智能化时代科研院所科研管理对策研究

滕 迪 王 淼 李汶龙 李弘庆 何超凡

中国运载火箭技术研究院

良好高效的科研管理工作是激发科研院所创新活力、提升科研成果质量的重要保障，在推动科学研究过程中发挥着极其重要的作用。目前，基于简单信息化条件下的传统科研管理手段与科研院所加快科技创新发展的需求之间存在着一些差距，如信息共享程度低、缺乏有效控制、统计数据标准不统一等，降低了科研管理的效率和质量。智能化时代，将大数据、云技术等智能化技术合理地运用到科研院所的科研管理工作中，能够有效提高科研管理效率、降低科研管理成本，保障和推动科研创新高质量发展。

一 依据标准化构建科研管理体系

智能化时代在给人们生产生活带来便利的同时，其海量的数据和繁复的算法也给管理工作带来了巨大的挑战。科研院所的科研管理工作管理对象多、阶段多、经费多、数据多，应用简单的信息化管理模式难以适应大数据智能化时代的要求，因此更加需要借助标准化这一手段，构建包括管理架构标准、管理制度标准和管理工作标准等在内的科研管理标准体系。

1. 标准化管理架构

管理架构标准化是科研院所构建科研管理标准体系、实施标准化管理的首要工作。一是厘清工作职责。要依据国家各级标准化工作指南和规定，根据科研院所自身科研工作任务和内部管理要求，厘清领导机关、管理部门、科研团队等内部机构及人员的相应职责，明确各机构及人员管理的对象、范围、内容，防止管理职责不清，管理责任不明，管理对象和内容反复交叉，导致管理工作“打乱仗”、管理效率低下。二是明晰层级内容。要围绕科研院所标准化科研管理目标，运用标准化管理的方法手段，做好标准化管理架构的顶层设计，明确管理架构层级，以及各层级对应的类别和明细，做到层级划设清晰，各层级标准明确，便于标准化建设和标准化操作。三是运用科学方法。要运用系统科学的观点，应用系统分析的方法，基于对科研院所长期的科研工作进行大数据分析，使用计算机相关技术和相关算法，依据标准化管理原理，切实联通科研管理各层级、部门、岗位，构建标准化科学化规范化的科研管理体系架构。

2. 标准化管理制度

管理制度标准化是科研院所构建科研管理标准体系、实施标准化管理的重要保证。科研院所的科研管理制度外接国家相关部委制定颁布的规章，内含科研院所及下设各机构自设的管理规定，内容庞杂，需要将管理制度标准化，便于科研管理的实施。一是要规范管理制度制定标准。要将需要执行的国家、军队层面的管理制度作为制定科研院所本级和内部机构相关规定的基础，在严格执行上级制度的基础上，规范本级和内部机构管理制度制定的权限、程序乃至格式，避免内部制度令出多门、过于随意。二是要规范管理制度执行标准，定性要求多、操作性差的管理制度是没有生命力的，特别是过于依靠管理者或执行人责任心的管理制度难以得到科学、精准的执行。科研工作是一项注重科学量化的工作，科研管理制度同样要对制度执行标准进行具体量化，提高制度的可执行性和可操作性。三是要规范管理制度执行评估标准，管理制度的有效性主要体现在执行和落实层面，而执行和落实的效果需要进行科学有效的评估。因此，科研院所要针对科研管理的特点，规范科研管理制度的执行评估标准，并制定相应的奖惩措施，从而判断具体管理部门及管理责任人的管理制度执行成效，奖优罚劣，提高全体科研工作人员和科研管理人员执行制度、落实制度的积极性和主动性。

3. 标准化管理工作

管理工作标准化是科研院所构建科研管理标准体系、实施标准化管理的基本依据。管理工作标准一般由科研院所科研管理部门牵头制定，其直接作用是规范和运行标准化科研管理，在制定管理工作标准过程中主要应注意两方面的问题。一方面，要注意规范科研院所科研管理的标准化工作流程，要基于标准化科研管理架构，针对不同科研管理对象的特点，规范科研院所所有科研管理事项的程序和方法，解决科研管理人员“怎么干”的问题。另一方面，要注意规范各管理岗位人员的管理内容和标准。要依据科研管理体系中各岗位人员的职责分工，规范所有科研管理人员的管理职责、事项和对应的管理内容，解决科研管理人员“干什么”的问题。通过科研管理工作标准，使全体科研管理人员的管理工作有法可依，既能对现有管理人员的工作情况进行有效的管理和评估，又能对新入职管理人员进行有效的指导和培训，从而切实提高科研院所科研管理质效。

二 基于大数据优化科研管理流程

当前，科研院所的科研管理至少包括项目管理、成果管理、人员管理、经费管理等类别。仅项目管理这一个类别，又包括从项目申报到立项评审、必要的开题和中期检查在内的项目跟踪管理、项目验收以及成果登记和评价等整个阶段；在这些阶段中还包含着财务管理、合同管理、人员管理、成果管理等多项内容。如此多的管理类别、管理内容和管理信息，依靠传统的登记造册乃至简单的计算机管理已完全不能应付，需要借助智能化时代的大数据技术，对科研管理流程进行优化和改造。

1. 做好流程优化顶层设计

进行科研管理流程优化，需要科研院所科研管理人员针对智能化时代科研管理的特点，结合大数据等技术，对科研管理流程进行深入、细化的研究。一是要理顺科研管理流程各个环节的内在联系。在已经建立好的科研管理架构的基础上，对纵向和横向及相互交叉的每个具体环节之间的相互关系进行细致梳理，分析和评估每个环节的必要性和可替代性，在既有行政架构和管理制度的基础上，从顶层设计的角度，对管理流程各环节进行重新组合，保证管理流程运转顺畅。二是要重视科研管理流程内部各种信息的高效流转。科研管理流程优化的直接目的是提高管理效率，而信息的高效流转是提高管理效率的基本保证。要对科研管理流程内涉及的相关信息进行科学的收集整理，使科研院所的科研管理各层级管理人员和科研人员能够根据设定的权限，进行信息数据的输入、输出、检索和提取使用。

2. 在管理流程中充分运用大数据技术

大数据的技术环境可为科研院所科研管理工作提高可靠支撑，在管理流程的各阶段各环节要注意充分运用大数据技术。以一个具体科研项目在立项申报、中期检查和结题验收的3个典型管理环节为例：在项目申报管理阶段，科研管理人员可以利用国内外现有的科研信息检索平台，建立所在科研院所的相关研究数据库，运用大数据技术，分析判断申报项目的成熟度、创新性和可行性，为立项批准和后续管理提供科学依据；在项目研究过程阶段，科研管理人员在中期检查等过程性管理中，可以运用大数据技术，实时掌握项目研究过程中的阶段性成果、经费使用、合同执行实时进展情况，对相应阶段与项目任务书的符合度和研究过程合理性进行有效评估分析，实现对项目研究过程的检查，保证科研项目按计划开展；在项目结题验收阶段，科研管理人员可以运用大数据技术，将研究成果与项目任务书要求以及申报立项和过程性检查中的专家意见建设进行比对，判断研究成果的完成度与技术路线的符合度；将研究成果与国内外现有相关成果进行比对，判断研究成果的创新性和先进性；将经费执行情况与相关财务规定和预算进行比对，判断研究经费使用的合理性和规范性。通过上述对科研项目全过程的管理，科研人员可以更直观清晰地掌握科研项目各方面具体情况，切实保证和提高科研项目质量和科研管理效益。

三 应用云技术开发科研管理系统

一是注重系统设计。科研管理系统是科研院所科研管理人员对科研信息进行收集、整理、存储、使用与维护的综合性平台，在系统总体设计、功能设计和具体模块设计方面，要注重设计的科学性、完整性和使用便捷性。例如，在总体设计上，要注意设计科研信息管理、信息统计、信息查询以及系统管理模块；在具体模块设计上，如科研信息管理模块，要包括信息录入与统计、信息访问与查询等功能，并注意要涵盖该项目人员、经费、成果等各方面信息，便于不同类别、不同权限的人员上传、使用、分析各类科研管理信息。

二是合理选用关键技术。云技术是为适应科研院所科研管理人员和科研人员工作地点相对分散、大量科研管理信息需存储和使用的特点，通过云计算和虚拟化技术等手段，构建大规模计算和存储服务云环境，其中，云计算需要能够进行动态拓展，支持数据的远程读取和使用；所依托的架构需要具有分布式特点，使得科研人员和科研管理人员的管理系统计算机都能够成为分布式架构中的一个节点，并针对不同使用对象需求提供管理和使用权限；而虚拟化技术主要是通过网络将底层物理硬件分区并重组，通过构建虚拟机，为用户提供远程服务，并解决物理硬件老旧更迭造成的资源浪费。在智能技术迅猛发展的时代，要根据科研院所自身实际情况，合理选择关键技术，研发稳定成熟的科研管理系统。

三是积极促进研管融合。从管理学理论的角度说，科研管理人员是科研管理的主体，科研人员及科研项目等是科研管理的客体，二者存在一定的“主从”关系。但对于科研管理系统而言，科研管理人员和科研人员都是其用户和服务对象，而且只有科研管理人员和科研人员共同发挥主观能动性，科研管理质量才能得到有效提高。因此，在科研管理系统构建中，要充分重视科研管理人员和科研人员两类用户需求，邀请科研院所的科研专家充分参与系统设计，甚至结合自身研究能力参与系统研发，积极促进科研工作和科研管理工作相融合，从而充分发挥科研管理系统对科研工作的服务保障作用。