极进行专项总结，并在月度、季度、年度进行大总结，建立了全班组的复盘思维，并在不断总结和复盘过程中，大家集思广益碰撞出不少火花，在总结2021年6月9日国际档案日宣传活动时，大家就提出2022年要提前录制微视频，将工作提前布置和策划，争取在2022年取得更好的效果。在复盘优化档案工作流程活动中，提出将信息化与纸质审批流程进行结合，并增加多种现代信息化设备。此后，组内采纳建议并积极向上级机关进行申请，提升了全组的档案信息化水平，在企业取得了较好的效果。

（四）不断完善班组质量安全生产管理。1.班组安全生产管理。航天产品档案有别于普通档案，记载了我国的航天发展史，默默守护着我国的领海、领土和领空，有些门类档案呈现利用周期较长等特点。档案管理一定要建立班组完整的安全生产管理体系，将班组的危险源进行统计，并根据规定频次进行点检，安排专人进行班组的安全生产会议记录、环境和职业健康相关管理和记录，建立班组安全生产突发事件应急预案，并组织班组成员进行演练，每年我们都会组织班组成员进行火灾、水灾、地震等专项演练，防患于未然，提高全班组的抗灾能力。2.班组设备管理。将班组的设备建立台账并由专人进行管理，航天企业的档案部门管理班组除了有库房内的密集架、光盘柜、也有办公区的电脑等日常设备，还专门划定区域为保障科研生产配备的工程复印机、晒图机、叠图纸机、胶印机、扫描仪等专业设备。由于航天企业的特殊性，很多设备都带有密级，属于涉密设备，这就要求班组在维修、保养等工作中一定要做到心中有数，一手抓安全，一手抓保密，维修人员要符合相关保密规定。3.班组物资管理。做好班组物资管理是班组建设的基础工作之一，班组拥有多少物资一定要进行日常盘点，做到账物相符，统一存放合理规划，尤其是日常档案封皮、存放底图的袋子，航天产品档案进馆上报专用硬质封面等物资领用流程合理规划，做好发放记录，避免因为人为原因造成浪费。4.班组保卫保密管理。部分航天产品档案涉及保密管理，这就要求航天企业档案部门相关班组将班组保卫保密一定要做到管理到位，把涉密文件、档案根据密级的不同放置密码保险柜、保密要害部位等保密安全地方。将班组的安全保密职责进行分解，认真落实班组保密管理制度，班组保密员做好班组涉密会议管理和涉密人员管理，还要根据保密要求做好24小时视频监控、24小时安全保卫、安装防盗报警装置等，尤其是节假日，一定要将节日值班安排好，准确记录安保巡检维稳巡查记录。5.完善班组质量管理。班组建设很重要的一个环节就是注重班组质量管理，航天企业档案班组每天要处理大量的现行文件，涉及现行文件的接收、更改、分发等程序，于是我们根据业务需求重新修订了《质量体系文件管理程序》和《技术文件控制程序》，规定了各部门的职责范围，通过规定质量管理体系文件的编制与批准、文件编号、文件分发、保管与补发、文件更改、作废控制、文件归档、质量记录与技术文件的控制，完善了质量体系文件管理流程；通过《技术文件控制程序》对设计文件、工艺文件、软件文档、研究试验文件以及偏离单等方面进行管理。QC小组活动加强企业内部交流、沟通、辅导的同时，可以进一步将QC活动与质量基础建设工作相结合，于是档案部门在班组建设初期就将成立QC小组作为一个专项工作去策划，充分调动班组成员积极对这一未知领域进行开发，完成必要性分析，对人员构成、技能和资源条件、存在风险及对策进行充分地论证，制订了QC活动计划节点和实施方案，将QC小组课题定为《提升归零报告档案开发再利用的水平》，将归零报告、档案开发再利用、QC小组活动这几个关键词进行有机结合，每月一次小组活动，遵循计划阶段（P）、执行阶段（D）、检查阶段（C）、处理阶段（A）循环程序进行，在活动中，档案班组加强了质量基础建设。

（五）做好班组的成本控制，为企业节能减耗贡献力量。班组建设初期，我们将优化档案工作流程作为班组成本控制重要的工作去做，由于受客观现实制约，我们档案信息化建设确实起步较晚，直到档案管理班组建设初期，档案利用者查阅或者借阅档案前需要拿着纸质的各种表单经过层层审批，才能完成档案的利用或者现行文件的分发。所有人都形成了“大家不是在跑单子，就是在跑单子的路上”这个口头语。于是，在班组建设初期，就把优化档案工作审批流程这项工作作为专项工作去策划和实施，通过整个班组的策划，档案管理人员联合信息化管理人员，将《外调技术文件申请表》《档案查（借）阅申请表》《文件发放任务单》《质量管理体系文件发放申请表》《信息档案网发布申请表》等表格放到OA系统的综合管理模块中，进行电脑自动审批流程；又将文件的复印、扫描业务放入企业微信进行审批，大大节约了航天企业的时间成本、人力成本。

（六）提前策划班组攻关创新，期待共同进步。想要建设一个优秀的班组，不能仅仅满足于维持日常工作的顺利运转，更要能在自己的档案业务范围进行深耕，不仅要开拓档案业务的广度，更要能挖掘档案业务的深度，所以档案部门的班组建设过程中，一定要发挥攻关创新带头作用。人都喜欢经历熵增这一过程，一直待在自己的舒适区，挑战一些有难度的课题，经历熵减的过程必然会感觉痛苦，但是没有经历这一过程，班组以及组员就不会由点滴进步而走向优秀，于是我们围绕档案管理这一个大的范围，要求班组成员进行编研课题研究，将日常的档案管理进行总结，撰写档案学术论文，并积极鼓励将技术创新项目成果进行应用转化，将成果纳入专项加分，计入绩效岗贴和奖金分配基数，将成果与收入进行挂钩，鼓励班组成员不断进取，取得更好的成绩。

（七）凝心聚力加强班组团队建设。没有团队意识的班组，势必是一盘散沙，于是档案班组在班组建设中必然要将班组的团队精神训练涵盖在内，我们班组组织行走了梁家河，定期组织书籍阅览心得，采纳班组成员合理化建议，定期进行员工培训，增加学术、技能交流与技能比拼等诸多活动，在互动和良性竞争下，班组凝心聚力。我们除了加强建设档案业务能力，把班组成员的运动、民主管理、扶贫帮困、五必谈五必访等活动进行详细记录。全方位加强班组文化建设，让班组成员有家的感觉。

二、班组建设提升航天企业档案管理水平新思考

（一）班组建设活动提升档案部门形象。班组活动自始至终围绕着班组基础管理、目标任务、质量安全、成本工程、攻关创新、团队建设六大版块进行建设，由于参与的项目较多，需要和航天企业各部门进行紧密合作，改变了以前对档案部门清净悠闲的刻板形象，当我们组织档案编研课题立项评审时，邀请的专家惊叹“档案部门居然还要撰写编研课题，太不可思议。”我们参加航天企业的QC活动注册时，经常被QC组织者提起：“连档案部门都成立了QC小组，大家一定要好好努力。”在大家的惊叹声中，除了压力更是进步的动力，在全班组的努力下，在踏实的工作中积累提升了档案部门的形象。

（二）建立绩效考核制度，提高工作的积极性。以前大家认为自己的岗位和别的档案管理人员一样，工作量以及难易程度差不多，大锅饭的平均主义收入分配容易造成大家产生“干多干少都一样”的错误思想，导致班组出现“惰性”而包庇“懒人”。班组建设重要的一项就是绩效考核公开制度，每月将每个人的工作量分为日常工作和专项工作，还要从工作技术难度和工作态度等方面进行差异化考核，将收入进行按劳分配并公开，不能让班组内的“能人”流血、流汗又流泪，将奖勤罚懒的政策执行到底，通过班组内工作，提高大家工作的积极性。

（三）加快工作效率，提升管理水平。以前的档案工作就是做好档案管理和现行文件日常管理，为航天企业做好服务和保障工作，在班组建设中，不仅需要不断完善和补充顶层设计，更是要将各项分支做好，在高标准、严要求的工作态度下，相较以前增加了数倍的工作量，仅以2021年为例，我们组织了本单位航空航天卷的撰写、完成了QC活动、6月9日国际档案日宣传活动，对班组进行详细的2021年工作策划，策划和实施了优化档案工作流程、报送科研项目归档数据、编研课题的立题和评审活动、保科研保生产策划、向职工进行《中华人民共和国档案法》宣传活动、库存档案的数字化策划工作、号召班组成员撰写学术论文投稿等一系列的工作。工作量剧增，要求档案管理人员不能再按照以前的工作方式工作，不仅需要开动脑筋让档案利用者少跑路，更要用高度的责任心做到身兼多岗多职，在加快自身工作效率的同时，努力提升档案管理水平。