高校提升内部控制有效性的路径探究

刘亚

［摘 要］随着社会经济的高速发展，国家对于人才发展战略的重视程度不断提升，高等院校教育经费额度不断提升，经济业务日趋复杂和多样，新形势对高校运营管理水平提出了更高的要求。高等院校内部控制体系的构建和应用，对财务风险的防控和资金使用的安全具有非常重要的作用，需要有关人员高度重视。本文阐述高等院校开展内部控制的积极作用，结合高等院校的实际情况提出强化内控有效性的路径。

［关键词］高校；内部控制；资金

［中图分类号］G47文献标志码：A

近年来，国家对于高等院校的扶持力度不斷加强，资源投入不断增多，高等院校获得了更大的办学自主权，规模快速扩张，组织结构日趋复杂，风险问题不断增多，这对高等院校内部控制水平提出了更高的要求。为了有效防范财务风险，提高内部运行效率，高等院校要加强对内控体系建设的重视，提高数据信息的真实性和完整性，使各项资金得到高效利用，从而提高高校的可持续发展能力。

1 高校提升内部控制有效性的意义

1.1 加强内部管理，提高竞争实力

当前高等院校办学规模的不断扩大，随着其运营资金的不断增加以及信息技术的发展和普遍应用，传统的内控制度已经无法满足高校的发展需求，所以高等院校要对内部控制体系进行优化，提高日常管理水平，科学防范和处理财务风险问题，保证财务数据的真实性和完整性，使各类资源得到高效安全的利用，从而使高校的整体运营水平得到显著提升，为竞争实力的提高奠定基础，为科研和教学工作的顺利进行提供保障。

1.2 有效防范内部风险，提高资金使用效益

随着高校运营规模的不断扩大，其资金来源更加多样，基础建设项目和后勤维修工程持续增多，高等院校面临的风险类型日趋复杂。通过内部控制体系的完善，高校可以在内部构建良性健康的治理环境、稳定合理的组织结构、科学规范的审批制度、合理高效的沟通机制，从而对各种风险问题进行有效的防范和及时的处理，提高各项资金的使用效率，保证运营管理活动的合规性，为高校创造更多的经济和社会效益。

1.3 维护单位财产和资源安全完整

长期以来，资产管理通常是高等院校运营管理中的短板环节，许多高校存在着严重的资产流失或者闲置问题。通过内部控制体系的强化，高等院校可以建立科学完善的采购和招标机制，对资产验收、入库、盘点、清查等环节进行优化，不但可以提高资产管理工作的整体质量，保证资产的安全和完整，而且可以使管理人员及时了解资产的使用和仓储信息，更加高效地对资源进行调配，提高资产的使用效率。

1.4 优化监督工作

高等院校在对内控体系进行优化的过程中，可以通过信息化系统的应用将业务系统与监督机制进行有效结合，将会计核算系统、物资采购系统、资产管理系统、预算管理系统等集中到内部控制管理系统当中，实现与监督系统的高效对接，便于有关人员对经济活动中的关键节点进行动态监控，构建互相监督和制约的监督管理模式，更加快速地识别和处理风险问题，从而有效防范违规违法问题的出现。

2 高校提升内部控制有效性的路径

2.1 单位层面

2.1.1 全面落实不相容岗位分离制度

高等院校要对内部控制体系进行优化，首要任务就是建立不相容岗位分离制度。高校要对业务流程进行全面梳理和科学分析，以内控制度的实际要求为基础，结合业务流程在不同的业务环节中建立不相容岗位，在各个岗位之间形成权责清晰、互相监督、相互制衡的模式，保证监督权、决策权、执行权的互相分离。在项目立项阶段，要将可行性分析和立项决策分离；在执行过程中，要将决策审批和项目执行进行分离，将合同订立和审批进行分离；在采购业务中，要将验收和采购岗位进行分离；在招投标业务中，要将项目执行和标书编制进行分离；在维修项目中，要至少安排两名人员参与［1］。高校要对各个业务流程中核心岗位的工作任务进行全面梳理，对岗位责任进行描述和规范，明确其应当承担的责任和持有的权力，编制岗位责任规范文本和权限清单，为内控制度的落实奠定基础。

2.1.2 优化内部控制信息系统

积极进行内控信息化系统的建设和应用是提高内控有效性的主要路径，所以高等院校要以内控数据为基础，构建与自身实际情况相匹配的内控信息化管理系统。一方面，高校要对内部控制管理制度进行不断优化，将信息技术、大数据技术、云计算技术等应用到内控管理工作当中，结合各项业务的实际需求进行信息系统的搭建和完善，将内控管理系统与预算管理系统、会计核算系统、财务报销系统、资产管理系统、招投标管理系统、合同管理系统等进行有效对接，从而实现对各项经济业务的动态管控。另一方面，高等院校要强化各个部门之间的沟通和交流，降低不同部门的沟通成本。高校要以内控思想为指导，实现财务系统、学生信息系统、教师信息学习通、财务管理系统的有效对接，实现数据资源的共享，便于学生和教师在自身权限内获取所需的数据，实现缴费情况、项目审批结果、经费预算详情的动态查询。在建设数据交换平台的过程中，高校各个部门要对信息系统内的数据进行整理和分析，将具有价值的实用数据上传到交互平台上，便于各个部门进行数据的调用和分享［2］。同时，财务部门要结合工作流程搭建信息模块，将财务信息导入数据交换平台上，便于其他部门进行数据的查询和利用。通过数据交换平台可以解决各个系统之间存在的信息壁垒问题，将业务审批、财务审签、内控跟踪等流程都引入信息化系统，有效提高数据的利用效率，从而实现内部控制的全面信息化。

2.2 业务层面

2.2.1 优化预算业务控制

首先，预算编制。高校要结合自身实际情况进行项目库的设置，推行绩效目标管理制度，积极采用滚动预算编制方法，对预算管理信息化系统进行完善，并将其与各个部门的信息管理系统进行有效对接，实现各类数据信息的分享和调用，使各个部门可以通过信息化管理平台进行预算的申报，从而构建真实完整的基础项目数据库，提高预算数据资料的可靠性。高校要将人事系统、教师和学生信息系统与预算管理系统进行有效对接，使财政部门可以快速确定人事和教务系统对接模块中的字段内容，通过有关模块的对接，实现数据资料的及时更新，便于有关人员对预算基础支出进行检验。其次，预算的执行和分析。高校要将财政拨款、上级补助、经营性收入等纳入预算管理范围，在完成预算编制以后，有关部门要以预算报告为基础进行预算的拨付，职能部门要严格按照使用额度进行资金支出，不可对预算金额进行随意调整，保证资金的安全和高效利用。预算管理人员要对财务系统中的数据进行动态查询，及时了解项目的具体进度，并对预算执行情况进行结构性分析，对部门预算的落实情况进行动态监督，及时对出现的偏差进行调整，督促有关部门进行改进，提高各个部门的预算执行意识。最后，预算的绩效评价。高校要建立预算数据公开制度，将预算编制、调整、落实、反馈等信息进行公开，使员工认识到预算编制的可靠性，使所有员工可以及时了解预算项目的执行情况［3］。高校要建立预算责任制度，使所有员工明确自己在预算管理中的角色和定位，从而更加高效地履行职责。

2.2.2 规范收支业务控制

首先，收入核算。财务部门负责开展各项收入的归口管理和会计核算，保证会计凭证的准确性。监察审计部门要对收入情况进行核查，对检查报告的真实性进行审核。其次，费用审批。高校应严格按年初预算安排，遵循“无预算不开支”的原则，明确费用审批权限，避免因多方审批导致费用开支混乱；对于需要事前审批的费用，应严格执行事前审批程序；财务部门应按规定对申请人填报的报销单进行审核，确保原始单据的完整性和真实性。再次，票据管理。高校要建立科学规范的票据管理制度，财务部门根据学校业务需求进行票据的申领。经办人在进行开立申请时，要认真填写票据的用途并签字，并在两个月内办理存根联和款项清缴手续。财务管理人员要定期对票据进行清查和盘点，并编制差异报告，提交给有关领导进行审核。

2.2.3 加大采购业务控制力度

首先，采购计划申报和审批。项目单位每年要进行采购计划和项目预算的上报，财务处负责汇总和整理，由学校领导进行审查，上报给上级部门进行审批，由招投标办负责落实。其次，采购申请。采购预算内项目，由各个部门根据审批完成的计划，提交采购申请，在获得部门负责人、分管领导的审批后落实。采购预算外的项目，有关部门进行采购申请的填写，部门负责人审核以后提交给招投标办负责人对必要性进行判断，按照采购金额审批权限进行上报，批准完成从预备金中列支。再次，供应商管理。招投标办根据采购项目实际情况结合预算额度、采购数量等确定采购方式。对于符合公开招标的项目，通过公开招标方式选择合适的供应商；对于未公开招标的项目，通过对供应商的供货能力、信用资质、产品质量、售后服务等情况进行分析调查后，通过合规的方式选择最终的供应商，并与其签订合同，明确双方的权利和义务。最后，对采购进行验收。招投标办成立专门的验收小组，结合合同条款进行验收，如有不合格的产品，要及时进行清点并做好书面记录，反馈给供应商进行退换货处理，并将这一事项列入供应商评估报告。验收完成后，要及时办理入库手续。招投标办负责对采购预算和方案、招投标文件、合同文本、验收报告等资料进行收集和整理，并入档保存。

2.2.4 加强资产管理业务控制

首先，资产配置。高校要建立资产定额配置制度，对于国家法律和学校制度明确设置配置标准的要严格按照标准进行配置，没有设置标准的要从严管理、合理配置。资产验收后，管理部门要将资产资料录入信息化系统，建立管理台账，经办人要到财务部门进行账目申报，财务部门要做好资产变动的会计核算。其次，资产使用。各个部门要科学保管和使用资产，负责人承担资产的日常管理职责，各个部门要安排专门的员工负责资产管理，在出现变动时要及时进行交接手續，并提交给管理处备案。如果出现损坏，要及时提交维修申请，由部门负责人审核批准以后反馈给资产管理员联系有关人员进行维修，并将按照规范化流程进行费用报销［4］。若出现人员变动或者机构调整，则由资产管理员到有关部门进行资产转移手续的办理。再次，资产清查。由资产管理处牵头进行资产的定期盘点，并对偏差结果进行内部核查，将盘点报告提交给有关领导进行审批。最后，资产处置。资产使用部门将资产处置申请提交给资产管理处，由专门的人员对资产进行评估和鉴定，将处理意见反馈给校长办公室进行审定。

2.2.5 重视建设项目控制

首先，立项管理。项目单位结合实际情况提交工程需求，由基建处审核申请，分管领导给出审核意见，上报给党委会进行审批，由基建处编制可行性报告和工程设计，提交给党委会进行审议，由基建处负责落实。其次，项目实施。招投标办选择具有相关资质的代理公司进行招标，并起草合同文本，由法律顾问和财务部门负责审批，提交给分管领导进行审批。基建处要派驻甲方代表进入现场对工程进度进行监督，并安排人员到现场巡检。再次，工程变更。基建处要对项目单位提交的项目变更申请进行审核，由设计单位重新设计方案，提交给分管领导进行签字确认，由基建处负责具体执行。最后，工程决算和验收。基建处收到竣工报告以后，要组织有关单位进行竣工验收，报请监督部门对验收过程进行监督，要求施工单位出具质量保修书，将项目手续进行入档。

2.2.6 创新合同业务控制

高校要建立合同管理信息化系统，将信息技术、大数据技术等引入合同管理工作，快速高效地完成合同的归档，在经济合同的签订、预算、落实、管理等方面建立全过程的闭环管理系统，通过信息化系统对合同格式进行规范，将合同内容都上传到系统当中，实现对经济合同的规范化保存。对合同中的数据进行共享，提高经济合同管理的效率。高校要将合同管理信息化系统与采购系统、资产管理系统、会计核算系统、预算管理系统等进行有效对接，使所有经济合同的履行都在信息系统的管理范围内。高校经济合同管理的各个方面都要体现在信息化系统上，便于高校管理人员对每年经济合同的签订量、预算落实情况等数据进行查询和分析，各个部门可以利用这些数据有效提高工作效率。

3 结语

随着教育体制改革的不断推进，高等教育事业获得了高速发展，财政部和教育部出台了一系列的内部控制规范和文件，为高校进行内控体系的建设提供了指引。高等院校管理人员要树立正确的内控意识，从单位和业务层面对预算管理、收支管理、采购管理、合同管理、资产管理等方面进行规范，提高高校整体的工作效率，防范财务风险问题，从而为科研和教学工作的顺利开展提供保障。

参考文献

［1］孙刘平，唐颖. 新时代高质量发展背景下高校内部控制有效性探析［J］. 办公室业务，2023（10）：85-86，126.

［2］张洋洋，李浩，李铁松，等. 高校内部控制运行评价体系建设的研究［J］. 中国林业经济，2023（3）：57-60.

［3］王彩云. 高校内部控制建设存在的问题及优化策略［J］. 投资与创业，2023，34（8）：157-159.

［4］于佳明. 大数据背景下高校内部控制一体化研究［J］. 财会学习，2023（10）：167-169.