新形势下档案保密工作存在的问题及对策

罗 琳

（陕西省宝鸡峡引渭灌溉中心,陕西 咸阳 712000）

陕西省宝鸡峡引渭灌溉中心（以下称宝鸡峡）是陕西目前最大的灌区管理机构,档案种类分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等,档案种类齐全。灌区内有大中型水库6 座,拥有98 km 高边坡渠道及亚洲第一的控制性咽喉工程韦水倒虹,管好用好这些重要工程的档案,对工程的运行管理,确保人民群众的生命财产安全具有重要意义。档案管理首先要处理好保密与利用的关系。档案利用要遵守保密原则,做好保密是为了更好地利用。不能因担心泄密,对正常的档案利用层层设限,使很多档案无法得到充分利用,档案的价值无法有效体现。也不能为了利用而忽视保密工作,给单位、国家造成重大损失。

1 新形势下的档案保密工作存在的问题

1.1 档案管理者缺乏正确的档案保密意识

档案管理最根本的要素是人。在高科技发达的今天,过硬的物理保护机制固然重要,但思想管理的培养与建设同样重要,甚至超过硬件防护。由于人的不可控性和不可预知性,在档案管理的过程中,可能出现信息的丢失与泄露,进而伤害个体权益、单位利益,甚至是国家利益。在工作中,很可能因为个人故意或非故意的行为,导致文件实体或信息泄露。比如,作为控制性工程的韦水倒虹及林家村枢纽大坝,涉及下游数十万群众及厂矿企业安全,随意处理废旧文件或者工程有关资料很可能造成重大安全隐患；存储设备的不当管理,致使涉密信息被违规获得。近年来为了个人利益而损害或出卖他人利益、单位利益甚至是国家利益的现象时有发生。

1.2 档案信息化建设使泄密风险增加

如今,网络信息技术已广泛覆盖和普及,此类背景下,使得档案管理部门档案信息化有了坚实的基础,然而,也导致档案非传统安全危险明显增加。特别是大量新的档案存储媒介的出现增加了档案泄密的风险。此外,网络技术的发展使得利用黑客、木马病毒等技术对档案信息系统进行攻击变得更加容易,在一定程度上也使得档案泄密风险大大增加。所以,档案信息化背景下如何做好档案信息安全工作成为档案管理部门要重点应对的问题。

1.3 档案专业人员的职业素养对档案保密工作的影响

由于种种原因,在档案行业真正的高校档案专业毕业的人员并不多,宝鸡峡灌区的基层单位尤其如此。大多数人员是在职培训后上岗,没有系统地学习档案专业知识,保密意识不强。而在后期的学习和培训中,业务培训多,与之相应的保密教育培训缺失,档案管理人员保密意识薄弱。随着信息技术在档案管理领域的应用,既具有档案专业知识,又熟练掌握计算机技术的复合型人才更少,这是档案管理和档案保密工作面临的又一个新问题。为解决以上问题,培养新型复合型档案管理专业人员,宝鸡峡近年来加强了档案管理人员培训,采取参加省级档案管理培训、聘请专家来单位培训指导等方式,从档案管理业务、档案保密工作、档案管理信息化等方面进行全方位培训,使档案管理人员的专业技能、保密意识有了新的提高。

1.4 档案保密的技术手段落后

档案管理正在由传统的手工管理转向信息化管理,信息技术的发展极大地提高了档案管理和利用的效率,也使档案保密工作面临着严峻的考验,而档案保密技术手段在很多单位并没有与时俱进,没有从制度上、人才上、硬件软件防护上跟上信息化的步伐,存在着诸多泄密隐患。

2 新形势下的档案保密工作开展对策

2.1 加强档案的规范管理,增强法治意识

在档案管理中,有许多涉及到单位工作秘密、商业秘密以及国家军事、政治、经济等方面的涉密信息。任何档案信息的泄露都会对相应领域的发展产生很大的影响。因此,相关部门需要做好档案管理的保密性工作,确保档案实体和档案信息的安全。通过多年来的实践,宝鸡峡成立了保密办,并且在具体操作上更加规范细致。首先健全完善档案保密制度,把《保密法》、本行业的保密规定和档案管理保密要求变成本单位可操作的档案保密制度,把相关法律法规具体化,才能在日常工作中很好地执行,并根据情况的变化适时调整。其次规范档案管理人员的行为。要求不得通过基于互联网通信的平台传递涉密信息,涉密媒介不得与其它媒介共用,存储涉密信息的计算机要与互联网物理隔绝。还应加强档案管理人员的保密法制教育,克服麻痹思想和侥幸心理,保持高度的警惕性,切实负起保密责任,同时承担泄密后果。针对形势的变化,宝鸡峡档案室先后制定完善了《电子档案管理办法》《档案数字化转化工作手册》《电子档案查阅办法》等一系列规章制度,奠定了新形势下档案保密工作的基础。

2.2 适应新技术的发展

传统的档案管理手段和档案保密意识、保密措施在档案管理信息化背景下面临重大考验,新技术的应用对档案管理人员的专业水平、职业素养提出了更高的要求,除了熟悉档案管理的专业知识,还应掌握与计算机应用、计算机网络相关的基本知识以及计算机安全防护的基本技能。解决的途径一是引进新型档案管理人才,形成阶梯化档案管理队伍,避免形成人才断层和知识断层。近年来,宝鸡峡在招聘公职人员时,注重加强对思想政治教育、档案管理等专业人员的吸纳,为档案管理规范化标准化奠定了人才基础。二是加强在职人员的培训力度,强化信息技术的推广应用,降低档案管理专业技术人员代际差距,实现由人工管理向信息化管理的平稳过渡。宝鸡峡于2021年7 月份在林家村枢纽成立职工培训学校,对公文处理、档案管理等列出年度培训计划,注重业务技能培训。

2.3 严格档案信息系统管理

在档案管理信息化背景下,档案保密管理的一个关键就是档案管理信息系统的安全性。档案管理信息系统应符合国家保密法规、网络安全、档案行业标准要求的身份鉴别、接入管控、安全审计、密码保护、边境安全保护等安全保密保护措施,并确保持续有效。对于应用档案管理信息系统的计算机、单独保存秘密档案的非联网计算机,应及时安装和升级正版防病毒软件并设置密码。（1）精准把握“涉密信息不上网、上网信息不涉密”原则,以物理分离法隔离好涉密档案。（2）对涉密计算机网络和计算机运行维护单位人员及资质进行严格审查,签订保密承诺书,明确责任和义务及应承担的法律后果。（3）应建立计算机及可移动存储介质登记台帐,每台计算机及可移存储介质均需粘贴安全级别标识,注明负责人和设备编号,专人管理。对符合国家保密标准的保密计算机,应采取身份鉴别、访问授权、违规外联监控、病毒查杀、移动存储介质管理与控制等安全保密举措,禁止应用具备无线功能的模块及外围设备。严格管理存储介质的使用,禁止涉密计算机与非涉密计算机之间交叉使用硬盘、U 盘等移动存储介质。（4）对档案室设备设施严格管理,并对复印、打印机,电脑及碎纸机等设备进行严控,报废办公设备应进行技术处理,防止造成失密泄密。

2.4 完善档案保密管理机制

对档案管理工作而言,有关管理机制要顺应时代的发展,进一步动态化调整,这样才能够做到与时俱进,适应保密工作发展的要求。与目前不同类型档案保密工作要求与特征相结合,做好有关管理工作的改进与优化,制定相应的管理制度,提高管理工作的规范化。比如,在目前档案管理信息化建设的过程中,我们需要针对电子文件原数据的标准以及有关数据格式等实行进一步完善,并加强规范化管理,从而提升档案资料的安全性。

2.5 严格涉密人员管理

人是做好档案保密工作的重点,亦为难点,在档案保密管理中,起决定性作用的因素是人,保密制度和保密技术手段需要人来执行。宝鸡峡的做法是：（1）加强档案人员的思想教育,强化保密意识,避免出现经验主义、意识疲劳,做到时时警惕,警钟长鸣。对档案管理人员的教育应根据保密形势的变化有明确的针对性,力戒形式主义。（2）定期为员工开展保密业务培训,不断掌握保密工作新技能,以适应时代变化。（3）严格档案员的选拔、使用和管理,将保密意识和保密能力当做考察档案人员的关键内容,从而让档案人员“知保密、会保密及能保密”。涉密人员正式上岗之前,一定要通过人事部门和保密机构的审查和培训,了解相关保密法律法规,掌握相关保密知识和技能,签署保密承诺书。离岗前,也应根据相关规定监督其清退涉密载体,并应用脱密期管理举措,保证保密工作全程可控。

3 结语

总而言之,如今,社会在发展,科技在进步,档案保密工作也应紧跟时代发展脚步,加强其使命感及责任感,确保档案管理有效建设。档案工作人员不但要更好的乘坐政府信息公开这趟快车,同时也应立足现实,让档案工作向更高台阶迈进。始终保持清醒头脑,密切关注档案保密工作,最大程度地维护人民及国家利益,确保国家利益的安全。