房地产企业成本数据库搭建的研究

文／李小莹 中国中铁股份有限公司 北京 100000

引言：

近几年，除了限价限购限贷政策外，房地产调控新政频频出台，如：三道红线、严查经营贷、集中供地等，这些政策都指向“房住不炒”的基本方针。房地产企业受此影响严重，行业洗牌大幅变化，行业已进入黑铁时代。企业除了加强运营管理的应对外，管理精细化、数字化、科技化是行业标杆企业的共同选择。企业向内部挖掘成本潜力、盈利能力，成本数据库对提升精细化管理水平，创造企业价值具有重大的意义。

1.企业成本数据管理的现状及问题

1.1 成本数据管理较差

成本管理以数据为基础，数据最主要的功能之一就是通过对比从而促进管理改进。目前行业中的普遍情况是成本管理线条中数据零散、没有数据库或者采用EXCEL 表管理数据的低效状态。

部分标杆企业虽已建立数据库，但数据库存在入库差、管理差、出库差等问题。入库差是指入库数据质量差、数据入库效率低；管理差是指数据入库后是需要管理的，没有管理的数据库混乱不堪，数据不具备使用价值；出库差是指数据出库使用时效率极低，导致数据库使用意愿低。

1.2 成本数据语言不统一

统一数据语言是数据库建设的前提。很多企业的数据库未能建立或数据库未能真正应用到成本前置管理中，主要是没有统一数据语言。目前，行业中成本数据不统一的情况主要有两种表现：一是大成本数据统一，小数据不统一；二是大、小成本数据都不统一。

大成本数据主要包括项目的整体成本、各科目成本。大成本数据的统一，让企业掌握项目成本的运行情况，在各项目之间、各成本科目之间有了数据分析、进行对比、发现异常、奖优罚劣的基础。大成本数据都未统一，企业基本处于没有成本管理的状态，仅是造价管理的水平。

小成本数据主要指清单子项的成本，小成本数据的统一是行业成本管理的重点难题。如乔木种植的清单，在某企业的杭州公司清单包含了从挖、栽植到养护两年的费用，而广州公司清单仅包含从挖到栽植的费用，未包含养护，企业内部小数据不统一。

小数据不统一，企业内部之间的数据交流、对比、使用面临人为造成的隔阂，造成了企业内部成本的增加、局部的封闭、问题的隐藏。从企业的层面而言，各城市公司、项目的问题被掩盖住，不能及时发现，也不能褒奖先进、促进后进，推动业务改进，甚至业务处于失控状态也未知；从城市项目层面，数据封闭使用在内部的小范围，不能高效的从外界获得帮助，从而造成实际的损失。

2.企业成本数据库的重要性

2.1 支持成本管理前置

部分企业已意识到真正要解决成本管理问题，只有“坚决前置”。但是成本管理前置需要经验数据的支撑，通过统一数据语言，搭建成本数据库，沉淀历史数据，将数据运用服务于日常业务，以产生巨大价值。抓住和解决了成本前置和数据库搭建、运用，成本管理目标“测得准”、“控得住”、“花得值”等才能实现。

2.2 推动成本管理对标对表

成本数据库推广使用后，每个成本数据就是企业内部的成本标杆，推动各层级之间“对标”和创新。项目部间的差距，促使基层人员狠抓现场管理；分公司间的差距，促使中层人员着力完善管理制度；企业内部与外部单位的差距，促使高层决策人员寻求创新发展。无形中开展的各层级“对标”，促使企业内部主动研究和推广新技术、新工艺、新方法，不断地刷新企业的成本数据标杆，推进企业成本管控的良性循环，为企业管理水平跨上新台阶赋能。

2.3 助推企业标准化

搭建成本数据库最大难点是企业各分公司、各项目部缺少管理标准化、产品标准化、建造标准化。如各项目分包界面条件的不同将导致数据收集、分析、沉淀困难，可通过长期的数据积累将各项目不同的分包边界条件逐步统一、优化至最合理、科学的分包边界条件，在企业范围内全面推行此标准得到最优成本，以此类推，逐步赋能企业的各项标准化建设。

3.企业成本数据库的搭建思路

3.1 成本数据库概述

成本数据库是企业收集和沉淀各项目全周期的各类成本数据，按照一定规则和方法进行结构化、评审，形成各类成本要素数据指标、清单数据指标、造价政策文件以及各类综合成本数据指标等，然后通过共享、维护逐步完善企业成本体系。

成本数据库从构成内容来分，主要包含生产要素数据、清单数据、工程量数据、价格数据、指标数据、综合成本数据、政府收费文件等，具体见表1。

表1 成本数据库的构成内容

成本数据库从时间维度来分，包含已完工程的成本数据、在建工程成本数据、未来价格预测。

成本数据库从数据来源维度来分，包含企业内部、竞争对手、市场。竞争对手成本数据对于企业提升自身成本管控水平具有重大意义，通过与竞争对手进行成本数据对比，查找与竞争对手的差异，并深究差异原因，致力于提升企业自身的成本管控水平。市场价格数据主要是对企业合作的相关供应商的市场价格进行收集、更新。

3.2 成本数据库搭建准备

一是，转变意识。不同层级的人员由于所处的位置不同，看问题会有不同的角度。例如：总部要推行的管理，在一线公司看来可能就是紧箍咒；反过来一线公司的某些动作在总部看来就是失控。标准清单作为成本数据库的根基，其推行不是技术问题而是“人性”问题。

二是，改变习惯。当转变意识的价值认同问题解决后，“人的惯性”则可能成为推动的阻力。采用一套与原来习惯不完全相同的清单根本不是个技术问题，也不是个工作效率问题，仅仅是心态问题。

三是，组建管理机构。组建管理成本数据库的常设机构，负责成本数据收集、分析、整理、评审、系统平台开发、成果发布、建议收集、适时完善、落实监督、维护更新等工作，机构人员应包含工程经济、工程技术、工程管理以及计算机等方面的专业人才。另外，组建成本数据评审的专家库，负责成本数据的对比、分析、审核、定稿。

四是，制度建设。制度建设包括成本数据库管理流程、管理办法、信息化操作手册以及成本数据库模块开发等，为搭建成本数据库提供制度保障，确保管理的合规化、标准化。

3.3 成本数据库搭建路径

成本数据库搭建路径：建标准、沉数据、用数据、维数据、信息化，具体见表2。

表2 成本数据库搭建关键点

3.3.1 建标准

建数据标准的路径就是“建立标准清单”。清单是数据的载体，通过清单标准化实现数据标准化。标准清单将清单子目的内容描述予以标准化，让企业内所有员工用同样的格式、语言和文字来工作，从而实现小数据语言的统一。标准清单是为其他部门乃至整个企业的数据沉淀做“先行者”，企业的数据管理和使用将以此拉开新的帷幕。

例如：标准清单实现后，整个企业内部描述“乔木种植”的工作内容、方式、用词等都统一。各项目“乔木种植”的成本高低情况、价格异常情况、供方如何招募使用、管理问题等全部都将直接呈现。通过打通数据流，极大的促进企业内部采购供方选择、造价管理水准、内控管理等的提高，且大幅提高管理效率。采用标准清单后，还可以解决过去各项目自行编制清单中由于专业能力的问题，导致的清单质量参差不齐。

但标准清单系统应注意以下问题：（1）标准清单系统不依赖于标准化设计而存在。例如：在景观乔木设计中可以选择不同的树种，但是不同乔木的清单描述是一致的，包括工作内容、格式、文字描述等；（2）标准清单是各单项清单行内容一致，不是合同工程清单的整体一致。例如：区域的不同，北方有地暖、南方没有。对于标准清单而言，也就是北方的清单中有取暖的清单行，而南方的清单行里没有。但只要项目出现了取暖的清单行，相应清单行的内容是一致的；（3）标准清单需从总部层面统一各清单计量规则。

优秀的标准清单系统需要具备以下几个特点：（1）体现优秀的设计水准；（2）符合人的操作习惯；（3）与数据使用价值相融合；（4）符合一般的行业习惯；（5）兼顾灵活便捷。

标准清单系统建立后，需要进一步明确：（1）成本科目数据由什么构成？（2）清单数据如何跟成本科目数据联通？（3）清单数据可以解决成本科目数据多大比例的需求？（4）清单数据自动生成科目数据需要哪些条件？（5）数据联通后的效果是什么？

3.3.2 沉数据

在“建标准”的基础上，沉数据的步骤有三步：确定需要沉淀的数据、为使用数据奠定数据结构化、采用最高效的路径沉淀数据。即“定内容、结构化、明路径”。

（1）定内容

①沉淀的不是“数字”而是“数据”，数据既包括数字也包括用于解释数字的文字。例如：清单中的工作内容描述。②甄别数据的完整性和价值性。例如：将所有投标数据进行沉淀叫完整性，以中标数据作为可用数据叫价值性。成本数据库搭建必须先建立项目基本信息库，包括项目名称、进场日期、竣工日期、工程类别、所属地域、施工状态等，成本数据应综合项目基本信息才具有完整的价值。③沉淀的数据主要是未来用得到的数据。例如：重要技术经济指标。④由专业高手完成沉淀数据的结论，确保数据的可用性。

（2）结构化

数据结构化就是将数据经过整理后进行存储，例如：将钢筋安装的人工费单独整理，调用的时候就能快速生成人工费的价格走势曲线，给人以更清晰、直观的效果。坚持“统一内部影响因素、明确外部适用条件”的原则[1]，拟定成本数据收集的标准和清单，合理划分子项清单，基于统一口径下实现成本要素库-标准清单系统-合约规划-成本科目的逐级汇总。

（3）明路径

①收集数据。数据库建立的基础是收集原始的成本数据，相应数据的质量直接影响成本数据库的质量。成本数据的收集根据合约规划项分别开展，按成本数据结构化后的标准进行分类收集、汇总，应确保数据实、全、准。与计量规则不吻合的，可备注说明，新技术、新工艺或施工工艺复杂的清单文件应附专项成本分析。数据库建立实行录入与审核两级管理，对于不在标准清单内的数据实行申报审批制度，项目部申报时应备注说明，专家库专家负责审批是否纳入标准清单系统。

②数据对比、分析。成本数据及信息收集完成后，数据库管理人员选用科学、适用的数理统计法对数据进行对比、处理与分析。对数据的处理可选用多元统计、帕累托分析法等方法对影响成本的施工难度、现场条件、工程量大小等多个变量进行统计分析，然后通过方差、标准差等进行一致性、偏差分析。按照成本数据收集标准归类、对比、整理、剔除异样数据，提炼出有用的成本数据。

③成本数据的评审与发布。成本数据对比分析之后应组织专家库专家对数据进行评审，数据库管理人员应按专家意见再进行整理、统计、提炼、修正，再评审、再反馈，直至统一认可数据质量[2]。为确保发布的成本数据信息安全，组织全员签订保密协议、根据工作需要进行分级授权、采用数据加密技术等，加强对成本数据库的保密管理工作。

3.3.3 用数据

数据库只有被使用才有价值，真正让企业的数据无隔阻的利用起来，标准清单的实施范围就是数据流通的边界。“用数据”的应用场景实际上就是——如何满足用户对“用数据”的需求：

（1）前期策划阶段：企业能够根据历史数据、市场价格以及相关指标，完成可研测算、项目策划等，做到成本前置，逐步实现“测得准”的成本管理目标；

（2）设计阶段：作为设计限额的参考依据、为限额设计管理提供支撑、为设计优化管理提供支撑、实现设计方案的数字化对比；

（3）招标阶段：招标模拟工程量的自动生成；采用历史价格的最大值、最小值、平均值作为评标的控制价，实现企业招标参考价的自动生成[3]；导入各投标单位的投标报价，结合已生成的控制价进行评标对比、分析，实现成本数据库的辅助评标；自动更新成本数据库相应的含量指标、单方指标、清单价格；

（4）施工阶段：清单数据与成本科目数据的自动联通和生成，实现成本动态监控；成本数据的趋势和差异化的自动分析与预警；清单数据与资金支出计划的自动联通和生成。

（5）结算阶段：根据结算资料更新项目的规划指标、建造标准，同时更新数据库中的清单价格、含量指标及单方指标等，应用于后期的新项目测算。

3.3.4 维数据

成本数据发布后，数据不断使用的过程也是成本数据的检验过程，应及时收集反馈信息，掌握数据的动态变化，及时更新数据库。成本数据与实际发生的成本出现较大偏差时，立即开展调研，分析偏差原因，若出现新技术、新工艺，应重新进行成本数据对比、分析和专家评审，重新发布成本数据[4]。

成本数据库的搭建是一个动态的管理，发布的数据也仅是一定时期的标准。标准清单系统是需要不断完善的，清单行以及内容的新增或调减，随着工艺、技术、材料的变化而变化，从而保持其适用性，应建立并完善数据维护的长效机制，按照步骤定期对成本数据进行更新与维护。

3.3.5 信息化

成本数据库的搭建是一项系统工程，涉及大量的数据分析、处理。利用计算机技术开发成本数据管理软件，提高数据收集、分析和管理的效率，同时减少人工投入，降低数据库的建立、管理和运维成本，信息化是高效应用数据库的必需之路。

例如：普通的总包招标清单，数据量约15000 多个。按目前行业内依赖的人力清标，仅靠人员仔细分析15000 多个数据，还包括不平衡报价的分析，若算上多轮报价，清标效果无法达到预期。通过成本数据库的信息化，可实现：（1）编标效率与传统相同；（2）参考价编写提速约90%，且数据来源清晰；（3）模拟工程量编写提效约90%，且数据来源清晰；（4）清标达到秒级，提速百倍，且数据准确无误；（5）指标整理秒级，提速百倍，且数据准确无误；（6）数据存储秒级，提速百倍，且数据准确无误；（7）数据复用秒级，提速百倍，且数据来源清晰准确[5]。

结语：

成本领先是企业在竞争中取胜的关键战略之一，提升企业成本管控能力，需要重视成本数据库这一企业宝贵知识资源，它作为审视成本管控的“第一关”，在制定可研测算、目标成本、招标采购、供应商比质比价、成本动态监控、合同结算等环节发挥重要的作用。从建标准、沉数据、用数据、维数据、信息化等五个方面入手，搭建并不断完善“有序、有用、有效”的企业成本数据库，赋能企业的各项标准化建设，推进企业成本管理迈上新台阶。