以业财融合为导向的物资供应链信息化提升研究

刘田田

【摘  要】传统物资供应方式存在结算流程繁杂、服务渠道单一和业财信息脱节等弊端，造成企业集团和供应商双方物资供应成本居高不下。通过推广实施以业财融合为导向的物资供应链信息化提升工程，综合运用丰富信息技术措施、完善供应服务渠道、强化信息传输能力和助推社企联动共赢等措施，深度融合实物流、资金流、数据流，精准匹配需求方、供应商和结算方，持续提升物资供应和结算效率，为企业集团建立现代化物资供应体系奠定基础。

【关键词】业财融合；物资供应链；信息化

【中图分类号】F270.7；F274                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2023）07-0098-03

1 传统物资供应方式存在的问题

1.1 业务结算流程烦琐冗长

物资供应纵向上涵盖需求提报、招标投标、合同签订、供货收货、发票入账和货款支付等多项管理环节，横向上涉及物资需求部门、物资部、财务部、供应商、施工单位和监理单位等多个业务主体，跨部门和跨单位的沟通协作难度大，业务和财务审批层级多、手续流转长。同时因内外部主体信息系统之间贯通程度低、交互范围窄，致使工作大量精力耗费于核对信息签字盖章、制表打印传递对接、跨系统迁移及复核校验数据等事项，预付款、到货款和质保金支付任务重、时间紧，极易造成付款滞后甚至逾期，带来合同违约风险的同时也极大程度制约了集团公司有效资产的形成与积累。

1.2 服务响应渠道狭窄单一

对外服务和沟通协商方式未能与现代化信息技术手段充分衔接，物资供应商需频繁往返项目实施现场、服务大厅、财务部和银行等多地点履行相关手续，传统的人工打印传递单据、开具扫描发票、办理托收承付、分拣业财资料、逐岗审核签字仍然普遍存在，信息化集成程度低，数智化聚合效率弱[1]。因各级分子公司受制于资金体量和预算规模限制，并未设置专门的实体化物资供应对外接洽机构，供应商服务场地大多仅设置在集团公司总部，且服务方式仍沿袭临柜排号办理的模式，物资供应商差旅、资料提交审验、投标响应等相关业务开展需投入大量人力物力，进而导致集团公司和外部供应商双方物资供应成本均居高不下。

1.3 业财信息融合效率落后

业财信息系统智能化、自动化程度低，业财数据传递未形成有效闭环，履约、收验、结算、支付等上下游环节协同效率不强，物资合同预付款、到货款、投运款和质保金已付、未付数据不准确、排查难，与供应商应收款项数据对应匹配程度低，往来款项核算清理压力大。未从顶层设计的高度统一设计具备共享共用、易享易用的整合性业财数据信息系统，内外之间、内部各个业务部门之间信息系统联络率低，数据传输错配、丢失现象时有发生，跨系统海量数据需人工维护核对，内外部、上下游信息不对称现象严重。履约环节的收货入库与结算环节的单据签批、系统数据与实际业务割裂现象严重。项目执行进度、物资供应标签与资金筹措拨付脱节，项目、物料、合同、订单、发票、银行、凭证等主数据元素无法以标签化形式溯源，关键信息错误或者缺失导致对集团公司经营决策的支撑作用未能有效发挥。

2 以业财融合为导向的物资供应链信息化内涵

针对物资结算流程长、效率低、协同难，存在应付却未付、不应付却先付风险等主要问题，以业财融合为导向，以信息贯通为标准，打造内部外部高效联通、上游下游迅捷协同的新业态网络化物资供应链信息系统。研发以发票网络登记、单据移动签办、进度实时查询、支付在线审批、资料关联存储为源端，以到货验收、款项申请、发票审验、资金请付、凭证归档为末端的自动化智能结算支付平台，实现精益结算管理和主动服务质效的新突破。通过深度融合实物流、资金流、数据流，精准匹配需求方、供应商和结算方，持续提升物资供应和结算效率，加快集团公司项目建设，缓解外部供应商资金压力，实现价值创造的经济效益与服务发展的社会效益有机统一。

3 以业财融合为导向的物资供应链信息化主要措施

3.1 丰富信息技术措施，促进功能迭代优化

3.1.1 移动签办业务单据

以信息系统内设的单据签批模块为基础，开发具备实时交互功能的移动APP掌上签办程序，实现同一批次业务在施工单位、监理单位、项目部门、物资部、财务部和外部供应商之间同步共享，关键信息能够及时签批确认[2]。创新应用实名认证、GPS对时定位技术，实时记录和精准锁定单据签批轨迹，实现比传统电子签名签章更加安全便捷的信息确认技术。通过将线下跑送纸质单据的流程更新为线上共享确认信息的模式，有效缩减单据签字审批时长，节约差旅、纸耗等经营管理成本，提升物资供应服务质效。

3.1.2 自动登记发票信息

依托业财信息系统搭建“发票池”，精准从税务系统实时全量采集供应商对集团公司各级分子公司开具的发票信息，在收到纸质、电子和数电发票时即可自动完成数量、业务、税率、价格和金额等主要信息的校验复核，自动过滤提醒过期、作废等异常发票，确保发票信息与实际供货信息、财务凭证信息高度吻合。根据项目和物资类别设计业财匹配标签，自动关联项目订单和发票信息，错误信息自动退回修改，正确信息实时推送至校驗入账环节并且生成凭证入账，有效避免人为干预或者操作造成的主观错误。

3.1.3 实时集成电子表单

关联业务侧的项目采购订单与财务侧的资金支付订单，在资金逐级请付审批流程中自动捕捉业财订单号、抓取供应商收款银行账号、自动汇总集成审批编码，既可按同一批次供货类型、同一供应商名称批量打包高效付款，又可准确分项映射经法合同、订单明细等主要元素。全流程审批完成即同步生成资金付款审批表和付款凭证，实时记录提报人、审批人和复核人姓名和时间，取代传统纸质表单人工签字过程。款项支付成功后自动获取银行回单，并发送短信告知供应商款项支付信息，维护营造良好的供应商共赢生态。

3.1.4 多重关联存档备份

在统一业财信息系统平台中内嵌部署电子档案存储器，定时自动抓取整合业财数据，实现业财资料关联归档、动态穿透查询调取，对合同文本、结算单据、出入库单、发票入账凭证、转账支付凭证和银行回单等项目全套檔案数据进行结构化拆分，在此基础上实行本地异地双备份，避免系统宕机数据缺失等风险。构建物资采购供应全过程数字化档案库，满足物资、财务双重档案管理规定，确保全量数据可追溯、能复盘，为后续审计检查提供真实可靠的参考依据。

3.2 聚焦迅捷响应导向，完善供应服务渠道

3.2.1 优化服务大厅架构

以现代服务业操作简易、接触迅速和反应灵敏为标准，升级完善供应商服务大厅功能分区及窗口设置，结合物资供应和款项结算实际需求，配备业务导览电子大屏、智能触摸查询终端、视频引导客服系统和24小时RPA自助机器人等具备新型服务业态功能的软硬件设施，科学设置和精益打造现代化智能物资供应链条。加强供应商多层级服务平台间的功能适应性整合，确保实体大厅与网上大厅互济互补、临柜业务与网络业务数据一致，构建线上线下一体化服务体系，并通过微信公众号在线引导供应商规范整理签单和票据，协同提高办件效率，提高对不可抗力等突发事件的应急处置能力，构建安全稳定与实时服务的双重保障机制。

3.2.2 拓展服务平台层级

以网上供应商服务大厅建设为突破口，打造内外业务融通、上下信息汇聚的一站式网上服务平台，提供全天候不间歇线上智能客服。贯通内部业务系统与税务、工商、银行等外部公共平台和金融机构的数据接口，通过迅捷触发、自动跳转、实时集成等模块提供可视化业务演示、自助单据办理、综合信息查询、异常状态提醒、关键资料下载等服务。向各级分子公司延伸拓展业务支撑范围，实现集团总部、物资部门、项目单位和供应商无障碍在线多方交互，促进企业集团各层级供应商服务数据互通，统一明确服务标准，持续提升规范化、同质化管理能力。

3.2.3 强化服务查询能力

以网上供应商服务大厅为平台，设置自助查询模块，配置简洁操作指引，以供应商名录为基准，自动调取业务系统、财务系统数据，以采购订单、项目类型、付款日期、资金额度等多个维度，提供合同各阶段款项结算进度、审批状态、付款明细等信息查询服务[3]。集成结算单据电子化处理单点登录功能，自动跳转查看各物资供应批次相关电子单据和财务凭证的签批详情，及时推动跟踪催办和沟通协调，有效解决传统查询模式下供应商信息不精准、电话沟通效率低、人工查账耗时长等难题。

3.3 提升数据治理水平，强化信息传输能力

3.3.1 夯实信息系统支撑

整合贯通业财信息系统和代码数据架构，瓦解和重构数据映射逻辑和业务衔接链条，整合物资供应链所涉及各部门、各单位的问题信息，自动进行对比研判并进行在线实时预警。推动业财信息数字化、可视化统计分析，推动款项结算和凭证制作由单向条块化、单点孤岛化向多级链条式、多层闭环式转型，充分挖掘和展示结算大数据的信息含量。全流程线上审批并实名实时记录发票校验入账、款项支付制证和付款结果反馈等关键信息，有效解决传统模式下数据跨系统下载导入、信息不关联、纸质材料人工签字等问题，实现前后端多任务的高效集成。

3.3.2 加强履约闭环管控

细化履约结算模块和流程，优化移动APP、财务ERP系统、网上服务大厅等多套系统的数据关联内核和传输路径，推动平行节点同步作业、垂直节点序贯作业，对履约环节的收货入库，结算环节的发票登记、单据签批及预算提报，支付环节的付款制证及回传反馈进行联动集成。在节点间关联共享业财数据流，自动触发上下游衔接节点，实现履约结算手续全流程在线办、移动办、自助办。发货即提请签单，收货即提醒开票，监控票料同到，强化同步结算，同时前移展示项目状态，实现“到货验收-款项申请-票据验审-资金请付-凭证归档-项目结算”全环节闭环管理。加强过程跟踪督办、时间进度查询和质量效率控制，解决上下游脱节问题，避免履约结算收货与付款时间倒置、凭证多次冲销和支付违约逾期等问题。

3.3.3 精准编制负面清单

在财务ERP系统建立问题供应商冻结和解冻电子登记清单，线上记录失信、违约、涉诉等问题供应商名录并上传行政处罚、诉讼判决等判定依据。在款项申请审批、资金提报支付等重要环节自动前置预警存在潜在风险的供应商，根据项目实施部门、物资部、财务部和法律部等具体要求采取差异化处置措施，必要时采取暂缓支付、代偿转付、法院禁令等特殊处置手段。通过问题供应商负面清单的一方录入和多方共享，实现法律风险全流程实时管控，多层级保障物资供应链资金安全[4]。

3.4 树立良好企业形象，打造社企共赢局面

3.4.1 高效共享信息资源

提升税企互联共通的纵深度和精益度，深化发票资源应用成效，细化业财信息对应关系，支持以发票为载体全流程记录物资供应关键信息，节约供应商履约成本，压减重复作业和冗余业务强度[5]。与专业化保险公司开展合作，拓展质保金保函范围，通过在线查验、交接、续保、退保等电子化手段，拓宽预付款和质保金的结算申请渠道，提升供应商回款效率，减少资金占用成本。通过与中国邮政、顺丰等建立长久稳定的邮寄合作关系，拓宽寄递通道，丰富寄递载体，推行二维码一键下单寄件和问题资料及时原路退件，提升各类结算单据的传递效率和质量。

3.4.2 创新金融服务业态

积极响应国家供应链金融服务新举措，发挥金融供应链资金流与物资供应链实物流优势互补的特长，与银行、保险公司探讨开展供应商应收账款抵押贷款业务，有效破解中小供应商融资渠道窄、融资额度低和生产压力大等难题。推进产融结合创新实践，探索尝试微信、支付宝等小批量资金第三方支付服务，持续压降供应商经营成本和财务成本，提高小额物资结算效率。充分利用互联网結算平台数据传输迅捷、支付简单易行的优势，深化应用供应链桥梁纽带作用，实现物资高效供应、款项及时支付和成本大幅压控的多方共赢成效。

4 以业财融合为导向的物资供应链信息化实施成效

4.1 显著提升经营质效

通过紧密衔接业财流程、强化信息系统支撑，系统化整合网上服务大厅、自助APP业务工具包、RPA数据抓取和定位系统，全面搭建现代化智慧供应链合同场景。有效推动管理质效提档升级，开创多方协同新模式、多级联动新生态，实现物资业务“零”跑办、差旅成本“零”发生、结算手续“零”退回、签批单据“零”纸耗、信息数据“零”误差、业财衔接“零”距离，基层一线劳动强度不断下降，大厅咨询服务压力持续缓解，各类物资结算周期大幅缩减，有效资产规模加快形成。

4.2 不断增强数智水平

在集团公司和分子公司各个层级，按照项目类别、创建时间、订单编码、收款信息和实施主体5个维度，分别设置预期提醒、临期预警、逾期报警3个风险辨识等级，利用折线图、鱼骨图、柱形图等多种形式统计分析和分类展示款项数据。基于统计结果部署“工作进展表”“工作督办单”“工作反馈单”一键生成功能，实现报告模板提前嵌入、数据分析自动套取。通过业财信息线上统计、分析、追溯和预测的数字化、可视化管理，彰显数智化变革的引擎牵领作用。

4.3 创造优良示范效应

通过不断积累现代智慧供应链建设经验，形成大量可复制、易学习、能推广的典型案例和先进做法，创新应用实名实时签批、发票池、业财信息自动关联、结算信息智能推送等技术路线，其业务贴合度强、用户黏性高、拓展空间大等优势赢得集团公司内部管理人员和外部供应商的广泛赞誉和一致好评。通过提高供应商的用户参与度和信息透明度，合同执行率、结算及时率和物资到货率实现大幅跃升，有效实现了物资供应由奔波往返“面对面”到足不出户“键对键”的服务转型升级。

【参考文献】

【1】梁人友.电子商务环境下企业物流与供应链的管理创新[J].现代企业文化，2022（35）：28-30.

【2】王睿.精益管理助推供应链高质量发展的研究[J].中国设备工程，2022（22）：12-14.

【3】周萱.基于供应链流程的物流成本核算与管理[J].全国流通经济，2021（35）：37-39.

【4】王菲.企业供应链金融的财务管理工作探讨[J].现代商业，2021（34）：82-84.

【5】现代商业.企业内部供应链管理问题若干思考[J].商讯，2020（35）：122-123.