企业标准化管理平台构建的实践

余珊珊 谭妮娜 李晓辉 李琳 王竞秀

（1 北京机械设备研究所， 北京， 100854；2 航天科工防御技术研究试验中心， 北京， 100854）

标准是组织知识的一种表现形式， 是组织知识资产的重要组成部分。 卓越绩效管理理念中提出：“组织应考虑使员工易于获取知识， 应配备获取、传递、 分析和发布知识的设施。 为管理知识所建立和运行的信息系统， 应有利于知识的识别、 确认、分享和应用， 并使信息系统适应组织的发展方向及业务需求。”

企业标准化管理是实现知识管理的一种手段，是重要的技术基础工作， 是产品质量保证的重要抓手。 随着信息化的发展， 基于信息化技术的 “创新” 已经成为企业标准化发展的重要核心动力之一。 现有的企业标准化管理方式迫切需要利用信息化技术对业务管理进行支撑， 实现标准化与信息化的融合。 构建标准化管理平台， 实现标准化业务信息的数据化和电子化， 不断提升标准化管理效能，促进标准实施应用， 对于做好知识管理， 提高标准化对科研、 生产、 管理等支撑能力具有重要意义。

1 标准化管理存在的问题

1.1 标准查询不便捷

对于没有建立专门标准查询系统的企业而言， 标准仅存放于企业内部的资源系统或公共文件夹， 只能基于标准名称等单一条件对标准进行检索。 比如基于PDM （产品数据管理） 系统内设置的 “存储库” 作为 “标准资料库”， 由于系统本身的局限性， 无法多维度快速检索标准， 不便于标准的查询使用。 此外， 对于企业标准的制修订需求、 标准当前的状态、 标准是否需修订（或修改）、 标准实施反馈意见等信息无法在该系统上体现。

1.2 标准制修订全生命周期线下管理效率低

对于标准立项、 制修订 （修改）、 报批等全生命周期管理， 仅采用纸质文件和线下签署等方式， 不便于资源的有效管理， 信息传递不便捷，效率偏低， 也不便于资源共享。 部分单位实现了标准报批线上审批， 但标准制修订流程采用线下管理方式， 过程中信息的传递基本采用电子邮件或电话沟通等， 缺少在线协同的管理方式。

1.3 标准化知识学习和信息获取途径单一

常见标准学习宣贯的方式有培训、 发放宣传材料等。 培训一般每隔一段时间集中学习， 设计人员受时间、 工作等因素影响经常无法参加， 且这种方式是单向的宣传灌输， 接受培训的人员往往是被动接受， 不能自主选择想要获取的知识点， 宣贯效果往往事倍功半。

1.4 标准化业务信息分散

没有专门的平台来集合标准化业务的各类信息， 而是分散在各种可利用的系统或软件中， 甚至只留存在标准化主管手中。 这些信息不聚焦、不联动， 不便于资源的共享及查询， 也不便于管理。 比如标准复审结论可能存放于某一归档系统，当复审结论为修订或修改时， 只能通过邮件等方式提醒通知标准立项时注意参考使用， 信息不联动， 需要人为操作以便不遗漏复审相关信息。

为了解决这些问题， 我所开展了标准化管理平台的构建工作， 使企业各类人员易于获取标准及标准化相关知识， 促进知识的识别、 确认、 分享和应用， 适应标准化的发展方向及业务需求。

2 标准化管理平台构建

以问题为导向， 针对标准化管理存在的问题， 结合标准化管理的主要内容和板块， 构建了标准化管理平台， 突出信息化、 便捷化、 即时化。 标准化管理平台主要功能组成有标准查询、标准制修订、 标准实施、 型号标准化、 标准化公告及知识、 标准借阅等， 如图1 所示。

图1 标准化管理平台主要组成

2.1 标准查询

针对标准查询不便捷等问题， 建立了标准查询模块。 通过该模块， 可以实现企业标准 （主要为所级标准， 国家军用标准、 行业标准等上级标准通过院标准全文数据库可进行检索） 的查询、标准体系表便捷查询、 常用标准查询等。

企业标准可通过不同维度进行查询和展示，包括： 标准号、 名称、 类别、 专业、 状态、 主编部门、 主笔人、 参编人、 关键词、 访问量等。 通过多维度检索和筛选， 能自动导出对应的标准信息， 方便查询和统计等。 可在线查看每项标准访问量， 能一定程度反映出标准的可用性。 对标准的实施反馈意见可直接点选标准条目进行填写，取代原来纸质填写的模式， 方便快捷。

为了便捷查询标准体系， 更好地发挥标准体系的规划引领作用， 将标准体系表进行结构树形式展示， 便于快速查阅对应专业或领域的体系，对于体系中展示的企业标准可以直接点击文本全文阅览。 对技术设计及标准化管理过程中需要的常用标准进行条目化展示， 便于设计和管理人员快速查阅所需常用标准。

2.2 标准制修订

标准制修订模块， 包括标准的立题申请、 标准制修订、 标准报批、 标准修改、 标准计划调整、所级标准编号、 上级标准立题申请与制修订以及上级标准数据库等， 是标准全生命周期线上管理的核心部分。 通过该模块， 可实现所级标准线上立题申请， 代替原来纸质审签。 立题申请批准之后自动进入标准制修订流程， 即标准制修订流程由立题申请驱动。 过程均采用线上管理的方式，包括线上征求意见， 各部门或专家反馈意见后可实现意见自动汇总。 标准报批通过流程实现， 可自动生成标准签署页、 报批书。 被修订的标准原文中自动写入水印 “作废”， 所标数据库的标准状态自动置为 “已废止”。 标准发布后自动进入标准资源库， 在标准查询系统可以进行查阅， 标准发布信息可推送至相关部门。 标准制修订计划如有调整， 可通过 “计划调整流程” 进行申请。

2.3 标准实施

标准实施包括标准实施反馈、 标准复审以及设计规范执行情况检查等模块。

标准实施反馈， 包括所级标准实施反馈和上级标准实施反馈， 解决原来采用纸质或邮件反馈的问题， 且实施反馈意见可自动推送至信息填报人、 编制人、 标准化主管等， 可作为后续标准修订、 修改的依据。 所标实施反馈也可在所标查询条目 “意见反馈” 填写。 当实施反馈意见提出，由标准化技术委员审批得出结论为修订、 修改时， 系统自动做出明显标记， 当标准修订、 修改完成后， 视为闭环， 标记自动清除。

标准复审， 主要针对所级标准复审流程， 设置了复审申请、 汇总及结论变更等环节， 将传统依托纸质复审填报改为线上， 一是提高了人员效率， 另一方面也节约了资源， 便于查阅。 同时，该流程与标准查询、 标准制修订模块联动， 当复审结论为修订、 修改时， 做出明显标记， 当标准修订、 修改完成后， 视为闭环， 标记自动清除。“所标修改流程” 可由复审的修改结论或标准实施反馈的修改结论驱动。 复审结论为废止的项目， 标准原文中自动写入水印 “作废”， 标准数据库的标准状态自动置为 “已废止”。

设计规范作为一类重要的所级标准， 对其制定了专门的实施细则。 设计规范执行情况检查模块， 将设计规范执行情况检查单视同标准管理，可对其进行查询， 并进行动态修改或修订。

2.4 型号标准化

针对型号标准化的相关业务， 为了便捷管理， 提高工作效率， 建立了文件模版管理、 代号申请自动给号等模块。 文件模版管理模块， 将型号标准化管理过程中涉及到的模版统一分门别类， 也可通过文件代号、 文件名称等进行查询。对于模版的修订或修改， 视同标准管理， 在系统上可提交修改或修订申请。 代号申请自动给号模块， 将各类通用产品、 插件级产品、 系列型谱产品等编号规则纳入该模块。 通过申请， 系统自动根据编号规则给号， 解决原来相关信息需要人工记录的问题。 为了后续便于统计分析， 可自动提取各类产品的给号情况。

2.5 标准化公告及知识

标准化知识的学习、 信息的掌握是提高设计人员设计水平的重要手段， 而一个好的学习平台、 获取信息的平台能为其提供有效的学习途径， 是重要的基础保障。 为了解决标准化知识学习和信息获取缺乏有效途径等问题， 建立了标准化公告及知识模块， 提供及时有效的标准化知识、 信息， 给企业各类人员提供标准信息、 标准化政策、 各类资源信息等， 促进企业人员的标准化素养的提升。

标准化公告及知识模块分为： 标准发布公告， 标准化规定、 知识， 标准化典型案例库， 标准宣贯， 标准化考试题库， 交流互动等。 标准发布公告子模块， 实时或定期公布新发布的标准；标准化规定、 知识子模块， 发布标准化相关规定和要求， 发布标准化的新闻、 知识， 国际、 国内、 航天标准化动态等供设计人员阅知。 标准宣贯子模块， 发布标准宣贯的视频、 录音、 文档等资料， 对点击访问量进行记录； 标准化典型案例库子模块， 发布标准化审查过程中发现的典型案例， 供设计人员学习参考； 标准题库子模块， 开发标准知识题库， 如各类培训、 任职必备知识题库等， 方便设计人员对知识的掌握进行自测； 交流互动子模块， 设计人员可以在此版块对标准化各方面提出问题咨询， 并相互交流。

2.6 标准借阅

标准借阅， 可实现在线标准借阅， 替代原来线下人工登记借阅标准的模式。 借阅人在线上提出申请， 标准管理人员审批后， 可进行标准借阅， 此时标准借阅状态为 “在用”。 借阅人线下归还后， 标准管理员填写归还份数信息， 系统自动计算， 将状态置为 “部分归还” 或 “全部归还”。 标准借阅信息可按时间区间、 借阅状态和借阅部门等， 一键导出Excel 汇总表， 方便标准管理人员或借阅人员查阅统计。

2.7 其他功能

在实际业务中， 经常有外单位的上级标准需要征求意见或邀请专家参加审查会。 为了更好的在标准发布前反馈意见， 设置外单位标准配合工作模块， 实行线上征求意见， 反馈的意见由系统记录， 不用再留在标准化主管手中， 方便查询和统计。 同时也对专家参会情况进行记录和统计。

综合统计分析模块， 可以对标准化管理平台中各项数据进行多维度的统计分析， 统计结果能直接显示和生成表格、 柱状图或饼状图。

3 应用实践

该平台在所内已经得到了全面应用， 实现设计、 管理等各类人员对标准化信息与知识的易于获取， 建立标准全生命周期线上管理模式， 包括立项、 制修订、 报批、 发布、 查询、 实施、 复审或实施反馈、 反向推动标准的制修订等各环节，完善标准全过程闭环管理控制， 实现标准化业务的线上管理。 自运行以来， 所级标准实现了线上立项审批、 制修订、 报批等全生命周期的线上管理， 标准发布后自动进入标准资源数据库， 可通过查询模块进行查询； 标准实施过程中收集到多项反馈意见， 经过标准化技术委员会审核批准后，自动按结论标记标准状态为待修改， 根据反馈意见完成标准修改后， 自动解除标记， 并进入标准资源库； 系统自动根据规则给定产品代号52 项，由原来传统人工登记给号约2 小时缩短至不到1分钟， 极大提高了工作效率。 这些业务的应用，实现了标准化的便捷管理， 大大提高了工作效能。

4 小结

建立标准资源数据库， 提供便捷、 全面的标准查询和阅览功能， 是标准化管理平台的重要建设内容。 开发标准查询模块， 实现标准的多维度检索与阅览， 提供企业在设计、 工艺、 生产、 管理等过程中的标准查询， 促进标准资源共享， 为企业科研生产及管理提供有力支撑。 利用信息化技术， 建立标准全生命周期线上管理模式， 是标准化管理平台的重要功能。 实现标准化业务线上管理， 信息规范化管理， 提高标准化管理效能，是建立标准化管理平台的重要目的。

随着标准化及信息化技术的发展， 标准化管理平台还需要不断完善。 比如与设计开发管理系统进行集成， 与技术文件标准化条目化审查、 三化产品资源库等相关信息进行联动； 针对标准数字化方向进行研究与扩展， 推动标准实施等， 更好提高企业标准化管理效能， 发挥标准化对企业发展的支撑作用。