高校基建工程信息化系统的构建及应用探索

夏俊彦 李旭鹏 吴建华

关键词：高校；信息化建设；工程管理审计

在互联网、大数据、云计算等技术高速发展的时代背景下，信息化技术开始在高校审计工作中逐渐推广。教育部先后出台《教育系统内部审计工作规定》《关于推进直属高等学校审计信息化建设的意见》等文件，对教育系统审计工作提出了新要求，指出要更新审计理念、革新审计手段，运用信息化手段提高审计效率，强调审计信息化建设的时代必然性和必然趋势。高校必须充分认识审计信息化建设的重要性和必要性，高度重视信息化建设在提升审计能力方面的战略性地位。

1 信息化系统的建设背景

1.1 新校区项目概况

北京化工大学新校区项目位于北京市昌平区南涧路29号，占地约1964亩，总建筑规模90.3万平方米（不含地下），按照“一次规划，分期实施”的原则分三期建设，项目建设一期：2011—2017年，征地、建设部分配套基础设施和图书馆、体育馆等10个单体项目共34万平方米。项目建设二期：2018—2025年，建设部分配套基础设施和教学科研用房等26万平方米。项目建设三期：2025年后，根據学校事业发展需要建设各类科研用房等[1]。

1.2 信息化建设的必要性

新校区项目是一个庞大的系统工程，项目按类型可分为征地、前期服务项目、单体项目、基础设施项目，各类项目又可划分为不同的阶段实施，包含投资估算、设计概算、资格预审文件、招标文件、工程量清单与招标控制价、投标报价、签订合同、变更洽商签证、付款、结算等各类审批环节。具体到每个单体又会涉及不同的勘察、设计、施工、监理、造价咨询、全过程审计等众多参建单位[2]。

针对新校区项目建设规模大、建设周期长、工程类型复杂、参建单位多、审批事项多等特点，急需构建统一的项目管理信息化系统，以合同管理与资金管理为纽带，让各参建单位足不出户进行浏览、审批、监督和管理等工作，实现项目管理的精细化和参建单位管理的规范化。校内参与新校区项目管理的各部门、各单位，对各类审批事项的审批结果留存痕迹，将审批权限暴露在阳光下，各部门、各单位互相监督，减少和化解干部的廉政风险，真正实现各项数据的实时统计和监控，降低新校区项目管理风险。

2 信息化系统的开发优化

2.1 信息化系统的立项开发

2013 年9 月，根据新校区项目对管理软件的需求，新校区建设指挥部联合监督审计办公室对上级基建主管部门和兄弟院校使用管理软件情况进行了调研，并对满足管理需求的软件开发企业进行了实地考察。2013年11月，通过学校规定的采购比选程序，引入信息化系统。2014年3月，信息化系统开始正式运行，将勘察、设计、施工、监理、造价咨询、审计等各参建单位，与校内各相关部门纳入统一的信息化系统。按照各部门职能与人员岗位职责，配置控制流程和审批权限，完成各类事项的线上流转和审批，实现计划管理、综合管理、合同管理、风险管理、工作报表、知识查询及全过程跟踪审计的信息化功能[3]。

2.2 信息化系统的优化升级

1） 审批程序和控制流程的升级

根据各部门管理职能与人员岗位职责，首先确定了土地购置（征地）项目、前期服务项目、基础设施项目三类事项的审批程序和控制流程，完成各项审批流程的预先配置工作，保证信息化系统投入前期使用。随后又确定了单体项目立项阶段、勘察阶段、设计阶段、招投标阶段、实施阶段、结算阶段各类事项的审批程序和控制流程，完成各项审批流程的预先配置工作，信息化系统完成第一次升级改造，审批流程的配置更加合理。

2） 审批权限的优化

根据信息化系统使用过程中的工作需要，对“设计变更单”“设计变更费用”“工程洽商单”“工程洽商费用”“工程签证单”“工程签证费用”等业务流程及“工程进度款支付”“服务类进度款支付”等业务流程的审批权限进行优化，采用按金额配置流程的方式，优化审批权限配置，提高事项审批的效率和精度。

3） 信息化系统使用途径的升级

在桌面客户端的基础上，开通了移动客户端，增加企业微信扫码登录和企业微信审批功能，实现了通过手机就能完成各类事项审批，不再受办公地点的限制。增加审批事项短信自动提醒和超时跳转功能，对每位审批人员设置了审批时限，提高流程审批的时效性，彻底解决流程审批滞后的问题。

4） 信息化系统功能的拓展

根据工作需要增加了计划管理功能，实现了各单体项目从投资估算到设计概算，招标控制价、合同价逐步计划控制。增加单体项目设计概算预警功能、招标控制价预警功能，发挥审计预警作用，实现动态控制工程投资[4]。

3 信息化系统的功能模块

根据各部门管理职能与人员岗位职责搭建系统框架（图1） ，预先配置各类事项的控制流程和审批权限（图2） 。

3.1 计划管理模块

计划管理模块包含阶段计划、实施计划、实施计划汇总、调整、计划汇总、对比分析等二级模块。

1） 阶段计划模块实现录入投资估算、设计概算、招标控制价、根据模板导入并自动识别清单的功能。

2） 实施计划模块实现“增删改查”实施计划，自动按照时间段关联实际完成金额和在途发生金额，形成计划金额、实际完成金额和在途发生金额统计表的功能。

3） 实施计划汇总模块实现按照计划模板生成项目实施计划汇总表的功能。

4） 调整模块实现自动根据调整类型（变更、洽商、签证、索赔等）分类统计出预计调整金额、实际已发生金额、在途发生金额的功能。

5） 计划汇总模块实现自动统计投资估算、建设内容、审批概算、资金来源和支出的功能。

6） 对比分析模块实现按照计划分步对比投资估算、设计概算、招标控制价的金额并图形显示的功能。

3.2 综合管理模块

综合管理模块包含项目信息、事项审批、函件管理、项目协同、工作底稿、工作台账、工作档案、人员绩效等二级模块。

1） 项目信息模塊实现项目信息查阅、图片展示、工作人员配置、项目计划、方案配置、档案配置、台账规则设置、结项配置、项目状态调整、报告输出的功能。

2） 事项审批模块实现待办事项提醒、事项发起、事项查看、事项催办、流程监控（包括处理中的流程、处理完成的流程、已冻结的流程、已删除的流程）、文件审批（包括流程附件、盖章文件、转签单、会签单、支出申请单）的功能[5]。

3） 函件管理模块实现函件发送、函件接收、函件审核的功能。

4） 项目协同模块实现新建项目协同、讨论主题、附件上传的功能。

5） 工作底稿模块实现工作底稿列表、校审转签单列表（校审记录表、转签单、外部转签单、会签单、支出申请单、附件下载）的功能。

6） 工作台账模块实现自动形成台账列表，补充、编辑、删除和共享台账的功能。

7） 工作档案模块实现档案文件自动归档、档案数据共享、纸质档案列表、日志管理（跟踪、共享）、会议纪要编写与共享的功能。

8） 人员绩效模块实现根据数据计算期内人员的工作效率进行考核的功能。

3.3 合同管理模块

合同管理模块包含单位合同、共享合同等二级模块。

对项目所有合同进行统一分类管理，包括勘察设计合同、施工总承包合同、分包合同、招标代理合同、监理合同、材料采购合同、设备购置合同、其他经济合同等，并对合同执行情况进行便捷查看。实现查看合同的执行情况、合同工作事项、合同类型、合同编号、合同名称、合同金额、合作单位、签订时间、预付款、预付款比例、进度款、进度款比例、变更金额、结算金额、与合同金额比较、结算款支付、最终结清支付的功能。

3.4 风险管理模块

风险按属性可以划分为建设风险和廉政风险，按照《教育部直属高校基本建设项目风险防控手册》要求，在信息化系统中配置了相关廉政风险点及防控措施，对项目投资全过程的风险分阶段进行识别、分析、评估、整理，通过风险分类及实时提醒，将项目内的可控风险降到最低，实现实时查看每个阶段每个工作事项所存在的风险点，风险的类型、级别、防控措施，风险提前预警并采取措施的功能。

3.5 工作报表模块

工作报表模块包含项目资金使用情况汇总表、项目动态成本统计表、变更数据统计表、经费使用情况表、概算计划执行情况表、项目工作进展情况汇总表、项目付款汇总表、工作简报等二级模块。

1） 项目资金使用情况汇总表模块实现按照项目统计合同金额、价款调整金额、结算金额、累计支付金额、累计支付比例的功能。

2） 项目动态成本统计表模块实现按照当前时间自动汇总当月动态成本（列取项目名称、控制成本、已发生成本比例、已发生金额、合同金额、变更金额、已付款金额及比例）的功能。

3） 变更数据统计表模块实现按照调整类型动态统计的功能。

4） 经费使用情况表模块实现按照付款时间及资金来源分析统计经费使用情况（列取资金来源、合同名称、合同金额、付款金额、付款性质、付款时间）的功能。

5） 概算计划执行情况表模块实现按照概算文件内容分析概算计划执行情况（列取项目名称、建设内容、建设内容分项、可研批复金额、审定设计概算金额、招标控制价、合同名称、合同金额、已支付金额、已支付比例）的功能。

6） 项目工作进展情况汇总表模块实现查看各项目工作事项完成情况、查看催办流程、查看历史数据的功能。

7） 项目付款汇总表模块实现自动汇总项目付款情况（列取项目名称、合同名称、合同编号、收款单位、经费来源、合同金额、截至上月累计付款金额、截至上月累计付款比例、本月付款金额、累计付款金额、累计付款比例）的功能。

8） 工作简报模块实现自动提取系统数据形成初步简报、用户自行编辑快捷生成项目简报的功能。

3.6 知识查询模块

提供了大量的法律法规文件、造价信息数据、计价规范、定额库、图集数据库、咨询案例与经验数据，实现方便用户查询和参考的功能，提高了审核效率和质量。

4 信息化系统对工程管理审计的重要作用

4.1 完善内部控制，落实管理责任

将校内参与新校区管理的各部门纳入统一的信息化系统，按照各部门管理职能与人员岗位职责，配置不同的控制流程和审批权限，并且在实践中不断开发优化，这本身就是内部控制制度的建立健全过程。通过各类事项的在线流转、审批及留痕，对部门及人员的履职尽责能力与工作效率进行评价，实现管理审计工作目标。

4.2 控制项目造价，提高资源绩效

通过线下工程造价审计，对投资估算、设计概算、招标控制价、变更洽商签证估价、竣工结算进行审查和确认，将审计结果在信息化系统中进行配置，通过计划管理、招标控制价预警、设计概算预警等功能，实现动态控制工程投资，确保招标控制价不超设计概算、设计概算不超投资估算、竣工决算不超投资估算。结合线下绩效审计，对质量、工期、安全等建设目标及效益情况进行评价，实现管理审计工作目标。

4.3 加强风险防控，强化廉政建设

按照《教育部直属高校基本建设项目风险防控手册》要求，在信息化系统中配置廉政风险点及防控措施，通过风险管理功能实时提示风险，降低项目内的可控风险。结合线下全过程参与、全过程监督，减少廉政风险，实现管理审计工作目标。

5 结束语

北京化工大学新校区项目通过信息化手段实行全方位、全过程的规范管理与投资控制，将建设、施工、监理、造价咨询、审计等参建单位纳入同一套信息化系统，各方之间互相配合、互相监督，实现了完善内部控制、落实管理责任、提高资源绩效、强化廉政建设的建设工程管理审计工作目标。高校需加快工程管理审计信息化建设，在工作中揭示风险，促进完善内部管理，实现高校治理体系和治理能力的现代化。