目标管理视角下档案工作者绩效考核的问题与优化

文/高杨 钟天伟

一、目标管理概述

目标管理理论起源于管理大师德鲁克（Peter F.Drucker）《管理实践》一书，德鲁克提出目标管理是指为达到某种预期效果或实现某种目标，采取自我控制、过程激励等管理方式，以充分发挥个人特长，使团体为共同目标努力。[1]目标管理有以下内涵，一方面是以自我控制为主导，即目标管理可以将组织内部的客观需要转化为个人的目标，组织内部的工作人员不再只是听命行事，而是以自由人的身份采取行动；[2]另一方面是以过程激励为手段，即引导管理者从重视流程、制度转变为重视组织的目标。

此后，不断有管理学者对目标管理进行完善和发展，逐渐演化为相对成熟的管理思想、理论和方法。现代管理理论认为目标管理是以目标为导向，以人为中心，以成果为标准，使组织和个人取得最佳业绩的现代管理方法。而目标管理大体上分为目标设置、实现目标的过程和测定与评价成果三个阶段。[3]具体而言，要求组织建立相对完整的目标管理体系，明确相应的目标和权责，依靠内部自我控制实施管理，最后检查评价目标管理情况。其中，绩效考核起到至关重要的作用，没有绩效考核，目标管理也就无从落地。

目标管理作为管理学领域中一种经典的理论和方法，在现代档案工作中同样有其应用空间，特别是基于目标管理对档案工作者进行绩效考核，具有一定可行性。

随着档案信息化的不断推进，社会和组织对档案工作者的要求越来越高，档案工作者的绩效考核问题也愈发突显，如何提升档案工作者的绩效成为我国档案领域面临的问题之一。本文从目标管理理论出发，阐述档案工作者的绩效考核问题及问题成因，结合档案工作特点提出涵盖目标体系设定、目标拆解细化、目标实施督导、目标检查评价与目标调整更新等环节的绩效考核优化策略

二、档案工作者绩效考核存在的问题

1.考核目标有待明确化

考核目标的设置是绩效考核的起点，合理的考核目标有利于组织机构绩效考核的有序进行。据调研，部分组织虽然已经为档案工作者建立绩效考核机制，但并没有明确的考核目标，其目标往往是较为宏观的描述，不够具体，缺乏可操作性。另有部分组织对于档案工作者的绩效考核更加注重结果，对于目标重视度不足。以结果为导向的绩效考核，可能会使档案工作者忽视工作的过程性，从而降低工作质量。

2.考核过程较少体系化

目标管理理论下的绩效考核是一个体系化的流程，部分组织机构的绩效考核过程缺乏科学体系。理论上来讲，绩效考核需要引入全过程管理的思想理念，从目标设置制定到目标实施督导再到目标的实现和评价反馈都需要相应的制度机制来确保流程规范。然而，现阶段我国档案机构或部门少有相对体系化的绩效考核流程。

3.目标反馈更新较滞后

目标管理下的绩效考核应该有相应的成果评价和反馈。现阶段，我国档案机构或部门设置绩效目标后，存在目标反馈滞后和更新不及时的问题。绩效考核的目标应该根据组织和档案工作实际情况不断变化，才能在复杂的数字化进程中实现管理目标。

三、存在问题的成因分析

1.领导对绩效考核重视不足

部分组织机构中的领导对于档案工作者的绩效考核价值认识不足，重视程度有限，因此档案工作者的绩效考核少有纳入组织机构战略规划和相应机制中。领导层的不够重视，可能会使档案工作者的绩效管理形式化，脱离考核性质，长此以往，可能损害档案工作者的工作效益和工作热情。然而，随着数字化转型的推进，我国档案工作愈发繁重，需要领导重视档案工作者的绩效考核并将其纳入常态化管理机制，以促进档案工作有序开展。

2.缺乏管理理论和理念融入

档案工作者的绩效考核本质上也是一项管理工作，需要组织应用相关理论。例如，将目标管理理论融入档案工作者的绩效考核中，可以培养档案工作者参与管理的意识和积极性，极大地发挥档案工作者的主观能动性。又如，将全过程管理理念融入绩效考核中，对绩效考核的目标设置、实施等各个环节实现全流程管理，以确保考核质量。再如，融入前端控制思想，在目标设置上严格把关，确保后续工作有序开展。然而，现阶段我国档案组织机构或部门在绩效考核上少有先进的管理思想理论或理念进行支撑，因此实际工作中绩效考核也存在一定问题。

3.部门之间沟通协调不顺畅

绩效考核往往由组织内的人事部门或人力资源管理部门负责，绩效考核的过程和结果也往往由相关负责人员决定。然而，相关负责人员可能并不了解档案工作者的工作情况，可能无法给予其相对中肯的评价，加之评定标准未见得准确，因而绩效考核的效果存在偏差可能。实际上，绩效考核不应该仅仅由单一主体主导进行，应该加强部门间的协同分工，让绩效考核在多部门的监督和合作下进行。

四、档案工作者绩效考核的优化策略

1.目标体系设定

设定成体系化的目标是目标管理的首要工作，由组织的远景、使命、价值观等多方面决定。由于档案工作的效益具有社会性、隐蔽性和滞后性的特点，[4]因此不能将档案工作者的绩效仅与经济效益关联，也不能只考虑眼前利益，忽略长期效果，更不能单纯以结果为导向设定目标体系。对此，要结合组织的具体情况，并兼顾档案工作的内容、特点进行目标的设定。另外，在目标体系设定时，部分档案工作者的绩效考核过程中，常出现绩效目标设定标准过高或过低的问题，以至于档案工作者完成绩效考核过于轻松或是无法完成绩效考核。针对此类问题，建议相关负责人员采用一定的管理原则，进行前端控制，在目标体系设定前对相关情况做足充分的调研和准备。有了相对合理的目标，档案工作者的绩效考核就有了清晰的方向。

2.目标拆解细化

在实际工作过程中，目标体系常常过于庞大而无法操作，对此，需要进一步将目标进行拆解和细化。可以将存在一定难度的目标分解成一个个具体可操作的小目标，分步或阶段实现，进而实现总体目标。由于单一主体的力量往往有限，因此需要组织考虑不同层级的部门职责和人员构成等情况，加强协同，相互配合，共同完成拆解细化后的目标。档案工作者也应积极配合考核负责人员，共同完成绩效考核的目标。

3.目标实施督导

一方面，需要落地实施。将目标拆解细化后，需要将责任落实到具体的负责人，只有这样，目标才可能实施；另一方面，需要加强督导。所谓督导，是对绩效考核过程进行监督和指导。由于绩效考核可能涉及跨部门协同工作，因而需要监督，必要时对工作进行催办、帮办。另外，需要培训专门性队伍和人才，对于该项工作进行指导。在绩效考核结束后，相关负责人应该及时地整理和分析考核结果，并将考核结果反馈给档案工作者，使之了解自身工作的情况，掌握自身的优势和劣势，以便为后续的努力提供方向。

4.目标检查评价

在对档案工作者的绩效考核中进行目标检查与评价，一方面是看绩效考核的目标效度如何，考核标准是否合理，有无优化空间；另一方面是了解绩效考核对档案工作者自身和组织发展是否有促进作用。对于目标的完成情况，要按照一定期限进行检查与评价，检查与评价的方法可以根据组织自身情况灵活设置，可以自检或者互检，也可以成立专项小组进行检查与评价，还可以依据检查与评价的结果，适度对档案工作者进行奖励或处罚。

5.目标调整更新

由于档案信息化建设是一个不断发展的过程，这也意味着档案工作者的绩效管理也是一个不断调整更新优化的过程。组织应该根据实际情况，决定经过评价后的绩效目标更新设定，可以超越原有目标，但不可冒进，也可以降低绩效考核目标与档案工作者实际工作相适应，但也应适度。

总之，组织的领导应当认识到对档案工作者实施绩效考核的重要性。只有结合组织自身实际情况，同时兼顾档案工作的性质和特点，建立较为合理的绩效考核目标体系，对绩效考核进行全过程管理，才能保证档案工作者实现个人目标的同时推动组织目标的实现。因而，开展有效的绩效考核工作并使之纳入机制对现阶段的档案工作至关重要。