高校实验室用房改造项目管理研究

2023-08-22邹煜良姚朋君

实验室研究与探索 2023年5期

赵春，邹煜良，姚朋君

（1.北京航空航天大学总务部，北京 100191；2.北京理工大学资产与实验室管理处，北京 100081）

0 引言

习近平总书记指出构建新发展格局的一个关键问题是提升自主创新能力、突破关键核心技术，高校要勇挑重担，释放基础研究和科技创新能力［1］。实验室是高校基础研究和科技创新的重要阵地，是保障高校教学、科研和社会服务工作的重要基地［2］。我国高校扩招20 多年以来，校舍面积不断增大，一所普通高校往往拥有少则几十万m2、多则几百万m2的校舍面积，截至2020 年我国公办高校校舍总建筑面积已达9.29 亿m2，其中实验用房1.90 亿m2［3］。①随着房屋老化，很多高校实验室的建筑防火性能、电气线路、消防设施存在隐患［4］，实验室硬件条件不足易导致安全事故［5］；②随着高校教学科研的发展，实验室功能变更升级、环境条件改善等需求越来越频繁，同时随着高校办学空间资源的饱和，实验室用房改造成为实验室建设的主要手段。因此，当前实验室用房改造已成为新时代高校实验室建设管理的一项重要工作，实现实验室用房改造项目信息化、规范化管理，对保障实验室功能变更升级和消除安全隐患具有重要意义。

1 高校实验室用房改造项目管理存在的问题

近年来，高校越来越重视实验室管理工作，管理流程进一步完善细化，很多高校在传统实验室仪器设备管理系统的基础上增加了实验室开放管理、安全管理、运行管理等模块。如，西南交通大学开发的实验室安全管理平台实现了安全巡检、危化品管理、环境监测、特种设备管理等功能，基本实现了以安全管理为主的实验室管理全覆盖［6］；东北农业大学开发的实验室综合管理系统，实现了实验室建设规划、安全管理、开放管理和设备共享的规范化管理［7］；刘永等［8］研究认为高校实验室综合管理平台至少应该包含开放管理、教学管理、信息管理、准入管理及设备共享等功能；郭鑫［9］设计的实验室综合管理平台，包含了实验室用房改造项目管理功能，但尚未对改造项目管理流程进行深入研究。

当前高校实验室管理制度主要侧重实验室运行管理，但对实验室的管理涉及设计、建设、运行等多个方面，高校实验室用房改造在校级层面涉及的管理部门众多，财务部门在改造经费落实和后期预算执行进度方面参与管理；基建房产部门在房屋结构、房屋基础设施等方面参与管理；实验室部门在环保和技术安全、危化品存储设施、改造周期及效益等方面参与管理；后勤部门（物业）管理在施工扰民、施工现场安全及施工垃圾处理等方面参与管理；安全保卫部门在安防设施、施工人员来历及行为等方面参与管理。虽然各职能部门都有对应的制度依据，对实验室用房改造项目进行管理服务，但实践中仍存在一些问题。

1.1 多部门协同管理不足、存在管理风险

由于实验室用房改造涉及职能部门众多，各职能部门间协同配合不足是普遍存在的问题，给实验室用房改造带来一定风险。以改造项目的前期审批为例，涉及复杂的实验工艺系统（气路、水路、洁净室、危化品存储、防辐射设施、防爆设施、消磁减震等），也有建筑通用的消防、电气、给排水、通风空调及网络等专业内容，需要各相关职能部门协同联动配合开展审批管理，从而实现对实验室用房改造的全面把关，每个相关职能部门在审批管理中都有着不可替代的作用，一旦哪个部门的审批缺失，就可能出现管理漏洞，带来不必要的风险。例如，不同类型的实验室需要建设的灭火设施不一样［10］，若没有多部门联合把关，实验室用房改造很容易搞错灭火设施。有学者研究指出高校实验室消防设施设计存在很多诸如不合规的疏散布局、不合理的灭火设施等缺陷［11］，多部门协同管理不足往往是这些缺陷的根源。

1.2 管理流程不闭环、管理规范性不足

实验室用房改造项目管理包括立项、施工图设计、施工许可、施工管理和竣工验收5 个环节，各环节在管理流程上缺少制约机制，且普遍存在“重前期管理、轻过程管理”的现象，实践中带来了很多问题。①开工不规范，虽然各高校一般都明确禁止私自进行实验室用房改造，但由于各环节缺少管理制约关系，存在项目未经前期审批也能顺利开工的情况；②施工队伍质量参差不齐，高校房屋改造施工单位水平良莠不齐［12-13］，二级学院实验室团队对建筑市场不够了解，很难遴选到优质的施工单位；③项目验收不规范，如未经后勤部门（物业）承接查验、未经基建房产部门竣工备案、未经档案部门档案验收的情况下，二级学院实验团队自行组织施工单位会签验收单，也能完成财务竣工结算。以上这些问题对改造质量和使用安全造成重要影响，导致实验室功能升级效益受限，改造资金使用效益不高，且很多实验室用房改造档案无据可查，后续管理维护困难。

1.3 信息化建设滞后、师生办事意见较大

在高校内部职能部门分工高度细化的大背景下，由于实验室用房改造项目涉及管理部门众多，二级学院实验团队在实施实验室用房改造项目时会面临诸多难题。①难以分清不同的改造内容应归属哪个部门审批或每个环节需要提供哪些审核材料等；②由于各部门往往办公地点不集中，需要开启频繁“跑腿”“填表”模式，如到财务部门跑预算、到招标部门跑采购、到合同部门跑合同、到实验室部门跑工艺方案、到基建房产部门跑建设方案、到后勤部门（物业）跑开工手续、到安保部门跑工人进校手续等，每个部门都要填表、申报、审批，各类基础信息需在各个部门重复填写，办事体验较差，师生意见较大。

2 高校实验室用房改造项目管理流程构建

实验室设计和建设水平低是实验室功能效益发挥不足的重要原因之一，也是实验室事故发生的重要原因之一［14］。实验室用房改造建设作为实验室设计和建设的重要内容，应加强消防等设计管理，将不安全因素消灭在初始阶段，对项目全过程各环节做好预控［15-16］。为解决实验室用房改造建设管理中存在的难题，学校制定了一套房屋改造项目多部门协同、全过程闭环管理的管理流程，并配套开发了管理系统，充分发挥各职能部门的智力资源和技术优势对实验室用房改造全过程进行管理服务，有效提升了实验室改造建设管理水平。

根据实验室用房改造项目全过程管理需要，系统流程设置立项管理、施工图设计管理、施工许可管理、施工过程管理及竣工验收管理5 个功能模块，每个功能模块根据实验室用房改造的特性和建设工程管理的共性又包含若干个功能事项，整体流程架构见图1。

图1 实验室用房改造项目管理流程架构

5 个管理环节纵向上严格按照先后执行的逻辑顺序，前一个环节未完成则无法进行下一个环节的工作，横向上用户可以实时查看所开展项目当前状态、各环节所需资料及操作要求等。

3 实验室用房改造项目管理系统功能分析

根据高校内设职能部门职责分工，一般来说，目前国内高校内设职能部门在实验室用房改造项目中职责分工如表1 所示。

表1 高校职能部门在实验室用房改造项目管理分工

3.1 立项管理

立项是项目获得批准的依据，管理重点包括经费来源、改造的必要性、可行性、安全及环境影响等内容。二级学院实验室团队在系统中申报建设项目，并直接填报项目基本信息，包括项目名称、经费预算及来源、项目位置、改造规模、计划开工及竣工时间、项目负责人及联系人等信息，同时上传项目建议书，项目建议书内容包括房屋现状用途、拟改造内容、改造的可行性及必要性、安全及环境影响、改造对水、电、气、暖、网等基础条件的要求、房间布局调整简图及预期改造效益等。学校各职能部门根据自身职责反馈审核或指导意见，同时，系统中集成施工图设计通用的指导意见选项库，例如施工图设计单位资质要求、履行政府施工图审查要求等，职能部门可以在系统中直接勾选，确保二级学院实验团队在施工图设计中不犯原则性错误。此环节结束，二级学院才可以开展设计单位的采购，系统方可进入施工图设计管理环节，确保立项内容合理、合规、可行。

3.2 施工图设计管理

施工图设计是实验室用房改造工程实施的依据，管理重点包括设计单位资质、设计内容、设计概算及建筑物基础条件承载力等内容。二级学院实验室团队在系统中填报设计单位名称、资质等级并上传原件扫描件，同时填报施工图设计概算、设计范围、设计规模等，系统支持分专业上传施工图CAD 版本和PDF 版本。学校各职能部门根据自身职责反馈审核或指导意见，同时，系统中集成施工许可管理通用的指导意见选项库，例如施工单位及监理单位资质要求、是否需要办理政府施工许可证等，职能部门可以在系统中直接勾选，帮助二级学院实验团队有效准备开工条件。此环节结束，二级学院才可以开展施工单位的采购、支付设计单位相关设计款项，系统方可进入施工许可管理环节，确保设计内容及概算符合立项批复要求，建筑物基础水、电、气、暖、网设施满足改造需求，设计内容满足消防、节能、环保等政府要求的强制性规范。

3.3 施工许可管理

施工许可管理是把控项目是否已履行各项合规程序的有效手段，管理的重点包括采购情况、施工单位及监理单位资质、施工合同、政府施工许可手续办理情况、现场情况等。二级学院实验团队在系统中填报施工单位及监理单位的名称、资质并上传营业执照和资质证书扫描件，填报采购情况并上传中标（成交）通知书，填报合同关键信息并上传合同扫描件，填报拟改造房屋现场情况并上传现场照片，需要办理政府施工许可证的项目还要填报施工许可证信息。学校各职能部门根据自身职责反馈审核或指导意见，同时，系统中集成施工过程管理通用的指导意见选项库，例如施工时间要求、噪音要求、施工车辆及人员进出要求、施工用水用电要求、施工垃圾清运要求等，职能部门可以在系统中直接勾选，帮助二级学院实验团队有序组织施工过程。此环节结束，二级学院方可组织施工单位进场施工，支付施工单位相关预付款，系统方可进入施工过程管理环节，确保二级学院实验团队不会违规开工。

3.4 施工过程管理

业主方项目管理决定着项目的最终成果［17］，管理内容包括施工质量、进度、投资及安全文明施工全过程。二级学院实验团队在系统中实时填报和上传进度计划、安全生产方案、工程变更洽商记录、材料进场情况、产值、过程质量验收记录等信息。职能部门在系统中对施工过程进行实时把关，发现重大偏差及时叫停整改，确保施工又好又快开展。此环节结束，二级学院方可支付施工单位最后一笔进度款，系统方可进入竣工验收管理环节。

3.5 竣工验收管理

竣工验收是评价施工质量的重要手段，包括消防验收、质量验收、保修管理、档案验收、承接查验等内容。二级学院实验团队在系统中上传消防设施检测报告、电气防火检测报告、工程竣工验收报告、工程竣工验收记录、房屋建筑工程质量保修书、工程档案归档证明、物业承接查验合格证明等材料。职能部门对材料完整性和真实性进行审核，审核通过的项目，系统生成竣工查验合格证明书，二级学院实验团队可凭竣工查验合格证明书办理财务竣工结算手续。

4 实践成效

实验用房改造项目管理流程在我校实行1 年多，全校共开展实验室用房改造项目150 多个，几乎每周都有实验室用房改造项目开展，实验室用房改造项目管理已成为我校实验室建设管理的一项重要常态化工作。通过分析150 多个项目的实际情况，涉及电气线路、房屋布局或消防设备等内容项目有134 个，占项目总数的85%，这些改造内容直接关系到实验室用房的使用功能，也关系到实验室用电及消防安全。通过推行该管理流程，学校实验室改造建设管理水平得以明显提升。

4.1 实现多部门协同联动，降低了管理风险

所有实验室用房改造项目从立项开始到竣工验收，都由表1 中的多部门协同参与管理，各部门根据自身管理职责和专业特长，对项目进行把关指导，有效降低了管理风险。项目建议书、设计方案、施工过程及竣工验收都得到了有效管理，影响安全的改造方案，被消灭在萌芽阶段，不合理的设计方案、影响投资效益的施工方案以及施工质量缺陷得到了修正和完善，施工管理水平和竣工验收水准得到进一步提高，施工档案得到了有效存储，竣工项目根据要求完成规范的第3 方消防设施检测、电气防火检测，杜绝了实验室内部私搭乱建及私拉乱接电线等问题，有效降低了项目投资、施工质量、施工安全及工期等方面的风险。

4.2 实现全流程闭环管理，提高了管理效益

受管理系统闭环流程的制约，所有实验室用房改造项目的立项、施工图设计、施工许可、施工过理及竣工验收环节得到了有效管理，每个环节都环环相扣，前一个环节未完成则无法进行下一个环节的工作，有效杜绝了二级学院实验团队违规开工、私自改造实验室等情况，同时，竣工验收管理等不再发生职能部门缺位的情况，有效确保了项目施工质量合格，杜绝了未经规范验收就能结算付款等情况，实现了项目全过程的闭环管理，避免了管理漏洞，提高了管理效益。

4.3 优化了管理服务流程，提升了师生办事效率

通过信息化的管理手段，有效避免了师生在实验室用房改造项目过程中东奔西跑，真正实现让师生少跑腿，让数据多跑腿。项目开始前，师生只需要进入系统按照提示填报相关信息，查看相关流程，无须耗费精力到各个部门咨询，也无须查阅各类枯燥的管理制度，所有基础信息在系统内填报1 次，后续流程在系统内均有对应的提示，职能部门审批与提示均在系统内进行，全过程不产生纸质文件，提高了实验室用房改造的设计与建设效率，师生评价反响较好。