浅谈人事档案管理工作

李鑫烔

（河北省优抚医院 河北 石家庄 050062）

人事档案管理是对人事档案进行管理的一项活动，它涉及到每一个工作人员，与员工的切身利益息息相关。档案资料主要包括工作人员的经历、学历和业务能力，是反映其工作状况、思想动态等方面的原始资料。因而，人事档案管理具有真实性、可靠性、专一性和参考性的特点。人事档案管理工作随着市场经济的发展也在不断的发展变化，其内容和要求也与时俱进，呈现出新的特征，在人事管理工作中发挥出越来越重要的作用。

1 人事档案管理工作内容

人事档案资料是记录人事工作情况的历史资料，一般是以文字、表格及其它各种形式在单位中集中保存的原始资料。我国的人事档案分4 种类型，有学生档案、工人档案、干部档案和军人档案，是在人事管理活动中形成的有关的文字资料，一般包括干部履历表、职工登记表、考核表、调资表等具有参考价值的数据资料，是全面考查和正确使用干部的重要依据。人事档案资料也是国家档案的重要组成部分，是以个人姓名为特征，按照一定规范组成的专卷或专册，个人档案具有专一性的特征，它的内容和成分只能是同一个人的有关资料，是反映一个人的工作学习经历，涵盖其思想品德、专业能力、业务水平、爱好特长等基本情况的原始记录。一个人的工作经历很多，而人事档案资料是具有保存价值和使用价值的文字资料，是按照归档程序要求、规范管理进行归档的有查考价值的资料的总合。

2 人事档案管理的重要性

人事档案管理主要包括工作人员的学历情况、工作能力、工作经历和政治身份等内容，在档案资料中能够概括反映一个人的工作能力和思想状况，其中比较重要的是专业技术知识水平和工作人员的升迁，对于人才的选拔和任用具有重要的参考价值。因此，对人事档案进行科学的规范化管理具有十分重要的意义，不仅可以使工作人员了解自己的工作情况，从而有针对性地进行改进，不断提升自己的工作水平和能力；同时，用人单位也可依据档案资料来对工作人员进行评价，为工作人员的后续发展创造条件。科学规范化的档案管理工作可以激发工作人员的积极性，调动工作人员的工作热情，为人才的可持续发展奠定基础。做好人事档案管理工作不仅有利于工作人员的发展，也能不断提高工作效率，更好地发挥人才的作用。

3 加强人事档案管理的措施

3.1 重视人事档案管理工作。档案管理工作是一个单位的一项重要的工作，档案精细化管理体现了单位的管理水平，为单位的员工考核、职位升迁提供了重要的参考，为此，单位领导要从思想上重视人事档案管理工作，改善档案管理的硬件条件并提升档案管理的软件水平，使档案管理工作能够真正发挥出其作用。例如，在选拔档案管理人员时要选择工作态度认真、工作能力较强的专业化档案管理人才，同时，要加强宣传力度，使人们意识到档案管理工作的重要性，促使档案管理工作能够持续、协调、健康发展。

3.2 加强人事档案管理的信息化建设。在当前信息化技术发展的大趋势下，利用信息化技术进行档案管理已成为必然。档案管理工作的信息化建设能够实现人事档案的科学有效管理，节约大量的人力、物力，极大的提高工作效率。档案信息化管理能实现全网工作人员信息的查阅，大大方便了用户。不过，在档案信息化管理过程中档案信息的安全性和准确性是一个重要问题，需要档案管理人员具有严肃认真的工作态度，体现专业化的工作特点，以更好的推进档案管理工作的发展。

3.3 严格规范档案管理工作。档案管理工作具有保密性特点，要加强制度的执行力度，规范档案资料管理。作为一名档案管理员要做到“五不查阅、四不借出、三不转递”，使档案的查阅、借出、转递工作规范有序，尤其是在档案的转入、转出、接收时要规范操作，有记录，能提供准确可靠的依据，以避免档案资料的丢失、涂改、伪造等，使档案管理规范有序。