把任务分成三张清单

李睿秋

经常有读者问我：您每天要处理那么多的事情，是如何安排自己的时间的？其实很简单，我会把所有要做的事情分成三张清单：行动清单、问题清单、甜点清单。

行动清单，顾名思义，都是我可以立刻去执行的行动。任何一项工作，我都会先抽点时间把它分解成最小、最直接的步骤，再记录到清单上。这样，当我需要行动的时候，就可以立刻去做，不需要再浪费时间去想。

举个例子。“确定分享会的讲稿”这件事，我会把它分解为列出分享会讲稿大纲、确定进入讲稿的案例、撰写分享会讲稿初稿、跟对接人员沟通初稿、列出所需PPT清单……再把以上任务，逐项写上截止日期，放入行动清单里。

不要小看“分解”这一步。实际上，很多时候我们之所以会拖延，就是因为我们在做一件事情的时候，需要付出努力，去思考“如何做”。这就增加了我们的阻力。而这一点点阻力，很可能就是阻碍我们行动的最后一块砝码。

问题清单是什么呢？一切需要在脑海中构思、筹划，而不是通过行动去解决的任务。

还是拿分享会讲稿举例：在这个任务中，可以直接执行的是什么？是列大纲、写初稿、安排PPT制作。而需要思考得出结果的是确定分享的主題、要点等。这些都可以列入问题清单里，然后在碎片时间把它拿出来，让自己做一个短时间（5～15分钟）的发散思考。当某项工作告一段落，感到有些疲惫，我也会站起来让大脑调剂一下。在这个过程中，就可以把问题清单拿出来，让大脑思考一些别的、新鲜的问题，从而为大脑“按摩”。

这不仅可以有效地利用碎片时间，还可以帮助我切换不同的聚焦点，让大脑始终保持活力。

第三个清单叫作甜点清单。它就像餐后甜点一样，我会在里面放一些非常简单、无需动脑、没有时间限制的小事，让自己在状态不佳的时候，可以打开来立刻去做。

比如，整理文档、整理笔记、搜集素材、资料归档……它们的共同特征是：琐碎。虽然不那么重要，但每次你完成它们，都可以体验到微妙的成就感和满足感，从而摆脱低落状态，振作起来，然后就又可以去着手完成更重要的任务了。

与此同时，在完成甜点清单的时候，由于它们是完全机械、无需动脑的，思维会处于一个自由的状态。在这个状态下，可以放任它自由联想，也许会产生一些有意思的点子。

把任务分成行动、问题和甜点三个清单，就可以有效提升时间的利用率。

（摘自中信出版集团《打开心智》，西米绘图）